ما هو طلب الشراء؟ كيف تصنع بنفسك؟

فيما يتعلق بإدارة الموردين ، ستحتاج إلى منتج أو خدمة معينة لتشغيل مشروعك الصغير ، لذلك يمكنك الاتصال بالموردين وإخبارهم بما تحتاجه. يقدمونها. أنت تدفع لهم مقابل ذلك.

يبدو من السهل جدا؟ نعم ، يمكن أن تكون عملية شراء المنتجات أكثر تعقيدًا من الوصف. يمكن أن تكون هناك مشاكل في الدفع ونقص في الإمداد وسوء اتصال يؤدي إلى شحنات غير صحيحة وجدولة فترات انقطاع.

ومع ذلك ، فإن الحصول على الخدمات من البائعين الموثوق بهم بطريقة سلسة وفي الوقت المناسب لا يجب أن يكون جيدًا حتى يكون صحيحًا - فقد يكون ذلك ممكنًا ، ويمكن أن يساعد اختيار أوامر الشراء. لهذا السبب يجب عليك اتباع هذه المقالة أدناه بعناية ما هو أمر الشراء وكيفية إنشاء أمر الشراء الخاص بك؟

ما هو طلب الشراء؟

تعريف

أمر الشراء ، المعروف أيضًا باسم PO ، هو مستند رسمي يتم إرساله من المشتري الذي يلتزم بالدفع للبائع مقابل بيع سلع أو خدمات معينة ليتم شحنها في المستقبل.

الفائدة التي يحصل عليها المشتري هي القدرة على إغلاق الطلب دون دفع فوري. من وجهة نظر البائع ، يعتبر أمر الشراء وسيلة لتوفير ائتمان للمشترين بدون مخاطر ، لأن المشتري ملزم بالدفع عند شحن البضائع أو الخدمات.

يتضمن كل أمر شراء رقمًا فريدًا مرفقًا به يساعد المشترين والبائعين على تتبع التسليم والدفع. يلتزم أمر الشراء الشامل بشراء السلع أو الخدمات باستمرار حتى الوصول إلى حد أقصى معين.

أمثلة

أنواع مختلفة من أوامر الشراء

1. أوامر الشراء القياسية

أوامر الشراء القياسية هي الأكثر شيوعًا والاعتراف بها. في هذه الحالة ، يكون المشتري واضحًا بشأن معلومات الشراء ويمكنه تحديد المنتج أو الخدمة التي يشتريها ، والرقم ، وجداول التسليم ، وسياسات الدفع.

على سبيل المثال ، قد تقوم الشركة التي تعاني من انخفاض في خراطيش الطابعة بإغلاق أمر شراء قياسي لأنها تعرف بالضبط مقدار ما تحتاج إليه ومتى يحتاجون إلى الحصول عليه.

2. أوامر الشراء المخطط لها

كإصدار أمر شراء مخطط ، يتوقع المشتري الطلبات المستقبلية لشركته للمنتج المعني عن طريق تقديم طلب شراء مقدمًا. في هذه الحالة ، تكون المعلومات مثل المنتج والسعر وسياسات الدفع معروفة ، لكن الرقم يعتمد على تخمين متعلم ، ويكون تاريخ الشحن مؤقتًا.

على سبيل المثال ، إذا قام نفس العمل الذي ينفد في خراطيش الطابعة بإصدار أمر شراء مخطط له ، فسيقدر المشتري عدد خراطيش الطابعة التي يحتاجونها مع جدول تسليم أكثر مرونة.

3. أوامر الشراء الشاملة

مع أمر شراء شامل ، يقوم المشتري بإجراء العديد من الطلبات في نفس الوقت للتفاوض على تخفيضات الأسعار.

على سبيل المثال ، إذا كان بإمكان نفس الشركة التفاوض على صفقة مفيدة من خلال الالتزام بتقديم العديد من طلبات خراطيش الطابعة والورق من مورد واحد ، فقد يفكرون في استخدام أمر شراء شامل للحصول على هذه المنتجات.

4. أوامر الشراء التعاقدية

يعتبر أمر شراء العقد هو التغيير الأكثر رسمية. في هذه الحالة ، يقوم المشتري والبائع بتوقيع عقد حول شروط المشتري قبل تحرير أمر الشراء الذي يشير إلى العقد. يوفر هذا النوع من أوامر الشراء الحماية القانونية الأكثر للمشاركين.

على سبيل المثال ، إذا وقعت الشركة نفسها على عقد مع مزودها يحدد المنتجات والعدد والتسعير وجدول التسليم للسلع الموعودة وتتابع أمر الشراء القياسي ، فستبقى هذه الشركات بموجب اتفاقية أمر شراء العقد.

أمر الشراء مقابل الفاتورة: ما الفرق؟

ينشئ المشترون أوامر الشراء ، ويقوم البائعون بإنشاء الفواتير. قد يرسل البائعون فاتورة كطريقة لتحصيل المدفوعات - حيث توجد شروط دفع محددة أو قد يرسلون فاتورة برصيد صفري كطريقة لتسجيل أنه تم تأكيد الدفع للطلب.

تتضمن كل من أوامر الشراء والفواتير نفس التفاصيل ، مثل عنوان الفواتير ووجهة الشحن ، وعادة ما تشير الفواتير إلى رقم أمر الشراء ، مع وجود رقم فاتورة لتوضيح أن كلا المستندين مرتبطان ويتوافقان مع بعضهما البعض. يتمثل الاختلاف الرئيسي في عدم إضافة معلومات الطلب والمعلومات الفنية الإضافية الواردة في أمر الشراء إلى الفاتورة.

ألق نظرة على المثال التالي:

حصل المشتري ، جون ، على معلومات من قسم داخل مؤسسته: طلب شاشات جديدة لأجهزة الكمبيوتر في المكتب. يقوم بإصدار أمر الشراء الذي يوضح العدد والمتطلبات التفصيلية للشاشات.

الشركة التي تبيع الشاشات تحصل على الطلب. عندما يؤكدون أنه يمكنهم تقديم الطلب ، يقومون بتمرير أمر الشراء واستلام الدفعة ، أو إرسال البضائع متوقعًا أن تستند الدفعة إلى آخر شروط دفع متفق عليها. عند استلام الدفعة ، يتم تنفيذ الطلب ، ويتم تسليم الشاشات بتاريخ التسليم وتفاصيل التتبع ، ويحصل جون على الفاتورة.

تحدد الفاتورة إما الدفعة المرسلة قبل تسليم البضائع أو تتكون من تاريخ انتهاء صلاحية الدفع إذا لم يتم إرسال الأموال أولاً. يتحقق John من الفاتورة للتأكد من أنها تتطابق مع أمر الشراء ، ويتحقق من إيصال التعبئة للتأكد من استلام جميع المنتجات المطلوبة ، ويتم إصدار الدفع فقط للبضائع المطلوبة والمستلمة ، في عملية تسمى المطابقة الثلاثية.

غالبًا ما يتم الخلط بين أوامر الشراء وأنواع أخرى من المستندات. من الضروري معرفة التناقضات بين الطلبات والعقود ، والتناقضات بين أوامر الشراء وأوامر العمل ، والتناقضات بين أوامر الشراء وأوامر المبيعات.

وظائف أوامر الشراء

يختار المشتري طلب المنتجات من البائع

قبل أن يتم إغلاق الطلب ، يجب على المشتري توضيح الحاجة التي يمكن أن تلبيها صنف البائع أو خدمته. خلال هذه المرحلة ، يجب على المشتري التأكد من السلع أو الخدمة المطلوبة ، وعدد العناصر التي يحتاجون إليها (إن أمكن) ، ومتى يحتاجون إليها.

على سبيل المثال ، إذا كان عليك طلب صناديق جديدة لتوصيل طلبات المنتجات للمستهلكين ، فاحسب عدد الصناديق التي ستحتاجها والوقت الذي تحتاجها.

لنفترض أن لديك عطلة متوقعة قادمة ؛ يمكنك إلقاء نظرة على ترتيب الصندوق للعام السابق وضربه في النمو المقدر في هذا العيد لطلب الكمية الدقيقة.

يقوم المشتري بصياغة أوامر الشراء وإرسالها إلى البائع للموافقة عليها

مع التفاصيل أعلاه ، يجب على المشتري تحديد أمر الشراء وإرساله إلى البائع للموافقة عليه. عند إرسال أمر الشراء إلى البائع ، أظهر أن الموافقة مطلوبة للتأكد من أن العملية في الموعد المحدد.

من الناحية المثالية ، يجب أن تصل الاستجابة في الوقت المناسب للحصول على السلع أو الخدمة في الموعد المحدد أو منح المشتري الوقت الكافي للحصول عليها من بائع آخر.

من المثال أعلاه ، عندما أوضحت بائعًا يمكنه توفير الصناديق الخاصة بك ، تعرف على عدد الصناديق التي ستحتاج إليها وعندما تحتاج إليها ، يمكنك استخدام هذه المعلومات لصياغة أمر الشراء الخاص بك.

يراجع البائع أمر الشراء ويؤكد ما إذا كان يمكنه تلبية الطلب

عندما يحصل البائع على أمر الشراء ، فإنه يعتمد عليه لمراجعة الطلب وفحص المخزون أو التوفر لتأكيد ما إذا كان يمكن الوفاء به بحلول تاريخ الاستحقاق من الشراء.

في حالة الشحن الصندوقي ، قام البائع بمراجعة طلبك ، وبعد مراجعة مخزونه وقدرته على التسليم ، يتضح أنه بإمكانه تلبية طلبك.

الموافقة على أمر الشراء

إذا تمكن البائع من تلبية الطلب وفقًا لتوجيهات المشتري ، فسوف يوافق على أمر الشراء ويجعله ملزمًا قانونيًا.

نظرًا لأن شركة الصناديق يمكنها تلبية طلبك ، فإنها ترسل لك نسخة معتمدة من أمر الشراء لتقوم بالتأكيد.

استيفاء المنتج أو الخدمة

بعد الموافقة على أمر الشراء ، يتحمل البائع مسؤولية توريد السلع أو الخدمات على النحو المتفق عليه. خلال هذه الخطوة ، يمكنهم إنشاء فاتورة وإرسالها إلى المشتري بالكمية في أمر الشراء. يجب أن تسرد الفاتورة المنتجات التي تم عرضها والكمية ذات الصلة والمبلغ المستحق.

على سبيل المثال ، بعد الموافقة على شحن الصناديق ، يجب أن تحصل على الطلب المستوفى وفاتورة بالكمية المستحقة. هذا البائع لديه صافي شروط دفع 30 ، مع توقع السداد في غضون 30 يومًا من إصدار الفاتورة.

فاتورة المدفوعة

خلال هذه الخطوة الأخيرة ، تكون مسؤولية المشتري هي دفع الفاتورة وفقًا لشروط الدفع الخاصة بالبائع.

يعتمد ذلك على المشتري لتقديم الدفع للفاتورة بشروط الدفع المعتمدة.

كيف يتم إنشاء طلب شراء؟

هل تريد إنشاء أمر الشراء الخاص بك؟ إليك ما تحتاج إلى تضمينه:

• الرأس - اعرض معلومات شركتك بما في ذلك اسم الشركة وموقع العمل وتاريخ أمر الشراء ورقم الطلب.
• معلومات البائع - قم بتضمين المستلم المناسب لأمر الشراء. هذا هو المكان الذي تضع فيه اسم الشركة الموردة ، واسم جهة الاتصال المفصل وعنوان الشركة الموردة.
• الشحن إلى - تحديد مكان تسليم الطلب ، وطريقة التسليم ، وشروط الشحن ، وتاريخ الشحن المؤقت.
• معلومات الطلب - لكل عنصر مدرج في الطلب ، قم بإعطاء صنف برمز المنتج أو رقم SKU ، واسم العنصر أو الوصف ، وعدد الوحدات المطلوبة ، والسعر لكل وحدة ، وتاريخ الشحن لكل منتج.
• تلخيص - قم بإنهاء أمر الشراء من خلال تقديم إجمالي فرعي وأي خصومات قابلة للتطبيق والضرائب ورسوم الشحن والإجمالي الكلي.

ملخص

من خلال هذه المقالة ، نأمل أن تتمكن من فهم تعريف أمر الشراء وكيفية إنشائه. نقوم أيضًا بتضمين المعرفة حول الفرق بين أمر الشراء والفاتورة نيابة عنك.

اترك أي سؤال لديك في مربع التعليقات ؛ نحن هنا لمساعدتك ودعمك. لا تتردد في التواصل معنا.