التخطيط للعام الجديد: كيفية إنشاء تقويم تحريري

يأتي أحد تقاليدي المفضلة في الأول من يناير من كل عام. مثل الكثيرين منكم ، أسمح لنفسي بالنوم وشرب القهوة (ربما مع بعض البايليز) ومشاهدة كرة القدم.

لكن في مرحلة ما ، خلال النهار ، أفرغ مكتبي (أو طاولة المطبخ) وأفتح تقويمًا جديدًا للتخطيط اليومي. مع مشروب من الاختيار ، آخذ تقويم العام الماضي والتقويم الجديد لهذا العام وأبدأ في الحلم بكل ما سأفعله وأحققه. وهذا يعني نسخ التواريخ المهمة (أعياد الميلاد وما إلى ذلك) إلى التقويم الجديد ، وكذلك الإجازات أو الرحلات المرغوبة أو مواعيد الطبيب. إنها لحظة أستمتع بها.

في اليوم الأول للعودة إلى العمل بعد العام الجديد ، أفعل شيئًا مشابهًا جدًا لتقويم عملي. كما تشعر على الأرجح ، أنا مخطط. أنا أيضًا شخص مرئي وأستمتع بالتخطيط لقوائم المهام. ولكن حتى لو لم تكن متصلًا بشكل طبيعي مثلي ، فلا يزال بإمكانك وضع تقويم مع بعض الحيل. بالنسبة لهذا المنشور ، سأشير على وجه التحديد إلى التقويمات التحريرية ، والتي تعد أداة ضرورية ومفيدة للمسوقين وخبراء المحتوى على حد سواء.

أيضًا ، أدرك أنه في التسويق لا نمتلك دائمًا الرفاهية للتخطيط لتقويم لمدة عام كامل مقدمًا. في بعض الأحيان قد نكون محظوظين إذا كان لدينا أسبوع لوضع تصور للخطة وتنفيذها. لكن يمكننا أن نطمح. يهدف هذا المنشور إلى مساعدتك في تجاوز عقبة التقويم الفارغ. بحلول نهاية المنشور والتمرين المصاحب ، يجب أن يكون لديك خطة تقريبية ستأخذك حتى نهاية عام 2017.

ها نحن!

لماذا تحتاج خطة؟

منظمة! يمكن أن يساعدك التقويم في تصور يومك أو الشهر أو العام المقبل. إنها خارطة طريقك لما تواجهه.

يمكن أن يساعدك أيضًا عندما تقصر في الإلهام. إذا كنت قد قمت بالفعل بإعداد التقويم الخاص بك ، فقد أنجزت العمل الجاد المتمثل في التفكير في الموضوعات والسمات لحملاتك ونسخها. الآن تحتاج فقط إلى التنفيذ.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد التقويمات التحريرية مصدرًا رائعًا لتظهر لرئيسك في العمل أنك رئيس.

متى تحتاج إلى تقويم تحريري؟

أقوم بإعداد التقويمات وجداول العمل الخلفي لكل شيء ، بما في ذلك الحياة اليومية. ما عليك سوى أن تسأل زوجي عن جدول عطلة نهاية الأسبوع الخاص بنا وسوف يتألق في عينيه وهو يفكر في الخطة التفصيلية التي وضعتها لنا لتحقيق جميع مهامنا والمرح. لا يسعني ذلك! أحتاج إلى تقويم كل شيء للتأكد من أنه واقعي - للتأكد من أن جميع خططي ستتناسب فعليًا مع يوم واحد. بالإضافة إلى ذلك ، أحب قيود حظر الوقت (انظر مشاركتي السابقة حول الإنتاجية).

كما أنني أستخدم تقويمًا تحريريًا أو خطة استعادة عمل لمعظم المهام في المكتب.

تعد التقويمات التحريرية مهمة بشكل خاص لأولئك منكم في المحتوى والنشر - للتخطيط للعمل مسبقًا بما في ذلك تعيين مترجمين مستقلين. لقد جئت من عالم المجلات ، حيث كان علينا أن نخطط لقصة الغلاف الخاصة بنا ومقالاتها قبل أشهر. تنتقل هذه العادة إلى النشر على الويب أيضًا لمعرفة ما يتم نشره ومتى يتم نشره. كما أنها ضرورية للتدوين.

يتساءل بعض الأشخاص عما إذا كان إنشاء تقويم تحريري لوسائل التواصل الاجتماعي ممارسة ذكية. الحجة ضد القيام بذلك هي أن وسائل التواصل الاجتماعي يجب أن تكون في الوقت المناسب وتلقائية وأن التخطيط المسبق لأشهر هو نقيض ذلك.

إنها نقطة عادلة ، على الرغم من أنني من عقلية أنك بحاجة إلى تقويم تحريري باعتباره العمود الفقري لتقويم وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بك. السبب؟ ستجعل نفسك مجنونًا إذا كانت خطة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك فارغة فعليًا وعليك البحث عن المواضيع والاندفاع عنها للتوصل إلى مواضيع أثناء التنقل ، يومًا بعد يوم. أنا لا أقترح عليك أن تصطف جميع 365 يومًا من المنشورات مسبقًا ، على الرغم من ذلك. بدلاً من ذلك ، اسعَ لتحقيق التوازن. أنجذب نحو اختيار موضوعات أسبوعية أو حتى شهرية تساعدني في تأطير التقويم الخاص بي. ثم أترك الكثير من الهامش لملء منشورات الأخبار أيضًا.

ما الذي يجب تضمينه في التقويم التحريري الخاص بك؟

ليس عليك تضمين كل شيء في التقويم الخاص بك. في الواقع ، ربما لا ترغب في ذلك لأنه كلما زادت دقة الأمر ، كلما كان عليك تعديله عندما تتغير الأشياء (وسوف يحدث ذلك).
بدلاً من ذلك ، ابدأ بالأساسيات: التواريخ أو الموضوعات أو الموضوعات والمعالم الرئيسية. هذا في حد ذاته هو تقويم بدائي وفعال.

لكن دعنا نتعمق قليلاً.

كيفية التعامل مع التقويم التحريري الخاص بك

أريد أن تكون هذه ورشة عمل تفاعلية وتطبيقية لمدونة. هدفي هو أنه يمكنك صياغة تقويمك التقريبي أثناء استعراض الأقسام التالية.

لذا ، للبدء ، اسحب بضع أوراق من ورق الرسم وأداة الكتابة لهذا الغرض.

(ملاحظة: بينما أدرك أننا في عصر ذكي رقميًا ، فإنني أشجع بشدة استخدام الورق الفعلي والقلم الرصاص / القلم الرصاص في هذه المرحلة. إنك تقوم بتقسيم الأفكار وقد تقوم ببعض الرسومات الأولية - والكثير من الخربشة. يعمل الورق بشكل أفضل مع الآن ، ويمكنك نقل هذا إلى ملف رقمي أكثر دقة لاحقًا.)

تحديد الأولويات

أول الأشياء أولاً: رتب أولوياتك لأهدافك ومهامك. ارسم هرمًا مقلوبًا ، أشر إلى الأسفل. في الجزء العلوي (الجزء الأكبر من الهرم) توجد الأشياء التي يجب عليك القيام بها هذا العام: إطلاق منتج ، وتحقيق هدف إيرادات معين ، وما إلى ذلك. هذه هي الأشياء الموجودة في قائمة المهام التي يجب عليك القيام بها.

بعد ذلك ، انتقل إلى القسم الأوسط من هرمك وقسمه إلى أربعة أرباع. قم بتسميتها Q1 و Q2 و Q3 و Q4 - بحيث يكون لديك واحد كل ربع سنة. فكر فيما يجب أن يحدث في كل من تلك الأطر الزمنية واكتب تلك الأشياء ، إذا كنت تعلم. إذا كنت لا تعرف تواريخ محددة لهذه العناصر بعد ، فما عليك سوى ملء شيء ما على أي حال كعناصر نائبة. يمكنك دائما تحديث هذا.

في أصغر قسم من هرمك ، عند هذه النقطة ، قم بإدراج عناصر قائمة الرغبات الأصغر التي ترغب في القيام بها إذا أمكنك ذلك.

أدرك أنه من المحرج بعض الشيء تحطيم كل شيء في هذا الشكل الهرمي ، لأن النتيجة ليست شكلًا متماثلًا - خاصة في هذا الجزء الرباعي. لكن الهدف هو جعلك تفكر في أولوياتك ، من الأكبر إلى الأصغر.

التقويم ize

الآن ، احصل على قطعة ورق جديدة. سنأخذ نفس الهرم ونجعله أشبه بالتقويم.

تتمثل الخطوة الأولى في رسم 12 مربعًا وتسمية كل منها بـ 12 شهرًا من السنة. ارسم شيئًا واحدًا من هرمك في كل شهر. يمكن أن يكون هذا الشيء عنصر قائمة مهام أو حدثًا رئيسيًا أو نسقًا شاملاً. ضع في اعتبارك العمليات التجارية الرئيسية هنا أيضًا. على سبيل المثال ، أي مؤتمرات ستدعمها. أيضًا ، ضع قائمة بالعطلات الوطنية والدولية التي قد تتمكن من الانضمام إليها. لا تتردد في إضافة "TBD" أو "عنصر نائب" إلى قائمتك. وهذا موافق. هدفك هو السماح للأفكار والخطط بالتدفق في هذه المرحلة. لا تحكم على نفسك لعدم وجود كل الإجابات. قد يكون لديك أيضًا إضافات - أكثر من شيء واحد في الشهر. اكتب هؤلاء في الوقت الحالي.

أثناء قيامك بهذا العمل ، أعتقد أن عقلك سيبدأ في الحلم. قد تشعر بالحاجة إلى أن تكون مبدعًا هنا - على الأقل بالنسبة لي. عندما أبدأ التخطيط ، يتحمس عقلي وتتدفق الأفكار. أنا أقوم ببعض الارتباطات وقد أضع شعارات جذابة وأفكارًا للحملات يمكنني استخدامها لاحقًا. إذا حدث هذا لك ، فلا تقاوم. سجلهم. لا أحد يشاهد! هذه الملاحظات لك.

ابتعد عن عملك

الآن بعد أن تم التخطيط لأشهرك ، توقف مؤقتًا. يمكنك تقسيم هذا إلى أجزاء أسبوعية أو حتى يومية وكل ساعة لاحقًا. لكن هذا جيد الآن. يمكنك حتى التوقف في هذه المرحلة تمامًا ، خاصةً إذا كنت تشعر بالضرائب وتحتاج إلى الانتقال إلى شيء آخر.

خلاف ذلك ، امنح نفسك استراحة قبل المراجعة. ربّت على ظهرك وابتعد لمدة 15 أو 30 دقيقة على الأقل. اشرب فنجانًا من القهوة ، أو تمشى وعد.

مرحبًا بك مرة أخرى: حان وقت التبديل

خلف؟ عظيم! حان الوقت الآن لتبديل الأشياء واللعب قليلاً.

احصل على 12 ملاحظة أو بطاقة ملاحظات لاصقة - واحدة لكل شهر - وخربشة في العمل من تقويمك المكون من 12 شهرًا. قم بتثبيتها على مكتبك أو أرضيتك وابدأ في خلط الأشياء لمعرفة ما هو الأفضل. إذا كانت لديك إضافات ، فامنح هذه الأفكار ملاحظاتها اللاصقة.

بعد ذلك ، ابحث عن تقويم على الإنترنت للعطلات وقم بتدوين أي شيء قد فاتك ، مثل أيام العطل الصغيرة أو "الأيام" الوطنية (مثل يوم الكلب الوطني ، ويوم الآيس كريم ، وما إلى ذلك). يمكن أن تكون هذه أشياء ممتعة للاستفادة منها.

أوصي أيضًا بسحب التقويم التحريري للعام الماضي في هذه المرحلة لمقارنة عملك. إذا كنت قد حصلت على مقاييس من العام الماضي ، فهذا أفضل. قيم ما فعلته ، وما نجح ، واضبطه.

استمر في الخلط والتوازن بين التقويم الخاص بك حتى تشعر بالرضا. أنا شخصياً أتطلع للتأكد من أن لديّ توزيعًا متساويًا للموضوعات والأفكار شهريًا - لكن لا يتم دائمًا العمل بسلاسة. على الأقل ، أحاول الحصول على فكرة أو فكرتين رئيسيتين لكل شهر ، مع بعض الإضافات التي قد تطفو بين أشهر أو تكون إضافات لطيفة إذا كان لدينا الوقت. وأريد أن أخطئ في جانب المحتوى الموجود في النصف الأمامي من التقويم أكثر من الجزء الخلفي. يمكنك دائمًا إضافة المزيد من الأشياء لاحقًا مع مرور الأشهر.

أيضا ، خذ وقتك في هذه المرحلة. هذا هو في الواقع حمل ثقيل ، ويتطلب التفكير. قد ترغب في تمديد هذا العمل على مدار أيام قليلة.

قم بإنشاء عرض من ورقة واحدة

بمجرد أن تشعر بالصلابة تجاه الخطة ، عد إلى الوراء وقم برسم التقويم "النهائي" الخاص بك على عرض من ورقة واحدة حتى تتمكن من رؤيتها كلها في التدفق. جمِّع الأشهر في أرباع. قم بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية أو الأهداف حتى تتمكن من قياس نتائجك. كيف تبدو؟ ربما تكون مصقولة بشكل جميل في هذه المرحلة. عمل عظيم!

تعيين العمل

بمجرد الانتهاء من تسوية التقويم والسمات ، حان الوقت الآن لتحديد التفاصيل والعمل على خطط العمل. على سبيل المثال ، قم بتعيين أسماء لعناصر المهام. التقاط تواريخ الاستحقاق الرئيسية للتسليمات. حتى قم بتدوين قيود الميزانية المحددة أو أهداف المرور لجهودك.

توقع المراجعات

لاحظ أنه أعلاه ، قلت أن هذا كان تقويمك "النهائي". بين علامات الاقتباس. هذا لأنه لم يتم فعلاً أبدًا ، أليس كذلك؟ أنت تعرف هذه اللعبة الآن. كل شيء يتغير - سواء كان ذلك بسبب تحول في الإستراتيجية أو رئيس جديد يأتي ويغير الأمور.

وقد يكون ذلك بسبب أنك ببساطة لا تحب الخطة وتحتاج إلى إجراء بعض التعديلات لتحسين التقويم الخاص بك. تذكر أن هذا هو التقويم الخاص بك ، لذا يمكنك العودة إليه والمضي قدمًا كما تشاء.

من الناحية التكتيكية ، أستعد لذلك عن طريق تعيين تذكيرات على التقويم الرقمي الخاص بي كل شهر إلى شهرين. أطلق على مهمتي عنوان "تحديث التقويم التحريري" وأمنع ساعة أو ساعتين. بعد ذلك ، أمارس التمارين المذكورة أعلاه - أو على الأقل اقرأ خططي - وأجري التعديلات حسب الحاجة.

المشاهدات الأسبوعية أو اليومية - هل يجب إنشاؤها؟

إذا كنت على وشك الانطلاق وترغب في التعمق أكثر لإنشاء خطة أسبوع بعد أسبوع أو يومًا بيوم ، يمكنك ذلك. ولكن إذا قمت بذلك ، فإنني أوصيك بالتخطيط العميق لذلك فقط لمدة 6-10 أسابيع مقدمًا. السبب هو ما ناقشناه للتو: الخطط يمكن أن تتغير وتحدث بالفعل. أنا أكره أن تتزوج من الأفكار والمهام اليومية ، فقط لتراجعها وتغيرها جميعًا.

الذهاب الرقمية والنصائح النهائية

بمجرد أن تقوم بالخربشة على الورق وتصحيح مكامن الخلل ، فهذا هو الوقت المناسب لنقل هذا التقويم إلى أي وسيط يناسبك أنت وفريقك بشكل أفضل. ربما تقوم بنقل كل شيء إلى تقويم مشترك مثل Outlook أو جداول بيانات Google أو Asana.

أقترح عليك إنشاء عرض شريحة من ورقة واحدة للتقويم ، ربما في PowerPoint. أحب القيام بهذه الخطوة حتى أتمكن من إدراج التقويم في ملحق أي مجموعات تسويقية أقوم بتوزيعها على مدار العام. من السهل أيضًا طباعة هذه الشريحة ووضعها على حائط مكتبي للتشاور.

أود أيضًا إنشاء عرض شهر واحد في الوقت ، والذي أسميه طريقة العرض "في لمحة". يساعدني هذا في البقاء على المسار الصحيح وتنظيم أولوياتي بشكل واضح لهذا الشهر.

عمل عظيم! ها هي سنة ناجحة قادمة!