كيفية إنشاء جدول عمل عن بعد (باستخدام القوالب)

في اللحظة التي أكتب فيها هذه الجملة ، حوالي الظهر ، أنا بالفعل في منتصف يوم عملي. أعمل من المنزل ، وأنا أميل إلى اتباع نفس روتين العمل تقريبًا كل يوم. لذلك ، يبدأ يوم عملي في حوالي الساعة 8 صباحًا أو 9 صباحًا ، لذلك أنتهي في حوالي الساعة 4 مساءً أو 5 مساءً. وعندما يتعلق الأمر بمهام العمل العميق هذه ، مثل كتابة منشور المدونة هذا ، فإنني أفضل التعامل مع هذه المهام خلال ساعات الصباح وقبل استراحة الغداء.

الآن ، إذا كنت أيضًا عاملاً عن بُعد ، فتأكد من أن إضافة بنية إلى أيام عملك تساعد كثيرًا. مع وجود جدول عمل مناسب عن بُعد يناسب احتياجاتك ، فمن المرجح أن تكمل جميع مهامك في الوقت المحدد. في هذه المقالة ، سوف نغطي:

• العوامل التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند وضع جدول زمني ،
• نصائح قيمة حول كيفية إنشاء جدول فعّال عن بُعد ، و
• قوالب للموظفين مع جدول زمني مرن وثابت.

ما يجب مراعاته قبل وضع جدول زمني

بمجرد صياغة خطة للعمل عن بُعد ، سيكون لديك فكرة أوضح عن مقدار الوقت الذي تحتاجه للمهام اليومية وكيفية تحديد أولويات المهام الأكثر أهمية. وبالتالي ، ستكون أكثر واقعية بشأن ما يمكنك إكماله على مدار اليوم. علاوة على ذلك ، ستتمكن من تخصيص وقت لعائلتك وأصدقائك ، مما سيحسن التوازن بين العمل والحياة.

إليك ما يجب أن تسأله لنفسك قبل البدء في إعداد جدول عمل عن بُعد:

في أي وقت تعمل بشكل أفضل؟

يزدهر بعض الناس خلال ساعات الصباح بينما يزدهر البعض الآخر في المساء. هذا جيد تمامًا لأننا لسنا جميعًا متشابهين. تعمل ساعات الجسم لدينا بشكل مختلف ، ولهذا السبب يعاني البعض منا من انخفاض الإنتاجية بعد الغداء والبعض منا في الصباح.

إذا كنت قادرًا على إعادة ترتيب مهامك كما تريد ، فضع دائمًا هذا العامل في الاعتبار. على سبيل المثال ، إذا استيقظت بسهولة في الصباح ، وشعرت بالانتعاش والاستعداد للعمل ، فاستخدم هذا الوقت لأداء مهامك الأكثر أهمية. بمجرد أن تبدأ مستويات الطاقة لديك في الانخفاض حوالي الساعة 2 مساءً أو 3 مساءً ، تعامل مع المهام الأقل حيوية. تنطبق نفس القاعدة على أولئك الذين يستمتعون بالنوم وبدء أيام عملهم بعد قليل. إذا لم تكن قبرة الصباح ، فلا تشعر بأنك مضطر للاستيقاظ مبكرًا للغاية فقط لأن بعض رجال الأعمال الناجحين يقترحون القيام بذلك. اتبع إيقاعاتك الخاصة ، وستحصل على نتائج أفضل.

أين تعمل بشكل أفضل؟

إذا وجدت أنه من الأسهل التركيز على مهامك عند العمل من المنزل ، فستكون أكثر إنتاجية هناك أيضًا. في هذه الحالة ، حدد مكان مكتب منزلك. سيكون وجود غرفة كاملة لهذا الغرض أمرًا مثاليًا. ولكن ، إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فاختر ركنًا هادئًا في الغرفة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التفاصيل حول المعدات الخاصة بمكتب منزلك ، فلدينا مدونة حول الأشياء التي ستحتاجها عند العمل من المنزل.

من ناحية أخرى ، إذا كنت فراشة اجتماعية ولا تستمتع بالعمل بمفردك ، فيمكنك دائمًا الذهاب إلى مساحة عمل مشتركة. هذا هو المكان المثالي للقاء الموظفين الآخرين عن بعد أثناء إنجاز العمل. أو يمكنك التنقل بين مكتبك بالمنزل والمقهى القريب. فقط ضع في اعتبارك أن مثل هذه البيئة الصاخبة قد لا تكون مناسبة بشكل جيد للأوقات التي يكون لديك فيها مكالمات أو عندما يتعين عليك الوفاء بالموعد النهائي الخاص بك.

هل لديك أفراد من العائلة أو حيوانات أليفة تحتاج إلى الاعتناء بهم؟

هناك نقطة أخرى يجب مراعاتها وهي ما إذا كنت بحاجة إلى رعاية أطفالك أو أفراد أسرتك المسنين أو حيواناتك الأليفة. على سبيل المثال ، إذا كان عليك توصيل أطفالك إلى المدرسة في الساعة 8 صباحًا ، فحدد ساعات عملك من الساعة 9 صباحًا. أو إذا كان لديك ساعات عمل صارمة ، فاستيقظ مبكرًا وافعل ذلك قبل العمل.

بمجرد حصولك على كل هذه الإجابات ، سيكون وضع جدول عمل عن بُعد أسهل كثيرًا. لذا ، إذا اخترت القيام بعملك في مساحة عمل مشتركة ، فضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى بعض الوقت للتنقل أيضًا. أو إذا قررت العمل من المنزل ، فتذكر إبلاغ عائلتك أو شريكك بساعات عملك. علاوة على ذلك ، ستحدث واجبات مثل تمشية الكلب أو توصيل الأطفال إلى المدرسة قبل العمل أو بعده.

دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح المفيدة حول كيفية جعل هذا الجدول الزمني أكثر ملاءمة لك.

كيفية إنشاء جدول عمل فعال عن بعد

بعض العمال عن بعد لديهم ساعات عمل مرنة ، بينما يتعين على البعض الآخر اتباع جدول زمني صارم. لذلك ، ستعتمد طريقة تنظيم يوم عملك على ما إذا كانت ساعات عملك ثابتة أم لا.

في كلتا الحالتين ، لدينا نصائح لا تقدر بثمن لصياغة روتين العمل عن بعد بغض النظر عن ساعات عملك.

حدد فترات زمنية لأنشطتك الشخصية وخارج ساعات العمل

إذا كانت لديك المرونة في اختيار ساعات عملك ، فيمكنك تقسيم مهام الوظيفة إلى عدة فترات عمل مع بضع ساعات من الراحة بينهما. الآن ، خلال فترات الراحة هذه ، يمكنك الاعتناء بأنشطتك الشخصية ، مثل تمشية الكلب ، أو توصيل الأطفال إلى المدرسة ، أو ممارسة الرياضة. إذا كان لديك جدول زمني محدد ، فستتمكن من تشغيل هذه المهمات قبل العمل أو بعده.

للتأكد من أن زملائك وعملائك لا يزعجوك عندما تكون بعيدًا عن جهاز الكمبيوتر ، أضف هذه الساعات إلى جدولك وسجلها على أنها أنشطة شخصية / ساعات خارج العمل. بهذه الطريقة ، يمكنك الاستمتاع بوقت فراغك والقيام بالمهمات. بالإضافة إلى ذلك ، ستخبر زملائك وعملائك عندما لا تكون متاحًا للمكالمات والاجتماعات. علاوة على ذلك ، ستساعدك هذه الأنشطة على الاسترخاء وتكون أكثر إنتاجية في العمل.

علاوة على ذلك ، ستضمن لك هذه الحيلة المفيدة الحفاظ على توازن مناسب بين العمل والحياة. بالحديث عن ذلك ، إليك كيف وصف ماثيو باكستون ، العامل عن بُعد ومؤسس شركة Hypernia ، أهمية الموازنة بين العمل والحياة:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work " أدركت أننا يجب أن نلائم العمل في حياتنا ، لا أن نلائم حياتنا بالعمل لهذا السبب اعتدت على حصر كل ما يتعلق بالعمل في مكتبي المنزلي. لا مزيد من فحص رسائل البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح أو أخذ الكمبيوتر المحمول معي إلى طاولة الطعام. تعد هواياتنا وشغفنا وعلاقاتنا والوقت الذي نقضيه في الاعتناء بأنفسنا جزءًا لا يتجزأ من التأكد من أننا أكثر إصداراتنا إنتاجية. "

اعمل على المهام ذات الأولوية أولاً

عند بدء يوم عملك عن بُعد ، من المنطقي فقط تخصيص ساعات عملك الأولى للمهام ذات الأولوية. لذلك ، بعد الانتهاء من أنشطتك الشخصية ، وفحص البريد الإلكتروني لأي حالة طارئة ، تأكد من التعامل مع جميع المهام المهمة لمدة ساعتين على الأقل.

والأفضل من ذلك ، في نهاية كل يوم ، اكتب مهامك ذات الأولوية ليوم غد. إليك كيف يقرر Reuben Yonatan ، مؤسس GetVoIP ، ما هو مهم:

" أعطي الأولوية حسب أولويات قائمة" أ "و" ب "و" ج ". مهام قائمة A هي "بحاجة إلى إنجاز" ، وسأحدد موعدًا نهائيًا لها ، بالإضافة إلى الوقت لإنجازها. قائمة B هي عناصر مهمة ولكن يمكن دفعها إذا لزم الأمر ، لذلك لدي المزيد من المرونة. يجب أن يتم إنجاز عناصر C في مرحلة ما ، ولكن سيتم وضعها في فترات زمنية محددة عندما يكون ذلك ممكنًا. أقوم ببناء التقويم الخاص بي بهذه الطريقة وأرى ما يناسبه. تحتاج أحيانًا إلى إجراء تخفيضات ، لكن تحديد الأولويات هو المفتاح الحقيقي. "

لذلك ، في الصباح ، سيتعين عليك معالجة مهام "أ" أولاً ، ثم مهام "ب" الخاصة بك.

إذا صادف أن لديك اجتماعًا احتياطيًا يوميًا أثناء الصباح ، فيمكنك البدء بالمهام ذات الأولوية بمجرد انتهاء الاجتماع.

هناك طريقة عملية أخرى لمعرفة كيفية تحديد الأولويات بشكل أفضل وهي مصفوفة أيزنهاور. ستعلمك هذه الطريقة كيفية التعرف على ما هو مهم وستعمل على تحسين إدارة وقتك.

اعمل على مهام أقل أهمية لاحقًا

لقد أكملت مهامك ذات الأولوية والآن حان الوقت لبدء العمل في مهام أخرى لديك بانتظام على لوحة الخاص بك. اعتمادًا على ما تفعله ، يمكن أن تكون هذه مهام متكررة تقوم بها يوميًا أو مرة واحدة في الأسبوع.

اترك بعض الوقت للعمل العميق

يقول كال نيوبورت ، مؤلف العديد من الكتب حول التكنولوجيا والثقافة ، إن هناك نوعين من المهام عندما يتعلق الأمر بالعمل المعرفي. اذا لدينا:

1. المهام الأساسية : بفضل هذه المهام ، ستظهر مدى براعتك في ما تفعله. مثال: أي مهام يدفع لك عميلك للقيام بها.
2. مهام المحيط : تلك المهام التي يتعين عليك القيام بها ، لكنها لا تقدم أي إحساس بمدى نجاحك في العمل. مثال: الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

على الرغم من أهمية المهام الطرفية ، إلا أن المهام الأساسية هي قلب وروح عملك. وما هي أفضل طريقة لإكمال هذه المهام الأساسية؟ حسنًا ، أنت بحاجة إلى أداء بعض الأعمال العميقة ، والتي تُعرف أيضًا بالأنشطة التي تتضمن استخدام مهاراتك المعرفية. من الأهمية بمكان ألا يتشتت انتباهك أثناء احتضان العمل العميق. وبالتالي ، فإن سماعات إلغاء الضوضاء هي أفضل صديق لك خلال هذا الإطار الزمني.

يجب عليك جدولة بضع ساعات على مدار اليوم لمهام العمل العميق. من الناحية المثالية ، قد ترغب في القيام بعملك العميق خلال أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم. إذا وجدت أنه من الأسهل التركيز على العمل في فترة ما بعد الظهر ، فخصص وقتًا للعمل العميق من الساعة 4 مساءً إلى 6 مساءً ، على سبيل المثال.

احجز اجتماعاتك في غضون يوم أو يومين

وفقًا لـ Flexjobs ، فإن جدولة جميع الاجتماعات والمكالمات معًا ، في غضون يوم أو يومين من الأسبوع ، يعزز وقت العمل غير المنقطع ويحسن إنتاجية الموظف. إذا حجزت اجتماعاتك بهذه الطريقة ، فستتاح لك بقية الأسبوع لمهام أخرى. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن لديك أيام غير اجتماعات ، فستتمكن من العمل دون تشتيت الانتباه والتركيز على العمل العميق أيضًا.

اترك فجوات في الجدول الزمني للأنشطة غير المخطط لها

لا يمكنك التخطيط مسبقًا لكل ثانية من الأسبوع. في بعض الأحيان ، سيكون لديك مهمة غير متوقعة أو شيء عاجل لتهتم به. أو ربما يتعين عليك الذهاب إلى طبيب الأسنان أو اصطحاب الكلب إلى الطبيب البيطري.

لتحضير نفسك لهذه المواقف ، امنع ساعة واحدة على الأقل يوميًا. بالطبع ، إذا سار يومك وفقًا للخطة ولم تكن هناك حالة طوارئ ، فيمكنك استخدام هذه الفترة للقيام ببعض الأعمال العميقة أو وضع خطط للأسبوع التالي.

ضع في اعتبارك ممارسة طقوس نهاية يوم العمل

يجد الموظفون عن بُعد أحيانًا صعوبة في فصلهم بعد العمل. نظرًا لأنهم لا يؤدون عملهم في المكتب ، يمكن أن تكون الحدود بين العمل والحياة الشخصية ضبابية. هذا ينطبق بشكل خاص على أولئك الذين يعملون من المنزل.

يجب أن تدرك أن الاسترخاء وعدم التفكير في وظيفة خارج أوقات العمل هي خطوات حاسمة في منع الإرهاق. لذا ، كيف تجعل عقلك يغلق وضع العمل ويبدأ في الاسترخاء؟ تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في دمج طقوس نهاية يوم العمل.

ما هي الأنشطة التي تشملها هذه الطقوس؟ حسنًا ، يمكنك استخدام آخر ساعة عمل للتحقق من بريدك الإلكتروني والإجابة على أي أسئلة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إخبار زملائك عن بُعد بأنك ستنهي العمل قريبًا ، في حال احتاجوا إلى أي شيء آخر منك. بالإضافة إلى ذلك ، اكتب قائمة مهام ليوم غد.

قالب جدول العمل عن بعد لساعات العمل المرنة

الآن بعد أن رأيت ما يجب دمجه في جدول عملك عن بُعد ، سنعرض لك كيف قد تبدو خطة عملك عندما يكون لديك ساعات عمل مرنة.

تنزيل جدول مرن للعمل عن بعد

في لقطة الشاشة أعلاه ، ستلاحظ أن مهام الوظيفة اليومية مقسمة إلى عدة أقسام. قبل وبعد جلسات العمل هذه ، هناك فترات زمنية تسمى الأنشطة الشخصية / غير ساعات العمل. لذلك ، إذا كان لديك خيار لترتيب ساعات العمل الخاصة بك كما تريد ، فيمكنك استخدام هذه الأطر الزمنية المجانية لمهامك الخاصة ، مثل تمشية الكلب ، والتسوق من البقالة ، والتمارين الرياضية ، وصنع العشاء ، وغيرها. تعد إضافة هذه الحقول إلى خطتك عن بُعد أمرًا حيويًا في حالة رغبتك في مشاركة جدولك الزمني مع زملاء العمل أو العملاء الآخرين. لذلك ، سيعرفون عدم حجز أي اجتماعات معك خلال هذه الساعات.

عند الحديث عن الاجتماعات ، ستلاحظ أنه في هذه الخطة ، تتم جدولة الاجتماعات والمكالمات يومي الاثنين والثلاثاء فقط. نظرًا لعدم وجود اجتماعات خلال الأيام الثلاثة الأخرى من الأسبوع ، هناك مساحة أكبر للعمل العميق. إلى جانب ذلك ، يتضمن كل يوم جلسات مثل المهام ذات الأولوية ورسائل البريد الإلكتروني والمهام العادية.

كما ذكرنا سابقًا ، يجب دائمًا ترك بعض الوقت مفتوحًا للمهام غير المتوقعة أو حالات الطوارئ الشخصية. لذلك ، تمت تغطية هذا أيضًا في النموذج ، مثل حقل الوقت المفتوح.

أخيرًا ، قمنا بدمج كتلة لها طقوس ختامية هنا أيضًا. بهذه الطريقة ، سيتم تذكيرك عندما يحين وقت الخروج.

تذكر أنه يمكنك استخدام هذا النموذج بالطريقة التي تريدها. على سبيل المثال ، بدلاً من اسم المهام ذات الأولوية ، يمكنك إدخال اسم المهام الأكثر أهمية لكل يوم. والأفضل من ذلك ، قم بصياغة خطتك الأسبوعية من خلال تخصيص هذا القالب.

قالب جدول العمل عن بعد لساعات العمل الثابتة

إذا كان عملك عن بُعد يتكون من ساعات ثابتة ، فسيكون لديك جدول متنوع تمامًا. بدلاً من التعامل مع أنشطتك الشخصية على مدار اليوم ، ستقوم بها إما قبل العمل أو بعده. ولكن بمجرد الانتهاء من يوم عملك ، ستتمكن من الاسترخاء وقضاء فترة ما بعد الظهيرة بأكملها لقضاء وقت فراغك.

تنزيل جدول ثابت للعمل عن بعد

في هذه الحالة ، قمنا بعمل نموذج لموظف يعمل من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً. كما ترى ، يتم تجميع ساعات العمل معًا هنا ، بينما تتم الأنشطة الشخصية في الصباح وبعد الظهر وفي المساء.

يتمثل الاختلاف بين النموذج الأول وهذا القالب في أن جدول العمل عن بُعد الثابت يحتوي على حقل يسمى وقت الفتح بالإضافة إلى استراحة الغداء. هذا هو تذكيرك بأخذ قسط من الراحة وتناول بعض الغداء خلال ساعة غير مجدولة.

المجموعات الزمنية الأخرى هي نفسها ، لذلك لديك مهام ذات أولوية ، والتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمهام العادية ، ثم الاجتماعات والمكالمات يومي الاثنين والثلاثاء. من الأربعاء إلى الجمعة ، يجب تجنب الاجتماعات والتركيز على العمل العميق. نظرًا لأن الساعات ثابتة ، تحدث طقوس الإغلاق في نفس الوقت كل يوم. هذا يضمن أنك ستنهي يوم عملك بشكل صحيح ، في الوقت المحدد ، ثم تدخل في وضع الإيقاف.

تمامًا كما هو الحال مع جدول العمل المرن عن بُعد ، لا تتردد في تخصيص هذا النموذج كما يحلو لك.

خاتمة

يوفر لك العمل عن بُعد قدرًا كبيرًا من المرونة. يمكنك أداء المهام من مكتبك في المنزل ، أو من الحديقة ، أو من مساحة العمل المشتركة. بالنسبة لبعض الموظفين ، فإن العمل عن بُعد يعني أيضًا القدرة على اختيار ساعات العمل ، بينما بالنسبة للآخرين ، تكون الساعات ثابتة. في كلتا الحالتين ، فإن وجود نوع من الهيكل الأسبوعي سيفعل المعجزات لإنتاجيتك. باتباع جدول العمل عن بُعد ، ستنهي مهامك الوظيفية في الوقت المحدد وتهتم بمهامك الشخصية اليومية. علاوة على ذلك ، ستكون قادرًا على قضاء بعض الوقت مع عائلتك وأصدقائك ، مما يلعب دورًا مهمًا في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.