تفصيل للمراحل الخمس لإدارة المشروع

هل تساءلت يومًا لماذا تفشل بعض المشاريع بينما ينجح البعض الآخر؟ ما الذي يفصل بين المشروع الجيد والمشروع السيئ؟ الجواب هو الكفاءة التي يدار بها المشروع والتي تتأثر بمراحل إدارة المشروع.

يحتوي المشروع الذي يتم إدارته بشكل جيد على خمس مراحل متميزة: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. تشير هذه إلى المراحل المختلفة التي يمر بها المشروع من البداية إلى النهاية. تعد إدارة المشروع على مراحل طريقة مثبتة لضمان الانتهاء في الوقت المناسب ضمن الميزانية والنطاق.

كل مرحلة لها غرض محدد ، ويجب إكمال المراحل الخمس بالترتيب. قد تؤدي الإدارة غير الدقيقة لمراحل المشروع إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، أو تضخم الميزانيات ، أو فشل المشروع.

إذا كنت مدير مشروع تتطلع إلى إدارة المشاريع بفعالية وتجنب المزالق ، فهذه المدونة تناسبك. نشرح المجموعات المختلفة للفرص التي تقدمها كل مرحلة والأهداف المميزة لكل منها. لكن أولاً ، دعنا نفهم أساسيات مراحل إدارة المشروع وأهميتها.

لماذا يجب التركيز على مراحل المشروع؟

تسمح لك مراحل المشروع بتتبع التقدم وتحديد المشكلات المحتملة في وقت مبكر عن طريق تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. يساعد هذا في تجنب الأخطاء والتأخيرات المكلفة التي يمكن أن توجه مشروعك بعيدًا عن الميزانية والجدول الزمني المقدرين.

بالإضافة إلى ذلك ، تساعد مراحل إدارة المشروع على تحسين الاتصال بين أعضاء الفريق من خلال توضيح الأدوار والمسؤوليات. تسهل المهام والأهداف المحددة بوضوح على أعضاء فريق المشروع البقاء على المسار الصحيح والعمل معًا بكفاءة.

المرحلة الأولى: بدء المشروع

المرحلة الأولى من المشروع تدور حول البدء. أثناء مرحلة البدء ، تقوم بتطوير فهم واضح لغرض المشروع ونطاقه وأهدافه. هذا هو الوقت المناسب لتكوين فريق والبدء في اتخاذ قرارات حول كيفية إنجاز العمل.

تتضمن مرحلة بدء المشروع اتخاذ قرار بشأن منهجية إدارة المشروع ، وإنشاء ميزانية ، وأخذ الموافقات اللازمة من أصحاب المصلحة للمضي قدمًا بالمشروع. يعتبر بدء المشروع أهم مرحلة ، لأنه يحدد نغمة واتجاه المشروع بأكمله. تحتاج إلى الحصول على فهم واضح لغرض المشروع ونطاقه وأهدافه خلال هذه المرحلة. ولكي يحدث ذلك ، فأنت بحاجة إلى ميثاق مشروع.

ميثاق المشروع هو بيان لنطاق المشروع وأهدافه ونواتجه والمشاركين. يجب عليك إنشاء واحد للعثور على إجابات لأسئلة مثل: ما هو هدف المشروع؟ لماذا يجب عليك القيام بهذا المشروع؟ من سيشارك جميعًا طوال دورة حياة المشروع؟ سيوفر الميثاق رؤية واضحة للمشروع ويضمن توافقه مع أهداف عملك.

المرحلة الثانية: تخطيط المشروع

المرحلة الثانية تدور حول التخطيط لمشروعك. هذا عندما تأخذ جميع المعلومات التي تم جمعها أثناء مرحلة البدء وتستخدمها لإنشاء خطة عمل مفصلة لتحقيق أهداف المشروع. تتضمن مرحلة التخطيط إسناد المهام ، وتطوير خطط الاتصال ، وإعداد مخرجات المشروع أو أهدافه.

تأكد من أن أهدافك قابلة للتحقيق باستخدام طريقة محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب (SMART). سيساعدك هذا النهج على إنشاء أهداف ملموسة قابلة للقياس والتحقيق وذات صلة بأهداف شركتك ولها حد زمني.

تعد CLEAR ، التي تعني تعاونيًا ومحدودًا وعاطفيًا وقابل للتقدير وقابلة للتنقيح ، طريقة أخرى لتحديد الأهداف تعتمد على النتائج يمكنك استخدامها. يضمن هذا النهج أن أهدافك تعاونية (يشاركها الفريق) ومحدودة النطاق وعاطفية (محفزة) وقابلة للتقدير ويمكن تحسينها حسب الحاجة.

المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع

تركز هذه المرحلة على وضع خطة مشروعك موضع التنفيذ وإنجاز العمل. هذا عندما يبدأ أعضاء الفريق العمل على المهام الموكلة إليهم ويبدأون في التقدم نحو أهداف المشروع. يتمثل دورك خلال هذه المرحلة في تفويض المهام بحكمة ، وتقديم الدعم والتوجيه لفريقك ، بالإضافة إلى تتبع التقدم لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.

لضمان تنفيذ المهام بشكل فعال ، قم بتفويضها إلى الأشخاص المناسبين. تأكد من تعيين المهام بناءً على مهارات كل فرد وخبرته وتوافره. قدم أيضًا تعليمات واضحة حول ما يجب القيام به وكيف ينبغي القيام به. سيساعد هذا في تجنب الالتباس ويضمن إكمال المهام بالطريقة التي تريدها.

المرحلة 4: مراقبة المشروع والتحكم فيه

تتعلق المرحلة الرابعة بمراقبة المشروع بانتظام لضمان استمراره في المسار الصحيح. هذا عندما تراقب عن كثب تقدم فريق المشروع وأدائه ، وتقارنه بالخطة الأصلية.

لضمان التمسك بالخطة الأصلية ، حدد عوامل النجاح الحاسمة لمشروعك (CSFs) - وهي العوامل الحاسمة لتحديد نجاح مشروعك - بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) - وهي المقاييس المستخدمة لتقييم أداء المشروع.

عوامل النجاح الحرجة عبارة عن مجموعة من الشروط التي يجب تلبيتها حتى يكون المشروع ناجحًا ، في حين أن مؤشرات الأداء الرئيسية هي مقاييس تقيس ما إذا كان يتم استيفاء عوامل النجاح الحرجة أم لا. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدأ CSF لمشروع تطوير موقع الويب في إطلاق الموقع في الوقت المحدد ، في حين أن مؤشر الأداء الرئيسي الخاص به يمكن أن يكمل عددًا محددًا من المهام في الأسبوع.

المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع

المرحلة الخامسة والأخيرة ليست سوى إنهاء المشروع وربط أي نهايات سائبة. في هذه المرحلة ، ستقوم بإنشاء تقرير نهائي يوثق المشروع بأكمله من البداية إلى النهاية. يجب أن يتضمن هذا التقرير تفاصيل عن أهداف المشروع ونتائجه والدروس المستفادة وأي معلومات أخرى ذات صلة.

إدارة مراحل المشروع بكفاءة لضمان النجاح

تعد إدارة المشاريع بشكل فعال أمرًا ضروريًا لأي شركة ، كبيرة كانت أم صغيرة. ستساعد مراحل إدارة المشروع الخمس هذه في ضمان تنظيم مشروعاتك بشكل جيد ، وتسيرها على النحو الصحيح ، وتشغيلها بسلاسة من البداية إلى النهاية.

فقط تذكر أن تكون مرنًا وقابلاً للتكيف ، لأن الأشياء التي لم تخطط لها (مثل التغييرات في متطلبات المشروع أو الميزانية أو أي مشكلة أخرى غير متوقعة) يمكن أن تظهر في أي وقت. والأهم من ذلك ، لا تنس الاحتفال بالنجاح بمجرد اكتمال المشروع.