كيف يمكن لتتبع الوقت أن يجعلك أكثر إنتاجية أثناء العمل من المنزل

عند العمل من المنزل ، يمكنك الاستمتاع بامتيازات بيئة العمل هذه ، مثل عدم التنقل أو الحصول على فرصة للنوم لفترة أطول أو إعداد وجبة طعام منزلية الصنع.

ومع ذلك ، هناك بعض تحديات العمل عن بُعد ، مثل التعامل مع عوامل التشتيت في المنزل ، أو قلة الروتين ، أو أن تكون أقل إنتاجية من العمل في المكتب. كما تعلم بالفعل ، عندما تكون غير فعال ، عادة ما تقضي وقتًا أطول في العمل ، من أجل إنهاء جميع مهامك.

وفقًا للاستطلاع الجديد الذي أجرته شركة Chubb ، فإن بعض الموظفين في الولايات المتحدة يسجلون بالفعل ساعات أكثر عند العمل عن بُعد. لأكون دقيقا:

• 37٪ من المشاركين يعملون لساعات أطول ، و
• 17٪ يسجلون أكثر من 10 ساعات إضافية في الأسبوع.

الآن ، مفتاح منع الإرهاق هو إيجاد الطرق الصحيحة لاستعادة الإنتاجية ، مثل تتبع ساعات عملك. لقد جمعنا قائمة من 7 طرق يمكن أن تجعلك تتبع الوقت أكثر إنتاجية أثناء العمل من المنزل.

مع تتبع الوقت ، ستتعلم كيفية تبني هذه العادات:

• تنظيم يومك وفقًا لذروة الإنتاجية ،
• العمل في فترات زمنية محددة مسبقًا ،
• إدارة عبء عملك بشكل أفضل ،
• تتبع المهام المتكررة الخاصة بك ، و
• خلق حدود بين وقت عملك ووقت فراغك.

أيضًا ، سيساعدك تتبع الوقت على:

• تجنب التسويف ،
• تجنب تعدد المهام.

قبل أن نوضح لك كيفية زيادة إنتاجيتك عن طريق تسجيل الوقت عند العمل من المنزل ، دعنا نلقي نظرة على المزايا المهمة الأخرى لتتبع الوقت.

فوائد تتبع الوقت عند العمل من المنزل

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لتتبع الوقت أثناء العمل عن بُعد في أنك ستتعلم كيف تكون أكثر كفاءة. بصرف النظر عن ذلك ، هناك جوانب إيجابية أخرى لتسجيل وقتك ، مثل:

• الحفاظ على شفافية أدائك . يريد مديرك ورئيسك في العمل معرفة ما تعمل عليه طوال اليوم. إذا احتفظت بسجل لكل مهمة مكتملة والوقت اللازم لإنهائها ، فستحصل على نظرة عامة واضحة على يوم عملك. بعد ذلك ، يمكنك مشاركة هذه النظرة العامة مع المشرفين لديك.
• تتبع أرباحك. إذا كنت تعمل بالقطعة ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بسجل للمقدار الدقيق للوقت الذي تقضيه في العمل في المشروع. ستضمن لك هذه التقارير الحصول على مستحقاتك بشكل صحيح ، بغض النظر عن طريقة الدفع التي تستخدمها.
• الحصول على دليل على العمل الإضافي الخاص بك. عندما تتطلب وظيفتك حرق زيت منتصف الليل ، تأكد من تسجيل هذه الساعات الإضافية. ثم لاحقًا ، يمكنك إبلاغ مديرك بوقت العمل الإضافي.
• يراقب تقدمك. من خلال تتبع الوقت الذي تقضيه في جميع المهام ، ستتمكن من متابعة تقدم عملك ، والذي يمكن أن يكون معلومات لا تقدر بثمن ، خاصة عند العمل عن بعد.

عندما يتعلق الأمر بأساليب تتبع الوقت ، يمكنك استخدام جدول بيانات أو قلم وورقة لمراقبة وقتك. إذا اخترت برنامج تتبع الوقت ، فيمكنك تتبع وقتك إما باستخدام مؤقت أو إضافة ساعاتك يدويًا أو باستخدام جدول زمني. جربه مع متتبع الوقت لدينا من خلال التسجيل هنا.

7 طرق لتتبع الوقت يمكن أن تجعلك أكثر إنتاجية أثناء العمل من المنزل

الآن ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على الطرق التي يمكن من خلالها تتبع الوقت أن يجعلك أكثر إنتاجية أثناء العمل من المنزل. يمكن أن يساعدك على:

1. تنظيم يومك وفقًا لذروة الإنتاجية ،
2. العمل في فترات زمنية محددة مسبقًا ،
3. إدارة عبء عملك بشكل أفضل ،
4. تتبع المهام المتكررة الخاصة بك ،
5. إنشاء حدود بين وقت العمل ووقت الفراغ ،
6. تقليل التسويف ، و
7. حاول ألا تقوم بمهام متعددة.

1. نظم يومك وفقا لذروة الإنتاجية الخاصة بك

على مدار اليوم ، قد تلاحظ أن إنتاجيتك تزدهر في أوقات معينة. من ناحية أخرى ، هناك فترات لا يمكنك فيها الحفاظ على تركيزك في العمل وتكون غير فعال. يحدث هذا بسبب وقت الذروة البيولوجي الخاص بك ، وهو مصطلح اخترعه سام كاربنتر.

يتضمن وقت الذروة البيولوجي الخاص بك أكثر ساعاتك إنتاجية في اليوم. تعتمد هذه الساعات على إيقاعات الموجات فوق الصوتية - الدورات التي يمر بها جسمك يوميًا.

لكل شخص وقت الذروة البيولوجي الخاص به. لهذا السبب يجد بعض الناس أنه من الأسهل العمل في الصباح ، مثل الرئيس التنفيذي لشركة Twitter جاك دورسي ، الذي يزدهر خلال ساعات الصباح الباكر. من ناحية أخرى ، يفضل بعض الناس أداء مهامهم في وقت متأخر بعد الظهر أو في الليل.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في تنظيم يومك؟

إذا كنت تريد حساب وقت الذروة البيولوجي الخاص بك ، فستحتاج إلى تتبع مستويات الطاقة لديك لمدة 3 أسابيع. وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تتبع وقتك وجميع أنشطة العمل. إليك كيف يمكنك حساب أوقاتك الإنتاجية:

• سجل ساعات عملك لمدة 3 أسابيع - بما في ذلك جميع مهامك.
• بعد ذلك ، قم بتحليل نتائجك. ألقِ نظرة على نفس المهام التي كانت لديك كل أسبوع وقارن بين الأوقات التي احتجت لإنهائها. فيما يلي مثال لمهمة متكررة "إعداد تقرير أسبوعي".

الأسبوع الأول : خلال الأسبوع الأول ، تم الانتهاء من المهمة بعد ساعة ونصف. تمت المهمة في الصباح ، من الساعة 9 صباحًا حتى 10:30 صباحًا.

الأسبوع الثاني : خلال الأسبوع الثاني ، تم إكمال المهمة في ثلاث ساعات. تم الانتهاء من المهمة في فترة ما بعد الظهر ، من الساعة 2 ظهرًا حتى الساعة 5 مساءً.

الأسبوع الثالث : خلال الأسبوع الثالث ، تم الانتهاء من المهمة بعد ساعتين ونصف. تم الانتهاء من المهمة في وقت مبكر من بعد الظهر ، من الساعة 12 ظهرًا حتى الساعة 2:30 مساءً.

إذا قمنا بتحليل هذه النتائج الثلاث ، يمكننا أن نستنتج أن أقصر فترة زمنية كانت ساعة ونصف ، في الصباح. لذلك ، كان الشخص الذي يقوم بالمهمة أكثر إنتاجية في الساعات الأولى ، مما يعني أن وقت ذروته البيولوجي يكون خلال ساعات الصباح.

• بمجرد معرفة وقت الذروة البيولوجي الخاص بك ، تصبح هذه البيانات لا تقدر بثمن. ستكون قادرًا على تحديد المهمة الأكثر أهمية والأكثر إلحاحًا والعمل عليها أولاً ، خلال وقت الذروة البيولوجي الخاص بك. في نفس الوقت ، ستترك تلك المهام الأقل أهمية لأوقات أخرى خلال اليوم.

باختصار ، يساعدك تتبع الوقت في تحديد وقت الذروة البيولوجي الخاص بك ، مما يمنحك فرصة لإدارة وقتك بشكل أفضل وزيادة الإنتاجية.

2. العمل في فترات مجدولة مسبقا ️

في بيئة العمل التقليدية ، فإن أكثر عوامل تشتيت الانتباه في المكتب شيوعًا هي الزملاء الثرثارون والاجتماعات القريبة وحتى الضوضاء الخارجية. ولكن عند العمل من المنزل ، قد يزعجك أطفالك أو حيواناتك الأليفة أو زملائك في السكن. لذا ، فإن توجيه الانتباه إلى مهامك قد يبدو وكأنه مهمة مستحيلة.

إذا كنت تبحث عن طريقة للتركيز بشكل كامل على العمل ، ولكنك تأخذ فترات راحة قصيرة من حين لآخر ، فتأكد من محاولة العمل في فترات محددة مسبقًا. القواعد بسيطة: تحتاج إلى اختيار طول فترات العمل والالتزام بها.

نقترح استخدام تقنية بومودورو لإدارة الوقت. ستساعدك هذه الطريقة على:

• تحسين كفاءتك من خلال الحفاظ على كل انتباهك لمهامك أثناء جلسات العمل ، و
• إعادة تشغيل عقلك بأخذ فترات راحة منتظمة.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في تقنية بومودورو؟

لاستخدام تقنية بومودورو ، ستحتاج إلى تسجيل وقتك بمؤقت أو ساعة توقيت. تسمى كل جلسة / دورة عمل بومودورو. إليك كيف تبدو العملية:

• اضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة - هذه هي جلسة العمل الأولى لك.
• ركز على العمل خلال هذه الدقائق الـ 25 ولا تدع أي شخص يشتت انتباهك.
• عندما يرن المنبه ، توقف عن العمل.
• خذ استراحة لمدة 5 دقائق. حان الوقت الآن لتناول وجبة خفيفة صحية أو الدردشة مع زملائك في الغرفة.
• عندما تنتهي فترة الراحة ، استمر في العمل لمدة 25 دقيقة أخرى. ثم خذ استراحة سريعة أخرى.
• بعد الانتهاء من أربع دورات (أربع بومودوروس) ، حان الوقت لأخذ استراحة أطول مدتها 20 دقيقة. هذه الاستراحة مثالية لتناول الغداء مع عائلتك أو الاتصال بصديقك.
• كرر هذا الروتين حتى تنتهي من مهامك أو حتى ينتهي يوم عملك.

سيؤدي تتبع ساعات عملك باستخدام تقنية Pomodoro إلى تحسين مستويات تركيزك وإنتاجيتك. بالإضافة إلى ذلك ، من غير المرجح أن تعمل لفترة أطول من المطلوب عند تتبع كل دقيقة. لذلك ، سوف تتجنب الإرهاق وستكون قادرًا على الاستمتاع بوقت فراغك.

بصرف النظر عن هذه الجلسات التي تستغرق 25 دقيقة ، يمكنك أيضًا محاولة العمل على فترات أطول قليلاً. بالإضافة إلى ذلك ، ستتطلب مهامك أحيانًا جلسات أطول.

يوصي توني شوارتز ، كاتب عمود الإنتاجية في New York Times ، باستخدام هذه الطريقة: العمل لمدة 90 دقيقة ، ثم الحصول على استراحة أطول ، حوالي 15 دقيقة. تتماشى فكرته مع الإيقاع الفائق السالف الذكر.

أيضًا ، في مقالته لـ HuffPost ، ذكر شوارتز ناثان كليتمان ، باحث النوم. يشتهر Kleitman باكتشافه دورة نشاط الراحة الأساسية (BRAC). تحدث هذه الدورة عندما ننام ، وتستمر ما بين 85 و 90 دقيقة (للبالغين) و 55-60 دقيقة (للرضع). خلال هذه الدقائق الـ 90 ، يتحرك دماغنا خلال خمس مراحل من النوم (بما في ذلك مرحلة الراحة والنشاط).

الآن ، يشير شوارتز إلى أن كليتمان ادعى أيضًا أن أجسامنا تمر بهذه الدورات التي تستغرق 90 دقيقة أثناء النهار ، عندما نكون مستيقظين. لذلك ، يعتقد شوارتز أن العمل في جلسات 60-90 دقيقة من التركيز المستمر هو المفتاح لتحسين الإنتاجية.

3. تعلم كيفية إدارة عبء العمل الخاص بك بشكل أفضل

نظرًا لأن العمل عن بُعد يعني العمل بمفردك ، مع عدم وجود مديرين ورؤساء جسديًا ، فسوف تشعر بمزيد من الاسترخاء عند العمل. هذا رائع ، لكن لا ترتاح كثيرًا. أنت لا تزال مسؤولاً عن عملك. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى إيجاد طريقة لتقديم نفس جودة العمل كما لو كنت تعمل في مكتب. بالإضافة إلى ذلك ، الأمر متروك لك للتعامل مع عبء العمل الخاص بك وتسليم المهام قبل المواعيد النهائية.

كما تعلم بالفعل ، ليست كل المهام اليومية متماثلة. عادة ما تتطلب هذه المهام المعقدة مزيدًا من الوقت والطاقة للقيام بها. لذلك ، ستحتاج إلى تنظيم عبء العمل بشكل صحيح ، بحيث يمكنك إكمال جميع المهام.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في إدارة المهام؟

لإنهاء جميع المهام اليومية في الوقت المحدد ، تأكد من تتبع وقتك وكتابة كل مهمة. عند مراقبة وقتك ، ستعرف:

ما هي المدة التي تحتاجها لإنهاء كل مهمة ،

️ ما المهام التي أنجزتها بالفعل لهذا اليوم ، و

️ ما المهام التي لا تزال بحاجة لإكمالها بنهاية اليوم.

الحصول على مثل هذه النظرة العامة له فائدة رئيسية واحدة - ستتمكن من عمل قائمة مهام في الليلة السابقة. لذلك ، في الصباح ، ما عليك سوى البدء في التحقق من العناصر من القائمة.

كما ترى ، يساعدك تتبع الوقت على إدارة عبء العمل بشكل أفضل ، مما يعزز إنتاجيتك أيضًا.

4. تتبع المهام المتكررة الخاصة بك

المهام المتكررة هي تلك الواجبات التي عادة ما تكررها بشكل متكرر ، إما على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري. على سبيل المثال ، عليك حضور عدة اجتماعات في الأسبوع. أو عليك التحقق من بريدك الإلكتروني كل يوم.

على الرغم من أن هذه المهام تبدو تافهة ، إلا أننا أحيانًا نقضي وقتًا طويلاً في التعامل معها.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في تتبع المهام المتكررة؟

إذا لم تكن متأكدًا من سبب معاناة إنتاجيتك عند العمل عن بُعد ، فابدأ في تسجيل مهامك المتكررة. قد تكتشف أنك تقضي الكثير من الوقت في العمل على هذه الأنشطة.

على سبيل المثال ، إليك نظرة عامة على يوم العمل. يمكننا أن نرى الكثير من المهام المختلفة ، لمشاريع مختلفة.

أحدها هو "الرد على رسائل البريد الإلكتروني" ، وهو نشاط يتم تتبعه في بداية ونهاية يوم العمل. يمكننا أيضًا مشاهدة مهمة "الاجتماع" هنا ، نشاط يحدث مرة واحدة في الأسبوع.

هذا هو إجمالي الوقت المنقضي في هاتين المهمتين المتكررتين.

لذلك ، يخصص هذا الشخص ساعة ونصف لرسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات. قد يبدو هذا مثل قضاء وقت طويل جدًا في مهمة متكررة ، خاصةً عند قضاء يوم حافل.

يساعدك تتبع مهامك المتكررة في معرفة عدد الساعات التي تخصصها لهذه الأنشطة يوميًا. بعد ذلك ، ستتمكن من تقييد هذه المهام عن طريق أتمتة بعضها أو تفويض زملاء العمل الآخرين. يعني وجود عدد أقل من المهام المتكررة أنك ستوجه انتباهك إلى مهام أكثر أهمية وأن تكون أكثر إنتاجية.

• نصيحة إضافية: كلما شعرت بعدم التحفيز للقيام بمهام متكررة ، تعامل مع نفسك ببعض الإيقاعات الهادئة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأنواع معينة من الموسيقى أن تعزز إنتاجيتك. على سبيل المثال ، يمكن أن تساعد الموسيقى المبهجة بدون كلمات في تعزيز كفاءتك عند التعامل مع المهام المتكررة. إذا كنت تفضل الاستماع إلى المحادثات الجذابة بدلاً من الموسيقى ، فيمكنك اختيار بودكاست تحفيزي من اختيارك.

5. خلق حدود بين وقت العمل ووقت الفراغ

عندما تكون غرفة المعيشة الخاصة بك هي المكان الذي تعمل فيه ، فقد يكون وضع الحدود بين وقت العمل ووقت الفراغ أمرًا صعبًا. لكنك لست وحدك.

كما ورد في الدراسة المذكورة سابقًا التي أجرتها شركة تشب ، يعتقد 43٪ فقط من الموظفين الأمريكيين أنهم ناجحون في الفصل بين أنشطة العمل والأسرة. غالبًا ما تعني مواجهة هذه المشكلة تسجيل المزيد من الساعات التي يتم قضاؤها في العمل أكثر من اللازم.

الآن ، هل نحن منتجون عند العمل لساعات أطول؟ ليس تماما. وفقًا لدراسة جامعة ستانفورد ، عندما نعمل 48 ساعة في الأسبوع أو أقل ، فإن "إنتاجنا يميل إلى أن يكون متناسبًا مع ساعات العمل الأسبوعية". ومع ذلك ، عندما نعمل أكثر من 48 ساعة في الأسبوع ، تبدأ إنتاجيتنا في الانخفاض.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في تقسيم العمل ووقت الراحة؟

لذا ، إذا لم تستطع التوقف عن العمل في نهاية اليوم ، فابدأ في مراقبة وقتك. من خلال تتبع وقتك ، ستعرف بالضبط متى بدأت ساعات عملك ومتى يتعين عليك الانتهاء. بمجرد أن تدرك ذلك ، سيكون لديك سبب قوي لإنهاء يوم عملك وتحويل عقلك من العمل إلى الأنشطة الشخصية.

نصيحة أخرى مفيدة هي ضبط المنبه على الانطلاق قبل ساعة من انتهاء نوبتك. سيذكرك هذا بأن يوم عملك قد انتهى تقريبًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام آخر ساعة لإنهاء مهامك ثم إنشاء قائمة مهام لليوم التالي. بعد ذلك ، باتباع القائمة ، ستتمكن من اختبار تقديراتك وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر.

6. تقليل المماطلة

كلنا نميل إلى المماطلة في بعض الأحيان. في الواقع ، تُظهر نتائج الاستطلاع حول التسويف أن غالبية المشاركين ، 88٪ على وجه التحديد ، يماطلون لمدة ساعة واحدة على الأقل في اليوم. الآن ، عند العمل من المنزل ، يمكنك بسهولة أن تشتت انتباهك ، وبالتالي ، تقرر بدء العمل في مشروع جديد لاحقًا ، أو غدًا. الشيء التالي الذي تعرفه ، مر يوم عملك ولم تكن منتجًا للغاية.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في المماطلة؟

لوضع حد للمماطلة ، ابدأ بتسجيل وقتك باستخدام تطبيق مؤقت ، مثل Clockify.

إليك كيفية استخدام هذا التطبيق:

• انشئ حساب.
• ابدأ عداد الوقت عندما تبدأ العمل على مهمة. تأكد من إضافة وصف للمهمة التي تقوم بها حاليًا.

• أوقف عداد الوقت عند الانتهاء من مهمتك.
• كرر هذه العملية لمهامك الأخرى.

عندما يتعلق الأمر بالتسويف ، فإن استخدام عداد الوقت أمر بالغ الأهمية ، لأن رؤية عداد الوقت سوف يمنعك من إضاعة أي لحظة ثمينة. لذلك ، بدلاً من تأجيل مهامك إلى وقت لاحق ، ستتعامل معها في تلك اللحظة ، مما سيحسن مهاراتك في إدارة الوقت أيضًا. أخيرًا ، ستستعيد إنتاجيتك وستنهي يومك بنجاح.

7. حاول ألا تقوم بمهام متعددة

تعني مشاركة مكتبك المنزلي مع الأطفال أحيانًا ضرورة الانتباه إلى ما إذا كانوا يؤدون واجباتهم المدرسية أثناء التعامل مع مشكلات العمل بنفسك. أو ربما لا تخلط بين العمل والأنشطة الشخصية ، ولكن لديك عادة الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء حضور اجتماع عبر الإنترنت.

قد تعتقد أنه يمكنك التعامل مع كلتا المهمتين في وقت واحد. لكن معظم الناس لا يمتلكون القدرة المعرفية للتبديل بين المشاريع والمهام دون ارتكاب أخطاء ، باستثناء المهام الكبيرة. حوالي 2.5 ٪ فقط من السكان هم من يقومون بمهام فائقة ، وبالنسبة لهم ، يؤدي تعدد المهام إلى أداء أفضل.

ومع ذلك ، إذا لم تكن لديك هذه القوى الخارقة (ولا بأس بذلك) ، فنحن نقترح عليك الابتعاد عن تعدد المهام.

كيف يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في إيقاف تعدد المهام؟

الطريقة الأكثر ملاءمة لك للتوقف عن ممارسة نشاطين في نفس الوقت هي البدء في تتبع ساعات عملك. عند تسجيل وقتك ، سيتعين عليك إدخال وصف مهمتك. لذلك ، لن تتمكن من كتابة تكليفين في نفس الوقت. لهذا السبب سيساعدك تتبع الوقت:

️ وجّه انتباهك إلى مهمة واحدة في كل مرة ، و

احصل على نظرة عامة دقيقة ليوم عملك.

في النهاية ، سيتم تحسين أدائك أيضًا.

خاتمة

إذا وجدت صعوبة في تركيز انتباهك على العمل والحفاظ على إنتاجيتك عند العمل عن بُعد ، فابدأ في تتبع ساعات عملك. في منشور المدونة هذا ، قمنا بتجميع قائمة بأفضل الطرق التي يمكن أن يؤدي بها تتبع الوقت إلى زيادة إنتاجيتك. توضح لك هذه الأساليب كيفية اكتساب عادات بناءة جديدة ، مثل العمل في فترات محددة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، تشجعك هذه الأساليب على وضع حد للروتين الضار ، مثل التسويف.