إدارة تكلفة المشروع: الأساسيات والخطوات والأهداف الرئيسية

عندما يتولى عملك مشروعًا جديدًا ، فإن نجاح أو فشل عملك يعتمد على كفاءة جهود إدارة المشروع - وأهم عنصر في جهود إدارة المشروع هو التعامل مع تكاليف إدارة المشروع .

علاوة على ذلك ، يمكن أن يكون التقدير غير الدقيق لتكلفة المشروع أحد الأسباب الرئيسية وراء تجاوز المشاريع للميزانية أو الفشل التام.

لتكون قادرًا على إكمال مشروعك بنجاح ، يجب أن تكون قادرًا على التحكم في التكاليف وتحليلها والتنبؤ بها بشكل أكثر دقة ومنع النتائج السيئة.

لمساعدتك على البقاء ضمن ميزانية مشروعك ، سنشرح ما يلي:

• تعريف إدارة تكلفة المشروع ،
• الأهداف الرئيسية لإدارة تكلفة المشروع ،
• طريقة حساب تكاليف إدارة المشروع ، و
• الخطوات الأربع في إدارة تكلفة المشروع.

سنغطي أيضًا بعض الأسئلة الشائعة حول إدارة تكلفة المشروع ، لذا ابق معنا.

ما هي إدارة تكلفة المشروع؟

إدارة تكلفة المشروع هي عملية تتضمن تقدير وتخصيص ميزانية المشروع والتكاليف اللاحقة ، بالإضافة إلى التحكم في تكلفة المشروع.

تتيح لك إدارة تكلفة المشروع الحصول على صورة واضحة عن الوضع المالي لمشروعك. يساعد مديري المشاريع على التنبؤ بالنفقات المستقبلية والتصرف وفقًا لذلك.

بعض فوائد إدارة تكلفة المشروع هي:

• نفقات مخفضة ،
• زيادة الكفاءة و
• تتبع التقدم.

شروط إدارة تكلفة المشروع الهامة

لتسهيل فهم بعض المصطلحات المهمة المتعلقة بإدارة تكلفة المشروع ، سنشرحها بمزيد من التفصيل.

سنشرح في هذا القسم المصطلحات التالية:

• تكاليف المشروع و
• ميزانية المشروع.

ما هي تكاليف المشروع؟

بشكل عام ، تكاليف المشروع هي إجمالي الأموال اللازمة لتغطية وإكمال معاملة تجارية أو مشروع عمل.

تشمل تكاليف المشروع:

1. التكاليف المباشرة - التكاليف المباشرة هي تلك المرتبطة مباشرة بالمشروع والضرورية لإكمال المشروع المذكور.
2. التكاليف غير المباشرة - التكاليف غير المباشرة للمشروع هي تكاليف لا تؤدي مباشرة إلى إكمال المشروع ولكنها لا تزال حيوية للشركة أو الفرد الذي يعمل في المشروع المذكور. على هذا النحو ، فهي جزء من تكاليف المشروع الفردية.

تشمل التكاليف المباشرة تكلفة:

• المحترفون العاملون في المشروع - أي موظفو الشركة أو المقاولون الخارجيون والمستقلون.
• المعدات - أي الأدوات والآلات التي يستخدمها الموظفون أو المقاولون أو المستقلون لإنهاء المشروع.
• المواد - أي المواد المادية (التي ليست أدوات أو آلات) اللازمة لإنهاء المشروع.
• مهام إدارة المشروع - أي جميع المهام التي تهدف إلى تسهيل إنجاز المشروع قبل وقت معين ، ووفقًا لمتطلبات محددة.
• المهام الهندسية (إذا لزم الأمر) - أي جميع الأبحاث ، وأعمال التصميم ، وتركيب المعدات التي تم إجراؤها من أجل إنهاء المشروع.
• النقل (إن وجد) - أي الأسعار المخصصة ، وإحضار المنتج النهائي إلى تجار التجزئة ، إلخ.

تشمل التكاليف غير المباشرة تكلفة:

• المصروفات التشغيلية العامة - مثل إيجار المكاتب والمرافق والتأمين ومعدات المكاتب العامة والمواد.
• الراتب السنوي المستهدف - أي الربح النظيف الذي تريد الشركة أو الفرد تحقيقه ، بالإضافة إلى الأموال اللازمة لتغطية النفقات العامة والنفقات الأخرى.

يعد التعامل مع التكاليف المباشرة وغير المباشرة وإبقائها ضمن الميزانية أمرًا ضروريًا لإدارة تكاليف المشروع بشكل سلس.

ما هي ميزانية المشروع؟

ميزانية المشروع هي المبلغ الإجمالي للأموال المخطط لها والمخصصة لتنفيذ مشروع خلال فترة زمنية محددة (الموعد النهائي).

تعتمد ميزانية المشروع على تقدير التكلفة الأولية للمشروع وتعتمد عادة على فعالية التحكم في تكلفة المشروع. هناك 4 تقنيات رئيسية لإدارة ميزانية المشروع:

1. تزايدي - أنت تتعقب الوقت المستغرق في مهامك داخل مشروع وتكتسب فهمًا للوقت الفعلي الذي ستحتاجه لإنهاء المهام المذكورة في المستقبل.
2. حسب النشاط - يمكنك حساب إيراداتك المثالية ، والنظر في عدد المشاريع التي تحتاج إلى العمل عليها خلال العام وأسعارها للوصول إلى الإيرادات المذكورة ، وتحديد ميزانية كل مشروع فردي عن طريق حساب تكاليف ذلك المشروع.
3. عرض القيمة - يمكنك إضافة عناصر إلى ميزانيتك بناءً على القيمة التي تجلبها لمشروعك. إذا كان عنصر / مهمة / محترف مهمًا للمشروع ، فسيتم إضافته إلى ميزانيتك المخطط لها.
4. قائم على الصفر - يشبه أسلوب إدارة الميزانية هذا عرض القيمة. يتمثل الاختلاف (والشرط الخاص بالعنصر المراد تضمينه في الميزانية) في أنه يجب تبرير العنصر وإثبات فائدته لكل فترة عمل جديدة وليس مشروعًا واحدًا فقط. تتم الموافقة على كافة العناصر المهمة لفترة عمل جديدة للميزانية.

لمعرفة المزيد حول أفضل الطرق لإدارة جميع التكاليف المتعلقة بميزانية المشروع ، ألق نظرة على تقنيات إدارة تكلفة الميزانية هذه.

تقنيات إدارة تكلفة الميزانية

من أجل التأكد من الالتزام بالميزانية (وخفض التكاليف حيثما أمكن ذلك) ، يجب عليك:

• تدريب الموظفين ليكونوا فعالين في وقتهم - اتباع نصائح إدارة الوقت الصحيحة وزيادة مهارات إدارة الوقت المناسبة سيساعد فريقك على أن يكون أكثر كفاءة من حيث الوقت ، مما سيساعدك بدوره على توفير التكاليف.
• الاستفادة من أحدث التقنيات - بصرف النظر عن أداة إدارة المشروع ، حاول تقديم أدوات عمل أخرى للمساعدة في أتمتة عمل الموظفين بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
• مهام الاستعانة بمصادر خارجية - سيساعدك تعيين محترف حسن السمعة من خارج الشركة للتعامل مع جزء من عملك (متعلق بالعمل أو العمل الخاص بالمشروع) على خفض التكاليف.
• قلل من نفقاتك العامة - التأمين هو نفقات عامة غير قابلة للتفاوض ، ولكن هناك بعض النفقات العامة التي يمكنك العمل (والعيش بها) بدونها. تشمل الأمثلة مكتبًا أنيقًا في وسط المدينة لعملك المستقل أو الموضة ولكن أقل من المرافق المفيدة. اقطع ما تستطيع لتحقيق أقصى استفادة من ميزانيتك.

إن أهمية إدارة التكلفة في المشاريع وتقنيات إدارة التكلفة المدرجة تكاد تكون واضحة بذاتها - عندما تهدف إلى إدارة تكاليفك للالتزام بميزانية المشروع المحددة ، فأنت تترك الميزانية المحددة توجه قراراتك.

إذا كنت لا تهدف إلى إدارة تكاليف مشروعك ، فمن المحتمل أن تخرج عن نطاق السيطرة ، وقد ينهار مشروعك بالكامل بسبب الإدارة الخاطئة.

ما هي الأهداف الرئيسية لإدارة تكلفة المشروع؟

تنبع فوائد الإدارة المناسبة لتكلفة المشروع من الأهداف الرئيسية لإدارة تكلفة المشروع ، والتي تشمل:

• التركيز على تسليم المشروع بناءً على معايير القيمة المحددة في بداية المشروع ،
• مراقبة وتوثيق جميع المعاملات والمدفوعات والتغييرات المتعلقة بالمشروع ، و
• بذل الجهود لخفض تكاليف العمل بشكل عام.

بشكل عام ، الغرض الرئيسي من الإدارة المناسبة لتكلفة المشروع هو مساعدة مديري المشاريع على إكمال المشروع بنجاح ، ولكن أيضًا تقليل نفقات المشروع غير الضرورية. يمكن أن يكون المشروع ناجحًا حقًا فقط إذا تتبعت التكاليف وظللت ضمن ميزانية المشروع.

كيفية حساب تكاليف إدارة المشروع

عند تحديد رسوم إدارة المشروع لمشاريع المرافق الرئيسية ، التزمت جامعة نورث وسترن بالمبدأ التالي - كلما زاد حجم المشروع ، انخفضت تكلفة إدارة المشروع مقارنةً بالتكلفة الإجمالية للمشروع نفسه.

لمعرفة كيف قاموا بحساب نفقات إدارة المشروع وفقًا لحجم مشاريعهم ، ألق نظرة على الجدول أدناه.

مع زيادة تكلفة المشاريع وزيادة حجمها ، تتناقص تكاليف إدارة المشروع تدريجيًا - وفقًا لنظام رسوم إدارة المشروع المتدرج الذي يستخدمونه.

تعتمد رسومهم على ميزانية المشروع التي تم تحديدها في بداية المشروع نفسه ، ويجب أن تظل كما هي طوال مدة المشروع المذكور.

في الأساس ، ستعتمد تكاليف إدارة المشروع على حجم مشروعك ، لكنها ستعتمد أيضًا على سعر برنامج إدارة المشروع الذي تختار استخدامه ، والذي يجب أيضًا تضمينه في الميزانية.

ما هي الخطوات الأربع في إدارة تكلفة المشروع؟

لإدارة تكاليف مشروعك بأفضل طريقة ممكنة ، اتبع هذه الخطوات الأربع البسيطة:

• تخطيط الموارد ،
• تقدير التكلفة ،
• تحديد ميزانية التكلفة ، و
• تحكم في التكاليف.

الخطوة رقم 1: تخطيط الموارد

يتضمن تخطيط الموارد مراجعة نطاق المشروع ثم تحديد الموارد المستقبلية - هذه الموارد ضرورية لإكمال المشروع. نطاق المشروع هو مخطط المشروع الذي يحدد جميع جوانب العمل الذي يجب القيام به من أجل إكمال المشروع.

يمكن أن تشمل موارد المشروع ما يلي:

• الأشخاص اللازمين لتنفيذ المشروع ،
• المعدات والأدوات
• الوقت اللازم لكل مهمة.

كل ما يمكّنك من إكمال المشروع بنجاح يعتبر موردًا.

لإنشاء خطة موارد شاملة ، عليك تحديد:

• كم عدد الأشخاص الذين ستكون هناك حاجة لمشروع ما ،
• ما نوع الخبرة التي يجب أن يمتلكوها ،
• ما نوع المعدات المطلوبة ، و
• ما هي الجداول الزمنية الدقيقة لكل نشاط من الأنشطة.

ومع ذلك ، بغض النظر عن الجهد الذي تبذله في تخطيط الموارد ، هناك دائمًا احتمال ظهور بعض العقبات التي لا مفر منها. في حالة حدوث ذلك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار إمكانية عدم توفر بعض الموارد.

من المهم أيضًا تتبع تخصيص الموارد. يوفر تتبع تخصيص الموارد لمديري المشاريع نظرة عامة واضحة على ما يجب القيام به ويساعدهم على تسهيل تفويض المهام.

بمجرد أن يكون لدينا جرد كامل لجميع الموارد التي نحتاجها ، سنتمكن من تقدير التكاليف ، كما نرى في الخطوة التالية.

الخطوة رقم 2: تقدير تكلفة الموارد

بمجرد الانتهاء من صياغة خطة الموارد الخاصة بك ، ستحتاج إلى تقدير جميع تكاليف الموارد المخصصة مسبقًا.

يعد تحديد تكلفة كل مورد وأخذ العوامل المتغيرة في الاعتبار أمرًا حيويًا لكل عملية صنع قرار تتضمن الإمدادات والأدوات والميزانية الإجمالية للمشروع.

بعد أن تجمع كل معلومات التسعير الضرورية ، ستحصل على حساب تقديري لنفقاتك.

للتأكد من حصولك على أدق الأرقام ، يمكنك:

• تتبع وقت مشروعك ونفقاته ،
• مراقبة أنشطة جميع المشاركين في المشروع ، و
• تعرف على أين تذهب الأموال في الوقت الفعلي.

لمعرفة المزيد حول ميزانية التكلفة ، دعنا ننتقل إلى الخطوة الثالثة.

الخطوة # 3: تحديد ميزانية التكلفة

تحديد ميزانية التكلفة هو جوهر إدارة تكلفة المشروع.

ببساطة ، ميزانية التكلفة هي مجموع جميع التكاليف اللازمة لجميع المهام والمعالم التي يهدف المشروع إلى تحقيقها. تساعدك معرفة ميزانية التكلفة الخاصة بك على إدارة التكاليف الفعلية مقارنةً بالتكاليف المقدرة.

يعتمد تحديد ميزانية التكلفة بشكل كبير على الجدول الزمني للمشروع. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إدراك مدد المهام والمعالم يجعل من السهل تتبع المواعيد النهائية للمشروع.

يتيح وجود إستراتيجية ميزانية التكلفة أيضًا لمديري المشاريع وضع تقديرات ميزانية أكثر دقة للمراحل المستقبلية أو ربما حتى منع التجاوزات.

الخطوة رقم 4: التحكم في التكاليف

يعني التحكم في تكاليفك مراقبة جميع التكاليف أثناء تقدم المشروع وتسجيلها.

تتيح لك هذه العملية اتخاذ الإجراء المناسب عند وجود تعديلات معينة ، مثل التغييرات في أسعار المواد أو الخدمات. يعد التحكم في التكلفة أمرًا مهمًا لأنه يساعدك على تقليل التكاليف ويضمن بقاء مشروعك مربحًا.

للتحكم في التكاليف بأفضل طريقة ممكنة ، إليك ما يجب عليك فعله:

• تأكد من بقاء المشروع ضمن النطاق ،
• التعاون مع أصحاب المصلحة ،
• اتبع الجدول الزمني وإدارة وقتك ، و
• استخدم برنامج إدارة المشاريع.

الأسئلة المتداولة حول إدارة تكلفة المشروع

إذا كانت لديك شكوك حول إدارة تكلفة المشروع ، فلنستعرض بعض الأسئلة المتداولة وننظر في كل ما تحتاج لمعرفته حول:

• برامج إدارة المشاريع ، و
• تقدير تكلفة المشروع.

هل تحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع؟

يعد برنامج إدارة المشاريع أحد أهم تكاليف المشروع في إدارة المشروع - ويدور أحد أهم أسئلة إدارة المشروع حول تكلفة برنامج إدارة المشروع.

بالطبع ، الغرض الكامل من استخدام برنامج إدارة المشاريع هو تسريع عملية إدارة المشروع وجعلها أكثر:

• دقيق،
• دقيق و
• فعاله من حيث التكلفه.

لذلك ، باستخدام مثل هذه البرامج ، فإنك توفر المال بشكل أساسي على المدى الطويل.

هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع المتاحة لتخطيط المشروع ، ولكن العثور على برنامج إدارة المشروع المناسب الذي يسهل استخدامه أيضًا يمكن أن يبسط عملية تتبع المشروع.

في أداة إدارة المشاريع مثل Plaky ، على سبيل المثال ، يمكنك:

• تعاون مع زملائك في الفريق ،
• احتفظ بجميع المهام في مكان واحد ، و
• تتبع التقدم المحرز في مشاريعك.

بينما يجب عليك تضمين تكلفة برنامج إدارة تكلفة المشروع في تخطيط مشروعك ، هناك بعض الخيارات الأخرى مثل Plaky حيث يمكنك استخدام عدد كبير من الميزات ، وكل ذلك مجانًا.

ما هو تقدير تكلفة المشروع؟

تقدير تكلفة المشروع هو عملية التنبؤ بما يلي:

• كلفة،
• الكمية و
• سعر جميع الموارد التي تحتاجها لإنهاء المشروع.

ومع ذلك ، بالنظر إلى أن التقدير يتم قبل اكتمال المشروع (بمعنى أنه لا يمكن حساب النفقات والتغييرات غير المتوقعة) ، فإنه غالبًا ما يكون غير مؤكد ويعمل فقط كنقطة انطلاق لإعداد ميزانية المشروع ومعالجة إدارة التكلفة.

عند تقدير تكاليف مشروعك ، تأكد من تغطية ما يلي:

• كن دقيقا - حاول ألا تبالغ في تقدير التكاليف أو تقلل من شأنها. قم بعمل التقدير فيما يتعلق بما تتطلع إلى تحقيقه ، ومواردك ، والفترة الزمنية.
• كن دقيقاً - في حين أن المستشارين والعاملين والمستقلين ضروريين لنجاح مشروعك ، فإن أهم عنصر في تقدير مشروعك هو الوقت الذي ستقضيه فيه. لذلك ، من المهم أن تتبع الوقت في جميع مشاريعك. بهذه الطريقة ستحصل على عدد دقيق من الساعات لكل نوع مشروع ، لذلك سيكون من الأسهل تقدير الوقت اللازم لإنهاء المشاريع في المستقبل.
• فهم متطلبات المشروع (والقيود) - احرص على عدم التقليل من الوقت وعدد أعضاء الفريق والموارد المالية التي تحتاجها بشكل عام لإنهاء مشروعك.

يتعامل المحترفون المختلفون مع تقدير المشروع بطرق مختلفة ، لذلك دعونا نرى أنواع تقديرات التكلفة التي يمكنك استخدامها لإدارة مشروعك.

أنواع تقديرات التكلفة في إدارة المشروع

هناك عدة أنواع فعالة لتقديرات التكلفة في إدارة المشروع:

1. حكم الخبراء - هذا التقدير هو الأنسب للمهنيين المتمرسين لأنه يعتمد على المعرفة والخبرة السابقة للمقدر.
2. تكلفة الجودة - يعتمد هذا التقدير على الأموال التي يتم إنفاقها لإدارة حالات الفشل المحتملة ومنع سوء جودة المشروع. يساعدك على تقليل الخسائر وتحليل أين يمكنك توفير المال.
3. تحليل عطاءات البائع - يستخدم هذا التقدير بشكل أساسي في مناقصات المشاريع العامة لأنه يتطلب منك تحليل منافسيك وتخمين عروضهم قبل تقديم عروضك الخاصة.
4. باستخدام برنامج تقدير المشروع - يعتمد هذا التقدير على الأرقام المقدمة بواسطة برنامج تقدير المشروع المتخصص.
5. تحليل الاحتياطي - يستخدم هذا التقدير لاستيعاب مخاطر المشروع المحتملة والموارد الاحتياطية التي يجب تأمينها لاستيعاب المخاطر المذكورة.
6. تقديرات من ثلاث نقاط - يشمل هذا التقدير متوسط ​​تقدير التقدير الأكثر ترجيحًا (أ) ، تقديرًا متفائلًا (ب) وتقديرًا متشائمًا (ج). على سبيل المثال: أ = 60 ألف دولار ، ب = 55 ألف دولار ، ج = 80 ألف دولار. وفقًا للصيغة ، (B + 4A + C) / 6 ، فإن التقدير المكون من ثلاث نقاط لتقديرات المثال هو 62000 دولار.
7. تقدير مماثل - يعتمد هذا التقدير على بيانات مجمعة من مشاريع سابقة مماثلة. يتم استخدامه عادة في المراحل الأولى من مشروع جديد.
8. التقدير البارامترى - هذه التقنية مشابهة لتقنية التقدير المماثلة ، والفرق هو أن البيانات التاريخية المستخدمة تعتمد على العلاقة بين متغيرات المشروع المختلفة.
9. التقدير التصاعدي - يتم حساب هذا التقدير من خلال مقارنة المشروع الحالي بحزم العمل التي أنشأتها بالفعل. بعد ذلك ، تقوم بعمل تقديرك للمشروع الحالي.

أفضل السبل لتقدير المشروع - مثال

سنوضح لك كيفية تقدير المشروع من خلال مثال تقدير تكلفة المشروع . يأخذ هذا المثال بعين الاعتبار:

• المهنيين العاملين في المشروع ،
• أسعارها بالساعة ،
• المواد التي يستخدمونها ، وكذلك
• الوقت الذي يحتاجون إليه لإنهاء مهام محددة.

إليك ما عليك القيام به إذا كنت تريد تقدير مشروعك:

1. قائمة بجميع المهنيين ،
2. قائمة أسعار كل ساعة لكل ساعة ،
3. ضع قائمة بكل الموارد المادية التي ستحتاجها ، بما في ذلك جميع المعدات والمواد ،
4. قم بعمل تقدير للوقت الذي ستحتاجه لإنهاء المشروع ، و
5. احسب السعر النهائي.

لقد قدرت الآن أن أعضاء فريقك سيقضون إجمالي 300 ساعة في المهام المتعلقة بالمشروع التي تم تكليفهم بها - وبشكل أكثر تحديدًا:

• ستنفق ليزا جونسون (سعر الساعة: 45 دولارًا) 30 ساعة في المهمة 1
• سينفق John Bautista (سعر الساعة: 45 دولارًا) 70 ساعة في المهمة 2
• ستنفق كاتي ستارك (سعر الساعة: 50 دولارًا) 50 ساعة في المهمة 3
• أوستن وايت (سعر الساعة: 40 دولارًا) سينفق 120 ساعة في المهمة 4
• توماس كلارك (سعر الساعة: 50 دولارًا) سينفق 30 ساعة في المهمة 5

إليك معادلة إجمالي 300 ساعة المقدرة:

معدل الساعة × الوقت المستغرق في العمل (لكل موظف)

إليك ما تبدو عليه المعادلة:

45 دولارًا × 30 + 45 دولارًا أمريكيًا × 70 + 50 دولارًا أمريكيًا × 50 + 40 دولارًا أمريكيًا × 120 + 50 دولار أمريكي × 30 = 13300 دولار أمريكي

كما ذكرنا ، بصرف النظر عن تضمين موظفيك ، تحتاج أيضًا إلى مراعاة التكاليف النظيفة للمواد والمعدات الخاصة بك. عندما يتعلق الأمر بالمواد ، سيتعين عليك تضمين عدد الوحدات وكذلك السعر لكل وحدة.

علاوة على ذلك ، عندما تقارن ميزانيتك المخططة مع نفقاتك الفعلية ، سترى الفرق بين هذين الاثنين.

أخيرًا ، إذا قمت بتتبع تقدمك ، فستتمكن من تغيير جدولك للسماح بمزيد من الوقت لمهام معينة وتتبع الوقت الذي تكون فيه الميزانية المخططة على وشك الوصول إلى الحد الأقصى.

الخلاصة: بالنسبة لمشروع ناجح ، فإن الإدارة المناسبة لتكلفة المشروع أمر لا بد منه!

في النهاية ، الوقت المقدر والموارد والنفقات هي التي تحكم ميزانيتك.

من ناحية أخرى ، تحدد ميزانيتك وحجم مشروعك تكاليف إدارة المشروع وتكلفة برنامج إدارة المشروع.

كل الأشياء التي تم أخذها في الاعتبار ، يجب أن تحكم قراراتك المتعلقة بالمشروع ميزانية المشروع المقدرة.

إذا كانت تكاليف مشروعك الإجمالية لا تتجاوز الميزانية ، يمكنك أن تستنتج أن إدارة تكلفة مشروعك كانت ناجحة.

️ هل سبق لك أن حاولت إدارة تكاليف مشروعك من قبل؟ ربما تكون قد وجدت بالفعل الطريقة الصحيحة لإدارة تكلفة المشروع التي ساعدتك على توجيه ميزانية مشروعك بنجاح. أخبرنا على [email protected] حتى نتمكن من تجربة أسلوبك بعد ذلك. وإذا أعجبك منشور المدونة هذا ، فشاركه مع شخص تعتقد أنه سيكون مهتمًا بقراءته.