كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا لطيفًا للتذكير؟ (خطوات وأمثلة)

مهما كان مجال المهنة الذي تعمل فيه ، كل شيء يتجه نحو الرقمنة في عالم اليوم المعولم سريع الخطى.

يمكن أن تكون في أي عمل تجاري إذا كان يتضمن التسويق عبر البريد الإلكتروني بشكل أو بآخر ، فقط اعلم أن التذكيرات هي شيء ستحتاج إلى التفكير فيه والعمل عليه.

يعمل البريد الإلكتروني للتذكير على توجيه الموضوع بكفاءة إلى المكان الذي تريده ، وسيساعدك على التنقل في المحادثات في اتجاه معين ، وزيادة التفاعلات والتفاعلات مع المستهلكين ، والمساعدة في بناء علاقات عمل دائمة.

على الرغم من أن مفهوم البريد الإلكتروني اللطيف للتذكير يبدو بسيطًا للغاية ، إلا أنه يجب أن يكون مخططًا جيدًا. من خلال هذا ، فإننا نعني أنه يجب التفكير جيدًا فيما يتعلق بكيفية كتابته ، والنبرة ، واختيار الكلمات ، وما إلى ذلك. يهدف إلى إقناع القراء.

استمر في قراءة هذه المدونة لمعرفة كل ما تحتاج لمعرفته حول صياغة رسالة بريد إلكتروني لطيفة للتذكير ، لقد قمنا برعاية أفضل النصائح لمساعدتك على تحسين رسائل البريد الإلكتروني للتذكير.

ما هو البريد الإلكتروني للتذكير ومتى يجب عليك كتابة واحدة؟

البريد الإلكتروني للتذكير هو رسالة بريد إلكتروني ودية ترسلها إلى شخص ما ليطلب منه اتخاذ إجراء. إنها رسائل بريد إلكتروني تحمل رسائل تصل إلى نقطة معينة ولكنها لا تخلق مشاعر قاسية. هم بطبيعتهم محترفون وفعالون ، لكن في نفس الوقت ، ودودون ولطيفون.

إليك مثال بسيط حتى يكون أوضح لك - إذا فات أحد عملاءك موعدًا نهائيًا لإجراء دفعة ، فإن البريد الإلكتروني الذي ترسله لتذكيره بلطف وربما يسأل متى يمكنك توقع السداد هو ما يسمى بالتذكير بريد إلكتروني.

إن إرسال بريد إلكتروني للتذكير له غرضان رئيسيان - الأول هو أنه وسيلة لمطالبة العملاء برد أسرع بطريقة مهذبة ، والثاني هو أنه يساعد في إعادة إنشاء خط اتصال يمكّنك أنت والأفراد الذين يتلقون البريد الإلكتروني للبقاء على نفس الصفحة.

هناك العديد من المواقف التي يكون فيها البريد الإلكتروني للتذكير اللطيف ضروريًا ، مثل الحالات التي يُفترض فيها حدوث حدث مهم أو عندما حدث شيء ما ولم يحدث. لقد قمنا بإدراج بعض السيناريوهات الرئيسية حيث يلزم إرسال بريد إلكتروني للتذكير.

1. الأحداث الهامة القادمة

هناك فقط بعض الأحداث التي لا يمكنك المخاطرة بنسيانها . لذا ، من الضروري إرسال بريد إلكتروني للتذكير.

2. المدفوعات المتأخرة

هذا لا يفكر. عندما لا يتم الوفاء بالمواعيد النهائية للدفع ، فإن إرسال تذكير لطيف أمر لا بد منه.

3. مواعيد العمل الفائتة

كل عمل يعمل مع قيود الوقت. من الضروري تذكير الموظفين بطريقة مهذبة بمواعيد العمل الفائتة.

4. الارتباطات المعلقة

سواء كانت مقابلات عمل معلقة أو طلبات ، يجب عليك إرسال بريد إلكتروني تذكير لطيف في هذه السيناريوهات.

5. ثغرات في الاتصال

مع جداول مواعيد الجميع المزدحمة ، من السهل أن تعد بفعل شيء ما وتنسى القيام به. أعتقد أننا جميعًا مذنبون بهذا. لذا ، فإن إرسال بريد إلكتروني تذكير لطيف لإعادة الاتصال يعد خطوة جيدة من جانبك.

الآن بعد أن عرفت القليل عن رسائل البريد الإلكتروني للتذكير ، فلنلقِ نظرة على الوقت المناسب لإرسال واحدة!

ما هو الوقت المناسب لإرسال بريد إلكتروني تذكير لطيف؟

قد يكون تحديد الوقت المناسب لإرسال بريد إلكتروني للتذكير أمرًا صعبًا. أنت لا تريد إرسالها مبكرًا جدًا لأنك لا تريد المخاطرة بأن تصبح متعجرفًا. كما أنه يعتمد كثيرًا على ما تقوم بإرسال بريد إلكتروني بخصوصه. هل هو صديق شخصي؟ هل يتعلق بحدث مهم؟ أو ربما فات موعد العمل؟ هل يمكن أن يكون رد الاتصال بمقابلة عمل؟ ستحدد طبيعة الموضوع الإطار الزمني.

على سبيل المثال ، إذا فاتك موعد نهائي للعمل ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني للتذكير في يوم عمل واحد. سيناريو مشابه هو إذا فات الموعد النهائي للدفع ، فإن إرسال بريد إلكتروني للتذكير بعد يوم عمل واحد من تاريخ الاستحقاق سيكون مناسبًا. إذا واصلت تأجيلها ، فقد ينساها الشخص / الأشخاص في النهاية. وبعد ذلك سيكون من الصعب إعادة الاتصال بعد فترة طويلة.

ومع ذلك ، إذا كنت تنوي متابعة شيء ما بدون تاريخ استحقاق محدد محدد ، فمن اللائق الانتظار لفترة أطول قليلاً - ربما حتى أسبوع. لا سيما في الحالات التي يكون فيها ذلك معروفًا ، فإن إرسال بريد إلكتروني للتذكير مبكرًا جدًا يعطي انطباعًا سيئًا.

في حالة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة لمقابلات العمل ، عليك أن تضع في اعتبارك أن عملية التوظيف لأي شركة لا يمكن أن تتم بسرعة. بدلاً من التسرع في إرسال بريد إلكتروني تذكير لطيف من جانبك ، إذا كان بإمكانك الانتظار لمدة أسبوع أو أسبوعين على الأقل (يفضل 10-14 يومًا) ، فإنه يعرض جودة الصبر من جانبك وكذلك احترام وقت صاحب العمل المحتمل وسلطته .

إذا كان الأمر يتعلق بحدث (عمل أو شخصي) ، فإن التذكير اللطيف قبل يومين عمل يمنح المتلقي وقتًا كافيًا للتحضير للحدث جسديًا وذهنيًا.

إن الوجبات الجاهزة من كل هذه الأمثلة التي أوضحناها هي إعطائك فكرة عن إطار زمني مناسب ، اعتمادًا على طبيعة البريد الإلكتروني.

نظرًا لأنك تعرف الآن الوقت المناسب لإرسال تذكير بالبريد الإلكتروني ، فلنلقِ نظرة على كيفية كتابة تذكير! لا يمكن أن يكون هناك بريد إلكتروني "مثالي" للتذكير اللطيف ، ولكن إليك بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار عند صياغة رسالتك.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا لطيفًا للتذكير؟

1. سطر الموضوع المناسب

سيكون هذا أول ما يراه المستلم قبل فتح البريد الإلكتروني للتذكير. لذا ، فإن اختيار سطر الموضوع المناسب له وزنه. تؤكد إضافة سطر الموضوع على أي شخص يتلقى بريدك الإلكتروني أنك لست مرسل بريد عشوائي. خاصة إذا كان ذلك في حالة المحاور الوظيفي أو حتى البائع الذي لا يعرفك جيدًا وقد لا يكون لديه بالضرورة معلومات الاتصال الخاصة بك.

إذا كان البريد الإلكتروني للتذكير يتعلق بشيء عاجل مثل الموعد النهائي للعمل الفائت أو فاتك السداد ، فإن سطور الموضوع مثل - " الإجراء المطلوب " أو " الاستجابة المطلوبة " تجذب الانتباه وتقنع الأشخاص بفتح البريد الإلكتروني للتذكير. إذا كان الأمر يتعلق بتذكير شخص ما بخدمة وعد بها ، فإن عبارة مثل "متابعة" تكون مهذبة.

2. تحية المستلم الخاص بك

يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني اللطيف للتذكير دائمًا بتحية المستلم. يعد القفز مباشرة إلى التذكير أمرًا وقحًا ويمكن أن يكون مقززًا للقارئ. تحية المستلم الخاص بك على الفور يمنح رسالة التذكير الإلكترونية أجواء ودية وتضبط نغمة بقية البريد الإلكتروني.

على الرغم من أن تحديد كيفية الترحيب بالمتلقي قد يكون صعبًا ، فلا داعي للقلق بشأنه. إذا كان الموضوع متعلقًا بالعمل ، فعندئذٍ يكون المعيار "السيد". أو "السيدة" هو محترف إذا كان موضوعًا شخصيًا بدرجة أكبر ، فيمكن استخدام التحية مثل "عزيزي". لتعيين نغمة عادية ، يمكنك أيضًا استخدام تحيات مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا".

3. ابدأ برسالة ودية

بعد التحيات الأولية ، يجب أن تبدأ دائمًا البريد الإلكتروني للتذكير اللطيف برسالة ودية. لا تخرج عن الموضوع. من الأفضل أن تكون محددًا وأن تشير إلى شيء يتعلق بالمستلم. على سبيل المثال - "أتمنى أن يسير كل شيء بسلاسة مع العمل" أو "تهانينا على النجاح الأخير الذي حققته ...".

إذا كان المستلم قد فعل شيئًا لطيفًا من أجلك أو وعد بتقديم خدمة ، فيمكنك بدء رسالة التذكير عبر البريد الإلكتروني بشكره. مثال على ذلك - "شكرًا جزيلاً على مساهمتك ..." أو "شكرًا على اقتراحك بشأن ...". إذا كنت لا تعرف إلى من ترسل بريدًا إلكترونيًا للتذكير ، فلا بأس من تشغيله بأمان والتحية بعبارة "أتمنى أن يكون لديك يومًا / أسبوعًا جيدًا".

4. تجنب استخدام لغة اللوم

كن حذرًا في طريقة كتابتك ، وحاول ألا تستخدم كلمات اتهامية أو أي شيء يشير إلى أن الشخص الآخر هو المخطئ. من الأفضل تجنب استخدام العبارات الحرفية مثل "لقد تأخرت عن السداد ..." أو "لقد فاتك الموعد النهائي ..." ، وبدلاً من ذلك ، اختر العبارات "نود أن نذكرك بلطف ...". يتيح لك القيام بذلك نقل رسالتك وعدم إلقاء اللوم بالكامل على المستلم.

5. اجعلها محددة

بعد تقديم سطر موضوع مناسب وإنهاء تحياتك ، من الأفضل عدم الالتفاف حول الأدغال كثيرًا. بغض النظر عن طبيعة المحتوى ، لا أحد لديه الوقت أو الصبر لقراءة رسائل البريد الإلكتروني المطولة والمفصلة. لذا ، يجب أن تصل إلى النقطة الأساسية دون أن تكون صريحًا.

الهدف النهائي للبريد الإلكتروني للتذكير هو المطالبة بإجراء متابعة. لذلك ، يجب أن توضح أنها تتطلب إجراء متابعة.

يمكنك القيام بذلك والحفاظ على نبرة ودية باستخدام عبارات مثل - "سأكون ممتنًا لو استطعت ..." أو "الرجاء إعلامي عندما يمكنني توقع ...".

6. تشجيع اتصالات المتابعة

يجب أن يشجع بريدك الإلكتروني للتذكير على متابعة الاتصالات. بعد نقل الرسالة الضرورية ، يجب عليك تضمين سطر أو سطرين يفتحان خط اتصال.

من الأمثلة على ذلك استخدام عبارات مثل "لا تتردد في التواصل إذا كانت لديك أي أسئلة ..." أو "أتطلع إلى الاستماع منك ...". مثل هذه العبارات تخلق الأساس لإقامة علاقات ودية وفتح قنوات لمتابعة الاتصالات.

7. اختتام

النصيحة الأخيرة هي ألا تنسى أبدًا إنهاء البريد الإلكتروني للتذكير عن طريق تسجيل الخروج بشكل صحيح. بعض كلمات التوقيع المناسبة هي - مع أطيب التحيات ، مع أطيب التحيات ، مع خالص التقدير ، إلخ.

بعد ذلك ، تقوم بإنهائه باسمك الكامل ، أو إذا كان المستلم صديقًا شخصيًا ، فيمكنك إنهاءه باسمك الأول فقط. يجب أيضًا ملاحظة أنه قبل الختام ، يجب إضافة جملة ختامية جيدة على غرار "شكرًا لك على إعطاء الأولوية لهذا البريد الإلكتروني ..." أو "أتطلع إلى تلقي رد منك ..." قبل تسجيل الخروج.

أنت تعرف الآن كيفية صياغة رسالة بريد إلكتروني لطيفة للتذكير ، لكننا ما زلنا نرغب في عرض بعض الأمثلة لمساعدتك على فهم كيفية عملها! إلق نظرة!

أمثلة تذكير بالبريد الإلكتروني

فيما يلي ثلاثة أمثلة للبريد الإلكتروني للتذكير قمنا برعايتها لك:

1. البريد الإلكتروني اللطيف للتذكير بالدفع

سطر الموضوع: المرسل: فاتورة (76543) دفعة متأخرة

السيدة لينا ،

أتمنى أن تحظى بأسبوع جميل.

هذا تذكير لطيف بأننا لم نتسلم بعد دفعة منك قدرها 200 دولار أمريكي فيما يتعلق بفاتورتنا (76543) المستحقة السداد في 15 نوفمبر 2022.

لقد فات موعد هذه الفاتورة الآن وأصبحت مشكلة كبيرة بالنسبة لنا. إذا كان بإمكانك إخبارنا بالموعد الذي يمكن فيه السداد من جانبك ، فسيكون موضع تقدير كبير لأن هذه مسألة ملحة للغاية.

أطيب التحيات،

اشلي مايلز

2. البريد الإلكتروني لتذكير الحدث

عزيزتي سوزان،

هذه رسالة تذكير لطيفة عبر البريد الإلكتروني لحدث إطلاق منتج الشركة القادم في 3 ديسمبر 2022 الساعة 10 صباحًا. وإنني أتطلع إلى رؤيتكم هناك. لا تتردد في التواصل معنا وطرح أي استفسارات بخصوص الحدث.

تحياتي حارة،

آن تاكر

3. مقابلة تذكير

مرحبًا،

هذا تذكير لطيف بمقابلتك المجدولة مع الشركة في الخامس من ديسمبر 2022 في مبنى Avery (الطابق الثالث ، الغرفة 3 ب).

نتطلع إلى مناقشة خبرتك واختبارها وتقييم ما إذا كنت ستكون مناسبًا لشركتنا.

يرجى إعلامنا إذا كان لديك أي أسئلة. شكرا لك مقدما على وقتك. ونحن نتطلع إلى التحدث معكم قريبا!

بإخلاص،

جادن لوك

سجلات أفيري

قبل أن تذهب ، نود أن نقدم لك أداة تتيح لك إنشاء رسائل بريد إلكتروني تفاعلية احترافية جميلة في دقائق! تابع القراءة لمعرفة المزيد!

Elink: الأداة المثالية لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للتذكير!

Elink.io هو أسرع وأسهل طريقة لإنشاء وإرسال رسائل بريد إلكتروني ذات مظهر جميل وسريع الاستجابة في دقائق! إنه خفيف على الميزانية ، وسهل الاستخدام ، ويأتي مع جميع الميزات التي تحتاجها لإنشاء ومشاركة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية المذهلة التي يرغب الأشخاص في النقر عليها.

تحتوي المنصة على مجموعة ضخمة من القوالب سريعة الاستجابة! يمكنك اختيار قالب وإضافة روابط إلى المحتوى الذي تريد مشاركته ، وستقوم شركة Elink بإنشاء بريد إلكتروني تفاعلي ومذهل للعمل على الفور!

أفضل جزء في هذه القوالب هو أنه يمكنك تخصيصها بالطريقة التي تريدها. هذا يعني أنه يمكنك إضافة الصور والنصوص وقوائم التعداد النقطي والقوائم المرقمة والأزرار والرموز الاجتماعية والفواصل إلى رأس وتذييل البريد الإلكتروني للتذكير.

ذكّر جمهورك بلطف بمساعدة رسائل البريد الإلكتروني المصممة بشكل جميل بواسطة elink!

يتم إحتوائه

البريد الإلكتروني للتذكير الرائع فعال ومؤثر في نفس الوقت. إنه يحقق الغرض المقصود ويفعل ذلك بطريقة لطيفة.

تساعد رسائل البريد الإلكتروني للتذكير في تذكر المعلومات المفيدة وتشجع الوعي حول اقتراب المواعيد النهائية والأحداث للمستلمين ، مع الحفاظ على العلاقات الودية.

الآن بعد أن عرفت خصوصيات وعموميات صياغة رسالة بريد إلكتروني تذكير لطيفة ، كل ما تبقى هو البدء في الصياغة. مع إيلينك ، بجانبك ، أصبح عملك أسهل كثيرًا أيضًا! إرسال بريد إلكتروني سعيد ، أيها الناس!

يقرأ المزيد:

أفضل 10 ممارسات لرؤوس البريد الإلكتروني لزيادة الأسعار المفتوحة!

ما هي قوالب الرسائل الإخبارية القابلة للتعديل وأين تجدها؟

9 من أفضل برامج الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني يجب أن تعرفها في عام 2023

7 أنواع من رسائل البريد الإلكتروني يجب أن ترسلها إلى عملائك!