كيفية إنشاء خطة إدارة مخاطر فعالة لمشاريعك

نشرت: 2022-05-07

تساعد خطة إدارة المخاطر المدروسة جيدًا مشروعك على النجاح.

كانت Adele ، مديرة المشروع ، تبحث دائمًا عن طرق لإثبات قيمتها من خلال إظهار قدرتها على التعامل مع المشاريع الصعبة. ذات يوم ، تولت مشروعًا كان معظم المديرين يتجنبونه. كان المشروع معقدًا وشمل العديد من عوامل الخطر ؛ كان هناك الكثير مما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ ، لكن المكافأة المحتملة كانت عالية. كانت أديل واثقة بما يكفي لوضع خطة استراتيجية لإدارة المخاطر ، وبالتالي نجحت.

كل يوم ، الناس في الأعمال التجارية يخاطرون. أحيانًا تؤتي هذه المخاطر ثمارها ، وأحيانًا لا تؤتي ثمارها. لكن ما يفصل بين المجازفين الناجحين مثل أديل والذين فشلوا هو استعدادهم لتخطيط إدارة المخاطر.

مثل Adele ، إذا كنت مدير مشروع يتعامل مع مشاريع معقدة وتريد التخفيف من جميع المخاطر المحتملة ، فإن وضع خطة لإدارة مخاطر المشروع هو السبيل للذهاب.

يعد عدم وجود استراتيجية لإدارة المخاطر وصفة مؤكدة للكوارث ، ولكن في نفس الوقت ، قد يبدو إنشاء واحدة أمرًا شاقًا. لهذا السبب قمنا بتجميع خمس خطوات بسيطة لمساعدتك في إنشاء خطة لإدارة المخاطر. نشرح كيف تمنع هذه الخطوات ظهور المشكلات المحتملة في المقام الأول. لكن أولاً ، دعنا نتعلم أساسيات تخطيط إدارة المخاطر.

ما هي خطة إدارة المخاطر؟

تحدد خطة إدارة المخاطر خطوات تحديد المخاطر وتحليلها وتقييمها والاستجابة لها. كما يتضمن استراتيجيات لرصد المخاطر وتقليل تأثيرها على المشاريع ، بهدف تعظيم النتائج الإيجابية للمشروع.

المكونات الرئيسية لخطة إدارة مخاطر المشروع
خلفية مخاطر المشروع يتضمن ذلك وصفًا للمشروع وأهدافه وقائمة بجميع أصحاب المصلحة المعنيين.
المنهجية يتضمن ذلك وصفًا لعملية إدارة المخاطر التي سيتم استخدامها ، والأدوات والتقنيات التي سيتم استخدامها أثناء العملية.
هيكل تفكيك المخاطر Risk breakdown structure يتضمن ذلك تفصيلاً لجميع مخاطر المشروع حسب النوع ، مثل التقنية أو المالية أو التنظيمية.
فئات المخاطر يتضمن ذلك وصفًا شاملاً لجميع فئات المخاطر الموجودة ، مثل عالية أو متوسطة أو منخفضة.
مصفوفة تقييم المخاطر يتضمن ذلك جدولاً يسرد جميع عوامل الخطر المحتملة وتأثيرها واحتمال حدوثها.
خطة الاستجابة للمخاطر يتضمن ذلك وصفًا للإجراءات التي يتعين اتخاذها عند وقوع حدث خطر ، مثل التجنب أو التخفيف أو النقل.
الادوار والمسؤوليات يتضمن ذلك قائمة بالأشخاص المسؤولين عن أداء المهام المختلفة المتعلقة بإدارة المخاطر.

لماذا يجب أن يكون لديك خطة لإدارة المخاطر؟

لا يوجد مشروع بدون مخاطر. من خلال التفكير في المخاطر والتخطيط لها مسبقًا ، فإنك تقر بأنها موجودة ويجب معالجتها. من خلال خطة إدارة مخاطر مدروسة جيدًا ، يمكنك تجنب المشكلات المحتملة أو تخفيفها قبل أن تصبح عقبات هائلة.

يضمن تنفيذ خطط إدارة المخاطر المناسبة واتخاذ الخطوات اللازمة للحد من المخاطر بقاء مشاريعك على المسار الصحيح وتحقيق أهدافها المرجوة. هذا هو السبب في أن العديد من القائمين بالتوظيف ، أثناء تعيينهم مديري المشاريع ، يؤكدون على القدرة على إدارة مخاطر المشروع ويعتبرونها واحدة من أهم مهارات المرشحين.

تعد القدرة على إدارة مخاطر المشروع من أهم المهارات لمديري المشاريع

تساعد خطة إدارة مخاطر المشروع المُصممة جيدًا على:

  • الحفاظ على المشاريع في المسار الصحيح والجدول الزمني
  • تجنب المفاجآت المكلفة
  • التخفيف من حدة المخاطر قبل أن تصبح قضايا كبيرة
  • تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق
  • حماية سمعة شركتك

من الواضح الآن أن خطة إدارة المخاطر هي جزء أساسي من أي مشروع. لا يمكنك التحكم في السوق أو الطقس أو المنافسين ، ولكن يمكنك دائمًا اتخاذ الاحتياطات اللازمة لإدارة المخاطر. أدناه ، لدينا خمس خطوات سهلة لإنشاء خطة استجابة فعالة للمخاطر لمشاريعك.

خطة إدارة مخاطر المشروع

1. تحديد المخاطر وإنشاء سجل للمخاطر

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد جميع المخاطر التي يمكن أن تؤثر على أهداف مشروعك. عند إجرائه مبكرًا في دورة حياة المشروع ، يساعد تحديد المخاطر في اتخاذ الخطوات الصحيحة للتخفيف من المشكلات المحتملة.

أتقن هذه الخطوة من خلال تبادل الأفكار مع فريقك ؛ تحليل المشاريع السابقة. وإجراء تحليل شامل لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات - المعروفة باسم تحليل SWOT.

المخاطر الشائعة التي يجب تحديدها في مشروعك:

  • التأخيرات أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية: يمكن أن يحدث هذا لأسباب مختلفة ، مثل التقليل من حجم العمل المطلوب ، أو المشاكل مع الموردين ، أو عوامل خارجية أخرى.
  • زحف النطاق: يحدث هذا عندما يتوسع نطاق المشروع ، وتجد نفسك تضيف المزيد والمزيد من الميزات أو المهام. قد يكون من المغري الاستمرار ، لكن توسيع النطاق يمكن أن يؤدي سريعًا إلى تجاوز التكلفة والوقت.
  • تجاوز التكاليف: يمكن أن يكون سبب ذلك تكاليف غير متوقعة (على سبيل المثال ، أسعار مواد أعلى من المتوقع) أو زحف النطاق (عندما يتوسع نطاق المشروع إلى ما بعد ما تم الاتفاق عليه في البداية).
  • مشاكل غير متوقعة مع التكنولوجيا أو المعدات: قد يكون هذا أي شيء من فشل الأجهزة إلى مشكلات توافق البرامج.

بمجرد أن يكون لديك "المخاطر المحددة" في متناول اليد ، قم بإضافتها إلى سجل المخاطر. سجل المخاطر هو مستند يسرد جميع المخاطر وتأثيرها المحتمل واحتمال حدوثها. إنها أداة حيوية تساعد في تتبع جميع المخاطر وحالتها.

2. تحليل المخاطر وتقييم تأثيرها

تقييم المخاطر هو خطوة حاسمة في عملية إدارة المخاطر. بعد تحديد جميع المخاطر وإضافتها إلى سجل المخاطر ، حان الوقت لبدء تحليل المخاطر. لكل خطر ، تحتاج إلى تحليل التأثير والاحتمال.

التأثير هو الخسارة المالية أو التشغيلية المحتملة التي يمكن أن تحدث إذا تحققت المخاطر ، والاحتمال هو احتمال حدوث المخاطر بالفعل. قيم كلاً من التأثير والاحتمال على مقياس مثل منخفض أو متوسط ​​أو مرتفع. سيساعدك هذا في تحديد المخاطر التي يجب تحديد أولوياتها.

بعض الطرق لتقييم تأثير المخاطر واحتمالية حدوثها:

  • استخدم مصفوفة المخاطر: تساعد هذه الأداة في تصور المخاطر وتأثيرها المحتمل على المشروع.
  • استخدم تقييم الاحتمالية والأثر: يتضمن ذلك تقييم احتمالية حدوث كل خطر وتأثيره المحتمل في حالة حدوثه.
  • استخدم طريقة دلفي: تتضمن هذه التقنية الحصول على مدخلات حول المخاطر وتأثيرها المحتمل من مجموعة من الخبراء.
  • استخدم أداة تصنيف المخاطر: تقوم هذه الأداة بتصنيف المخاطر بناءً على تأثيرها واحتمالية حدوثها باستخدام مقياس مثل منخفض ومتوسط ​​وعالي.

3. تحديد كيفية التعامل مع المخاطر

الآن بعد أن عرفت التأثير المحتمل لكل خطر واحتمال حدوثه ، حدد كيفية التعامل معها. اعتمادًا على المخاطر وشدتها ، يمكنك تطوير استراتيجية لتخفيف المخاطر ، أو نقل المخاطر إلى طرف آخر ، أو قبول المخاطر. أهم شيء هو فهم المخاطر وما يمكنك القيام به للتخفيف منها.

بعض الطرق الشائعة للتعامل مع المخاطر:

  • نقل المخاطر: هذا عندما تقوم بتحويل المخاطر إلى طرف آخر ، مثل شركة التأمين. يمكن القيام بذلك بالنسبة للمخاطر المالية (على سبيل المثال ، تجاوز التكاليف) أو المخاطر التشغيلية أو مشاكل التكنولوجيا.
  • قبول المخاطر: هذا عندما تقرر أن التأثير المحتمل للمخاطر مقبول ولا تتخذ أي إجراء لتخفيفه. يجب أن يتم ذلك فقط بعد دراسة متأنية ويجب عدم استخدامه باستخفاف.
  • تجنب المخاطر: هذا عندما تتخذ خطوات لتجنب المخاطر تمامًا. على سبيل المثال ، إذا كان هناك خطر من سرقة البيانات ، فأنت تقوم بتثبيت برنامج أمان لحماية شبكتك.

تأكد من اختيار طريقة تكمل مخاطر مشروعك وتساعد في تحقيق النتيجة المرجوة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك إبقاء مخاطر المشروع تحت السيطرة وتقليل فرص حدوث أي مفاجآت غير مرغوب فيها.

4. وضع خطة مجدية لمواجهة المخاطر

بمجرد تحديد الطريقة الصحيحة للتعامل مع المخاطر ، تحتاج إلى وضع خطة لمعالجتها. يجب أن تكون هذه الخطة واقعية وقابلة للتحقيق ومصممة خصيصًا لمشروعك المحدد.

يجب أن يشتمل على جدول زمني حتى تتمكن من تتبع التقدم المحرز في خطوات التخفيف. من الضروري أن تتذكر أن بعض المخاطر لا يمكن التخلص منها بالكامل ؛ لا يمكن إدارتها إلا لتقليل التأثير إلى مستوى معين.

تحدث ماتياس ألغرين ، المؤسس / الرئيس التنفيذي في Website Rating ، إلى Capterra حول أهمية وجود خطة قابلة للتطبيق لإدارة المخاطر وشاركه وجهة نظره.

"التخطيط هو جوهر حل أي مخاطر لإدارة المشروع حتى قبل ظهور الشقوق. وجود خطة يمكن أن يؤدي إلى عدة حلول. على سبيل المثال ، يمكنها الجمع بين مواهب كل موظف يعمل في المشروع وتقسيمها إلى هدف واحد موحد. مفتاح تجنب أي مخاطر لإدارة المشروع هو التركيز على الإيجابيات واستخدامها كمحددات. بهذه الطريقة سوف يسير المشروع كما هو مخطط له ".

ماتياس أهلغرين

المؤسس / الرئيس التنفيذي في تصنيف الموقع

الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء خطة إدارة المخاطر:

  • ضع غرضًا واضحًا: يجب أن يكون للخطة هدف واضح حتى يفهم كل شخص معني الغرض منها.
  • حدد المسؤول عن كل مهمة: تأكد من تحديد المسؤول عن كل مهمة في الخطة. سيساعد هذا في ضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.
  • تعيين المواعيد النهائية: قم بتعيين مواعيد نهائية لكل مهمة في الخطة لإبقاء الجميع على المسار الصحيح والتركيز.
  • إنشاء خطة اتصال: تأكد من وجود خطة لإبلاغ أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة حول المخاطر وكيفية معالجتها.

5. مراقبة ومراجعة المخاطر بانتظام

نظرًا لأن إدارة المخاطر عملية مستمرة ، فمن الأهمية بمكان مراقبة المخاطر ومراجعتها باستمرار. سيساعد هذا في ضمان معالجة المخاطر بشكل مناسب وأن الخطة لا تزال فعالة.

من المهم أيضًا تحديث خطة إدارة المخاطر مع ظهور مخاطر جديدة أو اكتمال خطوات التخفيف. من خلال مراقبة المخاطر عن كثب ، يمكنك ضمان بقاء مشاريعك على المسار الصحيح.

بعض الطرق التي أثبتت جدواها لمراقبة المخاطر ومراجعتها بانتظام:

  • جدولة اجتماعات منتظمة: قم بجدولة اجتماعات منتظمة مع فريق المشروع لمناقشة المخاطر وكيفية معالجتها.
  • التواصل مع أصحاب المصلحة بانتظام: سيساعد ذلك على ضمان إدراك الجميع للمخاطر وكيفية معالجتها.
  • مراجعة المخاطر في كل معلم من مراحل المشروع: سيساعد ذلك في ضمان معالجة المخاطر بشكل فعال وأن الخطط لا تزال على المسار الصحيح.
  • استخدام برنامج إدارة المخاطر : استخدمه لتحديد وتقييم المخاطر في وقت مبكر من دورة المشروع ، وإنشاء خطط مفصلة للتخفيف ، ومراقبة المخاطر ومراجعتها بشكل مستمر.

ضمان النجاح مع تخطيط مخاطر المشروع القائم على النتائج

يعد وضع خطة لإدارة المخاطر خطوة أساسية في أي مشروع. من الهجمات الإلكترونية إلى البيانات المالية غير المتوقعة ، يمكن أن تكون المخاطر عقبات صعبة للتغلب عليها.

ومع ذلك ، من خلال اتباع نهج قائم على النتائج ، يمكنك تطوير فهم شامل للمخاطر التي ينطوي عليها مشروعك ووضع خطة فعالة لمعالجتها.

إذا كنت تكافح لإدارة مخاطر مشروعك أو تواجه مخاطر جديدة يبدو من المستحيل التغلب عليها ، فإن الخطوات "سهلة التنفيذ" المذكورة أعلاه يمكن أن تساعدك على اغتنام النجاح.

هل تريد البقاء على اطلاع بأحدث ما في مجال إدارة المشروع؟ تحقق من موارد Capterra هذه:

  • كيفية إدارة المخاطر: دليل لمديري المشاريع
  • 4 استراتيجيات لإدارة المخاطر من أجل تنفيذ مشروع ناجح
  • مستقبل إدارة المشروع مختلط
  • كيفية بناء كومة إدارة المشروع المناسبة لعملك

منهجية المسح

أجرت Capterra استطلاع الذكاء العاطفي في مكان العمل في ديسمبر 2021 لـ 528 متخصصًا في الولايات المتحدة يديرون المشاريع في أعمالهم التجارية الصغيرة والمتوسطة الحجم. تم فحص المستجيبين لحالة التوظيف (بدوام كامل) ، وحجم العمل (2 - 500 موظف) ، والمشاركة في إدارة المشروع (متورط للغاية).