كيفية تسجيل مكالمات المبيعات: ما يحتاج قادة الفرق إلى معرفته

تمثل كل مكالمة مبيعات فرصة — فرصة للتعلم أو زيادة الإيرادات.

مكالمات المبيعات مليئة بالتعليقات ولحظات الإثارة الأساسية والرؤى لفريق المبيعات لديك. تدخل هذه الأفكار إلى ذهن مندوب المبيعات وسرعان ما يتم نسيانها أو تختفي في الملاحظات اللاصقة.

إذا لم تساعدك أدوات المبيعات الخاصة بك أيضًا في تسجيل مكالمات المبيعات، فإنك تخاطر بفقدان هذه الرؤى القابلة للتنفيذ وفقدان حصة هذا الربع.

باعتبارك قائد مبيعات، تحتاج إلى حفظ تسجيلات المكالمات لتحديث وتعزيز حركات الذهاب إلى السوق.

تابع القراءة لاكتشاف طرق سهلة لتسجيل تفاعلات المبيعات وأفضل الممارسات وميزات مركز الاتصال المفيدة لزيادة الإيرادات.

5 طرق لتسجيل مكالمات المبيعات

توفر أنظمة الهاتف السحابية ميزات تسجيل المكالمات التي تتيح لك اختيار الطرق المناسبة لحالات الاستخدام المختلفة. قم بالتعمق في فهم المزيد حول وقت استخدامها.

1. تسجيل المكالمات تلقائيا

تتيح ميزة تسجيل المكالمات التلقائية لأعضاء فريق المبيعات تسجيل جميع المكالمات دون تدخل يدوي. يمكن أن تكون هذه مكالمات باردة، أو متابعات، أو عروض توضيحية، أو محادثات عمل مهمة.

عندما تقوم بتسجيل كل مكالمة تلقائيًا، يستطيع مندوبو المبيعات القيام بما يلي:

• أعد التشغيل واستمع إلى التفاصيل المهمة التي تمت مشاركتها أثناء المكالمة.
• التقط السياق من المحادثات التي تكون فيها لهجة العميل المحتمل غير واضحة.
• تجنب مطالبة العملاء المحتملين بتكرار نفس المعلومات في المكالمات اللاحقة.

أصبحت هذه التسجيلات فيما بعد مفيدة للتدريب وإعداد مديرين تنفيذيين جدد للحسابات وضمان الجودة. إنهم يساعدون في الامتثال القانوني للخدمات المالية والرعاية الصحية وشركات الاتصالات.

ما الذي يجعل هذه التسجيلات تلقائية؟ يمكنك تبديل الخيار داخل نظام الهاتف السحابي الخاص بك. لا توجد أصوات تنبيه أو أسلاك أو أشرطة كاسيت. ما عليك سوى تسجيل الدخول، ويمكنك الاستماع إلى المكالمات في أي وقت.

2. تسجيل المكالمات عند الطلب

يمكن لمندوبي المبيعات بدء تسجيل أجزاء معينة من المحادثة وإيقافها.

يمكنك احترام خصوصية عملائك والامتثال للمتطلبات القانونية المرتبطة بالمناقشات الرئيسية. عند تشغيله، سيسمع الطرفان رسالة مثل "جاري التسجيل".

تسمح لك أنظمة الهاتف بتخصيص هذه الرسائل حسب اختيارك. أحد الخيارات السهلة هو الإشارة في تدفقات مكالماتك إلى أنه قد يتم تسجيل المكالمات لأغراض الجودة والتدريب.

مندوبو المبيعات مجهزون بشكل أفضل لتسجيل المحادثات ذات القيمة بدلاً من تسجيل كل شيء. عندما تعود للإعادة، يكون الأمر أقل فوضى. يمكنك الانتقال إلى جوهر الموضوع على الفور بدلاً من الانتقال خلال المحادثات للعثور على ما تحتاجه.

3. التسجيل بمبادرة من المشرف

يستخدم قادة المبيعات التسجيل الذي يبدأه المشرف لمراقبة مكالمات المبيعات عن بعد وتقديم الملاحظات.

في كثير من الأحيان، لا تعلن هذه التسجيلات ما إذا كان يتم تسجيل المكالمة أم لا، لتجنب أي تكهنات من قبل العملاء. لهذا السبب، يطلق عليه المحترفون أحيانًا اسم التسجيل الصامت الانتقائي.

فيما يلي بعض المواقف التي تساعد فيها التسجيلات التي يبدأها المشرف:

• مراقبة أداء الفريق ومساعدتهم على التحسن.
• تقدير وتقدير مندوبي المبيعات الذين يتبعون أفضل الممارسات في المكالمات.
• إعادة النظر في المناقشات الصعبة لمعالجتها من خلال الدعم متعدد الوظائف.

4. تسجيل المكالمات الجماعية

يسجل أصوات عدة أشخاص في مكالمة جماعية.

تستخدم المؤسسات الكبيرة تسجيل المكالمات الجماعية للاحتفاظ بسجلات لأولويات وتحديثات القطاعات المختلفة. إنه مثل اجتماع احتياطي على نطاق واسع، حيث يقدم رؤساء الأقسام تقاريرهم.

وتستخدمه الشركات لأسباب أخرى مختلفة، بما في ذلك ما يلي:

• التقاط التفاصيل خلال المناقشات الجماعية أو جلسات العصف الذهني.
• الاحتفاظ بسجل للاجتماعات بين الإدارات.
• توفير الوصول إلى التسجيل لجميع المشاركين بعد المكالمة بحيث يكونون على نفس الصفحة.

5. تسجيل اجتماع الفيديو

يستخدم مندوبو المبيعات تسجيل اجتماعات الفيديو في الصناعات التي تكون فيها العروض التقديمية المرئية أو العروض التوضيحية أساسية لنجاح المبيعات. تعتمد شركات البرمجيات كخدمة عليها لمراجعة مشاعر العملاء المحتملين بعد المكالمة.

ترى الشركات فوائدها في عدة مجالات:

• تحسين حركة مبيعاتهم لحالات استخدام معينة.
• مراجعة الصعوبات الفعلية لعملائهم المحتملين وإشراكهم في الضمانات التسويقية ذات الصلة.
• جمع تعليقات العملاء المحتملين حول ما يتوقعونه من منتجك أو خدمتك.

أفضل الممارسات لتسجيل مكالمات المبيعات

الآن بعد أن عرفت كيفية اختيار طريقة تسجيل المكالمات، فأنت بحاجة إلى بعض أفضل الممارسات لإعدادها لتحقيق النجاح. فيما يلي بعض الممارسات التي يمكنك اتباعها أثناء تسجيل مكالمات المبيعات.

البقاء في الامتثال

قم بالاطلاع على القوانين المحلية والولائية والفدرالية المتعلقة بالمحادثات المسجلة. تنص العديد من القوانين على حصولك على موافقة الطرفين قبل بدء التسجيل.

تختلف هذه القوانين من ولاية إلى أخرى. فبعضها يتطلب موافقة طرف واحد، والبعض الآخر يحتاجها من جميع الأطراف. تحقق مما ينطبق على عملك.

️ أتمتة إشعارات التسجيل

يمكن لمندوبي المبيعات لديك أن يسألوا العملاء المحتملين والعملاء شفهيًا عما إذا كان بإمكانهم تسجيل المكالمة. ومع ذلك، فهو ليس جزءًا من المحادثة الأساسية. يثق بك المشترون المحتملون بوقتهم. ويجب أن تكون قادرًا بسرعة على مشاركة كيف يمكنك المساعدة دون الانحراف.

يمكن لأنظمة VoIP إخطار العملاء تلقائيًا في بداية المكالمة حتى تتمكن من دفعهم إلى المناقشة الأساسية على الفور.

️ اذكر الغرض

من المهم ذكر واحترام الغرض من التسجيل. أخبر الأطراف عن سبب تسجيلك للمحادثة، والتزم بالوعد.

سواء كان ذلك للتدريب أو التوثيق القانوني أو ضمان الجودة، أضفه إلى إشعار التسجيل الخاص بك، أو اذكره شفهيًا إذا لم تتمكن من إلحاقه.

الحفاظ على التسجيلات آمنة

حماية بيانات العملاء باعتبارها بياناتك الخاصة. حماية تسجيل المكالمات ونسخها ضد التهديدات الأمنية التي تؤثر على السرية. يمكنك اعتماد عناصر التحكم في الوصول المستندة إلى الأدوار للتأكد من أن الأشخاص أو الأنظمة المصرح لها فقط هي التي يمكنها الوصول إلى محادثات المبيعات.

سيسمح لك برنامج إدارة الهوية والوصول بتكوين إجراءات الأمان هذه، مما يحافظ على التسجيلات آمنة من التهديدات الداخلية أو الخارجية.

مراجعة المكالمات المسجلة

توفر تسجيلات المكالمات ذكاءً للمحادثة لفريقك يمكنه رفع مقاييس أداء مبيعاتهم إلى المستوى التالي. يمكنك معرفة سبب تحول حساب معين إلى صفقة أو فشله. تتيح لك هذه التعليقات تدريب الأشخاص وتقديم نصائح حول المبيعات حتى يتحسنوا.

تحافظ المراجعة المنتظمة لهذه التسجيلات على تدفق مستمر من الفرص لفرق المبيعات والتسويق والمنتجات ووظائف الأعمال الأخرى. يحصل التسويق على لمحة عن الأصول التي يمكنهم إنشاؤها، وتحصل فرق الإنتاج على تعليقات فعلية من العملاء لوضع تصور لسباقاتهم المستقبلية.

احترام تفضيلات العملاء

إذا كان العميل لا يريد أن يتم تسجيله، فلا تقم بالتسجيل. ولكن يجب أن يكون لديك عملية للتعامل مع الاعتراضات، حتى لا يخلق سير العمل العادي لديك عقبة تمنع العملاء من الحصول على أفضل تجربة ممكنة.

يساعد التدريب على المبيعات فريقك على اجتياز هذه المواقف، مما يؤدي إلى تضخيم أدائهم الإجمالي.

بدائل لتسجيل المكالمات

هناك عدة بدائل لتسجيل المكالمات الهاتفية. بناءً على حالة الاستخدام الخاصة بك، يمكنك أن تقرر ما الذي يناسب الموقف المحدد.

1) مراقبة المكالمات الحية

يمكن للمشرفين الاستماع إلى المكالمات الواردة أو الصادرة من خلال مراقبة المكالمات. قد يكون مندوبو المبيعات والعملاء على علم بذلك وقد لا يكونون على علم بذلك. يستخدم قادة المبيعات هذه الميزة لضمان الجودة في الوقت الفعلي. إنه يحفز مندوبي المبيعات على اتباع أفضل ممارسات المبيعات.

إذا سارت المكالمات بشكل جانبي، فيمكنك تقديم إرشادات في الوقت الفعلي للحفاظ على جودة المكالمات وفقًا لمعايير الشركة.

فيما يلي بعض الفوائد الملحوظة لمراقبة المكالمات المباشرة:

• تحسين اتصالات العملاء: يستمع المديرون إلى المكالمات ويقدمون تعليقات فورية، ويشجعون فرقهم على مطابقة معايير الجودة المحددة ويحفزون الوكلاء على الأداء بأفضل ما لديهم.
• يقلل من تكاليف التدريب الدوري: عندما يتعلم الموظفون في العمل، تنخفض تكاليف التدريب.
• يكشف عن المشكلات في الوقت الفعلي: تكشف مراقبة المكالمات عن المشكلات التي تمنع مندوبي المبيعات من إشراك العملاء المحتملين بشكل فعال. يمكن لمدير المبيعات تقديم التوجيه أو التدخلات في الوقت المناسب إذا لزم الأمر باستخدام Barge-in.

2) البارجة

تسمح وظيفة Barge-in لمديري المبيعات بالانضمام إلى المكالمة. يمكنهم التحدث إلى جميع الأطراف المشاركة في المناقشة للمساعدة في عملية بيع معقدة. عندما لا تسير المكالمة كما هو مخطط لها، يمكنك تصحيحها من خلال التدخل.

وفيما يلي بعض فوائده البارزة:

• يقدم تعليقات مباشرة: احصل على تعليقات حول جودة الخدمة والرضا العام عن مساعدة مندوب المبيعات.
• زيادة الثقة من خلال التعاون: يطمئن مندوبو المبيعات إلى أنهم سيحصلون على المساعدة عندما يحتاجون إليها. يتيح لك Barge-in التعاون معهم كقائد، مما يُظهر اهتمامك بالأرقام ولكنك على استعداد للمشاركة والتنقل معهم في المواقف الصعبة.
• تسريع عملية البيع: إذا كان مندوبو المبيعات بحاجة إلى دعم من المهندسين بشأن تخصيص معين، فيمكنهم إضافتهم إلى نفس المكالمة لتقديم الاقتراحات. وهذا يقلل ذهابًا وإيابًا ويسرع العملية.

3) استطلاعات ما بعد المكالمة

في استطلاع ما بعد المكالمة، يتلقى العملاء مكالمة من الشركة مباشرة بعد التحدث إلى مندوب مبيعاتهم.

يلتقطون ويسمعون، "شكرًا على التحدث مع XYZ. ما مدى رضاك ​​عن المكالمة على مقياس من واحد إلى خمسة؟ خمسة يشعرون بالرضا الشديد. يضغطون على رقم على هواتفهم ويقدمون تعليقات.

تقوم بعض الشركات بإجراء هذه الاستطلاعات عند الطلب، بينما ترسل شركات أخرى رسالة نصية تحتوي على رابط لإرسال التعليقات.

يقدم استطلاع ما بعد المكالمة العديد من الفوائد للشركات التي تنفذه، بما في ذلك:

• يزيد من ثقة العملاء: يُظهر للعملاء أن آرائهم موضع تقدير ومراعاة.
• يساعد في تدريب الموظفين: تساعد التغذية الراجعة في تحسين برامج التدريب.
• يتم الإعداد بسرعة وسهولة: عادةً ما يكون استطلاع ما بعد المكالمة سهل التنفيذ والتنفيذ.

4) رد مدير المبيعات

هذه هي المتابعات التي يجريها مدير المبيعات للعميل بعد تفاعل المبيعات. يمكنك تنفيذها لفهم تجربة العميل وحل المشكلات أو المخاوف التي لم تتم معالجتها.

تأتي العديد من الفوائد مع عمليات الاسترجاعات من مدير المبيعات، بما في ذلك:

• يزيد من رضا العملاء: يرى المشترون أنك تقدر نقاط الضعف والتعليقات الخاصة بهم عندما تقوم بتعيين طبقة إضافية من ضمان الجودة والإشراف.
• يوضح المسؤولية: تظهر أن شركتك تتحمل مسؤولية حل المشكلات إذا لم يتمكن مندوب المبيعات من التعامل معها بفعالية.
• زيادة فرص المبيعات: يمكن للمديرين تحديد فرص المبيعات الإضافية والتصرف بناءً عليها خلال هذه المكالمات.

تعمل مراكز الاتصال على تبسيط عملية تسجيل المكالمات لفرق المبيعات

تعمل مراكز الاتصال المستندة إلى السحابة على توفير قابلية التوسع والمرونة السحابية لمؤسسات المبيعات، مما يسمح لك بإجراء المكالمات الهاتفية وتسجيلها وتسجيلها وتحليلها على نطاق واسع. فيما يلي نظرة عامة سريعة تساعدك على متابعة مراكز الاتصال السحابية.

يزيد من الكفاءة

تتيح لك أنظمة الهاتف VoIP تسجيل المكالمات وحفظها ليسهل الوصول إليها عند الحاجة. يمكنك تجنب متاعب البحث عن الملاحظات أو العثور على مقتطفات المحادثة التي أرسلتها إلى مديرك.

يمنحك السياق الذي تريده في الوقت الذي تختاره. ولكن، بالطبع، فقط إذا كان لديك إذن للوصول إلى التسجيلات.

وإليك كيفية زيادة الكفاءة:

• يتكيف بسرعة: تتعامل الفرق المتوسعة مع أحجام المكالمات المتقلبة. يمكن لأنظمة VoIP التوسع والتخفيض بسهولة بناءً على احتياجاتها دون أي جهد كبير لبناء البنية التحتية المادية.
• تحسين التدريب: يساعدك على تدريب مندوبي المبيعات بأمثلة حقيقية، مما يسمح لهم بالارتقاء بسرعة ومواكبة أدوارهم.
• جعل عملية صنع القرار تعتمد على البيانات: هناك فرصة أقل لتكرار عملية المبيعات الخاصة بك عند إعدادها بما يناسب العملاء بشكل أفضل.
• يتصل بسهولة مع أنظمة الأعمال الحالية: توفر أنظمة الهاتف VoIP مثل Nextiva عمليات تكامل للتواصل مع إدارة علاقات العملاء (CRM) الحالية والأنظمة الأخرى.

يقدم تجارب أفضل للعملاء

تتيح لك أنظمة VoIP إقران تسجيل المكالمات مع البدائل والمكملات الأخرى مثل مراقبة المكالمات المباشرة أو استطلاعات ما بعد المكالمة. يؤدي ذلك إلى تحسين تجربة العملاء حيث يمكنك تقديم المساعدة في الوقت الفعلي وتنفيذ ملاحظات العملاء فور ورودها.

تلعب هذه العوامل دورًا محوريًا في تعزيز تجربة العملاء:

• تحسين أساليب المبيعات: يمكنك تصميم استراتيجيات المبيعات بناءً على تعليقات العملاء لتلبية احتياجاتهم بشكل أفضل.
• حل المشكلات بشكل أسرع: يوفر لك تسجيل مكالمات VoIP سياقًا حول المشكلة، مما يسمح لفرق الدعم بالمشاركة وحلها.
• حافظ على اتساق جودة الاتصال: تساعد تسجيلات المكالمات المديرين على تدريب فريقهم بأكمله. يسمح للجميع بالتعامل مع المواقف بنفس الطريقة.

يقلل النفقات ويزيد الأمن

باستخدام نظام الهاتف VoIP لتسجيل المكالمات، فإنك لا تستثمر بشكل كبير في إنشاء بنية تحتية مادية. إنه يقلل من نفقاتك الأولية لاعتماد الأنظمة التقليدية.

علاوة على ذلك، يفرض أمان VoIP تشفير المكالمات وإجراءات أخرى بشكل صارم لضمان أن اتصالات الأعمال آمنة ومأمونة ضد التهديدات.

فيما يلي بعض المزايا الأخرى التي تشكل حجة قوية لأنظمة هاتف VoIP:

• التحديثات تلقائيًا: يعتني موفرو حلول VoIP بالتحديثات ويقومون بتصحيح النظام للحماية من الثغرات الأمنية.
• تقليل نفقات الصيانة: تنخفض تكاليف الصيانة نظرًا لعدم إضافة بنود جديدة أثناء التوسع.
• تحافظ على الموثوقية وأمن البيانات: توفر أنظمة الهاتف VoIP مثل Nextiva وقت تشغيل بنسبة 99.999%، مما يحافظ على تشغيل هواتفك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع طوال العام. يقوم موفري الحلول هؤلاء بإجراء اختبارات اختراق صارمة لتحديد نقاط الضعف واعتماد استراتيجيات التخفيف من الاحتيال.

توفر الوصول العالمي

تمنح خدمات VoIP المستندة إلى السحابة الشركات وصولاً عالميًا. يمكنك إجراء مكالمات عبر الإنترنت لأي شخص وفي أي مكان وبدون تكاليف باهظة. وبالمثل، يمكن للعملاء في الخارج الاتصال بك بأسعارهم المحلية، مما يجعل الوصول إلى عملك أكثر سهولة على المستوى العالمي.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تفكر في استخدام VoIP إذا كنت تعمل على المستوى الدولي:

• يقلل من نفقات الاتصال: مع VoIP، تتم المكالمات الدولية عبر الإنترنت، ويمكنك حفظ التسجيلات بسهولة. لا يتطلب منك دفع رسوم الاتصال الدولي.
• يفتح سوقًا عالمية: لا ينبغي أن يقتصر الاتصال أو التسجيل على السوق المحلية. استفد من ميزات VoIP لإجراء مكالمات دولية وجذب العملاء على مستوى العالم.

أصبح التسجيل بسيطًا مع Nextiva

توفر أدوات تسجيل مكالمات المبيعات شذرات المعرفة التي تحتاجها لإبرام المزيد من الصفقات. أثناء الاتصال بالعملاء المحتملين على هاتفك أو استضافة عرض توضيحي للفيديو، استخدم تسجيلات المكالمات لتحسين سير عمل المبيعات باستخدام رؤى قيمة.

يقوم مركز الاتصال السحابي التابع لـ Nextiva بتسجيل مكالمات المبيعات هذه. فهو يجعل التحليل أمرًا سهلاً ويبسط إدارة أداء المبيعات. يعد اتخاذ المسار عبر السحابة أرخص وأكثر أمانًا، والأهم من ذلك، أكثر قدرة على التكيف مع احتياجات فريقك.

إنه يأتي مع موثوقية وأمان على مستوى المؤسسات مقترنًا بمرونة كبيرة للتعامل مع المكالمات من NextivaONE .