4 خطوات لبناء عملية فعالة لإدارة مخاطر المشروع

بغض النظر عن مدى خبرتك كمدير مشروع أو مدى جودة تخطيطك لمهام المشروع ، فلا يزال من الممكن أن تسوء الأمور. هناك بعض المخاطر التي لا يمكنك تجنبها أو إدارتها بالكامل. وهذا بالإضافة إلى وظيفتك الأساسية المتمثلة في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف.

إذن ، كيف تتعامل مع مخاطر المشروع غير المتوقعة؟ تخطيط المخاطر هو الحل.

التخطيط للمخاطر هو مفتاح نجاح المشروع. لا يمكنك إيقاف كل مشكلة ، ولكن يمكنك الاستعداد لها مسبقًا حتى لا يتم إزعاج جدول مشروعك.

إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ بإدارة مخاطر المشروع ، فأنت في المكان الصحيح. في هذه المدونة ، ندرج أربع خطوات لإعداد عملية إدارة مخاطر فعالة من شأنها أن تساعد في ضمان اكتمال مشاريعك في الوقت المحدد وبأقصى قدر من الكفاءة. لكن أولاً ، دعنا نتعلم الأساسيات!

ما هي عملية إدارة المخاطر ولماذا هي ضرورية؟

تعتبر عملية إدارة المخاطر خطوة حاسمة في إدارة المشروع. يساعد في تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطة لمعالجتها قبل أن تتسبب في أي مشكلات خطيرة وفشل المشروع في نهاية المطاف.

تتضمن هذه العملية عادةً تحديد المخاطر ، والتقييم ، والاستجابة ، والمراقبة ، والإبلاغ. بالنسبة لمعظم المشاريع ، تساعد عملية إدارة المخاطر في معالجة ثلاثة أنواع من المخاطر: التقنية والتنظيمية والخارجية.

• المخاطر الفنية: هذه هي المخاطر المرتبطة بالتكنولوجيا المتضمنة في مشروعك. قد تتضمن فشلًا في التصميم أو الإنشاء ، أو مشكلات في البرامج أو الأجهزة ، أو مشكلات تتعلق بأمان البيانات.
• المخاطر التنظيمية : تأتي هذه المخاطر من داخل شركتك ؛ على سبيل المثال ، عندما يستقيل أحد أعضاء فريق المشروع أو عندما لا يمتلك عملك الأموال الكافية.
• المخاطر الخارجية: تأتي هذه المخاطر من خارج مؤسستك. بعض الأمثلة هي الكوارث الطبيعية وتقلبات السوق وعدم الاستقرار الاقتصادي والأوبئة.

لضمان عمل مشاريعك بشكل جيد وتحقيق أهدافها ، من المهم أن يكون لديك استراتيجية لإدارة المخاطر. سوف يساعدك على تجنب أو تقليل أي تأثير سلبي قد يكون للمخاطر.

كل مشروع ينطوي على بعض المخاطر. من المهم فهم وتحديد المخاطر التي قد تؤثر على مشروعك واتخاذ خطوات لإدارتها وتقليلها قبل أن تصبح كبيرة جدًا بحيث لا يمكن التعامل معها. هناك العديد من الطرق المختلفة لتحديد المخاطر ، ولكن من الأفضل استخدام أسلوب يناسب مشروعك.

فيما يلي بعض تقنيات تحديد المخاطر لتحديد وتقييم مخاطر المشروع المحتملة:

• احصل على جلسات عصف ذهني. اجتمع مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة ذوي الصلة لتبادل الأفكار حول سيناريوهات المخاطر. بهذه الطريقة يكون الجميع في نفس الصفحة ويفهمون ما يمكن أن يحدث خطأ في المشروع. إذا تحققت مخاطر محتملة ، فقد فكرت بالفعل في خطة لإصلاحها ، في معظم الحالات.
• استخدم مصفوفة المخاطر. إنها أداة تقيم الاحتمالية (منخفضة ، متوسطة ، عالية) وتأثير (منخفض ، متوسط ​​، مرتفع) لكل خطر لمساعدتك على التركيز على المشكلات الأكثر احتمالية وتخطيط خطوات التخفيف من المخاطر.
• الاحتفاظ بسجل للمخاطر. من خلال تسجيل المعلومات حول كل خطر (مثل وصفه وتأثيره المحتمل واحتمالية حدوثه) ، يساعد سجل المخاطر في تتبع التهديدات التي تم تحديدها والإجراءات التي تم اتخاذها للتخفيف من حدتها.
• قم بإجراء تحليل SWOT . من خلال تقييم نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في مشروعك ، يمكنك التفكير في جميع المخاطر المحتملة التي قد تحدث وتخطيط خطوات لمنعها أو تقليلها.
• الاستفادة من مخطط السبب والنتيجة. من خلال تقييم أسباب وتأثيرات كل خطر محتمل ، يمكنك تحديد مشكلات المشروع المحتملة التي ربما لم تفكر فيها بطريقة أخرى.

بمجرد تحديد جميع المخاطر المحتملة ، حان الوقت لتقييم كيفية تأثيرها على مشروعك. تسمى هذه الخطوة بتحليل المخاطر ، وهي تساعد في تحديد تهديدات المشروع التي يجب تحديد أولوياتها والإجراءات التي يجب اتخاذها. إنه ينطوي على فهم عواقب كل حدث خطر محتمل.

التحليل النوعي للمخاطر مقابل التحليل الكمي للمخاطر

---

التحليل النوعي للمخاطر هو عملية ذاتية تساعد في تقييم أزمات المشروع على نطاق من الاحتمالية والتأثير. يتم استخدامه لتحديد أولويات مخاطر المشروع وغالبًا ما يتم استخدامه عند توفر القليل من بيانات المخاطر أو عندما يكون من الصعب تحديد التهديدات.

يعتمد التحليل الكمي للمخاطر بشكل كبير على البيانات وغالبًا ما يتم استخدامه عندما يكون من السهل تحديد المخاطر. عادة ما يتم إجراؤها من قبل خبراء لاتخاذ قرارات بشأن الاستجابة لمخاطر المشروع. يقوم نهج تحليل المخاطر هذا بتعيين قيم عددية لاحتمالية وتأثير ، ثم يستخدم النماذج الرياضية لحساب إجمالي مخاطر المشروع.

فيما يلي أربع طرق لتقييم المخاطر بدقة:

1. مصفوفة احتمالية المخاطر والأثر: تساعد هذه المصفوفة في تحديد أولويات المخاطر من خلال تقييم مدى احتمالية حدوثها ومدى الضرر الذي يمكن أن تلحقه بمشروعك.
2. تصنيف المخاطر: تقوم هذه الطريقة بتصنيف المخاطر وفقًا لشدتها حتى تتمكن من التركيز على قضايا المشروع الأكثر أهمية أولاً.
3. خريطة حرارة المخاطر: تصور هذه الخريطة المخاطر التي من المرجح أن تؤثر سلبًا على مشروعك.
4. هيكل توزيع المخاطر: يساعدك هذا في تقسيم المخاطر إلى فئات وفئات فرعية حتى تتمكن من فهمها وتقييمها بشكل أفضل.

بعد تحديد وتقييم المخاطر ، فإن الخطوة التالية هي إنشاء خطة استجابة للتخفيف منها. ستحدد خطة الاستجابة الواضحة والمفصلة المخاطر المحتملة وتحدد كيفية التعامل مع كل منها. كما سيحدد المسؤول عن كل خطوة في عملية الاستجابة. بهذه الطريقة ، يعرف كل شخص مشارك دوره ويمكنه اتخاذ الإجراءات بسرعة.

توضح الصورة أدناه نصائح لاستخدام خطة استجابة لإدارة أحداث المخاطر بكفاءة:

إن عملية إدارة المخاطر ليست مهمة "تعيين وتنسى" ، لذلك يجب عليك تتبعها بانتظام. الخطوة الأخيرة من هذه العملية هي التأكد من أنك على دراية بجميع نقاط الضعف التي تم تحديدها في المشروع وتتحكم فيها. وهذا يشمل تنفيذ تدابير تخفيف المخاطر ، وتتبع حالة المخاطر والإبلاغ عنها ، ومنع المزيد من التهديدات.

تساعد المراقبة المنتظمة للمخاطر والتحكم فيها على تنفيذ خطة الاستجابة كما هو مخطط لها. كما يضمن أيضًا احتساب أي مخاطر جديدة وإبقاء المخاطر الحالية تحت السيطرة.

دعونا نناقش بعض الإجراءات لرصد المخاطر والتحكم فيها:

• قم بإجراء تحليل الاتجاه. حدد الأنماط أو الاتجاهات في بيانات المخاطر وحدد أي مخاطر محتملة ربما تكون قد فاتتك.
• إجراء عمليات تدقيق المخاطر. تقييم الفعالية الشاملة لعملية إدارة المخاطر الخاصة بك وتحديد مجالات التحسين.
• استخدم محاكاة المخاطر. اختبر سيناريوهات مختلفة لمخاطر المشروع (على سبيل المثال ، ماذا سيحدث إذا فشل المورد في تقديم مكون مهم) وتحقق من كيفية تأثيرها على نتيجة مشروعك.
• تنفيذ خطة إدارة المخاطر. التخفيف من أي شكوك قد تنشأ عن المشروع.
• ضبط التحكم في المخاطر. مع تقدم المشروع ، اضبط تدابير التحكم في المخاطر مثل زيادة أو تقليل وتيرة المراقبة بناءً على التغييرات في مشهد مخاطر المشروع.

اجمع كل شيء معًا لجعل مشاريعك خالية من المخاطر

أفضل طريقة لمنع مخاطر المشروع من التحول إلى قضايا فعلية هي أن تكون لديك عملية إدارة مخاطر جيدة الإدارة. يمكن أن تساعد الخطوات التي ناقشناها في تقليل فرص حدوث مفاجآت سيئة في خريطة طريق مشروعك. يمكنهم أيضًا ضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح وتقديم النتائج المرجوة. فهيا ، ضع عملية إدارة المخاطر موضع التنفيذ واحتفل بنجاح المشروع!