كيف تستخدم راشيل ماكديرميد Clockify لتتبع الوقت وإعداد الفواتير

من المثير أن تحمل أخيرًا كتابًا كنت ترغب في قراءته لفترة طويلة - ولكن هل تساءلت يومًا عن عدد المراحل التي مر بها هذا الكتاب قبل أن تضع يديك عليه؟

من عملية الكتابة إلى التوزيع والشحن، إنها رحلة طويلة قبل أن يستمتع القارئ بالكتاب نفسه. على الأقل، كان هذا هو الحال قبل أن يبدأ النشر الرقمي في السيطرة على الوسائط المطبوعة التقليدية.

على الرغم من أن صناعة النشر تتغير باستمرار (وهو ما قد يشكل تحديًا للأشخاص الذين يشكلون جزءًا منها)، إلا أن مديرة خدمات التسويق في RM، راشيل ماكديرميد، تجد الأمر مثيرًا إلى حد ما. في الواقع، الشيء الرئيسي في عملها الذي كانت تواجه مشكلة فيه هو تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام والمشاريع .

لقد صادفنا راشيل على LinkedIn، حيث ذكرت كيف تساعدها Clockify في تتبع الوقت الذي تقضيه في عمل العميل وإنشاء الفواتير لعملائها، من بين أشياء أخرى.

لذلك تواصلنا معها لمناقشة:

• كيف بدأت العمل في مجال النشر،
• لماذا قررت أن تبدأ مشروعها الخاص، و
• كيف تستخدم Clockify لتسهيل عملها.

دون مزيد من اللغط، دعونا نحفر!

مهنة راشيل ماكديرميد: جمع المعرفة وبدء مشروعها الخاص

قبل أن تبدأ شركتها الخاصة، عملت راشيل ماكديرميد في عدة أدوار مختلفة - من المبيعات والتسويق إلى المناصب الإدارية. وعلى طول الطريق، قررت التخصص في الاستعانة بمصادر خارجية، والاستشارات، والتدريب للمؤلفين، وناشري الكتب، والموزعين.

لقد تعلمنا من حديثنا مع راشيل أن رحلتها لتأسيس شركتها الخاصة - RM Marketing Services - كانت طويلة نسبيًا ولكنها متنوعة وممتعة. بدأ الأمر كله مع مطبعة بيرغامون، حيث تعلمت الكثير عن قوة التسويق المباشر والمتخصص.

بدايات راشيل: بدء مهنة في صناعة النشر

تعمل راشيل في تجارة الكتب منذ عام 1990، حيث بدأت حياتها المهنية في مطبعة بيرغامون، حيث عملت بشكل أساسي على الموارد التعليمية والعلمية. لقد أحببت مهامها اليومية، وحتى يومنا هذا، فهي معروفة بحبها " لكل ما هو أكاديمي "، على حد تعبيرها ذات مرة.

منذ مطبعة بيرغامون، بدأت راشيل في بناء حياتها المهنية في مجال النشر وعملت في أدوار مختلفة:

"لقد عملت في مجال النشر لأكثر من ثلاثة عقود. لقد بدأت في المقام الأول في أدوار تتعلق بالمنتجات والتسويق ثم انتقلت بعد ذلك إلى الإدارة.

على الرغم من أنها عملت في المقام الأول في مجال النشر الأكاديمي والمهني، إلا أن راتشي اكتسبت أيضًا خبرة واسعة في مجال توريد المكتبات وتوزيع الكتب - حيث عملت مع مئات الموردين وآلاف الناشرين، محليًا ودوليًا.

لأكثر من 10 سنوات، أدارت راشيل شركة توزيع تمثل حوالي 100 مطبعة لتجارة الكتب ANZ (أستراليا ونيوزيلندا). وقد عملت أيضًا بشكل وثيق مع Blackwell وYBP وBaker & Taylor.

أثناء عملها على مستوى الإدارة العليا، بدأت راشيل بالتفكير في كيفية تطوير حياتها المهنية من هناك، وخطر ببالها فكرة - ربما ينبغي عليها أن تبدأ مشروعها التجاري الخاص.

كيف ظهرت فكرة إنشاء خدمات تسويق RM إلى الحياة

على الرغم من أن راشيل أمضت بعض الوقت في التفكير في خطوتها المهنية التالية، إلا أنها لم تكن متأكدة حقًا من الاتجاه الذي يجب أن تسلكه.

نظرًا لأنها جمعت كل هذه المعرفة ووصلت إلى مرحلة في حياتها المهنية حيث لم تكن هناك وظائف مماثلة في الصناعة يمكنها تجربتها، فقد شعرت بأنها عالقة نوعًا ما.

ولحسن الحظ أنها حصلت على النصيحة الصحيحة في الوقت المناسب:

"في الواقع، يجب أن أشكر الرجل الرائع الذي كان المدير الإداري لإحدى الشركات الكبرى هنا. قال لي: "أنت الشخص الأكثر تواصلًا في هذه الصناعة". لماذا لا تجعل شبكتك تعمل من أجلك؟

وذلك عندما أدركت ما كانت تفتقده صناعة النشر - وهي شركة توفر حلول الاستعانة بمصادر خارجية وخدمة استشارية للمؤلفين والناشرين والموزعين وبائعي المكتبات. بمعنى آخر، فكرت في عمل تجاري يلبي احتياجات أي شخص يعمل في مجال النشر ويحتاج إلى مساعدة في المبيعات والتسويق والتوزيع.

وكانت الشخص المثالي لبدء مثل هذا العمل.

لقد أرادت استخدام علاقاتها وخبراتها لمساعدة الآخرين على تحقيق أهدافهم - سواء من خلال توفير خدمات التدريب للمؤلفين غير الأكفاء في التسويق الرقمي أو الاستعانة بمصادر خارجية لناشري الكتب وموزعيها.

"في هذه الأيام، وخاصة في مجال التسويق الرقمي، هناك مؤلفون أذكياء حقًا ومؤلفون ليسوا كذلك، وهم بحاجة إلى المساعدة في مواقع الويب ووسائل التواصل الاجتماعي وحتى أشياء مثل النشرات الإخبارية والإعلانات. لذلك أقوم بتدريبهم وتدريبهم على القيام بما يتعين عليهم القيام به.

على الرغم من أن راشيل تقيم في أستراليا، إلا أنها تعمل الآن عالميًا ولديها عملاء من جميع أنحاء العالم:

"لقد عملت في هذه الصناعة لفترة طويلة وقمت ببناء مثل هذه المعرفة. من الجيد، كما تعلمون، أن يكون لديك الكثير من العملاء المختلفين وأن تقوم بالكثير من الأعمال المختلفة.

تتبع الوقت في Clockify: مغير قواعد اللعبة في حياة راشيل العملية

نظرًا لأنها تعمل مع الكثير من الأشخاص وتقدم العديد من الخدمات المختلفة، كانت راشيل بحاجة إلى طريقة سهلة لتتبع الوقت الذي تقضيه في المهام والمشاريع حتى تتمكن من إصدار فاتورة لعملائها.

في البداية، قامت راشيل بتتبع الساعات التي قضتها في العمل مع العميل باستخدام التقويم الخاص بها وبرنامج Excel. ومع ذلك، بعد فترة من الوقت، أدركت أن الطريقة التي كانت تتبع بها وقتها لم تكن عملية ولا سريعة بما فيه الكفاية. وذلك عندما بدأت البحث عن حل أكثر كفاءة — مثل تطبيق لتتبع الوقت.

كيف اكتشفت راشيل عن Clockify

على أمل العثور على التطبيق المناسب لاحتياجاتها، اتصلت راشيل بالإنترنت وبدأت في قراءة الملخصات ومنشورات المدونات حول أفضل تطبيقات تتبع الوقت. وذلك عندما جاء Clockify.

"كنت بحاجة إلى شيء يمكن أن يساعدني في تتبع الوقت الذي أقضيه في عمل العميل. لذلك بدأت في استخدام الإصدار المجاني أولاً، حتى أتمكن من تصدير تلك المعلومات وتقديم التقارير إلى عملائي ثم إصدار فاتورة لهم لاحقًا.

من خلال إنشاء تقارير في Clockify، تمكنت راشيل من مشاركة جميع المعلومات المهمة المتعلقة بالمشروع مع عملائها، بما في ذلك الوقت الذي قضته في كل مشروع أو مهمة وتكاليفها.

ما الذي دفع راشيل إلى التمسك بـ Clockify

مع كل الميزات التي تم إصدارها على مدار الوقت من خلال Clockify، أرادت راشيل تجربة بعض الخيارات الإضافية المفيدة - مثل تقريب الوقت وتتبع ميزانية المشروع - لذلك قامت بالترقية إلى الإصدار المدفوع.

يساعد تقريب الوقت في Clockify راشيل في الحفاظ على تقاريرها جميلة ومرتبة من خلال تقريب إدخالات الوقت لأعلى أو لأسفل إلى أقرب دقائق أو ساعات.

بالإضافة إلى تقريب الوقت، تحب راشيل أن تتمكن من تتبع ميزانية كل مشروع في Clockify.

"إذا قال لي أحد العملاء - "لدي 2000 دولار لإنفاقها على هذه الحملة"، فيجب عليك تتبع ذلك كمشروع للتأكد من عدم تجاوز الميزانية."

مع خيارات تتبع ميزانية مشروع Clockify، راشيل قادرة على:

• حدد ميزانية مشروعها، و
• تتبع مقدار الميزانية التي أنفقتها من خلال تحديد التقديرات النقدية.

إن تتبع ميزانية مشروعها يساعد راشيل على البقاء ضمنها.

ميزات Clockify التي تتمتع بها راشيل أكثر من غيرها

في هذا القسم، سنستكشف ميزات Clockify التي تستخدمها Rachael كثيرًا - سواء لتتبع عملها أو تحرير فواتير عملائها بطريقة سهلة.

الميزة رقم 1: الفواتير

يمكن أن تكون عملية تحرير الفواتير شاقة وصعبة للغاية، خاصة إذا كان لديك العديد من العملاء المختلفين.

أكثر ما تحبه راشيل في Clockify هو أنها تستطيع بسهولة تخصيص كل فاتورة وفقًا لاحتياجات عملائها:

"لقد أنقذت Clockify سلامة عقلي، خاصة وأن لدي الكثير من العملاء - عملاء الاستعانة بمصادر خارجية ومن ثم الاستشارات في الأعلى. وهناك أسعار مختلفة للأشياء، لذا فإن الاضطرار إلى إدارة كل ذلك وإعداد الفواتير - إنه يمثل تحديًا.

الميزة رقم 2: التنبيهات

عندما يتعلق الأمر بتتبع ميزانية المشروع وتقديرات المشروع، تقول راشيل إنها تحب ميزة التنبيهات بشكل خاص:

"يرسل لي إشعارًا بأن مشروعي قد وصل إلى 25%، 50%، 75%، أو أي نسبة من الوقت المقدر الذي حددته مسبقًا."

وبهذه الطريقة، يمكن لراشيل الالتزام بميزانية العميل وعدم تجاوز الوقت المتفق عليه.

الميزة رقم 3: العلامات

نظرًا لأن راشيل تعمل على الكثير من المشاريع والمهام، فإن القدرة على تصنيفها أمر مفيد. لذا فهي تستخدم ميزة العلامات لتنظيم عملها.

ويمكنها أيضًا استخدام العلامات لتصفية تقاريرها والعثور على ما تحتاجه بالضبط استنادًا إلى الكلمات الرئيسية.

فوائد استخدام Clockify للعمل

باعتبارها شخصًا لا يمكنها الآن تخيل عملها اليومي دون استخدام Clockify، شاركت راشيل معنا الفوائد التي اكتشفتها أثناء استخدام هذا التطبيق للعمل.

الفائدة رقم 1: Clockify فعال وسهل الاستخدام

عندما يكون لديك قدر كبير من العمل مثل الشخص الذي أجريت معه المقابلة، فإن راشيل - وهو غالبًا ما يكون كثيرًا - يعد استخدام تطبيق موثوق به لمساعدتك في إنجاز عملك بكفاءة أكبر أمرًا ضروريًا.

تساعد Clockify راشيل على إنهاء جميع المهام المتعلقة بالعميل بشكل أسرع بكثير:

"إنه توفير الوقت المطلق. إنه يفعل كل ما يحتاجه شخص مثلي بدءًا من تقديم التقارير إلى عملائي وحتى إنشاء الفواتير وتسجيل نفقات العمل. يا إلهي، أنا فقط أحب ذلك!

عندما بدأت في استخدام Clockify، لاحظت راشيل أيضًا مدى سهولة وسهولة استخدامه.

بالمقارنة مع السابق، عندما قامت راشيل بكل هذه المهام بالطريقة الصعبة باستخدام برنامج Excel، أصبح لدى راشيل الآن أيام عمل أكثر إنتاجية.

الفائدة رقم 2: Clockify بأسعار معقولة بشكل لا يصدق

واحدة من أكبر نقاط القوة في Clockify هي أنها ميسورة التكلفة للغاية، مع الأخذ في الاعتبار أنها تقدم الكثير من الميزات الرائعة.

"يمكنك القيام بكل هذه الأشياء المختلفة في تطبيق واحد. إنها قيمة مقابل المال."

كما تضيف راشيل، فإن وجود تطبيق غير مكلف لتتبع الوقت يساعدك أيضًا على إنشاء التقارير والفواتير بسرعة هو بالتأكيد منقذ للحياة - خاصة للعاملين لحسابهم الخاص أو الأشخاص ذوي الميزانية المحدودة.

الفائدة رقم 3: توفر Clockify خدمة عملاء رائعة

عندما تستخدم أحد التطبيقات، تكون دائمًا ميزة كبيرة إذا كان يوفر دعمًا جيدًا للعملاء لأنك لا تعرف أبدًا متى ستواجه نوعًا ما من التعقيدات أو المشكلات البسيطة.

عندما يحدث شيء من هذا القبيل، عادةً لا يكون لديك الكثير من الوقت لقضائه في محاولة إصلاح أي خطأ حدث - فأنت بحاجة إلى المساعدة على الفور.

خدمة العملاء الجيدة هي ميزة أخرى تأتي مع Clockify، وهو أمر لاحظته راشيل في وقت مبكر:

"كان علي أن أطرح سؤالاً لأن شيئًا ما لم يظهر في التقرير، وكان ذلك فقط لأنني لم أملأ جزءًا معينًا عند إعداد مشروع جديد. وكانت خدمة العملاء ممتازة. لقد تأكدوا من أنني أعرف ما كنت أفعله بما يكفي حتى لا أرتكب هذا الخطأ مرة أخرى. هذه الأنواع من الأشياء أيضًا تجعل Clockify ممتعًا للعمل معها.

من ستوصي راشيل بـ Clockify ولماذا؟

نظرًا لأن Clockify قد غيرت حقًا حياتها العملية نحو الأفضل، فإن راشيل تغتنم كل فرصة لمشاركة تجاربها مع الآخرين - سواء داخل صناعة النشر أو خارجها:

"كنت أتحدث إلى شخص ما في ذلك اليوم والذي بدأ مشروعه الخاص. نظرًا لأنهم يعملون مع العديد من الأشخاص المختلفين ويبحثون عن طريقة سهلة لإدارة التقارير والفواتير، فقلت لهم - "عليكم الحصول على هذا التطبيق". سوف يجعل حياتك أسهل بكثير!

نظرًا لأن Clockify يقدم الكثير - بدءًا من تتبع الوقت وحتى إنشاء التقارير - فإن Rachael تعتبره مفيدًا جدًا لأي شخص يعمل مع الكثير من العملاء ولديه مشاريع ومهام متعددة يحتاجون إلى تتبعها.

وتوصي أيضًا بـ Clockify للأشخاص الذين لا يرغبون حقًا في إنفاق الكثير من المال على تطبيق لتتبع الوقت، لأنه ميسور التكلفة حقًا.

أخيرًا وليس آخرًا، تعتقد راشيل أن Clockify يمكن أن تكون مفيدة للعاملين لحسابهم الخاص أو الأشخاص بشكل عام الذين ليس لديهم موظفين ويقومون بإعداد الفواتير الخاصة بهم يدويًا.

الخلاصة: استخدام تطبيق تتبع الوقت المناسب يجعل القيام بما تحب أكثر متعة

على الرغم من أن راشيل تحب وظيفتها وتجدها ممتعة ومتنوعة، إلا أن تقديم التقارير إلى العديد من العملاء وتتبع العديد من المشاريع المختلفة ليس بالأمر السهل. ولكي أكون أكثر دقة، لم يكن الأمر سهلاً. على الأقل ليس حتى بدأت في استخدام أداة تتبع الوقت المناسبة.

الآن بعد أن استخدمت Clockify لتتبع وقتها ولكن أيضًا لإنشاء التقارير والفواتير لعملائها، أدركت راشيل مقدار الوقت والطاقة التي كانت تضيعها في محاولة القيام بكل ذلك بمفردها.

إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص الذين يجدون صعوبة في متابعة وقتهم ومشاريعهم، فلا تقلق. مع القليل من المساعدة، يمكنك حل هذه المشكلة بسهولة.

فقط تأكد من العثور على أداة تتبع الوقت المناسبة التي تلبي جميع احتياجاتك.

️ هل لديك قصص مثيرة للاهتمام حول تطبيقات تتبع الوقت وكيف حسنت حياتك العملية؟ لا تتردد في مشاركة أفكارك على [email protected]، وقد نكتب مدونة حول هذا الموضوع. ولا تنس أيضًا مشاركة هذه المقالة مع أي شخص قد يجدها مفيدة.