ما هو طلب المبيعات؟ ولماذا يجب أن تهتم؟

في مجال الأعمال ، خاصة في B2B (من شركة إلى أخرى) ، ربما سمعت جميعًا عن طلب المبيعات . ومع ذلك ، هل فهمت بالفعل عن ذلك؟ حسنًا ، لا يستطيع الكثير من الناس أن يقولوا " نعم " بالتأكيد.

قد يفهم العديد من الأشخاص أمر المبيعات في بعض الجوانب ولكنهم يخطئون أحيانًا في فهمهم لمستندات أخرى مماثلة مثل أمر الشراء (PO) والفاتورة. جذر ذلك هو أنه ليس لديهم فهم عميق لطلب المبيعات.

إذن ، ما هو بالضبط أمر المبيعات؟ كيف تميزه عن الوثائق الأخرى؟ وهل هي ضرورية في العملية التجارية؟ سيتم شرح كل شيء بوضوح في هذه المقالة!

ما هو طلب المبيعات؟

أمر المبيعات أو SO هو مصطلح شائع في عالم الأعمال. يستخدم على نطاق واسع من قبل العديد من الأطراف مثل تجار الجملة وتجار التجزئة والمصنعين والموردين.

أمر المبيعات هو مستند تم إنشاؤه بواسطة البائعين لإعادة تأكيد المعاملة التي طلبها المشترون. عادةً ما يتضمن أمر المبيعات هذا ، الذي سيتم إرساله إلى المشترين بعد ذلك ، معلومات حول عدد السلع أو الخدمات وجودتها وأسعارها.

من ناحية أخرى ، يمكن أيضًا فهم أمر المبيعات على أنه مستند داخلي تم إعداده بواسطة البائعين (يُطلق عليهم أحيانًا اسم البائع) وحفظه كسجل في الشركة. في أوامر المبيعات ، سيتم تزويدك بمعلومات حول تاريخ ومكان تسليم المنتجات ، وطريقة دفع الفاتورة ، والعديد من المعلومات الأخرى ذات الصلة بالتنظيم واللوجستيات الخاصة بكل معاملة. وبالتالي ، فهي أداة فعالة للمخزن لمواكبة أحدث رقم للطلب الذي يفي به.

أمر المبيعات وأمر الشراء والفاتورة: ما هي الاختلافات؟

في مجال الأعمال التجارية ، لا توجد أوامر مبيعات فحسب ، بل توجد أيضًا أوامر شراء وفواتير. ثلاثة منهم متشابهة تمامًا في بعض الجوانب التي تجعل العديد من الأشخاص ، وخاصة المبتدئين ، يخطئون بينهم.

الآن ، دعونا نلقي نظرة على هذا القسم لمعرفة الاختلافات فيما بينها والتعرف عليها بسهولة.

طلب المبيعات

كما هو مذكور أعلاه ، فإن أمر المبيعات هو المستند الذي تم إنشاؤه لمساعدة البائعين والمشترين على حد سواء على تأكيد كل شيء في المعاملة ، من جودة المنتج إلى طرق الشحن ، والسماح للبائعين بتتبع طلباتهم.

عندما تشتري منتجًا أو خدمة ، سيتم تسليمك أمر مبيعات لتأكيد أن كلا الطرفين البائعين يفهمان رغبتك بشكل صحيح. وبالتالي ، كل شيء يحدث في اتجاه دقيق.

أمر شراء

أمر الشراء ، أو PO ، هو قائمة بسلع المشترين أو خدماتهم ثم يتم إرسالها إلى البائعين. يتكون من تفاصيل حول العناصر أو الخدمات التي يرغبون في شرائها من البائعين.

يتم استخدام هذا النوع من الطلبات في بداية عملية الشراء عندما يرغب المشترون في بدء محادثة مع البائعين حول ما يريدون الحصول عليه.

فاتورة

الفاتورة هي مستند تم إنشاؤه بواسطة البائعين. يتم إرسالها إلى المشترين الذين اشتروا بالفعل منتجاتهم أو خدماتهم واستلموها بالكامل. في الفاتورة ، سيتم تزويد المشترين بالمبلغ المالي الذي يتعين عليهم دفعه مقابل ما حصلوا عليه ومطالبتهم بدفع الفاتورة.

نظرًا للغرض منه ، لا يرسل البائعون فاتورة إلا عندما تأتي جميع المنتجات أو الخدمات للعملاء بالفعل.

أمر المبيعات مقابل طلب الشراء

التشابه

• قم بتضمين قائمة بالمنتجات أو الخدمات للمعاملة
• إجبار البائع والمشتري على الانصياع للمعلومات هناك عندما يتم قبولها من قبل المستلم.
• تستخدم بشكل شائع في المعاملات بين الشركات (B2B)

اختلافات

أمر المبيعات مقابل الفاتورة

التشابه

• أرسلها البائعون
• تحتوي على معلومات مفصلة عن الطلب
• يتم تسليمها عند استلام المشترين للمنتجات

اختلافات

أمر الشراء مقابل الفاتورة

التشابه

• قم بتضمين معلومات مفصلة عن المعاملة مثل اسم الأصناف أو الخدمات والكمية والسعر
• يستخدمها المحاسبون أو قسم المحاسبة لحساب المشتريات والمبيعات بالضبط لحفظ السجلات
• تحتوي على عنوان البائعين والمشترين

اختلافات

أهمية طلب المبيعات

تتبع المخزون

بالنسبة للطرف البائع مثل البائعين أو البائعين أو الموردين ، يلعب أمر المبيعات دورًا مهمًا في دعمهم لتتبع المخزون بسهولة. نظرًا لأنه في كل أمر مبيعات ، يتم عرض رقم المنتجات ونوعها واسمها وجودتها بشفافية ، سيكون الطرف البائع على دراية بتفاصيل المنتجات الموجودة في المخزون والمنتجات في المعاملة السابقة بالإضافة إلى المنتجات المطلوب شراؤها أكثر في دقيقتين.

تأكد من التزام كل طرف بالصفقة

إذا قبل البائعون أمر شراء ، فهذا يعني أن الصفقة بينهم وبين المشترين تصبح ملزمة قانونًا. نتيجة لذلك ، عندما تشعر بالارتباك أو الغموض بشأن بعض الشروط في أوامر الشراء ، فقد حان الوقت لطلب استشارة من مستشارك القانوني. سوف يساعدونك في إلقاء الضوء قبل قرارك بالتوقيع أم لا. عند التوقيع ، يجب أن تحتفظ بأمر المبيعات الخاص بك في السجل لأنه سيكون أداة فعالة للتأكد من أنه يمكنك إكمال المعاملة كما في الاتفاقية.

تقليل مخاطر التحريف الجوهري

التحريف الجوهري هو خطأ ناجم عن عدم الدقة في إجراء البيان المالي الذي له تأثير أكبر على القرارات المالية لأنه غالبًا ما يُنظر إليه على أنه مصدر أساسي. وبالتالي ، فإن أي خطأ جوهري في التقارير المالية يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية على الشركة.

على سبيل المثال ، عند حدوث خطأ في بيان المخزون الختامي ، سيتم حساب الأرباح بشكل غير صحيح بسبب هذا الخطأ. تصبح هذه الحالة أكثر خطورة عندما يتم تدقيق عملك. يمكن أن تتهم بالاحتيال.

لهذا السبب ، يعتبر أمر المبيعات جزءًا لا غنى عنه في أي معاملة. سوف يسجل جميع المعلومات الضرورية أثناء كل عملية بيع بحيث يمكنك التأكد من أن احتمالية حدوث أخطاء جوهرية ستقل بشكل كبير.

كيف تبدو عملية طلب المبيعات

في الواقع ، غالبًا ما تبدأ عملية الأعمال بالطرف المشترى والعملاء عندما يقومون بإنشاء طلب عرض أسعار (RFQ) وإرساله إلى البائع أو البائع. سيقوم البائع ، بعد استلام طلب عرض الأسعار من العميل ، بإرسال عرض الأسعار إليهم.

من خلال عرض الأسعار ، سينظر المشترون في سعر المنتجات أو الخدمات ، وإذا كان السعر معقولاً ، فسيتم إرسال طلب الشراء مرة أخرى إلى البائع. سيقرأ البائع بعد ذلك أمر الشراء بعناية. في حالة قبولهم لأمر الشراء ، سيتم إنشاء أمر مبيعات بناءً على المعلومات الموجودة في أمر الشراء. يساعد أمر المبيعات كلاً من طرفي البيع والشراء على تأكيد ما سيتم تضمينه في معاملتهم.

بعد ذلك ، سيقوم البائعون بتصنيع أو جمع جميع المنتجات والخدمات الضرورية كما في أوامر البيع ، وتغليف الطلب ، وإرساله إلى عنوان العميل. عندما يتلقى العميل المنتجات ، غالبًا عندما يتم شحن المنتجات بالكامل ، سيتم إرسال فاتورة إلى المشترين للمطالبة بالدفع.

في حالة عدم وجود مشكلة ، يقوم العملاء بعد ذلك بدفع الفاتورة وفقًا لما هو مذكور في الفاتورة ، وتنتهي المعاملة بنجاح.

كما يتضح من عملية الأعمال أعلاه ، فإن أمر المبيعات هو المكون المركزي المسؤول عن التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المعاملة سيفهمون بوضوح. وهذا بالتالي يقلل من معدل الأخطاء المحتملة في البيع بسبب نقص المعلومات التفصيلية.

مثال على طلب المبيعات

جيمس هو مدير شركة كبيرة. إنه مسؤول عن توزيع المنتجات ، وهي مهمة حاسمة لأنها تتأكد من أن المنتج الذي يتم شحنه إلى العملاء سيكون مثالياً مثل ما كان عليه في المستودع. وهذا يساعده أيضًا على زيادة ميزته: علامات الترقيم والتركيز ، والتي يتم استخدامها يوميًا.

في عمله ، غالبًا ما يتعين عليه التعامل مع العديد من الطلبات الكبيرة ليضع في اعتباره دائمًا أنه يجب عليه إكمال كل شيء بعناية لأن خطئه الصغير يمكن أن يؤدي إلى مشاكل كبيرة للشركة.

في الآونة الأخيرة ، حققت شركته للتو طلبًا كبيرًا بسعر مرتفع ، لذا يحتاج إلى أن يكون أكثر حرصًا من أي وقت مضى. عند استلام أمر المبيعات من فرق المبيعات ، بما في ذلك المتطلبات الكاملة للعميل ، سيشارك جيمس الأمر مع شركائه في الفريق.

بعد ذلك ، سيتم تسليم أمر المبيعات إلى فريق المستودع. هناك ، سيقوم الأشخاص بتجميع المنتجات وفقًا للوثيقة التي أرسلها جيمس إليهم. عند جمع العناصر بشكل كافٍ ، سيضع الأشخاص كل هذه المنتجات في المنصات وينقلونها إلى فريق التعبئة والتغليف.

تتمثل المهمة الرئيسية والوحيدة لقسم التعبئة والتغليف في ضمان حماية المنتج بعناية في عملية الشحن. للقيام بذلك ، توضع المنتجات عادة في صناديق محكمة الغلق لمقاومة الصدمات. الى جانب ذلك ، يتم استخدامه كوسيلة لشحن العناصر. يمكن أيضًا استغلالها لأغراض التسويق حيث من الممكن تمامًا إضافة بعض المواد التسويقية إلى العبوات.

بالطبع ، عند الانتهاء من كل هذه الخطوات ، سيتم إرسال هذه المنتجات مرة أخرى إلى المنصات بالقرب من رصيف التحميل. وسيتم تسليمها إلى عنوان العميل في اليوم التالي.

ومع ذلك ، لا تحدث الأشياء كخطة: يرغب المشترون في تغيير شيء ما وإرسال التعديل على الشراء. لحسن الحظ ، تستخدم شركته المستندات الإلكترونية ، لذلك يقوم بإرسال هذا التعديل إلى زملائه على الفور. كما أنهم يتفاعلون مع الحالة مباشرة بعد استلام المستند ، ويمكن شحن الطلب في الوقت المناسب.

استنتاج

باختصار ، يمكن إنكار أن أمر المبيعات عنصر حاسم في عملية الأعمال. فهم ببساطة ، هو وثيقة مع البعثة لتأكيد المعلومات التي سبق أن اتفقوا عليها مع بعضهم البعض.

بمساعدة أوامر المبيعات ، يمكنك إدارة مخزونك بفعالية ، والتأكد من عدم تمكن الآخرين من انتهاك العقد ، ومنع حدوث أخطاء جوهرية.