لماذا يحتاج كل فريق مبيعات إلى برنامج إدارة العروض

وقبل أن تسأل - نعم ، لا يزال هناك العديد من فرق المبيعات التي تستخدم معالجات النصوص وغيرها من الأساليب القديمة لإرسال العروض. إذا كنت جزءًا من هذه المجموعة ، فنحن نأسف للاتصال بك ، ولكن حان وقت التغيير.

مع وجود العديد من الطرق لإرسال المقترحات عبر الإنترنت ومجموعة لا حصر لها من خيارات برامج العروض المتاحة لك ، لا يوجد سبب لمواصلة القيام بكل شيء يدويًا. من الإنشاء إلى الإغلاق ، يعمل برنامج إدارة العروض على تبسيط عملية الاقتراح بالكامل حتى يتمكن فريق المبيعات الخاص بك من التركيز على الفوز.

الآن ، إذا لم تكن معتادًا عليه بالفعل ، فقد تسأل نفسك ،

"ما هو برنامج إدارة العروض؟"

برنامج إدارة العروض هو تطبيق (مستند إلى السحابة عادةً) يسمح للمستخدمين بإنشاء مقترحات الأعمال وإدارتها وإرسالها وتتبعها. فهو يجمع بين جميع أدوات كتابة الاقتراح وتصميمه وإرساله وتتبعه والتوقيع الإلكتروني في منصة واحدة لعملية إغلاق مبسطة.

وهذه مجرد نسخة بسيطة. في الواقع ، تعد برامج إدارة العروض أكثر من ذلك بكثير. غالبًا ما يتضمن قوالب الاقتراح ، وتكامل التطبيقات المختلفة ، والحقول والمتغيرات المخصصة ، والأدوار والأذونات ، وقدرات معالجة الدفع ، وحتى الدردشة أثناء الاقتراح - وهي ميزات مصممة جميعًا لمساعدة فريقك على إجراء كل صفقة مغلقة.

الآن بعد أن حددنا ما هو عليه وما يمكنه فعله ، إليك سبب حاجة كل فريق مبيعات (من يريد الفوز) إلى استخدام برنامج إدارة العروض.

فوائد برامج إدارة العروض

1. التحكم

2. الرؤية

3. الكفاءة

4. التنظيم

5. سير العمل

6. التصميم

7. الخاتمة

8. النمو

1. التحكم

يمكن أن ينجح إرسال المقترحات يدويًا ، لكنه لا يترك لك سوى القليل من التحكم في عملية اقتراحك. إذا كان المندوبون ينشئون كل اقتراح جديد من البداية ، فهناك مجال كبير للخطأ. بين التسعير وشروط الصفقة والخصومات والتصميم والشكل والموافقات وأي شيء آخر يدخل في مقترحاتك ، هناك الكثير من المتغيرات التي يمكن أن تتغير من مندوب إلى مندوب ومن اقتراح إلى اقتراح. بالتأكيد ، يمكن للممثلين نسخ المستندات السابقة لاستخدامها كقوالب ، ولكن ليس هناك ما يضمن أنهم يستخدمون المعلومات الصحيحة. بدون التحكم في عمليتك أو طريقة فعالة للتعاون ، لا بد أن يكون هناك بعض التناقضات.

مع برنامج إدارة العروض ، يصبح الاتساق مشكلة. من خلال الأدوار والأذونات المخصصة ، وقوالب الاقتراح ، ومكتبة المحتوى المعتمد ومعلومات التسعير ، يمكنك أن تطمئن إلى معرفة أن ممثليك سيستخدمون دائمًا معلومات صحيحة ومحدثة. بدلاً من القلق بشأن ما إذا كانت مواد المبيعات الخاصة بك متسقة ودقيقة أم لا ، يمكن لفريقك التركيز على بناء العلاقات بدلاً من بناء المقترحات. مع وجود تناقضات في رسائلك وعلامتك التجارية تحت السيطرة ، لن تقلق بشأن إرسال المندوبين مستندات مبيعات غير احترافية يمكن أن تعرض علامتك التجارية للخطر.

2. الرؤية

أحد أكبر المشكلات المتعلقة بإنشاء العروض وإرسالها يدويًا هو الافتقار إلى الرؤية. ليس لدى قادة المبيعات طريقة لمعرفة من يعمل على ماذا ، مما قد يؤدي إلى إعطاء مندوبي الصفقات الأولوية للصفقات الخاطئة. وبدون لوحة معلومات مغلقة ، لا توجد طريقة سهلة للحصول على لقطة لجميع الصفقات المفتوحة أو تقدمها خلال خط أنابيب المبيعات.

بدون إمكانية الرؤية ، يكافح المندوبون لمعرفة إصدار مستند الاقتراح الذي يجب أن يعملوا عليه ، أو ما تم القيام به ، أو ما هي الخطوات التالية. وعندما تكتمل المقترحات أخيرًا ، يتم إرسالها بشكل أساسي في الفراغ ؛ لا توجد طريقة للمندوبين لإخبار ما يحدث للصفقات بمجرد أن يكونوا في أيدي العميل المحتمل ، مما يعني أنهم لا يعرفون أين تتعطل الصفقات أو متى يجب متابعتها.

باستخدام برنامج إدارة العروض ، يمكن لفريقك رؤية ما يحدث بالضبط في كل مرحلة من مراحل عملية المبيعات ، مع وجود مقاييس للإقلاع. ستكون قادرًا على تحديد أي أجزاء من عمليتك تعمل بسلاسة وأيها تحتاج إلى القليل من المساعدة ، مما يتيح لك دعم الممثلين في المكان الذي يحتاجون إليه بشدة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستحصل على رؤى قابلة للتنفيذ حول سلوك العملاء المحتملين. ستكون قادرًا على تتبع ما إذا / متى فتحوا مقترحاتك ، وعدد مرات مشاهدتها ، وماذا فعلوا بمجرد فتحه ، والأقسام التي يبحثون عنها الأطول ، والمزيد. مسلحًا بهذه البيانات ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة الإستراتيجية لتحريك عميلك المحتمل أو التواصل معنا لتوضيح أي من أسئلتهم.

3. الكفاءة

مصمم لتقليل المهام اليدوية ، يعمل برنامج إدارة العروض على تعزيز الأتمتة لمساعدتك على توفير الوقت وزيادة الكفاءة عبر عملية إنشاء الاقتراح بالكامل.

توفر قوالب العروض نقطة انطلاق رائعة لمقترحاتك ، وعادةً ما يتم تضمينها في معظم برامج الاقتراحات. لذلك بدلاً من البدء من نقطة الصفر في كل مرة تريد فيها إرسال اقتراح جديد ، يمكنك البدء من نموذج اقتراح موجود أو إنشاء نموذجك الخاص لمزيد من المرونة. بعد ذلك ، يمكنك ببساطة تقديم المعلومات وتصميم مقترح عملك وفقًا لكل عميل محتمل ، وستحصل على مقترحات خارج الباب في أي وقت من الأوقات.

لقد ولت أيام سحب معلومات العميل يدويًا والرسوم والأسعار والمحتوى ذي العلامة التجارية وتفاصيل أخرى من جداول البيانات ومن يعرف أي مكان آخر. باستخدام ميزة مكتبة المحتوى ، ستتمكن من إنشاء وحفظ وتخزين أجزاء وأجزاء من المحتوى المعتمد التي يمكن الوصول إليها بسهولة وإدراجها في المقترحات على النحو الذي تراه مناسبًا. ونظرًا لأنه تمت الموافقة على كل شيء في مكتبة المحتوى ، يمكنك أن تطمئن إلى أن أي أقسام أو مقتطفات أو معلومات تسحبها منها صحيحة ومحدثة.

4. التنظيم

بدون طريقة فعالة لنقل البيانات والمعلومات بين التطبيقات التي تعتمد عليها ومقترحاتك ، هناك فرصة جيدة لأنك تضيع الوقت (وتخلق مساحة أكبر للخطأ ). ينطبق هذا على CRM وبرنامج إدارة المشاريع ونظام الفواتير وغير ذلك.

من خلال تكامل برامج الاقتراح ، تتحدث جميع أدوات عملك مع بعضها البعض عندما يحين وقت الإغلاق. بمجرد توصيلهم ، يتواصلون بسلاسة للتأكد من أن المعلومات التي تحتاجها دائمًا أمامك مباشرة. الاحتمالات لا حصر لها؛ ستتمكن من سحب تفاصيل التسعير من مصدر الحقيقة الخاص بك إلى مقترحاتك ، ومراقبة نشاط الاقتراح في CRM الخاص بك ، وإنشاء تذاكر في برنامج إدارة المشاريع ، وحتى طلب الدفع من العملاء مباشرةً في مقترحاتك. من Asana إلى Zapier وما بعده ، يحتوي Proposify على أكثر من 30 تكاملًا يمكن أن تساعدك على تبسيط عملية اقتراح عملك من خلال الاستفادة من الأدوات التي تستخدمها بالفعل.

هل كنت تعلم؟ في صناعات مثل SaaS ، يجعل تكامل معالجة الدفع ضمن الاقتراح احتمال إغلاقها بنسبة تصل إلى 90٪. لمزيد من الرؤى المستندة إلى البيانات لمساعدتك على الإغلاق ، قم بتنزيل حالة الاقتراحات لعام 2021 .

5. سير العمل

قد يكون من الصعب إدارة المسؤوليات والمهام حيث تتحرك الصفقات عبر خط الأنابيب الداخلي قبل إرسال الاقتراح إلى العملاء المحتملين. هذا ينطبق بشكل خاص على الموافقات ، والتي تمثل عنق الزجاجة الرئيسي في عملية الاقتراح ، حيث غالبًا ما تكون هناك أجزاء متعددة تعتمد على الموافقة من المديرين أو الإدارات الأخرى. بدون عملية رسمية ، يمكن تعليق الصفقات بأكملها إذا لم يكن لدى الشخص الموافق عليه الوقت أو الوصول لمراجعة الاقتراح بالكامل قبل التوقيع ، حتى لو كان توقيعه مطلوبًا لقسم واحد فقط.

يمكن أن يساعد برنامج الاقتراح في تبسيط عملية سير عمل الموافقة على صفقتك من خلال تقديم المستندات ذات الصلة للموافقين في الأوقات المناسبة. لذا فبدلاً من الانغماس في تراكم المقترحات المتراكمة التي لا تهمهم ، سيكونون قادرين على الحفاظ على استمرار الصفقات والحفاظ على زخم المبيعات اللطيف والرائع.

6. التصميم

لسوء الحظ ، يحكم العديد من العملاء المحتملين على الكتاب من غلافه. غلاف اقتراحك هو أول ما يراه العميل المحتمل ، وإذا لم يبدو احترافيًا ، فقد يغير تصورهم لعرضك - وليس بطريقة جيدة.

يمكن أن يساعدك برنامج الاقتراح في تصميم وإنشاء مقترحات مذهلة تبدو رائعة في كل مرة. سيسمح لك أيضًا بإضافة الصور ومقاطع الفيديو والوسائط الأخرى التي ستجعل مقترحاتك بارزة. بعد كل شيء ، المقترحات التي تبرز صفقات وثيقة. في الواقع ، يمكن أن يؤدي تضمين صورة واحدة على الأقل في مقترحات عملك إلى زيادة معدل الإغلاق بنسبة 26٪.

7. الخاتمة

في نهاية اليوم ، هدف كل فريق مبيعات هو الإغلاق. برنامج إدارة العروض يقوم بذلك بالضبط. في الواقع ، استنادًا إلى دراسة شملت الآلاف من متخصصي المبيعات ، وجدنا أن المقترحات التي تم إنشاؤها وإرسالها باستخدام Proposify لها معدل إغلاق أعلى بنسبة 111٪ مقارنة بمتوسط ​​الصناعة. من خلال تقصير دورة المبيعات ، وتحسين التعاون ، وتبسيط عملية اقتراحك ، يساعد برنامج الاقتراح فريق المبيعات الخاص بك على إبرام المزيد من الصفقات. إذا كان هذا لا يبيعك بقيمته ، فنحن لا نعرف ما الذي سيحدث.

8. النمو

بغض النظر عن كيفية القيام بذلك ، فإن إنشاء المقترحات وإرسالها يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً - وهذا يفترض أن كل فرد في فريقك على دراية بعمليتك بالفعل. قد لا تكون هذه مشكلة الآن ، ولكنها ستحدث بمجرد أن تبدأ في جلب أعمال جديدة وتدريب موظفين جدد. الوقت محدود ، لذا فلا عجب لماذا يكافح قادة المبيعات لإنشاء عملية قابلة للتطوير ، مع دعم نمو الفريق وتقصير دورة المبيعات.

يسمح برنامج إدارة العروض لقادة المبيعات بتصميم عملية إغلاق قابلة للتطوير يمكن تكرارها عبر الفريق بأكمله. كما يساعدهم أيضًا على تحسين عملياتهم الحالية من أجل الحفاظ على تركيز الفرق على الإغلاق ، بدلاً من إضاعة الوقت في بناء المقترحات من البداية. بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد تنفيذ هذه العمليات ، يصبح من الأسرع بكثير تعيين موظفين جدد وتقليل وقت التعلية.

افكار اخيرة

في نهاية اليوم ، أفضل عرض هو الذي يحول العملاء المحتملين إلى عملاء. سواء تم إنشاؤه يدويًا أو في Microsoft Word أو عبر الإنترنت ، فإن الجزء المهم هو أنه يتم إغلاقه. لا نقول إنه لا يمكنك إرسال المقترحات يدويًا ، لكنها بالتأكيد ليست الطريقة الأكثر فعالية أو فعالية لكسب المزيد من الأعمال.

برامج إدارة العروض ، من ناحية أخرى ، هي. فهو يجمع بين جميع الأدوات والموارد والبيانات التي تحتاجها فرق المبيعات للنجاح تحت سقف واحد ، مما يجعل عملية الاقتراح أكثر قابلية للتنبؤ بها واتساقها وقابليتها للتطوير. وبوجود نسخة مجانية في متناول يدك ، ليس هناك سبب لعدم إعطائها فرصة.