مفتاح العمل الناجح عن بعد: التواصل الاستراتيجي واليقظ

نظرًا لأن جائحة الفيروس التاجي أجبر الشركات والموظفين على تبني العمل عن بُعد ، فقد بدأ كل من المديرين وفرقهم في إدراك مدى خطورة التغيير الذي يحدث في العمل عن بعد بدوام كامل.

سمحت العديد من الشركات للموظفين بالعمل عن بُعد لسنوات ، واعتاد العديد من الموظفين العمل من المنزل مرة أو مرتين في الأسبوع. لسوء الحظ ، لا تقترب هذه الممارسات من محاكاة عمل بدوام كامل على مستوى الشركة من المنزل.

يميل معظم الذين ليسوا على دراية بالعمل عن بعد بدوام كامل إلى النظر إلى التنظيم والتواصل على أنهما تحديات مركزية. يمكنك العثور على الكثير من المحتوى عبر الإنترنت الذي يقدم نصائح حول البقاء منظمًا ومحفزًا أثناء العمل من المنزل ، وقد ارتفع عدد المقالات التي تناقش الاستخدام الفعال لـ Zoom و Slack وأدوات الاتصال الأخرى في مكان العمل.

تلوح في الأفق هذه القضايا بشكل كبير ويجب أخذها في الاعتبار ، لكن غالبًا ما يتجاهل الناس التغييرات الأقل وضوحًا والأكثر جوهرية التي سيحتاجون إلى إجرائها من أجل العمل بفعالية من المنزل.

بعيدًا عن القضايا الروتينية وترحيل الاجتماعات إلى مؤتمرات الفيديو ، يفترض الكثير من الناس أنه من الناحية الوظيفية ، لن يتغير الكثير في دورهم عند العمل عن بُعد. إذا نفذت الفرق الغالبية العظمى من عملهم على الكمبيوتر وعقدوا نفس الاجتماعات الأسبوعية في التقويمات الخاصة بهم ، فلماذا يتوقعون أن تتوقف إستراتيجيتهم الحالية عن الفعالية؟

على الرغم من أنه يختلف من دور إلى آخر ، إلا أن هذا الافتراض عادة ما يكون غير صحيح - يتطلب العمل الناجح والفعال عن بُعد أكثر من فريق متحمس وترحيل اجتماعات العمل كالمعتاد إلى مؤتمرات الفيديو.

في مجالات مثل التسويق والتصميم ، غالبًا ما يتطلب العمل عن بُعد إعادة تفكير أكثر جوهرية في كيفية تواصل أعضاء الفريق وتنظيمهم يوميًا ، نظرًا لأن المخرجات تكون مجردة وذاتية بدرجة أكبر.

دليل Zen لفرق التواصل الاجتماعي عن بعد

يتعلم أكثر

المشاكل الأعمق التي تأتي مع العمل عن بعد

كان هناك الكثير من التعديلات اللازمة عندما يتحول الناس إلى العمل عن بعد. ولكن هذه بعض المشكلات المستمرة التي تتسبب في حدوث مشكلات في سير العمل على المدى الطويل إذا لم يتم التعامل معها:

معوقات الإنتاجية  

عادةً ما يتم اعتبار فوائد الاتصالات المفتوحة والمخصصة أمرًا مفروغًا منه حتى تعمل عن بُعد.

في الأسبوع الأول خارج المكتب ، سيبدأ العديد من الأشخاص في ملاحظة الاختناقات الصغيرة التي تنشأ في عملهم - وهي مشكلات يمكن حلها عادةً من خلال محادثة سريعة ، ولكنها تتطلب الآن تبادل رسائل Slack أو حتى تحديد موعد لمكالمة قصيرة.

بمرور الوقت ، يمكن أن تؤدي هذه الاختناقات إلى أيام عمل مجزأة وأقل إنتاجية. لكن القلق الأكبر هو أنها تؤدي حتماً إلى زيادة الافتراضات.

نظرًا لأن العمال لديهم فرصة أقل للحصول على توضيح وتأسيس إجماع جماعي ، يجب وضع المزيد من الافتراضات عندما يتعلق الأمر بالمهام الغامضة التي ليست حاسمة بما يكفي لتبرير التواصل. وبالتالي ، فإن تماسك النواتج التي تشمل عدة أشخاص يمكن أن يبدأ في المعاناة قليلاً ، مما يقودنا إلى مشكلتنا التالية:

عندما يتعلق الأمر بالمبادرات أو المشاريع التي تمتد على إطار زمني أطول ، يصبح من الأصعب بكثير مواءمة التوقعات عبر أعضاء الفريق عندما لا يكون لديهم القدرة على التفاعل والمستوى خارج الاجتماعات المجدولة.

صعوبة في التوفيق بين التوقعات  

لطالما كانت مواءمة التوقعات عبر الفرق المختلفة من أصعب الأشياء التي يجب القيام بها عند إدارة مشروع متعدد الوظائف. عندما تعمل عن بعد ، يمكن أن تمتد تلك الصعوبة الكامنة في المشاريع متعددة الوظائف إلى فريقك!

على سبيل المثال ، يعمل كاتب UX ومصمم UX بشكل طبيعي في وئام تام ، ولكن العمل عن بعد يمكن أن ينتج عنه نسخة مصغرة لصياغة كاتب UX والتي لا تتماشى مع تصميم المنتج.

سؤال واحد لم يتم حله أو افتراض واحد يمكن أن يعرقل الإنجازات ويؤدي إلى الارتباك أو الإحباط داخل الفريق عندما لا تتلاءم جميع قطع الألغاز مع بعضها بشكل جيد كما اعتادوا عليها.

حتى إذا ظلت مستويات التحفيز والجهد كما هي أو زادت ، فلن تختفي هذه المشكلات - فهي تتطلب تحولًا أكبر في طريقة تواصل الأفراد والفرق وتنظيم عملهم اليومي.

من الواضح أن هذه المشاكل موجودة على أساس طيف يعتمد على طبيعة الدور والصناعة. ومع ذلك ، هناك العديد من الفرق وبعض المنظمات ككل (مثل Zapier) التي يمكن أن تزدهر خلال تفويض العمل عن بعد على مستوى الشركة ، على الرغم من أنها تعمل في أماكن تكافح فيها الشركات الأخرى.

ماذا يمكن أن نتعلم من هذه المنظمات وثقافتها؟ كيف تتغلب هذه الشركات على تحديات العمل عن بعد؟

تركيز عملك حول التواصل الواعي والاستراتيجي

عندما ننظر إلى شركة مثل Zapier التي تبنت بنجاح العمل عن بعد على مستوى الشركة لسنوات ، يمكننا أن نرى أن التواصل مبني في صميم ثقافة الشركة. حتى أنهم نشروا كتابًا إلكترونيًا كاملًا حول كيفية إدارتهم للاتصالات كقوة عاملة عن بُعد تقترب من 100٪ ، الأمر يستحق القراءة.

عادة ما يكون لدى الشركات والفرق التي تنتقل بشكل فعال إلى العمل عن بعد الاتصال كعنصر مركزي في ثقافتهم. بالامتداد ، فهم استراتيجيون وواعيون عند التواصل ، ويركزون عملياتهم وسير العمل حول التواصل. كيف يمكنك أن تفعل الشيء نفسه؟

تنظيم وترتيب أولويات المهام

العمل عن بعد يعني أنه عليك أن تكون أكثر وعياً بكيفية تنظيم يوم عملك. يجب العمل على المهام التي تحتوي على مزيد من الغموض والأجزاء المتحركة قبل الاجتماعات مع أعضاء الفريق المقابل حتى تتمكن من طرح أسئلة مهمة وإجراء محادثات مثمرة.

يعني هذا أيضًا أنه يجب مراعاة المزيد من الاهتمام بالآخرين في كيفية تنظيم عملك وتحديد أولوياته ، حيث إنه من المهم للجميع تنظيم أعمالهم اليومية حول الاتصالات المهمة بحيث يمكن تجنب الاختناقات.

تنظيم الاجتماعات وتحديد أولوياتها

من الضروري أن تكون متيقظًا واستراتيجيًا أثناء الاجتماعات ، وتوقع المشكلات ونقاط الغموض مسبقًا حتى تتمكن من الحصول على التوضيح الذي تحتاجه لتقليل الافتراضات الموضوعة. الجميع على دراية بشعور مغادرة الاجتماع بأسئلة أكثر مما كنت قد ذهبت إليه - يمكن لهذه الاجتماعات أن تعرقل المشاريع ، خاصة عندما يعمل الجميع عن بُعد.

للمهام المتكررة والمزامنة الأسبوعية ، توقع سوء الاتصالات والفواق في البداية. قد تنتقل بعض العمليات التي تتضمن عدة أشخاص بشكل مثالي إلى العمل عن بُعد ، لكن البعض الآخر قد لا ينتقل.

عندما لا تسير الأمور كما هو متوقع ، حدد المجالات التي أدت إلى مشاكل أو غموض وقم بإجراء تغييرات حتى تتمكن أنت وفريقك في النهاية من العثور على إيقاع وطول وهيكل اتصال مثالي يسمح للجميع بالتنفيذ.

الوجبات الجاهزة

في النهاية ، من الحتمي تقريبًا أن يحتاج الأفراد الذين يعملون من المنزل إلى الوصول للتوضيح بطريقة غير منظمة. سترتفع كمية الرسائل المرسلة على Slack وغيره من أدوات الإنتاجية في مكان العمل ، ولكنها ستنخفض تدريجياً مع اعتياد الناس على العمل عن بُعد.

في حين أنه قد يبدو غير فعال ومزعج ، فليس من الخطأ أبدًا إرسال رسالة فورية إلى شخص ما إذا كنت بحاجة إلى توضيح بشأن شيء ما. إذا كنت تزن ما إذا كان الأمر يستحق السؤال أم لا ، فمن المحتمل أن يكون الأمر كذلك!

الحكم على المكان الذي يمكنك فيه وضع الافتراضات وحيث لا يمكنك ذلك هو شيء ستطوره الفرق بشكل أسرع عند العمل عن بُعد. إذا كان هناك جانب إيجابي للتجربة الإجبارية للعمل عن بعد على مستوى الشركة قبل أن نعود إلى المكتب بعد الوباء ، فإننا سنضطر جميعًا لتعلم كيف نصبح أفضل ومتواصلين أكثر وعياً.