أمثلة ونصائح للملاحظات المهنية

يُستخدم مصطلح "التعليقات" على نطاق واسع في الأعمال التجارية ويتم طلبه وتقديمه بشكل متكرر لكل من العملاء والموظفين . إنها من بين الموارد الأكثر قيمة لتحسين الأداء وجودة العمل وتعزيز الرضا العام داخل الشركة. لا تقتصر ردود الفعل على الأمور المتعلقة بالأنشطة التجارية للمنظمة؛ كما يشمل أيضًا مشاعر الأفراد تجاه الشركة.

في الإطار التنظيمي، يمكن أن تنشأ ردود الفعل من قادة الفريق وغيرهم من المهنيين ويطلبونها. ويمكن أن يحدث على المستوى الشخصي بين مجموعة صغيرة من الأفراد أو على نطاق أوسع كجزء من استراتيجية عمل تشمل العديد من أصحاب المصلحة. في الواقع، تسعى العديد من المنظمات بانتظام إلى تقديم التعليقات لمتخصصيها المتنوعين لقياس مسار المنظمة وتحسين الجوانب المختلفة.

سواء كنت محترفًا وتتطلع إلى تقديم تعليقات أو تلقيها إلى زميل أو قائد فريق، أو كنت شركة تتطلع إلى تطبيقها على فريقك أو عملائك بالكامل، فيما يلي 9 نصائح ستساعدك على تقديم وتلقي تعليقات بناءة و تحسين عملك.

تقديم الملاحظات وتلقيها: القواعد الذهبية التسعة

القواعد التسعة التالية مستخرجة من الكتاب الثاقب "الملاحظات الذكية" من تأليف جين وروزا رودريجيز ديل ترونكو ونويمي فيكو جارسيا.

1. وصف الحقائق

عند تقديم التعليقات، يكون الأمر أكثر إيجابية ويتم تلقيه بشكل أفضل إذا امتنعت عن التقييمات الشخصية وركزت فقط على تقديم معلومات موضوعية . لذلك، من المفيد التأكيد على الحقائق.

على سبيل المثال، بدلًا من القول "أنت لست دقيقًا جدًا عندما يتعلق الأمر بأداء عملك"، من الأفضل أن تقول "لقد وجدت العديد من الأخطاء في عملك".

الفرق بين الحقيقة والرأي هو أن الأخير هو تفسير لحقيقة يمكن أن يكون ذاتيًا، بينما الأول يمكن التحقق منه وإثباته .

غالبًا ما يؤدي تقديم الرأي إلى مزيد من الصراع والمقاومة. على العكس من ذلك، من الصعب الاعتراض على الواقع عند تقديم حقائق يمكن التحقق منها، مما يجعل قبول البيانات الموضوعية أكثر سهولة .

2. كن موجزا

يجب أن تكون التعليقات التي تقدمها لشخص ما محددة، مما يعني أنها لا ينبغي أن تترك مجالًا للتفسير أو احتمال أن يفهم الشخص الآخر شيئًا مختلفًا عما تقصده بالفعل.

صحيح أننا مسؤولون عن كلماتنا وليس عن كيفية تفسير الناس لها . ومع ذلك، يمكننا أن نبذل جهدًا لضمان فهم رسالتنا بأكبر قدر ممكن من الوضوح.

إن الإيجاز لا يؤدي فقط إلى ضمان الفهم الواضح، بل أيضًا إلى منع سوء التفسير أو المبالغة في التعليقات المقدمة.

من الضروري تجنب التحدث بعبارات عامة أو استخدام الصفات العامة بشكل مفرط. على سبيل المثال، بدلاً من قول "أنت بحاجة إلى تحسين مهاراتك في التحدث أمام الجمهور"، يكون من الأكثر فعالية تحديد المجالات القابلة للتحسين للتحسين مثل "عند التحدث أمام الجمهور، ركز على التحرك حول المسرح، والتعبير بوضوح، والحفاظ على التواصل البصري مع الجمهور". الجمهور بدلاً من القراءة من الملاحظات أو الشرائح."

علاوة على ذلك، عند تقديم ردود فعل سلبية، من المفيد أن تبدأ بملاحظة إيجابية لتشجيع الفرد وتعزيز تقبل النقاط الأقل إيجابية .

علاوة على ذلك، من الأفضل تقديم التعليقات السلبية في مكان خاص لتجنب التسبب في الإحراج أو الانزعاج للمتلقي.

3. كن مباشرًا

لضمان الفهم الواضح، من الضروري توصيل الرسالة مباشرة دون توضيح غير ضروري. كن موجزًا ​​وتجنب الخوض في التفاصيل ، لأن ذلك يمكن أن يخفف من أهمية وتأثير ردود الفعل المركزية.

احرص على تركيز انتقاداتك البناءة على ما لا يزيد عن جانبين أو ثلاثة جوانب رئيسية ، مع إظهار الانتقائية. إن تقديم الكثير من المعلومات في وقت واحد يمكن أن يطغى على المتلقي ويعوق قدرته على معالجة التعليقات بشكل فعال.

من المفيد أيضًا تخصيص وقت لتقديم التعليقات فقط، بدلاً من دمجها في مناقشات أخرى. يسمح هذا النهج بتركيز الاهتمام على التعليقات ويعزز فعاليتها.

4. افعل ذلك في الوقت المناسب

ليس هناك فائدة من تقديم النقد البناء بعد فوات الأوان، عندما لا يعود الشخص الآخر قادرًا على فعل أي شيء لتحسينه، أو عندما يتم نسيان تفاصيل ومنظور ما تم القيام به.

كلما كانت التعليقات أقرب إلى المشكلة التي تريد مناقشتها، كلما كان ذلك أفضل . من الناحية المثالية، افعل ذلك في غضون 24 ساعة حتى يكون له أكبر تأثير ممكن، حيث سيكون لدى الشخص تجربة جديدة في ذهنه وسيكون أكثر تحفيزًا لمعالجتها.

بالإضافة إلى ذلك، من الأفضل عدم التحدث نيابة عن أطراف ثالثة؛ من الأفضل دائمًا التحدث بضمير المتكلم وعن السلوك الذي لاحظته بنفسك . بخلاف ذلك، قد يشعر الشخص الآخر بعدم الارتياح عندما يعلم أنك تتحدث عنه خلف ظهره.

5. تقديم الاقتراحات والأسئلة

ينبغي أن تظل ردود الفعل مفتوحة للمناقشة والتحديات. بعد تقديم التعليقات، من المهم تشجيع المستلم على مشاركة وجهة نظره وطرح أي أسئلة قد تكون لديه . قد تتطور وجهة نظرك الخاصة بعد الدخول في حوار معهم.

علاوة على ذلك، أثناء عملية التغذية الراجعة، من المفيد طرح أسئلة تحفز على التفكير، مثل "هل توافق على تقييمي؟" أو "ما هي أفكارك حول هذه القضية؟"

بالإضافة إلى ذلك، يُنصح بتجنب المبالغة في الحزم أو المطلق في بيانات تعليقاتك والحلول المقترحة.

6. حافظ على موقف منفتح

بالانتقال إلى تلقي التعليقات، فإن الشيء الأساسي هو وضع غرورك جانبًا والتعامل معه باستعداد حقيقي للاستماع إلى وجهات النظر التي قد تختلف عن وجهات نظرك ، فضلاً عن الانفتاح على إمكانية التغيير.

وهذا الجانب محوري للنقد البناء لتحقيق النتائج. وبغض النظر عن مدى فعالية توصيل ردود الفعل أو فهمها، إذا لم يكن المتلقي متقبلاً للتغيير أو غير راغب في الاعتراف بالواقع، يصبح التقدم صعباً.

وهذا يؤكد حقيقة أن ردود الفعل هي تبادل متبادل، يتطلب مشاركة نشطة من كل من المانح والمتلقي .

7. العمل على الثقة بالنفس

عند تلقي النقد البناء، من المفيد جدًا أن تكون متعاطفًا مع نفسك وأن تستوعب أننا لسنا مثاليين وأننا يمكن أن نرتكب الأخطاء. يجب أن نتقبل النقد البناء على حقيقته، وهو تعليق يهدف إلى أن يكون بناء وليس هجومًا شخصيًا.

الخطأ يمكن أن يساوي التعلم، والنقد لا يحدد من أنت ؛ إنه مجرد تعليق على كيفية قيامك بمهمة محددة.

على سبيل المثال، إذا قيل لك "لقد نسيت أن تخبرني عن هذه الرسالة من أحد العملاء"، فلا يجب أن تفسرها على أنها "أنت شخص كثير النسيان".

لا ينطبق هذا المبدأ على ردود الفعل السلبية فحسب، بل ينطبق أيضًا على ردود الفعل الإيجابية. عند تلقي ردود فعل إيجابية، فمن الطبيعي أن تشعر بالفخر، ولكن من الضروري الحفاظ على التواضع.

في الجوهر، سواء تلقيت ردود فعل سلبية أو إيجابية، فمن المهم عدم أخذها على محمل شخصي. لا ينبغي استيعاب ردود الفعل السلبية باعتبارها انعكاسًا لقيمتك، ولا ينبغي أن تؤدي ردود الفعل الإيجابية إلى تضخيم غرورك إلى درجة الشعور بالتفوق على الآخرين. بدلاً من ذلك، من الضروري أن يكون لديك فهم واضح لنفسك وألا تعتمد فقط على التقييمات الخارجية للتحقق من صحتها.

8. إدارة عواطفك

يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالنقطة السابقة، الأمر الذي سيساعدك أيضًا على قبول النقد البناء بشكل أفضل هو تعلم كيفية إدارة عواطفك.

عند تلقي تعليقات سلبية، من الطبيعي أن تشعر بمشاعر الانزعاج أو الحزن أو الإحباط. بدلًا من محاولة قمع هذه المشاعر، من المهم الاعتراف بها وفهم مصدرها وإتاحة الوقت لنفسك لمعالجتها . يمكن أن توفر فترة التأمل هذه رؤى قيمة للنفس وتساعد في تخفيف التوتر.

عند مواجهة انتقادات بناءة شخصيًا، فإن الإستراتيجية المفيدة هي ممارسة التنفس البطيء والعميق والعد إلى 5 أو 10 قبل الرد . تسمح هذه الوقفة القصيرة بإجابة مؤلفة ومدروسة. عندما تكون وحيدًا، اغتنم الفرصة لإجراء مزيد من التحليل لاستجابتك العاطفية وأسبابها الأساسية.

وبالمثل، يمكن أن تثير ردود الفعل الإيجابية أيضًا مشاعر قوية. من المفيد التعامل مع هذه المشاعر بنفس اليقظة الذهنية، دون قمعها أو السماح لها بالسيطرة عليك.

يتعلق الأمر بتحقيق التوازن ، وليس خنق عواطفك، ولكن أيضًا عدم السماح لها بالسيطرة على أفكارك وأفعالك.

9. تطوير المرونة

تختلف المرونة، أي القدرة على التكيف والتغلب على التحديات، بين الأفراد ولكن يمكن تنميتها وهي لا تقدر بثمن عند تلقي النقد البناء.

يميل أولئك الذين يتمتعون بالمرونة إلى تحويل تركيزهم من المشكلة إلى الحلول المحتملة ، واستخلاص المزيد من الإيجابيات من السلبيات من ردود الفعل. في نهاية المطاف، تنطوي المرونة على تحول في المنظور، حيث ينظر المرء إلى نفسه كعامل نشط قادر على تشكيل واقعه.

إن قبول الشدائد كجزء طبيعي من الحياة، والاعتراف بالقيود الشخصية، وطلب المساعدة عند الحاجة، والامتناع عن أخذ ردود الفعل على محمل شخصي، وصقل مهارات الاستماع النشط، كلها أمور تساعد على بناء المرونة. تشجع هذه الممارسات على الاستجابة الاستباقية وليس السلبية للشدائد.