كيفية (إعادة) ترتيب أولويات مهامك

من السهل أن تشعر بالتوتر في عالم مزدحم حيث يبدو أن قوائم المهام تطول فقط وأن التعامل مع جميع المهام يبدو وكأنه رياضة متطرفة.

الشيء الجيد هو أنه ليست كل المهام متساوية - فبعض المهام متساوية أكثر من غيرها. هل فكرت في ماهية أولوياتك؟ ما هي مهامك أكثر مساواة من غيرها؟ من الطرق الجيدة لتقليل الإرهاق تحديد الأولويات ببساطة. من الجيد أيضًا تصنيف أولوياتك - العمل ، الصحة ، الحياة الشخصية ، إلخ.

في هذه المقالة ، سنركز على أولويات العمل وكيفية تحديد أولويات المهام ؛ سنستعرض أيضًا العلامات التي قد تحتاج إلى إعادة ترتيب الأولويات وكيفية القيام بذلك.

الفرق بين الأولويات والأهداف

قبل أن ندخل في أجزاء وأجزاء من (إعادة) تحديد الأولويات ، نحتاج إلى توضيح التمييز بين الهدف والأولوية ، حيث يتم استخدامهما بالتبادل. يسيران جنبًا إلى جنب ، لكنهما شيئان مختلفان.

الأهداف هي الأشياء الملموسة التي تريد تحقيقها ، في حين أن الأولويات هي ما هو مهم بالنسبة لك وما تكرس معظم وقتك له.

على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو اجتياز اختبار صعب ، فمن المحتمل أن تكون الدراسة هي أولويتك. إذا كان هدفك هو الحصول على ترقية في العمل ، فستكون أولويتك هي العمل الجاد لتلبية جميع المتطلبات. إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات ، فقد تكون الأولوية إطلاق منتج جديد أو الخروج باستراتيجية جديدة مع فريق المبيعات.

كيفية ترتيب الأولويات 101

ليس من السهل دائمًا تحديد أولويات مهمة على أخرى ، خاصة إذا كانت كلتا المهمتين مهمتين. وعندما تتورط مهام متعددة ، يمكن أن تكون مربكة للغاية.
فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك على تحديد أولوياتك بشكل مباشر مع ضغوط أقل.

قم بعمل قائمة مهام رئيسية

احصل على قطعة من الورق / افتح مستندًا فارغًا وقم بعمل قائمة بجميع مهامك ، الكبيرة والصغيرة. اجمع كل مهامك الصغيرة المكتوبة على قطع عشوائية من الورق ، أو مكتوبة في تطبيق Notes على هاتفك ، أو مسجلة في لقطة شاشة ، أو مدونة في مخططك. يكون الأمر أسهل عندما يكون لديك جميع المهام أمامك ، في قائمة مهام رئيسية واحدة.

بعد كتابة كل شيء ، انظر إلى قائمة مهامك الكبيرة وابدأ العمل عليها ببطء وبعناية. قسّمها إلى أهداف شهرية وأسبوعية ويومية. اختر بعضًا من أهم المهام في الشهر وقم بتقسيمها إلى مجموعات أصغر لمهامك الأسبوعية واليومية. أيضًا ، هناك العديد من أنواع قوالب قوائم المهام إذا كنت تريد جعل العملية أسرع وأسهل.

حافظ على قائمتك في مكان ما مرئية

بعد أن تجعل قائمتك (قوائمك) ، ضعها في مكان ما مرئية - ويفضل أن تكون في مكان ما أمامك حتى تنظر إليها كثيرًا. يمكنك لصقها بجهاز الكمبيوتر المحمول أو الحائط أمام مكتبك ، مثل ابن عم لوحة الرؤية الأكثر مللاً.

وجود قائمة مهامك في مجال رؤيتك سيبقيك مركزًا ومحفزًا لشطب الأشياء في أسرع وقت ممكن.

افعل شيئًا واحدًا فقط في كل مرة

أعلم أنه قد يكون مغريًا ، لكن لا تعدد المهام. لن تنجز المزيد في وقت أقل - ستنتهي فقط ببعض المهام نصف المكتملة. يعتبر العمل على مهمة واحدة في كل مرة أكثر فاعلية ، وإنهائها تمامًا ، ثم الانتقال إلى المهمة التالية.

فكر في ما هو مهم حقًا بالنسبة لك

ليس من الواضح دائمًا المهام التي يجب أن تحدد أولوياتها. لإتقان فن تحديد الأولويات ، عليك القيام ببعض التفكير الذاتي. لوضع الأمور في نصابها ، غالبًا ما يكون من المفيد أن تسأل نفسك: ما هو الشيء الأكثر أهمية الذي يمكنني فعله اليوم والذي سيجعل الغد أفضل؟

ما الذي سيصلني إلى أهدافي بأسرع ما يمكن؟

ما هي النتيجة المحتملة (عدم) جعل هذا أولوية؟

ما المهام الحساسة للوقت؟

ما الذي يمكنني فعله بشكل جيد ، وأنا وحدي ، والذي سيحدث فرقًا؟

ما هي أعلى قيمة أنشطتي؟

تعرف على إيقاعك الطبيعي

كن على دراية بإيقاعك الطبيعي وعندما يكون تركيزك في ذروته. متى تشعر أنك في أفضل حالاتك؟ هل لاحظت أنك منتج بشكل خاص في وقت معين من اليوم؟ هل تعمل بأكبر قدر من الكفاءة في الصباح ، أو بعد الظهر ، أو في الليل؟

مهما كانت إجابتك ، فهذا هو الوقت الذي يجب أن تقوم فيه بالمهمة (المهام) الأكثر أهمية في اليوم.

شطب المهام استراتيجيا

هل تعرف تلك الأيام التي يبدو فيها أنك ، على الرغم من عملك الشاق ، لا تنجز شيئًا؟ إذا أصبحت قائمتك أكثر من اللازم ، فأكمل بعض المهام السريعة والسهلة لتعطيك إحساسًا بالإنجاز وبعض الريح في الخلف للمتابعة.

كن منفتحًا على التغيير

كن مرنًا ومنفتحًا لإعادة ترتيب الأولويات إذا ظهرت معلومات جديدة. من الجيد أيضًا أن تتغير أولوياتك بمرور الوقت. هناك بعض العلامات التي تخبرك أنك قد تحتاج إلى التوقف وإعادة التفكير في خطتك - استمر في القراءة لمعرفة ما هي عليه.

علامات تحتاج إلى إعادة ترتيب الأولويات

"عندما تسوء الأمور ، لا تسير معهم." - إلفيس بريسلي

في بعض الأحيان ، الحكمة هي معرفة متى تستسلم وتتحول إلى محور. ليس من السهل التخلي عن شيء قضيت وقتًا وجهدًا ومالًا عليه ؛ ومع ذلك ، فإن إنفاق المزيد من الوقت والجهد والمال على الشيء الخطأ هو أسوأ. فيما يلي بعض العلامات التي تحتاج إلى إعادة ترتيب الأولويات:

• أنت تعمل كثيرًا ولكنك تشعر أنك لا تنجز أي شيء ؛
• تشعر بعدم التنظيم وعدم التركيز ؛
• مهامك اليومية تجهدك و / أو تثير المشاعر السلبية فقط ؛
• لقد عملت على شيء ما لفترة طويلة ولكن لا توجد مؤشرات على النتائج ؛
• تجد صعوبة في التوقف عن العمل وتشعر الأشياء الممتعة وكأنها عمل روتيني.

(إعادة) تقنيات تحديد الأولويات

سواء كنت تتعامل مع تحديد الأولويات لأول مرة أو قررت إعادة ترتيب أولويات مهامك ، فهناك تقنيات معينة يمكن أن تساعدك. فيما يلي بعض أسهلها وأكثرها شيوعًا.

طريقة ABCDE

احصل على قائمة المهام الرئيسية الخاصة بك من بداية منشور المدونة هذا. بجانب كل مهمة اكتب أحد الأحرف التالية:

أ- المهام ذات الأولوية القصوى. إنها الأهم وستكون لها إما أكبر العواقب إذا لم تنجزها أو أكبر جائزة إذا قمت بإنجازها.
يمكن أن يكون لديك ما يصل إلى ثلاث مهام A ، وتحتاج إلى ترتيبها حسب الأولوية أيضًا - ضع علامة عليها كـ A1 و A2 و A3.

ب - المهام المهمة ، ولكن ليس بقدر المهام "أ" ؛ المكافآت والعواقب السلبية أصغر. يجب أن تتم مهام "ب" عند اكتمال جميع المهام "أ".

ج - المهام اللطيفة. إذا لم تنجزها ، فلن تكون هناك عواقب. لن تغير العالم من خلال إكمال المهام "ج" ، ولكن يمكنك القيام بها إذا كان لا يزال لديك الوقت والطاقة المتبقية بعد المهام "أ" و "ب".

D - D تعني مندوب. هذه هي المهام التي يمكن أن يقوم بها شخص آخر ، بحيث يمكنك التركيز على مهام "أ".

E - E like القضاء. المهام الإلكترونية هي المهام غير المهمة ولا يجب أن تشغل مساحة في قائمة مهامك.

طريقة آيفي لي

في عام 1918 ، كان تشارلز إم شواب ، رئيس شركة بيت لحم للصلب ، رجل أعمال ناجحًا بشكل لا يصدق - فقد كان أحد أغنى الرجال في العالم.

نظرًا لأنه قرر زيادة كفاءة فريقه وإنجاز الأمور بشكل أفضل وأسرع ، فقد قام بتعيين Ivy Lee ، مستشار إنتاجية معروف. طلب لي 15 دقيقة مع كل من المديرين التنفيذيين للشركة ، عندما أوضح لهم الطريقة التالية.

1. في نهاية كل يوم عمل ، اكتب 6 مهام تحتاج إلى إنجازها غدًا. يمكن أن يكون هناك أقل من 6 مهام ، ولكن ليس أكثر.
2. قم بتنظيمها حسب أهميتها الحقيقية. يمكنك استخدام مقاييس إضافية مثل القيمة المالية لتحديد ترتيبها.
3. عند وصولك إلى العمل ، ركز على المهمة الأولى. اعمل حتى تنتهي المهمة ، ثم انتقل إلى المهمة الثانية.
4. اعمل على بقية قائمتك بنفس الطريقة. إذا لم تتمكن من إنهاء كل منهم ، فقم بنقل المهام غير المكتملة إلى قائمة الغد.
5. يكرر.

كانت النتائج مرضية لدرجة أن لي حصل على ستة أرقام (بأموال اليوم).

الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أنها تسهل البدء (والذي غالبًا ما يكون الجزء الأصعب). إنه يقلل من إجهاد اتخاذ القرار - فهو يمنعك من وجود الكثير من الأشياء على طبقك وإرهاق نفسك. كما أنه يجبرك على أن تكون مقصودًا بوقتك وطاقتك ، وربما يكون هذا هو السبب في كونها بسيطة جدًا ولكنها فعالة.

MIT (أهم المهام)

لا يتفق الجميع مع Ivy Lee - يعتقد بعض الناس أن 6 مهام يوميًا هي كثيرة جدًا وأنه لا يجب عليك اختيار أكثر من 3 أولويات يومية.

تعتمد إستراتيجية معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا على فرضية مفادها أن لدينا جميعًا وقتًا وطاقة محدودين لكل يوم ، لذلك يتعين علينا اختيار ما يصل إلى ثلاث معاهد MIT (أهم المهام) التي نخصص يومنا لها. تعد MIT من المهام الحاسمة التي ستحدث الفرق الأكبر وتجعلك أبعد ما يكون في السعي لتحقيق أهدافك. إذا كنت في شك ، فكر في المهمة التي تجعلك أكثر إزعاجًا وقلقًا - أكثر ما تخيفه هو على الأرجح المهمة التي يجب عليك القيام بها أولاً.

يجب أن تقوم بإجراء 2-3 من MITs في بداية يوم عملك ، عندما يكون عقلك ما زال متجددًا ومركّزًا. إذا كنت تشك في أنك ستنتهي منها مبكرًا ، يمكنك إضافة بعض الأشياء اللطيفة - شيء سيكون من الجيد إنهاءه ولكنه ليس بنفس الأهمية.

تحديد أولويات مهمة واحدة

إذا أصبحت الأمور صعبة ، فقد تحتاج إلى تقصير قائمة المهام الخاصة بك بشكل أكثر قسوة. يمكن أن يكون هذا حلاً قصير المدى للبعض وخيارًا يوميًا جيدًا للآخرين ، اعتمادًا على نوع العمل الذي تقوم به.

بشكل أساسي ، يمكنك اختيار مهمة واحدة أكبر أو موضوعًا يتعلق بالعديد من المهام والتركيز عليه طوال اليوم. على سبيل المثال ، أولويتي خلال يوم عملي هي كتابة منشور مدونة. هذا هو الشيء الوحيد الذي أركز عليه ، ولكنه يحتوي على بعض المهام ذات الصلة ، مثل البحث ، والكتابة في الواقع (والتي من المفارقات أنها تستغرق أقل قدر من الوقت) ، والتحرير.

مصفوفة أيزنهاور

تمت تسمية مصفوفة أيزنهاور على اسم دوايت أيزنهاور. لقد كان جنرالًا من فئة الخمس نجوم في الحرب العالمية الثانية ، والرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة الأمريكية ، ومؤسس DARPA و NASA (من بين أشياء أخرى كثيرة) ، لذلك أعتقد أنه من الآمن القول إنه كان رجلاً منتجًا.

تجعلك مصفوفة أيزنهاور تقسم مهامك بناءً على أهميتها وإلحاحها.

• مهمة وعاجلة - المهام التي يجب القيام بها أولاً.
• مهمة ولكنها ليست عاجلة - مهام يجب جدولتها للقيام بها لاحقًا. أشياء مثل ممارسة أو إنشاء استراتيجية عمل طويلة الأجل يمكن أن تندرج في هذه الفئة.
• عاجلة ولكنها ليست مهمة - المهام التي يجب تفويضها حتى تتمكن من التركيز على أهم مهامك. في هذا السياق ، تعني عبارة "غير مهم" أنه ليس من الضروري أن تقوم به أنت ، بل يمكن أن يقوم به شخص آخر أيضًا. من أمثلة هذه المهام الرد على رسائل بريد إلكتروني معينة أو تحميل منشورات مدونة أو جدولة اجتماعات.
• ليست مهمة وليست عاجلة - المهام التي يجب عليك حذفها من قائمة المهام الخاصة بك.

في بعض الأحيان قد يكون من الصعب التحديد بين الإلحاح والأهمية. المهام العاجلة حساسة للوقت ، بينما المهام المهمة تساهم في أهدافنا ورسالتنا طويلة المدى.

مبدأ باريتو

في أحد الأيام ، أثناء تجواله في حديقته ، لاحظ الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو أن 20٪ من نباتات البازلاء كانت تنتج 80٪ من البازلاء. أدى ذلك إلى المزيد من الاستنتاجات - في العديد من الصناعات والشركات ، 20٪ الجزء الأكثر إنتاجية هو المسؤول عن 80٪ من الإنتاج. 20٪ من السكان يمتلكون 80٪ من الثروة. 20٪ من العملاء يحققون 80٪ من الإيرادات.

أصبح هذا فيما بعد يعرف باسم مبدأ باريتو. كما هو مذكور ، فإن 20٪ من أعمالنا تجلب 80٪ من نتائجنا. هذا يعني أن معرفة 20٪ من مهامك تجلب 80٪ من النتائج والتركيز عليها أسلوب رائع لتحديد الأولويات. إذا لم تكن متأكدًا من أي منها يمثل نسبة 20٪ ، فحاول معرفة المهام التي تحدث لك أكبر فرق وتسهيل الوصول إلى أهدافك بشكل أكبر.

طريقة MoSCoW

قبل أن تسأل - لا ، لا يتعلق الأمر بعاصمة روسيا. إنه الاختصار MSCW (يجب ، ينبغي ، يمكن ، يمكن ،) مع حرفين مضافين لتسهيل النطق.

إنها تقنية شائعة لإدارة المتطلبات. يقسمهم إلى 4 فئات:

• M (يجب أن يكون) - المتطلبات غير القابلة للتفاوض سيفشل المشروع بدونها.
• S (يجب أن يكون) - أشياء مهمة ليست إلزامية ، لكنها تضيف الكثير من القيمة.
• C (يمكن أن يكون) - متطلبات مرغوبة ولكنها ليست ضرورية ؛ إذا تركت ، سيكون لها تأثير ضئيل أو معدوم.
• W (لن يكون) - ليس أولوية ؛ قد يكون من الجيد تضمينها في المستقبل.

خاتمة

يعد إتقان فن (إعادة) تحديد الأولويات أمرًا مهمًا في عالم اليوم ، حيث غالبًا ما تكون الخطوط الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية غير واضحة وتزداد الأمراض الناجمة عن الإجهاد سوءًا كل يوم. إذا كنت مضطرًا للتوتر تمامًا ، فمن المهم أن تدرك أنه ليست كل المهام تستحق الضغط عليها - وهذا هو الغرض من تحديد الأولويات. احصل على قائمة المهام الرئيسية الخاصة بك وابدأ في التفكير فيما هو مهم حقًا بالنسبة لك.