كيف يساعدك ضبط الوقت الشخصي على البقاء على اطلاع دائم بالأمور

يمكن أن يكون تتبع مشاريعك الشخصية وتحقيق الأهداف الشخصية أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً مثل العمل ؛ غالبًا ما يتطلب نفس المستوى من التفاني.

لتكون قادرًا على إنجاز كل شيء ، فأنت بحاجة إلى إدارة الوقت الجيدة والمهارات التنظيمية. يعد ضبط الوقت خيارًا جيدًا لجعل العملية برمتها أكثر سلاسة.

في هذه المقالة ، سنستعرض كل ما تحتاج لمعرفته حول ضبط الوقت الشخصي - ما هو ، ولماذا هو مهم ، وكيفية تتبع الوقت الشخصي.

ما هو ضبط الوقت؟

وفقًا للقاموس ، فإن ضبط الوقت يعني "تسجيل الوقت ، وتتبع ساعات العمل من قبل الموظفين".

ضبط الوقت هو الأكثر استخدامًا في عالم الأعمال ، لأنه ، كما يقول المثل الشائع ، "الوقت هو المال". تتعقب الشركات والموظفون المستقلون ساعات عملهم حتى يتمكنوا من إعداد الفواتير بدقة ، والشفافية ، وتخطيط المشاريع بشكل أسهل ، وتحسين إجراءات العمل ، وتحسين إدارة العمل.

تاريخ موجز (جدا) لضبط الوقت

يحاول البشر تتبع الوقت منذ فجر الحضارة.

كانت إحدى أولى الأدوات هي ساعات الظل. كانت تتكون من عصا موضوعة منتصبة على الأرض تشكل ظلًا وعلامات على طول مسار الظل الذي يقسم اليوم إلى أجزاء.

حتى في المجتمعات القديمة ، كان من المهم قياس الوقت حتى يمكن دفع أجور العمال بدقة. حقيقة ممتعة: وفقًا لهذا المقال من DailyMail ، نظرًا لأن الاقتصاد كان قائمًا على إعادة توزيع البضائع ، كان العمال من بلاد ما بين النهرين ومصر يحصلون على الجعة كمرتب ، من بين أطعمة أخرى.

نظرًا لأن الساعات الشمسية غير مجدية عندما لا تكون الشمس مشرقة ، فنحن بحاجة إلى شيء مختلف ؛ تقدمت التكنولوجيا إلى الأجهزة الميكانيكية (الساعات المائية ، وساعات الشموع ، والساعة الرملية ، من بين أمور أخرى). في القرن السابع عشر ، تقدمت أكثر ، عندما تم اختراع ساعات البندول. ومع ذلك ، كان دوران الأرض أهم "ساعة".

تطورت تقنيات ضبط الوقت بشكل أكبر بعد الثورة الصناعية ، حيث بدأت العلاقة بين صاحب العمل والموظفين في تحديدها من خلال مبدأ "الوقت هو المال" القديم الذي ذكرناه بالفعل.

يُعتقد أن الساعة الأولى لتتبع الحضور هي تلك التي تم إنشاؤها عام 1888 بواسطة Willard Le Grand Bundy ، صائغ من نيويورك. تتحدث براءة اختراعه عن مسجلات الوقت الميكانيكية للعمال بطريقة توحي بأن المسجلات السابقة كانت موجودة بالفعل ؛ ومع ذلك ، فقد قام ببعض التحسينات ، مثل أن يكون لكل موظف مفتاحه الخاص.

بعد عام ، بدأ إنتاج تلك الساعات بكميات كبيرة. ومع ذلك ، مثل بقية التقنيات في ذلك الوقت ، كانت ضخمة ومعقدة في الاستخدام.

في الوقت الحاضر ، يتم كل شيء رقميًا والتكنولوجيا متقدمة بما يكفي حتى لو لم تكن شركة ، يمكنك تتبع وقتك لمشاريعك وأهدافك الشخصية بسرعة وسهولة.

لماذا ضبط الوقت مهم؟

فيما يلي أهم فوائد ضبط الوقت ، وكذلك لماذا يجب أن تفكر في دمجها في حياتك اليومية وعند العمل في مشاريعك الشخصية.

كيف يعزز ضبط الوقت إنتاجيتك

تتمثل إحدى أكبر مزايا تتبع الوقت في أنه يحسن إنتاجيتك. إليك الطريقة:

الطريقة النفسية لتحسين الإنتاجية

هل سمعت من قبل عن تأثير هوثورن؟

تأثير هوثورن هو مصطلح يشير إلى الميل إلى العمل بجدية أكبر والأداء بشكل أفضل عندما تعلم أنك تخضع للمراقبة و / أو التقييم.

تم تسميته على اسم البحث الذي تم إجراؤه في مصنع هوثورن ويسترن إلكتريك (ومن هنا الاسم) في إلينوي ، الولايات المتحدة الأمريكية في عشرينيات القرن الماضي.

تم إجراؤه في الأصل لدراسة تأثير الإضاءة على إنتاجية العمال. عندما تحسنت الإضاءة ، تحسنت الإنتاجية أيضًا. ومع ذلك ، تحسنت الإنتاجية مرة أخرى عندما تقلصت الإضاءة ، على الرغم من أنه كان من المتوقع أن تزداد سوءًا. كان الباحثون في حيرة من أمرهم.

تتحسن إنتاجية العمال كلما تغيرت ظروف العمل (للأفضل أو للأسوأ) ، سواء كانت الإضاءة أو ساعات العمل أو فترات الراحة.

اتضح أنه لم تكن متغيرات بيئة العمل هي التي غيرت السلوك ، ولكن حقيقة أنه كان يتم ملاحظتها. وفقًا للكثيرين ، لا مفر من تأثير هوثورن في الأبحاث والدراسات التي تستخدم البشر كمواضيع.

الآن ، كيف يمكن أن يساعدك ذلك في إنتاجيتك؟

لن يكون هناك كيان غامض من الأخ الأكبر يراقبك ويقيمك عندما تبدأ ضبط الوقت ، فلا تقلق. تعمل أدمغتنا بطريقة أنه عندما نعرف أن ما نقوم به يتم قياسه ، فإننا لا شعوريًا نحاول بجد أكبر وبالتالي نؤدي بشكل أفضل. استخدم ميزتنا النفسية الفطرية لصالحك: قم بقياس وقتك.

الطريقة العملية لتحسين الإنتاجية

غالبًا ما يكون التسويف هو أكبر عدو للإنتاجية ، ويمكن أن يساعد تتبع الوقت في ذلك.

إن رؤية عداد الوقت قيد التشغيل ، أي وجود تمثيل مرئي لكل ثانية تمر ، سيمنعك من إضاعة اللحظات القيمة - سيشجعك على معالجة المهمة على الفور. أيضًا ، مع العلم أنه إذا قمت بالتمرير عبر Instagram لمدة ساعة ، فسيتعين عليك كتابته ، مما يجعل من الأسهل قليلاً مقاومة الرغبة في الذهاب إلى وسائل التواصل الاجتماعي.

أو ، كما نقول لأنفسنا باستمرار ، "سوف أتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بي لمدة دقيقة ثم أعود إلى العمل مباشرة."

لمزيد من النصائح حول كيفية التغلب على التسويف ، تحقق من كيفية التغلب على التسويف: 8 نصائح شخصية من مدرب إنتاجي.

هناك مشكلة أخرى تتمثل في تعدد المهام: على الرغم من أنك تهدف إلى إنجاز المزيد في وقت أقل ، ينتهي بك الأمر بفقدان التركيز وتحقيق إنجاز أقل.
عند استخدام تطبيقات تتبع الوقت ، لا يمكنك وضع إدخالين في نفس الوقت ، مما يفرض عليك التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. القيام بالمهام واحدًا تلو الآخر يجعلك أكثر كفاءة. عندما تنتقل من مهمة إلى أخرى ، يحتاج عقلك إلى بعض الوقت ليعتاد على طريقة تفكير مختلفة ، مما يجعلك تفقد التركيز وتصبح أقل إنتاجية.

يمكنك إنجاز المهام بشكل أسرع وأفضل عندما لا تقوم بمهام متعددة.

قال نيكولاس بارون ، الذي عمل كمدير تحسين محركات البحث ومستشار النمو لشركات مثل Grammarly و Ticketmaster و Honey ، في المقال الذي نشره موقع inc.com:

"بدلاً من الرد على مكالمة ، والتحقق من البريد الإلكتروني ، ثم الانتقال ذهابًا وإيابًا بين العديد من المهام التي أجريها ، يشجعني تتبع الوقت في الواقع على التركيز على نشاط واحد لفترة طويلة من الوقت لتحسين تركيزي وإنتاجيتي. أيضًا ، يعد تتبع الوقت طريقة رائعة لتذكيرني بالوقوف والتحرك كل 50 دقيقة لتصفية ذهني وتحديث وجهة نظري ".

تحسين جودة الحياة

عندما تبدأ في تتبع وقتك ، سيكون لديك وصول إلى البيانات التي توضح لك كيف تقضيها بالضبط. قد تواجه إدراكًا مؤلمًا أنك تضيع الكثير من الوقت في أشياء لا تهمك حقًا. بقدر ما هو غير سار كما هو في البداية ، يمكنك استغلال ذلك كفرصة لإجراء تغيير والبدء في قضاء المزيد من الوقت على الأشياء التي تقدرها.

على ماذا تقضي الكثير من الوقت؟ ما الذي لا تقضي وقتًا كافيًا فيه؟ هل يعكس جدولك قيمك والأهداف التي تحاول تحقيقها؟ إذا لم يكن كذلك ، فما الذي يمكنك تغييره؟

إذا أجبت على هذه الأسئلة ونفذت التغييرات اللازمة ، فستتحسن نوعية حياتك حيث ستخصص وقتك وطاقتك في الأشياء المهمة والتي تلبي احتياجاتك.

وجود توازن بين العمل والحياة

لقد تحدثنا حتى الآن عن كيفية الاستفادة من ضبط الوقت:

• تعرف على الوقت الذي تستغرقه كل مهمة من مهامك ،
• اعرف ما هي أولوياتك ،
• تحديد المهام غير الأساسية والمستهلكة للوقت ،
• استمر في التركيز على عملك ،
• التقليل من التسويف ،
• تجنب تعدد المهام.

كل هذه الأشياء تضعك على الطريق الصحيح لوضع جدول يسمح لك بالحصول على توازن صحي بين العمل والحياة. يسمح لك بالتنظيم بشكل أفضل وتوفير الوقت الكافي لكل شيء مهم ، بما في ذلك الصحة والنوم والحياة الاجتماعية ، وليس فقط العمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

نصيحة إضافية عند وضع جدول زمني: ضع في اعتبارك الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية في اليوم - فبالنسبة لبعض الناس قد يكون الوقت مبكرًا في الصباح ، وبالنسبة للآخرين ، في وقت متأخر من الليل. إذا قمت بتعديل جدولك الزمني وفقًا لإيقاعك الطبيعي ، فستكون أكثر تركيزًا وتنجز الأمور بشكل أسرع. اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر!

كيف يمكنني تتبع الوقت الشخصي؟

لقد قررت أنك تريد البدء في تتبع وقتك ، لكنك لست متأكدًا من كيفية ذلك؟ إنه في الواقع أسهل مما تعتقد. لا تتطلب أي من الطرق أكثر من بضع خطوات بسيطة.

اختر طريقة ضبط الوقت

الخطوة الأولى هي اختيار طريقة. يمكنك استخدام القلم والورقة أو جدول بيانات ، ولكنه أسرع وأسهل استخدامًا لبرنامج تتبع الوقت. حتى داخل برنامج ضبط الوقت ، هناك خيارات مختلفة يمكنك الاختيار من بينها ، وفقًا لتفضيلاتك.

يعد تتبع الوقت باستخدام جهاز توقيت أمرًا بسيطًا ومفيدًا للغاية إذا كنت تريد أو تحتاج إلى أن تكون دقيقًا عند التتبع.

كل ما عليك القيام به هو

1. بدء عداد الوقت ،
2. حدد المشروع أو المهمة التي تعمل عليها ، و
3. أوقف المؤقت عند الانتهاء من العمل في هذا المشروع.

تعد سجلات الدوام طريقة سريعة لإضافة الكثير من الإدخالات مرة واحدة.

1. حدد المشروع الذي تعمل عليه ،
2. اكتب كم عملت في هذه المهمة ،
3. أضف صفًا لكل مهمة / مشروع عملت عليه في ذلك اليوم.

يعد تتبع الوقت يدويًا مثاليًا لتتبع جميع مهامك دفعة واحدة. يتيح لك إضافة إدخالات الوقت واحدة تلو الأخرى ، وتحديد أوقات البدء والانتهاء ، والتاريخ.

يعد تعقب الوقت التلقائي رائعًا إذا كنت تريد تتبع شيء يتم إجراؤه على الكمبيوتر. ليس عليك فعل أي شيء ، فهو يسجل تلقائيًا الوقت الذي تقضيه في نشاط الكمبيوتر. إنها أسرع طريقة على الإطلاق ، لكن لا يمكن استخدامها للمهام والأنشطة غير الرقمية.

يمكنك أيضًا استخدام تقنية حظر الوقت باستخدام عرض التقويم إذا كنت شخصًا مرئيًا. أنت تحدد مجموعات زمنية محددة للمهام والأحداث والأنشطة في حياتك ، ثم تضيفها إلى التقويم الخاص بك.

قم بعمل مراجعات أسبوعية

كل أسبوع أو نحو ذلك ، تحقق من لوحة القيادة وتقرير مفصل أو أسبوعي عن تطبيق تتبع الوقت. من المهم القيام بذلك حتى تتمكن من تقييم الطريقة التي تقضي بها وقتك وما إذا كان يجب عليك إجراء أي تغييرات في جدولك.
عندما تبدأ في ضبط الوقت ، ستصبح بشكل طبيعي أكثر وعياً بالمكان الذي يمر فيه وقتك ، لكن رؤية جميع البيانات ستساعدك في الحصول على الصورة الكاملة. سيسهل عليك التخطيط ورؤية العيوب في جدولك ، بالإضافة إلى الطريقة المثلى لتحسينه.

خاتمة

يعد ضبط الوقت ممارسة رائعة للوصول إلى أهدافك الشخصية لعدة أسباب ، أهمها أنه يعزز إنتاجيتك ويساعدك على قضاء وقتك في الأشياء التي تقدرها والتي تهمك ، وبالتالي تحسين نوعية حياتك.

الخيار الأسهل هو الحصول على تطبيق لتتبع الوقت واستخدامه بطريقة تناسبك بشكل أفضل ، سواء قررت ملء الجداول الزمنية أو تسجيل الوقت أو استخدام طريقة أخرى.

أيًا كان الخيار الذي تختاره ، ستكون خطوة إلى الأمام نحو إدارة الوقت بشكل جيد وإنجاز مشاريعك الشخصية.