ما هو التنبؤ في إدارة المشروع؟

إذا كنت مسؤولاً عن مشروع من قبل ، فمن المحتمل أنك تعرف بالفعل كيف يمكن أن تكون إدارة المشروع من البداية إلى النهاية مرهقة. بصرف النظر عن التأكد من أن كل مرحلة من مراحل المشروع بها ما يكفي من التمويل والموارد ، فإنك تحتاج أيضًا إلى تجنب تجاوزات الميزانية والتأخيرات - وهذا يمكن أن يبقيك على حافة عدم اليقين حتى اكتمال المشروع.

ومع ذلك ، لا يجب أن يكون الأمر بهذه الطريقة.

إذا كنت ترغب في تجنب الخروج عن طريقك لرؤية مشروع ما ، فكل ما عليك فعله هو وضع توقعات لإدارة المشروع.

ولكن ، ما هي توقعات إدارة المشروع ، وكيف تعمل بالضبط؟ تابع القراءة لأننا على وشك الكشف عن كل ما تحتاج لمعرفته حول التنبؤ في إدارة المشروع - من العناصر الأساسية إلى النصائح المختارة بعناية لمساعدتك في تنفيذ التنبؤ بالمشروع بنجاح ، بغض النظر عن طول مشروعك.

في منشور المدونة هذا ، سوف:

• تعرف على المزيد حول أساسيات التنبؤ بالمشروع ،
• تعرف على عناصر التنبؤ في إدارة المشاريع ، و
• اكتشف 7 نصائح لمساعدتك في تنفيذ التنبؤ بمشروعك بنجاح.

ما هو التنبؤ بالمشروع؟

التنبؤ في إدارة المشروع هو عملية وضع تنبؤات حول النتائج المستقبلية المحتملة لمشروع مستمر. ومع ذلك ، لا تستند هذه التقديرات إلى تقليب العملة ، ولكن يجب أن تستند إلى المراقبة الدقيقة وتحليل البيانات الحالية من مشروع قيد التنفيذ.

في الواقع ، يجب أن يبدأ التنبؤ بالمشروع عند اكتمال 20٪ من المشروع بالفعل ، بحيث يكون لديك معلومات كافية لعمل تنبؤات بناءً على البيانات التي تم جمعها. أيضًا ، مع تقدم المشروع ، ستحتاج أحيانًا إلى تحديث تنبؤاتك ، خاصة إذا كنت تحتاج بشكل متكرر إلى الاستجابة لأحداث غير متوقعة.

ببساطة ، إذا كنت تريد التنبؤ بنتائج مشروعك ، فستحتاج إلى استخدام جميع المعلومات والمعرفة التي لديك بعد إكمال حوالي ثلث مشروعك ، والتنبؤ بنقطة نهاية مشروعك.

ما هي أهم عناصر التنبؤ بالمشروع؟

قبل أن تبدأ في وضع توقعات للمشروع ، ستحتاج إلى مراعاة ثلاثة عناصر حاسمة إذا كنت تريد ضمان تشغيل مشروعك بأكبر قدر ممكن من السلاسة. فكر في مشروعك:

• مدة،
• التكلفة و
• جودة.

العنصر الأول: مدة المشروع

قبل أن تفكر في تنفيذ مشروع ما ، ابدأ بطرح سؤال على نفسك:

كم من الوقت سيستغرق المشروع؟

إذا كنت ترغب في عمل توقعات دقيقة للمشروع ، فيجب عليك أولاً تحديد مقدار الوقت الذي ستحتاجه للمشروع بأكمله. بعد ذلك ، حاول تقسيم مشروعك إلى مهام أو مراحل أو خطوات أصغر ، بحيث يمكنك تقدير المدة التي ستستغرقها كل مهمة من مهامك.

يستخدم مديرو المشاريع بشكل متكرر برنامج جدولة المشروع لمساعدتهم على أتمتة عملية تخطيط المشروع وتحسين دقة التنبؤ. يمكن أن يساعدك هذا النوع من الأدوات بشكل أكبر في تتبع وقت كل مهمة ومساعدتك في جمع البيانات المهمة - والتي يتم تخزينها جميعًا في مكان واحد ويمكن أن تساعدك في إجراء تنبؤات مستقبلية.

العنصر رقم 2: تكلفة المشروع

بعد تحديد المدة التقريبية لمشروعك ، استمر في عمل تقدير لتكاليف مشروعك.

على الرغم من أن إنشاء التنبؤ الأكثر دقة بالمصروفات ليس دائمًا أبسط مهمة ، إلا أن تتبع نفقاتك يمكن أن يبسط هذه العملية بشكل كبير ويساعدك في الحصول على أكثر الأرقام دقة لتضمينها في حساباتك.

نظرًا لأنك ربما تريد أن تكون ميزانيتك المقدرة قريبة قدر الإمكان من التكلفة النهائية لمشروعك ، فتأكد من تضمين كل من أجور موظفيك وكذلك الأدوات التي يستخدمونها طوال مدة المشروع.

العنصر رقم 3: جودة المشروع

في اللحظة التي تقرر فيها بدء مشروع ما ، ربما ترغب في الحصول على نتائج عالية الجودة. ومع ذلك ، فإن الأداء عالي الجودة يسير جنبًا إلى جنب مع ميزانية أكبر.

لذلك ، إذا كانت ميزانيتك محدودة ، فقد ترغب في تقييم أولوياتك وتحديد ما إذا كنت مستعدًا للتضحية بالجودة لتتمكن من إنهاء مشروعك دون أن تتجاوز تكاليفك السقف.

نظرًا لأنك قد لا تكون قادرًا على دفع أجور الموظفين المؤهلين أو شراء مواد عالية الجودة بميزانية محدودة ، فكر في كيفية تأثير الموارد المحدودة على النتيجة النهائية الخاصة بك وقم بتضمين نتائجك في توقعات مشروعك.

أيضًا ، ضع في اعتبارك أنه إذا قررت الذهاب إلى مشروع عالي الجودة ، فقد يؤثر هذا الاختيار أيضًا على مدة مشروعك ، حيث ستحتاج إلى مزيد من الوقت للعثور على الأشخاص الأكثر تأهيلاً واختيارهم للوظيفة أو الحصول على مواد من الدرجة الأولى .

مثال للتنبؤ في إدارة المشروع

لنفترض أنك تدير شركة تسويق ، ويطلب أحد العملاء أن تقوم بإنشاء استراتيجية وسائط اجتماعية لهم. بعد جمع كل المعلومات وانتهاء 20٪ من مشروعك ، يمكنك البدء في عمل تنبؤات بالمشروع.

للتنبؤ الدقيق بالمشروع ، ستحتاج إلى مراعاة ما يلي:

• الوقت الذي ستستغرقه كل خطوة ومهمة والمشروع بأكمله (بما في ذلك الوقت الإضافي إذا لزم الأمر أو ما إذا كان العميل يطلب تسليمًا عاجلاً) ،
• العمل الذي سيتم القيام به أثناء المشروع (بما في ذلك تطوير استراتيجية ، واتخاذ قرار بشأن التصميم ، وكتابة المحتوى ، وجدولة المنشورات على الملفات الشخصية ، وما إلى ذلك) ، و
• الموظفون الذين سيشاركون في هذا المشروع من البداية إلى النهاية ورواتبهم (يشمل ذلك التحقق مما إذا كنت ستحتاج إلى تعيين موظفين إضافيين ، أو ما إذا كان موظفوك الحاليون ماهرون بما يكفي ، وما إذا كان لديك خطة احتياطية في حالة الطوارئ ، وهكذا).

لماذا التنبؤ في إدارة المشاريع مهم؟

يساعدك التنبؤ في إدارة المشروع في:

• تقدير النتائج المحتملة ،
• تقليل مخاطر تنفيذ المشروع
• زيادة فرص نجاح المشروع.

ومع ذلك ، ليس من السهل دائمًا التنبؤ بالنتيجة النهائية للمشروع ، خاصة في البداية عندما لا تكون لديك كل المعلومات. لذلك ، من الأهمية بمكان تحديد جميع النتائج المحتملة وتحديد النتائج التي تريد تحقيقها. يمكن أن يساعدك التنبؤ في إدارة المشروع في توقع جميع النتائج المحتملة وتحديد أيها أكثر فائدة لشركتك.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعدك التنبؤ بالمشروع على الاستعداد لجميع التغييرات التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع بالإضافة إلى حساب المخاطر وتقليلها. من خلال تقليل المخاطر ، يمكنك الحصول على مزيد من التحكم في مشروعك وزيادة فرصك في النجاح.

نظرًا لأن إدارة المشاريع تدور حول استخدام مهاراتك ومعرفتك لاتخاذ قرارات حكيمة لضمان نجاح المشروع ، فإن التنبؤ بالمشروع يأتي كأداة مفيدة لمساعدتك على اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على أكثر التنبؤات الممكنة دقة. لذلك ، من خلال إجراء تنبؤات دقيقة ، فإنك تزيد من فرص نجاح مشروعك.

أيضًا ، تعتمد الموافقات على المشروع بشكل متكرر على النتائج المتوقعة - إذا كانت النتيجة غير مواتية ، فقد يتم رفض المشروع.

7 نصائح للتنبؤ الناجح في إدارة المشاريع

يعد التنبؤ في إدارة المشروع عملية معقدة لأنه يتطلب منك مراعاة عوامل متعددة ، مثل:

• وقت،
• كلفة،
• جودة،
• موارد،
• الموظفين ، وهلم جرا.

ومع ذلك ، لمساعدتك على تجنب الشعور بالإرهاق من القيام بالعديد من المهام على لوحة عملك ، قمنا بتجميع بعض المؤشرات لمساعدتك على ضمان أن التنبؤ بإدارة مشروعك يعمل كالساعة.

النصيحة رقم 1: أنشئ تنبؤات متعددة

بغض النظر عن مدى دقة التوقعات ، سيكون هناك دائمًا خطر حدوث أحداث غير متوقعة تؤدي إلى تغيير النتيجة النهائية لمشروعك. لذلك ، بدلاً من الاعتماد على توقعات مشروع واحد والأمل في الأفضل ، من الأفضل محاولة القيام ببعض التنبؤات التفصيلية. ستكون أقرب كثيرًا إلى توقع النتيجة الفعلية إذا قمت بتضمين آراء وإمكانيات مختلفة وإنشاء تنبؤات متعددة. كما يقول المثل ، "لا تضع كل بيضك في سلة واحدة."

نصيحة رقم 2: كن منظمًا

تعد المهارات التنظيمية العظيمة واحدة من أهم الصفات التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع. يعد تتبع جميع الخطوات والتعرف على أدوار كل عضو في الفريق أمرًا بالغ الأهمية لإدارة المشروع بشكل فعال ، وهذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه تتبع تقدم المشروع في كل خطوة في متناول اليد. من خلال الاعتماد على أداة يمكن أن تساعدك في معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في كل مهمة ، ستتمكن من الحصول على جداول زمنية يمكن استخدامها لعمل تنبؤات أثناء تنفيذ المشروع.

النصيحة رقم 3: استخدم أدوات التنبؤ

يمكنك تعلم الكثير من خلال مراقبة بيانات المشروع واستخلاص النتائج منها. ومع ذلك ، للحصول على أفضل التوقعات الممكنة ، حاول تنفيذ برنامج إدارة المشاريع مثل Plaky في عملك ، والذي سيحقق الكثير من الفوائد لمشروعك.

مع Plaky يمكنك:

• احصل على أدق البيانات الإحصائية حول الوقت الذي يقضيه في كل مهمة ،
• احصل على جميع المعلومات المهمة التي تحتاجها للتنبؤ الدقيق بالمشروع في متناول يدك ،
• احصل على نظرة عامة واضحة على جميع أنشطة المشروع مثل تقدم المشروع والمواعيد النهائية ،
• تعيين المهام للموظفين حتى يعرف الجميع ما يجب القيام به ،
• تنظيم المشاريع في مراحل أو مهام ،
• اترك التعليقات والملاحظات ،
• احصل على إشعارات عندما يكلفك شخص ما بمهمة ، أو عندما يكون هناك تحديث ، أو عندما يذكرك شخص ما ،
• احصل على تمثيل مرئي للجدول الزمني لمشروعك ، و
• كن قادرًا على إجراء تغييرات سريعة وتلقائية على مشاريعك ، حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في القيام بذلك يدويًا ، وما إلى ذلك.

بمجرد أن تبدأ في استخدام Plaky ، ستلاحظ مدى سهولة وسرعة تنظيم أعضاء فريقك ومهامك. سيكون لديك نظرة عامة واضحة على المشروع بأكمله وجميع مهامه حتى تتمكن من عمل تنبؤات أفضل حول نتيجة المشروع.

نصيحة رقم 4: حدد وقتًا إضافيًا للمهام (فقط في حالة)

قد تحدث أحداث غير متوقعة وتأخيرات في المشروع على الرغم من بذل قصارى جهدك وأحدث أدوات التنبؤ والإدارة. أنت لا تعرف أبدًا متى قد يتصل الموظف بالمرض أو ما إذا كان سيستغرق وقتًا أطول من المتوقع لإكمال المهمة. لهذا السبب يعد دائمًا خيارًا آمنًا لجدولة وقت إضافي لكل مهمة.

حاول أيضًا مراقبة تقدم مشروعك في كل خطوة على الطريق. إذا لاحظت أن بعض الأنشطة أو المهام تستغرق وقتًا أطول من المتوقع أثناء تنفيذ المشروع ، فيمكنك تحريرها وإضافة الوقت اللازم.

لعمل تنبؤات أفضل بالمشروع أثناء تنفيذ مشروعك الحالي ، يمكنك استخدام تطبيق تتبع المهام الذي يساعدك على الاحتفاظ بسجل لتجاوز الوقت حتى تعرف بالضبط المهمة التي تتطلب مزيدًا من الوقت. نتيجة لذلك ، يمكنك استخدام هذا كمرجع في المستقبل لتحسين هيكلة مشاريعك القادمة ، والتأكد من أن لديك عددًا أقل من التجاوزات والتأخيرات.

نصيحة رقم 5: قدم بوضوح توقعات مشروعك

في بعض الأحيان ، قد لا تكون جميع بياناتك أو الموظفين المؤهلين أو التوقعات الخالية من العيوب كافية لنجاح المشروع. بمجرد تطوير توقعاتك وتوثيقها ، يجب عليك تقديمها بوضوح لأعضاء فريقك حتى يكون الجميع على دراية بمسؤولياتهم.

للتأكد من تقديم جميع مراحل المشروع ومهامه بطريقة واضحة ، يمكنك استخدام برنامج جدولة الموظفين الذي يتيح لفريقك الحصول على نظرة عامة واضحة على جميع مهامهم وأنشطتهم ومعرفة بالضبط ما يفترض بهم القيام به لتحقيق الهدف المنشود. نتيجة المشروع.

نصيحة رقم 6: تتبع أداء مشروعك

ضع في اعتبارك أن التنبؤ بالمشروع هو مجرد توقع يمكن أن يتغير بسبب عوامل خارجية أو داخلية ، لذلك ستحتاج إلى تتبع مشروعك في جميع مراحل تنفيذه.

على سبيل المثال ، عند تتبع أدائك ، قد تلاحظ ضيق الميزانية. يمكن أن تساعدك معرفة عجز الميزانية في إجراء التغييرات اللازمة وحل المشكلة في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، يمكنك إعادة توجيه الأموال من الفروع الأخرى ، أو إبلاغ العميل بالتغييرات في السعر. وبالتالي ، ستتغير تنبؤاتك وسيكون لديك توقعات أكثر دقة.

أيضًا ، يضمن تتبع أداء المشروع أنك ستلاحظ تغييرات غير متوقعة ، ويحتمل أن تتعرف على كيفية حلها ، وتواصلها بشكل صحيح مع عملائك في الوقت المحدد.

نصيحة رقم 7: راجع كل مشروع وتحقق مما إذا كانت التوقعات صحيحة

بعد الانتهاء من المشروع ، يجب عليك مراجعة النتائج لمعرفة مدى توافقها مع توقعاتك ، حيث يمكن قياس نجاح المشروع من خلال مدى تطابقه مع التقديرات الأصلية.

على سبيل المثال ، إذا تم إجراء أي تغييرات من حيث الوقت أو التكلفة ، فيمكنك دمجها في التوقعات المستقبلية لمشاريع مماثلة. يمكن أن يساعدك فهم ما كان مفقودًا في التوقعات السابقة في تحسين التنبؤ بالمشروع في المستقبل.

الخلاصة: زيادة فرصك في نجاح المشروع من خلال التنبؤ بالمشروع

كما قد تكون اكتشفت بالفعل ، فإن التنبؤ الفعال بالمشروع هو ما يميز مشروعًا جيد التنفيذ عن مشروع قد حدث خطأ.

في هذه المقالة ، أوضحنا ما يتطلبه التنبؤ في إدارة المشروع. لقد قمنا أيضًا بتضمين بعض نصائح التنبؤ التي ستجدها مفيدة إذا قررت البدء في عمل توقعات للمشروع.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن التنبؤ بالمشروع عملية معقدة وتتطلب الكثير من الإعداد والتفكير.

يجب أن تحاول جدولة وقت إضافي للمهام ، وتتبع أداء مشروعك ، واستخدام أداة تنبؤ للحصول على بيانات أكثر دقة.

لا يمكن ضمان نتيجة جيدة للمشروع من خلال توقعات المشروع لأنها تعتمد على العديد من العوامل ، ولكنها ستقربك خطوة واحدة من النجاح.

️ يعد التنبؤ في إدارة المشروع عملية مفيدة تتيح لك التحكم في مشروعك. هل لديك أي نصائح قيمة حول كيفية تحسين التنبؤ بالمشروع؟ اكتب إلينا على [email protected] للحصول على فرصة للظهور في إحدى مقالاتنا المستقبلية. أيضًا ، إذا أعجبك هذا المقال ، فشاركه مع شخص آخر تعرفه وسيجده ممتعًا.