أنظمة هاتف المكتب البعيد: الميزات والتكاليف والفوائد

أجبر جائحة COVID-19 العديد من الشركات على العمل عن بعد. وكما اكتشفنا ، لا يحتاج العديد من الموظفين ببساطة إلى العمل داخل مبنى مكتبي ليكونوا منتجين - لكنهم يحتاجون إلى المعدات المناسبة لإنجاز المهمة بكفاءة.

الآن ، في بيئة الباحثين عن عمل ، يرغب العديد من الموظفين المحتملين في معرفة ما إذا كان لديك مزايا العمل من المنزل. تميل الشركات التي تتكيف بسرعة مع التحولات في السوق إلى التفوق في أدائها على الشركات التي لا تتكيف معها. إذن ما الذي يمكنك فعله لتحضير فريقك للعمل من المنزل؟ يتمثل أحد الحلول في اعتماد نظام هاتف المكتب البعيد حتى يتمكن فريقك من التواصل من أي مكان.

أظهر استطلاع الاتصالات التجارية الأخير الذي أجريناه أن أكثر من 38٪ من الشركات لديها أعضاء فريق يعملون عن بُعد ، وبالنسبة لأولئك الذين لا يأتون فعليًا إلى مكتب ، فهم أكثر ميلًا للتواصل مع رؤسائهم عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.

لذا ، حان الوقت لمنحهم ما يريدون - هاتف عمل يمكن الوصول إليه من أي مكان. حان الوقت للحصول على نظام هاتف المكتب البعيد لفريقك .

دعنا نتعمق في الميزات والتكاليف والفوائد الجذابة التي يمكنك توقعها من نظام هاتف المكتب البعيد:

• ميزات لا غنى عنها لنظام الهاتف البعيد
• تكاليف أنظمة الهاتف عن بعد
• فوائد نظام الهاتف عن بعد
  • استخدم رقم هاتف مكتبك للعمل من المنزل
  • ابق على اتصال مع العملاء وزملاء العمل
  • يشترك الجميع في نظام هاتف مكتب واحد
  • توفر أثناء التنقل
  • مؤتمرات الصوت والفيديو
  • ابق منظمًا ومركّزًا
  • قم بإنشاء أذونات مستخدم مخصصة ودقيقة
  • نهج عدم الصيانة لأمن نظام الهاتف
  • حماية الخصوصية الشخصية
• مستقبل نظام هاتف المكتب البعيد

ما الذي يجب أن أبحث عنه في نظام هاتف المكتب البعيد؟ 12 ميزة لا غنى عنها

تلعب أدوات واستراتيجيات العمل عن بُعد دورًا مهمًا في تحقيق قدر أكبر من المرونة في مكان العمل. أفضل طريقة لإنشاء نظام هاتف مكتب بعيد هي البدء بنظام هاتف VoIP عالي الجودة.

توفر أنظمة الهاتف VoIP للمستخدمين وظائف كانت محجوزة في السابق لمراكز الاتصال المتقدمة. هذه الميزات هي الآن قياسية لمعظم أنظمة هواتف المكاتب الحديثة.

فيما يلي أهم 12 ميزة يجب أن تمتلكها VoIP يجب أن تبحث عنها عند اختيار نظام هاتف المكتب البعيد:

1. التوزيع التلقائي للمكالمات - إذا قمت بتشغيل أي نوع من مراكز الاتصال ، مثل خدمة العملاء أو مركز اتصال دعم العملاء ، فإن التوزيع التلقائي للمكالمات (ACD) هو أفضل صديق لك. باستخدام ACD ، يمكنك تعيين القواعد والمعايير بحيث يتم تلقائيًا توزيع المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الامتدادات أو المجموعات المتاحة.
2. الرد الآلي - تجعل أنظمة الهاتف VoIP التابعة لجهات خارجية المكالمات أكثر كفاءة واحترافية مع الرد الآلي. يرحب المساعد الافتراضي بالمتصلين بقائمة ويوجههم إلى رقم داخلي أو رقم محلي.
3. معرف المتصل - لا شيء يتعلق بالعمل خارج الموقع يجب أن يتضمن لعبة تخمين. يتيح معرف المتصل للعملاء البعيدين رؤية المتصل حتى عندما يكونون بعيدين عن هاتف العمل.
4. إعادة توجيه المكالمات - إذا تلقى الوكيل مكالمة واردة وكان بعيدًا عن هاتف العمل ، فيمكنه تلقي المكالمات على هاتفه الخلوي. هذه الميزة وتحويل المكالمات تجعل الانتقال سريعًا وسلسًا.
5. قائمة انتظار المكالمات - تضع قائمة انتظار المكالمات التلقائية المتصلين قيد الانتظار عندما يكون فريقك مشغولاً. في حالة ارتفاع حجم المكالمات ، تقلل هذه الميزة من فرص قطع الاتصال. إنه أمر لا بد منه إذا تلقى نظام الهاتف الخاص بك ارتفاعًا في المكالمات.
6. البريد الصوتي المرئي - أنظمة البريد الصوتي القياسية مفيدة ومباشرة. ومع ذلك ، فإن إدارة رسائل البريد الصوتي غير فعالة. يتيح نظام هاتف المكتب البعيد لفريقك الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، وتشغيلها مرة أخرى باستخدام تطبيق جوال ، والاعتناء بها بسرعة.
7. البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني - ما هو أكثر فعالية من البريد الصوتي؟ نظام يقوم تلقائيًا بنسخ بريدك الصوتي وإرساله إلى صندوق الوارد الخاص بك. تعمل هذه الإمكانية على توفير وقت فريقك في الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي وتحسين أوقات الاستجابة. تمامًا مثل البريد الإلكتروني ، يمكن إعادة توجيهها أيضًا.
8. إعادة توجيه البريد الصوتي - في بعض الأحيان تكون الأشياء الصغيرة هي التي تعزز التركيز بشكل كبير. ضع في اعتبارك سيناريو نموذجي - يتلقى أحد أعضاء الفريق مكالمة ولكن لا يمكنه الرد على الفور. استخدم هذه الميزة لإعادة توجيه رسالة إلى زميل في الفريق حتى تتمكن من التركيز على مشروعك.
9. إدارة المكالمات المتقدمة - قد لا يكون جميع موظفيك تحت سقف واحد ، ولكن لا يزال بإمكانك الإدارة بشكل أكثر فعالية. باستخدام VoIP ، يمكنك الوصول إلى ميزات اتصال أكثر قوة مثل الاتصال بطريقة N-Way وجسور المؤتمرات والرنين المتزامن. يمكن تخصيصها جميعًا لتناسب احتياجات مكتبك.
10. تحليلات المكالمات - تعتبر أنظمة المكاتب المستندة إلى السحابة مثالية لتجميع كميات هائلة من البيانات. متى تكون أوقات ذروة مكالماتك؟ من أين تأتي المكالمات؟ يساعدك تتبع الأداء الفردي والجماعي على خدمة عملائك بشكل أفضل. توفر تحليلات المكالمات تقارير موضوعية في لوحة معلومات سهلة القراءة. يمكنك حتى عرض المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية مع فريقك.
11. تسجيل المكالمات - قم بتنفيذ تسجيل المكالمات تلقائيًا وعند الطلب لتدريب فرق المبيعات والدعم. قادة الأعمال يقدرون زيادة المساءلة. نظرًا لتسجيل المكالمات الهاتفية في السحابة ، فلن تحتاج أبدًا إلى أي معدات أو أسلاك إضافية.
12. تطبيق الهاتف المحمول - تجاوز بيئة المكتب النموذجية من خلال تزويد موظفيك بتطبيق جوال كامل الميزات. بالنسبة إلى الفريق البعيد ، لا يفوتهم أي شيء مع تطبيق iPhone أو Android المتصل بنفس نظام هاتف العمل.

كم يكلف نظام الهاتف البعيد؟

إنه سؤال عادل - ما الذي ستنفقه على نظام هاتف المكتب البعيد ؟

يختلف السعر (اعتمادًا على الميزات التي تحتاجها ، قد يكلف أقل من 20 دولارًا لكل خط) ، ولكنه دائمًا ما يكون أقل تكلفة من إعداد الخط الأرضي. هناك عدة أسباب لماذا.

أولاً ، أنت لست مرتبطًا بأجهزة باهظة الثمن. تُعد تطبيقات الكمبيوتر الخالية من الأجهزة ، والتي تسمى الهواتف الذكية ، أفضل خيار لك للهواتف البعيدة. استبدال الهواتف المكتبية يساعد الشركات على تحقيق وفورات كبيرة. يمكن للموظفين عن بُعد تنزيل تطبيق softphone على هواتف Android و Apple ، بالإضافة إلى برنامج سطح المكتب لأجهزة Mac و Windows.

ثانيًا ، إنها مليئة بالميزات. يوفر نظام الهاتف البعيد العديد من ميزات الهاتف أكثر من خط الهاتف التقليدي. نظرًا لأن معظم هذه الميزات يتم تضمينها عادةً بسعر ثابت واحد ، فلن تتعرض لرسوم مفاجئة.

ثالثًا ، من الأسرع والأكثر فعالية من حيث التكلفة إضافة خطوط هاتف جديدة إلى نظام هاتف المكتب البعيد. لن تحتاج إلى تثبيت خطوط هاتف وأسلاك إضافية لأنظمة PBX التقليدية. إضافة المزيد من خطوط VoIP على بعد نقرات قليلة.

أخيرًا ، يمكنك توفير المزيد من خلال اتفاقية سنوية بدلاً من المدفوعات الشهرية.

عندما يتعلق الأمر بالتكلفة ، فإن نظام هاتف المكتب البعيد الذي يعمل بتقنية VoIP هو أفضل استثمار لك. لكن ماذا عن الفوائد؟ كيف تقارن بنظام الهاتف التقليدي؟

ما هي فوائد نظام الهاتف البعيد؟

الوصول عن بعد يعني المرونة ، والمرونة هي مفتاح خدمة العملاء من الدرجة الأولى. بعد كل شيء ، هناك العديد من احتياجات العملاء مثل عدد العملاء. وكلما زاد عدد الموارد التي لديك ، كان فريق العمل لديك مجهزًا بشكل أفضل لتلبية تلك الاحتياجات.

فيما يلي أهم الفوائد التي يمكن أن يراها عملك من الحصول على نظام هاتف المكتب البعيد:

1. استخدم رقم هاتف مكتبك للعمل من المنزل.

هل تتساءل كيف يمكنك استخدام هاتف مكتبك من المنزل؟ VoIP ونظام هاتف المكتب البعيد هو الحل الذي تحتاجه. الآن لم تعد ملزمًا بمكتبك لتلقي مكالمة ، يمكن لخط هاتف VoIP قبول واستقبال المكالمات من أي مكان متصل بالإنترنت. لا حاجة لإعادة توجيه مكالمة من هاتف مكتبك ، يمكنك تلقي مكالمة من أحد التطبيقات والعمل من أي مكان ، من أي مكان لديك إنترنت ، أي.

2. ابق على اتصال مع العملاء وزملاء العمل

عندما تكون بعيدًا عن المكتب ، يبدو الأمر كما لو كنت قد أخذت يومًا مريضًا. عندما لا تتم رؤيتك ، يصعب على فريقك وعملائك الوصول إليك. يتيح نظام الهاتف البعيد لفريقك البقاء متصلاً بالإنترنت ويمكن الوصول إليه من أي مكان يعملون فيه.

لمزيد من الاتصال ، يحتوي نظام الهاتف السحابي على دليل مُدار ودفتر عناوين ، لذا لم يكن البقاء على اتصال أسهل.

3. يشارك الجميع نظام هاتف Office واحد

عند العمل من المنزل ، قد يكون التواصل مع باقي أعضاء الفريق أمرًا مزعجًا. مع نظام هاتف المكتب البعيد المصمم لدعم الموظفين عن بعد ، لن تواجه هذه المشكلة.

عندما يكون الوقت والمال على المحك ، فأنت لا تريد تعقب الهواتف المحمولة الشخصية. من خلال نظام هاتف VoIP واحد ، تحافظ ميزة إعادة توجيه المكالمات على اتصال فريقك داخل وخارج المكتب.

توفر أنظمة Virtual PBX أيضًا أرقامًا محلية ومجانية. تتيح أنظمة PBX للموظفين إمكانية الوصول بسهولة باستخدام ملحقات مكاتبهم.

4. التوافر أثناء التنقل

يختلف العمل من المنزل كثيرًا عن العمل في المكتب. غالبًا ما يتمتع العمال عن بُعد بمزيد من التحكم في جداولهم ، خاصةً إذا كانوا يسافرون.

الميزة السائدة هنا هي أن نظام هاتف المكتب لا يضحي أبدًا بالميزات إذا كان الموظفون بعيدًا عن المكتب. من خلال تطبيق هاتف العمل الموثوق به ، يمكن للموظفين الوصول إلى خط الهاتف الخاص بهم من أي جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي. كل ما هو مطلوب هو اتصال بالإنترنت - يمكن أن يعمل بشكل مناسب حتى عبر شبكة Wi-Fi.

لا ينبغي أن يخاطر الموظفون عن بُعد بفقدان مكالمات هاتفية مهمة أثناء تنقلهم. يقوي التنقل عملك من خلال ضمان موثوقية الوكلاء على كل جهاز.

5. مؤتمرات الصوت والفيديو

التواصل هو جوهر كل فريق ناجح. من Fortune 500 إلى Navy SEALS. إن إنشاء إيقاع منتظم وثقة في التواصل الجماعي هو ما يجعلهم ناجحين.

لا يمكنك ترك المحادثات حتى التفسير. إن التحدث إلى فريقك مباشرة من خلال قوة الفيديو وتقديم عرض تقديمي مباشر لا يقدر بثمن. يسمح بإيضاحات سريعة والتعبير عن النغمة والفروق الدقيقة. بل إنه يقوي فريقك البعيد بشكل عام.

إذا وجدت أن أعضاء مكتبك يقفزون بين تطبيقات مختلفة للتحدث ، فهذا يعني أنه قد حان لأزمة اتصالات . للبقاء مركزًا ، حدد عدد الحركات التي يتطلبها الأمر لإكمال المهام البسيطة مثل الدردشة مع فريقك.

يوفر نظام هاتف المكتب البعيد اتصالات موحدة تسهل التبديل بين الصوت والفيديو والدردشة والبريد الإلكتروني. بغض النظر عن الموقف ، فإن فريقك مغطى.

ابحث عن إمكانات الفيديو التي توفر محادثات فيديو فردية بالإضافة إلى مشاركة الشاشة. تكمل هذه الوظائف الروتين اليومي المشترك بين المديرين وتقاريرهم. التطبيقات الشخصية مثل Skype أو Google Hangouts لا تقطعها للعمل.

في نهاية اليوم ، لا تريد عدم اليقين. تعتبر مؤتمرات الفيديو مثالية للعروض التقديمية أو عروض المبيعات أو العروض التوضيحية للمنتجات.

6. البقاء منظمًا ومركّزًا

هل تعلم أن نظام الهاتف السحابي يساعد في الحفاظ على بيئة عمل منتجة؟ إنه بطل المكتب المجهول. مع وجود فريق بعيد ، يجب أن يكون نظام هاتفك موجودًا لمساعدتهم على البقاء منظمين ومنتجين.

من خلال دليل الشركة الذي يتم تحديثه دائمًا ، يمكن للموظفين العثور على بعضهم البعض وإجراء محادثة. هذا يوفر الوقت في حل أسئلة العملاء ويدعو إلى مزيد من التواصل المباشر.

وبالمثل ، عندما يحين وقت التركيز العميق ، يقوم نظام الهاتف الخاص بك بإدارة تواجدك عبر الإنترنت لإخبار الآخرين بأنك في اجتماع ، أو بعيدًا ، أو ببساطة غير متصل بالإنترنت.

في كلتا الحالتين ، تريد نظام هاتف سهل الاستخدام ومُعتمد على نطاق واسع منذ اليوم الأول.

7. إنشاء أذونات مستخدم مخصصة ودقيقة

كيف تحمي نظام الهاتف الخاص بشركتك من الخطأ الداخلي أو إساءة الاستخدام؟ باستخدام نموذج عدم الثقة ، يمكنك تعيين أذونات لتحديد ميزات VoIP على أساس الحاجة.

توفر الأذونات الخاصة بالمستخدم والموقع للمؤسسات التحكم في من يدير إعدادات النظام. تتيح لك إعدادات الأمان هذه الحفاظ على الوصول إلى ميزات الاتصال دون تعريض استمرارية عملك للخطر.

يمكن لقادة تكنولوجيا المعلومات أن يتنفسوا بشكل أسهل قليلاً مع العلم أن نظام هواتفهم مستضاف في السحابة ، مما يجعله مرنًا للكوارث الطبيعية وحتى التخريب.

8. نهج عدم الصيانة لأمن نظام الهاتف

من الأهمية بمكان فهم كيفية قيام موفري خدمة VoIP بالتحكم في جميع بروتوكولات الأمان الخاصة بنظام هاتفك والحفاظ عليها. يعني هذا المفهوم أن شركتك لا تحتاج إلى صيانة البنية التحتية الأمنية.

نظرًا لأن نظام هاتفك يستخدم VoIP ، فهذا يعني أنه يستخدم أيضًا SIP لإنشاء كل مكالمة هاتفية ورسالة. يشبه إلى حد كبير كيفية تأمين مواقع الويب لجميع حركة المرور بين المستخدم والخادم ، يمكن لنظام الهاتف الخاص بك تقديم نفس الوظيفة.

يتيح لك نظام هاتف المكتب البعيد القوي تنشيط أمان المكالمات المحسّن بين المستخدمين. لا ينتج عنه أي تأخير إضافي ، ويمكنك أن تطمئن إلى أن الآخرين لا يمكنهم التنصت على المحادثة. يمكن تشفير المكالمات بسبب بروتوكول أمان طبقة النقل ( TLS ) وبروتوكول النقل الآمن في الوقت الحقيقي (SRTP).

تواصل مع مزود خدمة VoIP لتأكيد إعدادات الأمان الخاصة به لشركتك.

9. حماية الخصوصية الشخصية

حتى الموظفين في الموقع يتواصلون مع العملاء والزملاء خارج المكتب. عندما يحدث هذا ، غالبًا ما يستخدمون معلومات الاتصال الشخصية لإجراء مكالمة عمل.

لسوء الحظ ، هذا يدعو أيضًا إلى اتصال غير مرغوب فيه عبر قناة اتصال لا تديرها شركتك. يتمتع الناس بحماية تامة عندما يتعلق الأمر برقم هواتفهم المحمولة الشخصية.

من وجهة نظر العمل ، يمكن أن تضر هذه المواقف بشكل كبير بالمصداقية. يعد الوصول إلى العميل عبر الهاتف الخلوي الشخصي أو رقم هاتف المنزل أمرًا غير مهني.

يفصل نظام VoIP المعتمد على السحابة بين أرقام هواتف العمل والأرقام الشخصية.

يعد الوصول إلى بريدك الإلكتروني من جهاز كمبيوتر منزلي أو شخصي أمرًا بسيطًا بدرجة كافية. لماذا لا يجب أن يكون نظام هاتف العمل الخاص بك مرنًا بنفس القدر؟ من الأفضل أن يتم تسجيل جميع اتصالات عملك وتوثيقها للرجوع إليها لاحقًا.

الموضوعات ذات الصلة: إيجابيات وسلبيات العمل من المنزل مقابل العمل في المكتب

كيفية إعداد نظام هاتف المكتب البعيد

1. اختبر اتصالك بالإنترنت للتأكد من أنه يدعم جميع ميزات VoIP.

أولاً ، يجب أن يكون لديك اتصال بالإنترنت يمكنه دعم جميع ميزات VoIP التي تهتم بها. القاعدة العامة هي أنك تحتاج إلى تحميل وتنزيل حوالي 100 كيلوبت في الثانية لكل سطر.

قم بإجراء اختبار سرعة VoIP هذا لمعرفة ما إذا كان اتصالك بالإنترنت جاهزًا للتعامل مع VoIP.

2. اختر مزود VoIP وخطة.

بالطبع ، نريد منك أن تختارنا - Nextiva - كمزود خدمة VoIP الخاص بك ، ولكن يجب عليك اختيار مزود لديه الميزات التي يحتاجها عملك.

أولاً ، ضع في اعتبارك أهم ميزات VoIP لعملك. ستساعدك معرفة قائمة الميزات المفضلة لديك على تضييق نطاق أفضل مزود لعملك.

3. الحصول على رقم هاتف العمل.

إذا كان لديك بالفعل رقم هاتف خاص بالعمل ، يمكن للعديد من مزودي خدمة VoIP استخدام رقم هاتفك الحالي عند إعداد نظام هاتف المكتب البعيد.

إذا لم يكن لديك بالفعل رقم هاتف خاص بالعمل ، فسيقوم العديد من مزودي خدمة VoIP بتضمين رقم هاتف في الحزمة الخاصة بك. كل ما تحتاج إلى معرفته للحصول على رقم هاتف العمل هو نوع الرقم الذي تريده - محلي أو مجاني أو غرور أو افتراضي.

4. قم بإعداد هاتف المكتب البعيد.

بمجرد أن يكون لديك مزود وأجهزة ، فقد حان الوقت لإكمال الإعداد في مكتبك. تعتمد الخطوات المحددة على الأجهزة وعدد الموظفين. تحقق من هذا الفيديو من Nextiva مع كل التفاصيل.

مستقبل نظام هاتف المكتب البعيد

نظرًا لأن الموظفين يصبحون غير مدركين للموقع ، فسيكون كذلك نظام هاتف الشركة. سيرى قادة الأعمال الفوائد المثبتة لنظام الهاتف القائم على السحابة .

لقد أدركت الشركات بالفعل فوائد السحابة. تقوم الملايين من الشركات بإرسال واستقبال البريد الإلكتروني باستخدام Google و Office 365 ، مما يوفر عليها من صيانة الخوادم المكلفة.

الانتقال إلى نظام هاتف المكتب البعيد هو الخطوة الكبيرة التالية.

ستستمر الشركات في تطوير تقنياتها ومنصاتها لدعم موظفيها. مشاريع Upwork أنه بحلول عام 2028 ، سيكون لدى ما يقرب من ثلاثة أرباع أرباب العمل فريق عمل عن بُعد.

أحد الأمثلة على هذا التغيير الدراماتيكي هو جهاز الفاكس. كان يعتبر يومًا ما عنصرًا أساسيًا في المكتب النموذجي نادرًا جدًا الآن. اليوم ، يمكنك إرسال رسائل الفاكس واستلامها باستخدام خدمة الفاكس عبر الإنترنت تمامًا مثل البريد الإلكتروني. يحفظ الفاكس عبر الإنترنت الشركات من الأجهزة الضخمة ومسحوق الحبر ويحسن سير العمل الداخلي.

يساعد الحفاظ على تعددية الاستخدامات في الاتصالات الخاصة بك الشركات على الاستعداد لظروف غير متوقعة. سيساعد نقل نظام هاتفك إلى السحابة مؤسستك على الابتكار وتحمل أي تغييرات في السوق.