8 نصائح حول التعاون عن بُعد لزيادة الإنتاجية

بالنسبة للعمال ، التعاون عن بعد هو المعيار الجديد. لكن العديد من المنظمات تكافح من أجل الوصول إلى مستويات الإنتاجية السابقة.

من المتوقع. عندما يعتاد الموظفون على الاجتماعات الشخصية ، أو مجرد زيارة مكتب آخر للتحدث عن مشكلة ما ، يمكن حتى للمهام الصغيرة أن تتضخم إلى سلاسل بريد إلكتروني طويلة ، وتغيب عن المواعيد النهائية ، ونسيان الرسائل الفورية عندما تتطلب تعاونًا عن بُعد.

لكن ليس من الضروري أن تكون الأمور على هذا النحو. فيما يلي 8 نصائح لمساعدتك على تحسين التعاون عن بُعد.

8 نصائح للتعاون عن بعد

1. تقليل المسافة التقارب

بالنسبة لأي شخص ، يمكن أن تكون المسافة منعزلة ، لكن هذا ينطبق بشكل خاص على أعضاء الفريق البعيدين. أكثر من مجرد المسافة المادية ، هناك نوعان آخران يجب على الفرق التغلب عليها للعمل بكفاءة:

• المسافة التشغيلية (حجم الفريق وعرض النطاق الترددي ومستويات المهارة)
• مسافة التقارب (القيم والثقة والاعتماد المتبادل)

وفقًا لمقال نشرته Erica Dhawan و Tomas Chamorro-Premuzic في هارفارد بزنس ريفيو ، فإن الفرق البعيدة هي الأكثر تأثرًا بمسافة التقارب. بدون التفاعل المستمر وجهًا لوجه والعمل الجماعي لبناء الثقة ، يمكن أن يشعر الموظفون عن بُعد بأنهم جزء من فريق ، وأكثر مثل الأشخاص الذين يتفاعلون مع الصور الرمزية للبريد الإلكتروني. يمثل الافتقار إلى لغة الجسد والنص الغامض وتقلص الحدود بين العمل والمنزل تهديدات للتعاون عن بُعد.

ولكن حتى إذا لم تستطع التخلص من مسافة التقارب ، فإن داوان وتشامورو بريموزيك يقترحان أن هناك طرقًا سهلة لتقليلها:

جرب تحويل معظم الاتصالات عن بعد إلى مكالمات فيديو منتظمة ، وهي وسيلة أفضل بكثير لتكوين علاقة وخلق التعاطف من رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الصوتية. وصمم طقوسًا افتراضية لبناء الفريق تتيح للأشخاص التفاعل بانتظام وتجربة مهاراتهم التعاونية في العمل.

من السهل استخدام الدردشة المرئية في قنوات الاتصال الخاصة بك. بالنسبة لبناء الفريق ، هناك الكثير من الأفكار للتجمعات الافتراضية التي تتمحور حول أيام ذات طابع خاص أو تمارين ممتعة.

كلما عملت على مكافحة العزلة المتأصلة في العمل عن بُعد ، كلما قل تأثير المسافة التقاربية سلبًا على فريقك.

2. وضع الحدود والالتزام بها

بالنسبة للفرق البعيدة ، نادرًا ما يبدأ العمل في الساعة 9 صباحًا أو ينتهي في الساعة 5 مساءً ، حتى لو حدث ذلك مرة واحدة في المكتب. عندما تكون مساحة المعيشة الخاصة بك مماثلة لمساحة العمل الخاصة بك ، فلن تكون الحدود واضحة ، ولكن من الضروري تعيينها. يقدم كل من Dhawan و Chamorro-Premuzic سيناريوهين يوضحان السبب:

في الساعة 10 مساءً ، يتلقى محامي الشركات نصًا من زميل ويتساءل (ليس للمرة الأولى) إذا كان هناك بروتوكول حول النصوص المتعلقة بالعمل بعد ساعة معينة.

بعد عشاء طويل وسيل مع العميل ، يفتح مسؤول الإعلانات رسالة بريد إلكتروني من رئيسه يذكِّره فيها بإرسال نفقاته في الوقت المحدد. منزعج من هذه الإدارة الدقيقة ، يستجيب على الفور بأفكاره غير الخاضعة للرقابة.

من السهل معرفة السبب في أن كلا هذين التفاعلين قد يزعج الموظف عن بُعد. من السهل أيضًا أن نفهم أن رئيس تنفيذي للإعلان ليس لديه طريقة لمعرفة أنه يتناول العشاء ، وقد يفقد رئيس محامي الشركة مسار الوقت ، أو يفترض أن جميع زملائه مدمنون على العمل.

لهذا السبب تعتبر الحدود مهمة جدًا للفرق البعيدة. إنها تقلل من احتمالية الافتراضات وسوء الاتصال الذي يمكن أن يؤدي إلى انهيار علاقة الفريق. ليس من المستغرب أن تظهر دراسة استقصائية من FYI أن اثنتين من أكبر المشاكل التي يواجهها العمال عن بعد تتعلق بالتواصل ووضع الحدود:

كيفية وضع الحدود

طريقتان مهمتان لتعيين هذه الحدود هما وقت الاتصال والنوع:

• الوقت : إذا كانت ساعات عملك في المكتب من 9 إلى 5 ، فتأكد من أن فريقك البعيد يعلم أن أي اتصال بعد الساعة 5 قد لا يتم الرد عليه حتى الساعة 9 صباحًا في اليوم التالي. حتى لو لم تكن هذه سياسة عندما كنت في المكتب ، فمن المهم وضع شيء مشابه عندما يشعر الموظفون عن بعد أنهم في العمل دائمًا. سيضمن أيضًا عدم حدوث سيناريوهات مثل تلك المذكورة أعلاه.
• النوع : إذا أرسل أحد الزملاء رسالة بريد إلكتروني ، فلن تشعر بالحاجة إلى الرد على الفور. إذا أرسلوا رسالة Slack ، من ناحية أخرى ، فمن المحتمل أن تستجيب بشكل أسرع قليلاً. سواء أدركنا ذلك أم لا ، فإن أنواع الاتصالات لها مستوى من الإلحاح المرتبط بها.

من بين تلك التي نستخدمها يوميًا ، يكون للبريد الإلكتروني الأولوية الدنيا ، والمراسلة الفورية أعلى قليلاً ، والرسائل النصية أعلى قليلاً من ذلك ، والمكالمة الهاتفية هي الأعلى. يجب استخدام كل منها وفقًا لذلك. لا تتصل بشيء ليس عاجلاً ، وبنفس الطريقة ، لا ترسل بريدًا إلكترونيًا بشأن شيء مهم .

إذا كنت من النوع الذي يمكنك الوصول إليه عبر منصات متعددة ، فإن هذا التسلسل الهرمي للتواصل يناسبك. يجب حجز المكالمات النصية والمكالمات الهاتفية للمسائل العاجلة وعدم إساءة استخدامها. ابذل جهدًا للحفاظ على جميع اتصالات العمل في غضون ساعات العمل ، ما لم يكن الأمر متعلقًا بشيء بالغ الأهمية بما يكفي لتبرير رسالة نصية أو مكالمة.

عندما يكون العمل والمنزل في نفس المكان غالبًا ، يحتاج الموظفون عن بُعد إلى وقت ومساحة للإيقاف وإعادة الشحن ، سواء كان ذلك على الأريكة بمفردهم أو في مطعم مع الأصدقاء. بدون حدود واضحة ، لن تعرف الفرق البعيدة متى ينتهي العمل ، ولن يعرف المديرون متى تجاوزوا الخط.

3. بناء في الوقت المناسب لمواطن الخلل

تتعطل Microsoft Teams ، ولن تدعم Hangouts مشاركة الشاشة ، والقنابل المارقة تقصف اجتماع Zoom ...

لقد واجهنا جميعًا صعوبات فنية في أدوات التعاون عن بُعد ، لذا يجب أن نكون مستعدين لها الآن. ومع ذلك ، فإن بعض الفرق البعيدة ليست كذلك. وغالبًا ما ينطوي حلها على التحسس من النظام الأساسي ، أو التبديل إلى نظام آخر ، أو تأجيل الأحداث المجدولة الأخرى ، أو حتى تعليقها حتى تاريخ لاحق.

فكيف تخطط لهم؟ وفقًا لبوب ساتون ، خبير السلوك التنظيمي ، يجب أن تتوقع أن تستمر العروض التقديمية الافتراضية بنسبة 25٪ أطول من العروض التقديمية الشخصية إذا كان المحتوى مشابهًا. بمعنى آخر ، لكل ساعة تتوقع أن يستمر الاجتماع ، أضف 15 دقيقة إلى وقت التشغيل. إذا كان من المقرر أن تكون نصف ساعة ، فتوقع حوالي 40 دقيقة. من غير المحتمل أن تجد نفسك غير منظم أو مذعور لإصلاح المشكلات بسرعة.

4. جعل البيانات في متناول المنظمة

واحدة من أكبر مشاكل التعاون عن بُعد هي أن المسافة تخلق بطبيعتها صوامع. ليس من السهل الحصول على المعلومات من الأشخاص عندما لا يكونون جميعًا في مكان واحد.

إذا كان المصمم الخاص بك لا يستجيب للبريد الإلكتروني و Slack ، على سبيل المثال ، وتحتاج إلى ملف صورة موجود على محرك الأقراص الثابتة ، فلا يمكنك السير في القاعة إلى مكتبهم. أنت مجبر على الانتظار.

عندما يحتاج الكاتب إلى الصورة لكتابة العنوان ، يحتاج المطور إلى الإطار السلكي لجعل الصفحة تعمل ، والعميل ينتظر المدير للموافقة على المنتج النهائي ، فمن السهل أن ترى كيف يمكن لحاجز واحد فقط أن يبطئ مشروعًا بأكمله بشكل كبير.

لضمان عدم حدوث ذلك ، يجب أن تتدفق المعلومات بحرية عبر المنظمة.

• قم بتخزين البيانات عبر الإنترنت في موقع مركزي حيث يمكن للجميع الوصول إليها.
• امنح الإدارات الوصول إلى الملفات والمجلدات ذات الصلة.
• شارك الجداول الزمنية بين الموظفين حتى يكون لديهم فكرة عن مدى التوفر.

على الرغم من أن العديد من المنظمات قد أجرت هذه التغييرات بالفعل ، إلا أن بعض المنظمات التقليدية تمكنت من الإفلات من العمل بالطريقة القديمة. ولكن الآن بما أن معظمهم يعملون عن بُعد إذا لم يتم إعطاء الأولوية للوصول إلى المعلومات ، فمن المؤكد أن التعاون عن بُعد سيتأثر.

5. لا تبخل في إدارة المشروع

تختلف إدارة العمل عن بُعد عن إدارة العمل الشخصي. على الرغم من أنك قد تكون قادرًا على العمل بدون أداة إدارة المشروع عندما يكون فريقك في المكتب ، فسوف يتضح بسرعة كبيرة أنه لا يمكنك ذلك عن بُعد.

للسبب نفسه ، تحتاج الشركات البعيدة إلى تنظيم البيانات بطريقة يسهل الوصول إليها ؛ يجب ألا تبخل في برامج إدارة المشاريع. تساعد أدوات مثل Trello و Asana الفرق على الوفاء بالمواعيد النهائية من خلال مساءلة الأعضاء وتمكين المديرين من تنظيم المشروع في مهام فردية أصغر. تمت كتابة هذه المهام بالتفصيل وتم تعيينها لعضو معين في الفريق:

إذا كان الفريق الموجود في المثال أعلاه يستخدم Trello ، فيمكن للمدير تحديد أن المصمم يقوم بتحميل ملفه إلى البرنامج ، أو على نظام أساسي لمشاركة الملفات مثل Dropbox ، بحلول تاريخ محدد. بهذه الطريقة ، بمجرد الانتهاء من التصميم ، سيعرف المصمم أن مهمته لم تكتمل حتى يقوم بتحميل الملف إلى مجلد مشترك. يمكن للمصمم وضع علامة على المهمة منتهية ، وسيقوم البرنامج بإبلاغ مؤلف الإعلانات بالبدء في كتابة العنوان الرئيسي للصفحة. تقلل هذه العملية من تسجيلات الوصول عبر الرسائل الفورية ومكالمات الفيديو الطويلة ، مما يوفر وقتًا للتركيز على المشروع.

قد يبدو الأمر بسيطًا ، لكن الحواجز التي تنتهي بمواعيد نهائية ضائعة لا تحتاج إلى حل معقد. إنهم بحاجة إلى حل منظم. عندما يكون لدى كل عامل عن بُعد أدواته الخاصة ومهام سير العمل ، تكون المناطق الزمنية المختلفة ، وحلول إدارة المهام ضرورية لإبقاء الفرق البعيدة على المسار الصحيح.

6. الاستثمار في أدوات التعاون عن بعد

منذ أن بدأوا العمل من المنزل ، زاد ما يقرب من ثلثي العاملين في مجال المعرفة من استخدامهم لأدوات التعاون. لكن العثور على برنامج التعاون المناسب للوظيفة ليس بالأمر السهل دائمًا.

مثال

في الأقسام التي تتطلب اجتماعات متعمقة وجهاً لوجه ، من المنطقي الاستثمار في حل مؤتمرات الفيديو عالي القدرة مثل Zoom. بالنسبة لأولئك الذين يعتمدون بشكل أكبر على المحتوى ، فإن الأدوات المشابهة لمُحرر مستندات Google التي تسمح بالتعليق وتحرير المجموعة تكون أكثر فائدة.

ولكن ماذا عن أقسام الإعلان التي تركز على التصميم ، والتي تتطلب مدخلات من الكتاب والمصممين والمطورين والاستراتيجيين وحتى المديرين لإكمال المشروع؟

عادةً ما يعني تعاون الفريق في تصميمات الصفحات وجود سلاسل بريد إلكتروني فوضوية ولقطات شاشة مميزة. ليس مع Instapage.

عندما تحتاج إلى إنشاء صفحات مقصودة بعد النقر مع فريق ، فإن Instapage Collaboration Solution يسمح لكل عضو بالعمل على نفس الصفحة في الوقت الفعلي. تصميم عناصر الصفحة ، وكتابة نسخة ، وتحرير التعليمات البرمجية ، وترك التعليقات ، وتقديمها للموافقة عليها للمدير. تعرف على المزيد هنا حول كيف يمكن لحل التعاون Instapage أن يعزز إنتاجيتك على الفور.

7. إعادة تقييم مستوى الإنتاجية الخاصة بك

بيئة العمل عن بعد الحالية هي نتيجة ظاهرة معينة لم يكن أحد مستعدًا لها. لم يتم تدريب الفرق للعمل عن بعد ، ولم يتم وضع الأنظمة. ولهذا السبب ، من غير الواقعي الاعتقاد بأن إنتاجية الفريق البعيد ستصل إلى المستويات التي كانت عليها قبل الانتقال. على الأقل في المدى القصير.

إن تعويض هذه الفجوة في الإنتاجية من خلال فرق العمل المفرط سيكون له التأثير المقصود المعاكس. ما يحدث على الأرجح هو أنك ستحرقها أو تخلق بيئة عمل معادية. ليس من السهل دائمًا تحسين مستويات الإنتاجية الحالية. سيكون من الأفضل للمدير إعادة تقييم مقياسه الحالي للإنتاجية ، والعمل على دعم الموظفين عن بُعد بما يحتاجون إليه للقيام بهذه المهمة.

8. اسأل موظفيك عما يحتاجونه منك

تختلف توقعات مدير الموظفين عن بُعد كثيرًا عن متوسط ​​مدير المكتب. بصفته منصبًا موجهًا للأشخاص ، قد يواجه المدير مشكلة في الانتقال إلى بيئة معزولة حيث التواصل ليس سهلاً ونادرًا ما يكون وجهًا لوجه.

إذا وجدت نفسك تدير فريقًا جديدًا عن بُعد ولم تكن متأكدًا من كيفية دعمهم ، فإن أسوأ شيء يمكنك فعله هو التظاهر بأنك تعرف ما تفعله ، أو تفترض أنك تعرف ما يريده موظفوك. كل عمل مختلف.

حيث قد يستفيد أحدهم من برنامج جديد ، قد يحتاج الآخر إلى قيود أكثر صرامة لإعادة الشحن بمجرد الانتهاء من يوم العمل. لا حرج في عدم معرفة بالضبط ما يحتاجه فريقك. مطالبتهم أفضل من إهدار الموارد على حل لا يحرك الإبرة نحو تعاون أفضل عن بعد.

احصل على عرض توضيحي للمؤسسة من Instapage

تتمثل إحدى أكثر الطرق فعالية لدعم الفرق البعيدة في التأكد من حصولك على أدوات التعاون عن بُعد المناسبة. يأتي Instapage مدمجًا مع حل تعاون لكسر الصوامع التي تسببها جميع أنواع المسافات الثلاثة. تعرف على كيفية جعل فريقك بأكمله على نفس الصفحة ، وإنشاء صفحات مقصودة بعد النقر بشكل أسرع من أي وقت مضى ، من خلال المطالبة بعرض تجريبي مجاني للمؤسسة.