دليل الإنتاجية الشخصية: حقق أقصى قدر من الإنتاجية باستخدام هذه الأساليب والتطبيقات

تلعب الإنتاجية الشخصية دورًا مهمًا في أنشطتنا اليومية ، خاصة تلك المتعلقة بعملنا. هناك تلك الأيام المحظوظة عندما نكون فعالين بما يكفي لإكمال مهامنا بسهولة. لسوء الحظ ، هناك أيضًا لحظات نكافح فيها حتى في أبسط المهام.

لكن ، خمن ماذا ، هناك العديد من الطرق للتغلب على هذا الوقت الخمول.

في هذه المقالة ، سوف نعرض لك العديد من الخطوات سهلة المتابعة التي ستزيد من إنتاجيتك بغض النظر عن أي جانب يزعجك ؛ سواء كان ذلك من مصادر التشتيت أو صعوبة التركيز أو انخفاض جودة العمل ، سمها ما شئت. إليك ما يمكن أن تتوقعه:

الدليل التفصيلي للإنتاجية الشخصية

الخطوة الأولى: "هل أنا حقًا غير منتج؟"

قبل أن نتعمق في التفاصيل الجوهرية ، دعنا نتحدث عن ماهية الإنتاجية حقًا. لأن صدق أو لا تصدق ، فإن المفهوم نفسه قد انحرف بمرور الوقت ، والصورة التي انتهينا بها لا يمكن أن تكون منفصلة عن الواقع.

توقعات غير واقعية

تمامًا كما هو الحال مع المظهر الجسدي والصحة العقلية ، هناك صورة الشخص المنتج المثالي التي أنشأتها وسائل التواصل الاجتماعي. لا يعني العمل على إنتاجيتك أنك ستعيش فجأة أسلوب حياة الأثاث البسيط والمشرق والحالم المتحذلق. واحد حيث ستستيقظ في الساعة 6 صباحًا كل يوم ، وتتناول الإفطار والاستحمام والتمرين قبل الساعة 7 صباحًا وتنهي كل شيء في الوقت المحدد تمامًا.

من المؤكد أن بعض الناس يمكن أن يكون لديهم تلك الروتينات ، وأن يحافظوا على مثل هذه الحياة البسيطة.

ولكن من أجل سلامة عقولنا ، من الأفضل أن ننظر إلى مثل هذه الصور والمشاركات المثالية كهدف تم تحقيقه خلال سنوات من العمل والتفاني. عند البدء من الصفر ، تكون خطوات الطفل أفضل بكثير في إبقائك متحمسًا من لوحة رؤية يوم في الحياة على Pinterest.

ما هي الإنتاجية حقًا

إن مفهوم الإنتاجية كما نعرفها - نسبة المدخلات إلى المخرجات - له جذوره في الاقتصاد. وفي هذا السياق ، يكون الأمر منطقيًا ، حيث تؤثر الإنتاجية بشكل مباشر على نجاح الصناعات المختلفة.

ومع ذلك ، تبدأ المشكلة عندما نطبق نفس المفهوم على الإنتاجية في حياتنا الشخصية. نحن لسنا آلات ، ولا يمكننا حساب العمالة كمياً بنفس الطريقة ، ولهذا السبب من الضروري إعادة تعريفها.

يمكن أن تعني الإنتاجية في الحياة الشخصية للفرد أشياء مختلفة اعتمادًا على أهداف الشخص:

• بالنسبة للبعض ، تعني الإنتاجية العمل بشكل أسرع ، وتقليل وقت العمليات الطويلة ؛
• بالنسبة للآخرين ، أن تكون منتجًا يعني التركيز بشكل أفضل ، وضمان نتائج أكثر جودة ؛
• ومن ثم بالنسبة للبعض ، تتعلق الإنتاجية بتعلم كيفية التنظيم بشكل أفضل ، والاستفادة من يومهم على أكمل وجه.

عندما ننظر إلى الأمر بهذه الطريقة ، تصبح الإنتاجية مهارة ذات مسارات مختلفة ، وكلها تؤدي إلى هدف واحد: القيام بعمل أفضل.

وبالتالي ، سيعتمد هذا الدليل على تحديد مجال الإنتاجية الذي ترغب في تحسينه وكيفية القيام بذلك.

الخطوة الثانية: اختر مجالًا للإنتاجية لتحسينه

السرعة هي أول ما نفكر فيه عادة عندما يذكر أحدهم الإنتاجية. غالبًا ما نربطها بالعمل بشكل أسرع والقيام بالمزيد في الوقت المخصص.

هل تريد أن تكون أسرع وأكثر كفاءة؟

بالنسبة لأولئك الذين يشعرون أنهم يكافحون لإنجاز المهام في الوقت المحدد لأنهم يعملون ببطء ، هناك عدة طرق لتحسين السرعة.

• انمو في جدول نوم ثابت

يجب أن تكون في أفضل حالاتك إذا كنت تريد الأداء بشكل أسرع. وبالطبع ، لا يمكنك أن تتوقع أن تكون بنسبة 100٪ إذا استيقظت بنسبة 60٪. الآن بالنسبة لأولئك الذين لديهم أطفال وأطفال ، أو يعملون في أكثر من وظيفة ، قد يكون من الصعب الحفاظ على جدول نوم عادي.

ولكن ، إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن الجيد أن تقوم بالقلم الرصاص في الأيام التي تريد فيها الذهاب إلى الفراش مبكرًا. في تلك الأيام ، يمكنك التخطيط لعملك وأعمالك الروتينية ، بحيث يتبقى لك بعض الوقت للاعتناء بجدول نومك. حاول أن تستهدف 7 ساعات على الأقل ، ولا تزيد عن 8 ساعات.

• تدرب على السرعة في المهام اليومية الأخرى

العمل بشكل أسرع لا يأتي فجأة. تتحسن مع الوقت ، تمامًا كما هو الحال مع المهارات الأخرى: القراءة ، والكتابة ، والحفظ ، وما إلى ذلك ، لذلك ، من الممكن تمامًا ممارسة السرعة في جوانب أخرى من حياتك ، ومعرفة كيفية انتقالها إلى عملك.

على سبيل المثال ، تقوم بغسل الأطباق أثناء طهي الغداء على الموقد. بنفس الطريقة ، يمكنك التحقق من البريد الإلكتروني على هاتفك أثناء تحديثات Windows ، على سبيل المثال.

وبالمثل ، إذا كنت تريد أن تكون أسرع في الكتابة ، فما عليك سوى كتابة كلمات أغنية تستمع إليها ، أو عرض طبخ ، أو فيلم. تعرف على مقدار النص المتماسك الذي يمكنك الخروج منه ، بينما لا يزال الصوت مستمراً.

• التزم بجدول زمني

من ناحية أخرى ، تظهر السرعة في مدى سرعة أداء المهام الفردية. من ناحية أخرى ، يتعلق الأمر بعدد المهام التي يمكنك إكمالها في غضون عدة ساعات أو يوم أو أسبوع. في هذه الحالات ، تنعكس السرعة في مدى التزامك بجدولك الزمني.

لتجنب التسويف والاحتفاظ بالإنتاجية من خلال السرعة ، التزم بجدولك "إلى T". وهذا يعني إنشاء مجموعات زمنية في جدولك (أطر زمنية للمدة التي ستقضيها في كل مهمة) ، وبدء المهام وإنهائها عند النقطة.

كيف يساعد هذا؟ أنت ببساطة لا تسمح لمهمة واحدة بالتسرب إلى الوقت المطلوب للمهمة الأخرى. لنفترض أنك بدأت "أ " وأنهيته بعد نصف ساعة من الموعد المقصود. هذا يعني أنه سيكون لديك 30 دقيقة أقل لإنهاء المهمة " ب " أو نقل الجدول بأكمله لأعلى بمقدار 30 دقيقة. في كل حالة ، أنت تبطئ تقدمك.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الاحتفاظ بموعد نهائي لكل مهمة سيضمن لك التركيز بشكل أفضل وأن تكون أكثر حكمة بشأن نهجك في المهمة المذكورة ، لمواكبة ذلك.

• قسّم مهامك

هذه نصيحة معروفة. تساعدك الخطوات الأصغر في تنفيذ المشروعات أو المهام الأكبر.

يمكن أن تستغرق معالجة مهمة معقدة بالكامل الكثير من الوقت والطاقة. Moreso إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، أو أن حجم العمل الهائل يزعجك. ولكن ، إذا قسمتها أولاً إلى خطوات صغيرة ، فلن تبدأ بشكل أسرع فحسب ، بل ستجعل من السهل على نفسك التقدم من خلالها بوتيرة ثابتة.

تعطي المهام الأصغر التي يسهل التعامل معها الحافز اللازم لمواصلة العمل.

• حافظ على كل شيء في متناول اليد

الآن ، هذه النصيحة عملية أكثر بقليل. عندما تلقي نظرة على مكتبك ، هل يمكنك حقًا القول إن كل ما تحتاجه للعمل في متناول اليد؟ أشياء مثل الأقلام ، وأقلام الرصاص ، والورق الإضافي ، والملصقات ، والطابعة ، وحتى!

إذا كنت تهدف إلى أن تكون أسرع ، فلا يمكنك حقًا القفز من مقعدك متى احتجت إلى شيء ما. ما لم يكن ذلك من أجل استراحة أو امتداد ، بالطبع.

من الأفضل الاحتفاظ بكل الأشياء الصغيرة في متناول يدك سواء على مكتبك أو في درج صغير في متناول اليد. اشياء مثل:

• المواد المكتبية: مقص ، ملصقات ، علامات ، مشابك ورق ، آلة حاسبة ، شريط سكوتش ، إلخ ؛
• الوجبات الخفيفة (المكسرات والفاكهة) لتلك اللحظات الحرجة لانخفاض السكر في الدم ؛
• سائل (ماء ، عصير ، قهوة ، سموذي).

كلما قل عدد مرات استيقاظك ، قلت احتمالات قيام شيء ليس له علاقة بجذب انتباهك ، مما يتسبب في تشتيت انتباهك.

• تعرف على اختصارات جهاز الكمبيوتر الخاص بك

هناك حيلة بسيطة أخرى لتصبح أسرع وهي التعرف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتنظيمه بأفضل طريقة ممكنة. تمتع بإجازة من خلال عدم الاضطرار إلى البحث في المجلدات وتصفية رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بشكل فردي وحتى استخدام الماوس.
إليك ما يمكنك فعله:

• تنظيف سطح المكتب الخاص بك. لا تترك شيئًا سوى المجلدات الأساسية عليها ؛
• إذا كنت من مستخدمي Windows ، فقم بنقل جميع برامجك إلى الشريط السفلي ، حيث لا يتطلب الأمر سوى نقرة واحدة لبدء تشغيلها ، بدلاً من نقرتين ، ولن تشغل مساحة سطح المكتب الضرورية ؛
• يحتوي كل نظام تشغيل على العديد من الاختصارات - ابحث على الإنترنت عن قائمة وابحث عن تلك التي تساعدك على التنقل في النظام دون الحاجة إلى الماوس. تمامًا مثل ctrl + C ثم ctrl + V أسرع بكثير من النقر بزر الماوس الأيمن للنسخ واللصق ، فهناك المئات من الاختصارات لفتح رسائل البريد الإلكتروني والمجلدات الجديدة ونقل الملفات وما إلى ذلك.

إدارة الوقت بشكل أفضل

• احصل على انطلاقة قوية

تم تعديل هذه النصيحة من مقال Simon Reynolds في Forbes . يجادل بأنه يجب علينا "التظاهر بأن يومنا ينتهي في الساعة 11 صباحًا" ، مما يعني أنك تنشئ قيودًا زمنية حيث تحتاج إلى إنهاء جميع المهام المهمة بحلول ذلك الوقت.

يثير رينولدز أيضًا نقطة جيدة: عادةً ، عندما نجلس للعمل ، لا نبدأ العمل على الفور. إنها القهوة أولاً ، ربما قراءة بعض الأخبار أو مقاطع الفيديو عبر الإنترنت أو التحديث على Twitter أو إجراء محادثة صباحية مع زملاء العمل.

ما ينصح به هو تجنب هذه الطقوس ، وبدلاً من ذلك الغوص في العمل وجهاً لوجه. في حين أن البداية غير الرسمية لصباح العمل يمكن أن تكون جزءًا من جدولك الزمني ، فمن المرجح أن تكون مصدر إلهاء. يمكن أن يجعلك تبدأ مهامك بشكل أبطأ وأكثر تباطؤًا.

• تحسين تحديد الأولويات

هنا في مدونة Clockify ، نحن مؤمنون متحمسون بأن تحديد الأولويات هو جوهر إدارة الوقت الرائعة. لقد قمنا بالكثير من المقالات والأمثلة حول تحديد الأولويات كأسلوب لإدارة الوقت. وهو أمر نعتقد اعتقادًا راسخًا أنه يؤدي إلى إدارة أفضل للوقت في الحياة الشخصية أيضًا.

هناك عدد قليل من الأساليب لتحديد الأولويات ، ولكن يجب أن تكون أكثرها شهرة هي مصفوفة أيزنهاور ، حيث يمكنك تحديد المهام (غير العاجلة) والمهام (غير المهمة).

إن معرفة المهام ذات الأولوية القصوى بناءً على أهميتها وإلحاحها يرفع ثقلًا كبيرًا على عاتق المرء. يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة بشأن كيفية إدارة الوقت. وأيضًا ، ما هي جوانب عملك التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام ، مقابل الجوانب التي تثير الدهشة - لا.

• ضع أهدافًا واضحة

خصص نصف ساعة كل ليلة أحد لتناقش مع نفسك ما يجب أن تكون أهدافك للأسبوع التالي. ما الذي تريد أو تحتاج إلى تحقيقه؟

ربما تريد إنهاء مشروع بسبب التعدي على الموعد النهائي؟
أم أن لديك لقاء بعده أهم؟

تماشياً مع نصيحة الأولويات ، من الجيد معرفة المهمة (أو أكثر) التي تعتبر حيوية لحياتك المهنية لهذا الأسبوع ، لذا فهي تحظى بأولوية قصوى. بعد ذلك ، يمكنك جدولة وقتك مسبقًا لضمان منحك أكبر قدر ممكن من الوقت. يستغرق هذا النهج بعض الوقت للتعود عليه ، ولكن فكر في الأمر على أنه وجبة إعدادية ، لذا فإن العديد من الأسر تقسم على ذلك.

عادة ما يريدون توفير الوقت من خلال عدم التفكير فيما يطبخون على الغداء كل يوم. لذلك ، يجدون وصفات للأسبوع ، ويشترون جميع المكونات ويخططون ويحضرون قدر المستطاع خلال عطلة نهاية الأسبوع. هذا يعطي وقت وجباتهم هيكلًا للأسبوع المقبل ، الأمر الذي يزيل الكثير من الضغط من عملية الطهي. لذلك ، يمكنهم التركيز على أشياء أخرى أكثر أهمية.

يمكنك تطبيق نفس الطريقة مع أي جانب من جوانب حياتك يعرقل إدارة وقتك.

كن أكثر تركيزًا / تخلص من المشتتات

يبحث البعض عن تحسين الإنتاجية في تخليص أنفسهم من المشتتات. إنهم يعملون بسرعة وكفاءة عندما "يكونون في المنطقة" ، لكن المشكلة هي الوصول إلى تلك المنطقة. الأزيز المستمر والإشعارات والثرثرة ومحادثات الأفلام المغرية في غرف الدردشة وما إلى ذلك.

• تجنب تعدد المهام

من المعروف أن تعدد المهام يسبب انخفاضًا في التركيز. عندما تنتقل من مهمة إلى أخرى ، فعادة ما يكون ذلك من أجل:

• تلقي مكالمة
• الرد على رسالة محادثة عاجلة ؛
• المشتتات الخارجية (مثل الحيوانات الأليفة والأسرة والأطفال) ؛
• الاجتماعات ،
• مهمة أسهل (أسرع) فكرت فيها ، إلخ.

عندما تتم مقاطعتك أو الانتقال إلى مهمة أخرى ، فإنك تفعل ما يسمى "تبديل السياق". من المعروف أن نقل التركيز من مكان إلى آخر دون انقطاع يسبب انخفاضًا ملحوظًا في التركيز. ومع كل مهمة جديدة تبدأها ، فإنها تنخفض أكثر. لذا ، إذا أمكن ، التزم بمهمة واحدة حتى تنتهي منها ، وضع تذكيرات لأي مهام جديدة تخطر ببالك.

• لا تعتمد على الدافع

في انتظار ظهور فكرة ، أو أن تكون في "الحالة المزاجية المناسبة" للعمل في مهمة معينة ، لا بد أن ترى انخفاضًا في الإنتاجية. بينما قد تعتقد أن الدافع يساعدك على التركيز ، فهو في الواقع مسألة انضباط. يمكنك فنغ شوي مكتبك بالكامل ، وتحديد أفضل جدول زمني على الإطلاق - ولكن في النهاية ، لن تجعلك أي قدر من المحفزات الخارجية تركز بشكل أفضل من عقلك.

لذلك ، لتضبط نفسك على التركيز وتجنب التسويف ، يمكنك:

• امنح نفسك عدًا تنازليًا لمدة عشرين ثانية ، وبعد ذلك يجب عليك بالتأكيد بدء العمل ؛
• ضع قلمًا وورقة على الجانب حيث ستخرج كل الأفكار السيئة حتى تجد الفكرة الصحيحة ؛
• تدرب على صنع السلام مع المسودات التقريبية والأخطاء الأولية ورسائل البريد الإلكتروني أو العروض التقديمية السيئة ، لأن الخوف من النقص هو ما يجعلنا غالبًا نماطل ؛
• قم بعمل قائمة إلهاء

ما هي أفضل طريقة للتخلص من المشتتات التي تدمر تركيزك من خلال عمل قائمة بها؟ استمر في يوم عمل عادي ، ولاحظ كل إلهاء يأتي في طريقك. إنها ليست دائمًا وسائل التواصل الاجتماعي أو رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات غير المتوقعة.

يمكن أن يكون التفكير في ما يجب تناوله على الغداء ، أو ما هي البقالة التي يجب شراؤها ، أو ربما ذكر أحد زملائك في العمل فيلمًا في غرفة الدردشة ، والآن أنت تبحث في المراجعات على Google (أو تخطط وقت مشاهدتها).

يمكن أن يؤدي تدوين عوامل التشتيت إلى نتائج مفاجئة. لكن بشكل أساسي ، يمنحك فكرة أكثر دقة عما يجب عليك قتاله.

• اعمل مع شخص ما ، حتى لو كنت بعيدًا

بعض الناس يكونون أكثر تركيزًا عند العمل مع الآخرين. يجدون الدافع والطاقة من وجود الآخرين بالقرب منهم يعملون أيضًا ، مما يساهم في الجو المزدحم. الآن ، في الوقت الذي يعمل فيه الكثير منا عن بعد وحدهم ، قد يكون من الصعب العثور على ذلك. لا يمكن لأي قدر من مقاطع الفيديو الصوتية لمقهى ASMR أو موسيقى العمل أن تحل محلها.

لحسن الحظ ، هناك حلان جديدان نسبيًا لأولئك الذين يحبون أن يكون لديهم "رفاق" في العمل:

• كافيداي

Caveday.org هو موقع ويب حيث يمكن للأشخاص التسجيل ليصبحوا أعضاء في مجتمع من العاملين عبر الإنترنت. لديهم جلسات عمل بؤرية عميقة مع تكبير / تصغير ، مع ميكروفونات صامتة. قبل كل جلسة ، ترسل إلى مسؤول الغرفة ما تنوي العمل عليه ، ثم تبدأ. في نهاية كل جلسة ، تتحققان معًا لمعرفة ما إذا تم إنجاز المهام. طوال الوقت ، تكون مجموعة العمال الآخرين عن بعد على كاميرا الويب أيضًا ، مما يعطي على الأقل بعض مظاهر مساحة المكتب.

• "ادرس معي"

إذا لم تعجبك فكرة كاميرا الويب مع الغرباء ، فهناك دائمًا خيار سؤال زميل في العمل أو صديق عما إذا كانوا يرغبون في تجربة نفس النهج. ومع ذلك ، إذا كان هذا أيضًا "لا" ، فيمكنك اختيار YouTube. وهي مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا لأشخاص يدرسون أو يعملون.

يمكن أن يكونوا هادئين ، مع الموسيقى ، مع أجواء مختلفة ، وحتى إعلامك إذا كانوا يستخدمون تقنية بومودورو وكيف سيتم تنظيم الفيديو الخاص بهم.

احصل على نتائج أفضل

يمكن أن تعكس الإنتاجية أيضًا جودة عملك. وبشكل أكثر وضوحًا - مقدار العمل الجيد الذي تقوم به خلال الوقت المحدد. فيما يلي بعض النصائح حول طرق تحسين نتائجك النهائية:

• لديك شخص "ضمان الجودة" الخاص بك

تمامًا مثل الشركة التي لديها قسم لضمان الجودة ، يمكنك أيضًا أن يكون لديك قسم خاص بك. إذا كانوا راغبين وقادرين ، يمكنك أن تطلب من الأصدقاء من المجالات المماثلة أو زملاء العمل تقييم عملك أثناء قيامك به ، أو في المراحل المبكرة.

للإضافة إلى ذلك ، كلما حصلت على تعليقات أكثر تنوعًا وتكرارًا ، كانت النتيجة النهائية أفضل.

• لا تنتظر للسؤال

سيكون استمرار النقطة السابقة هو طلب التعليقات بمجرد أن يكون لديك شيء لتظهره. قد يؤدي الانتظار حتى النهاية لطلب التعليقات إلى انتكاسة كبيرة قبل الموعد النهائي مباشرةً (التحدث من تجربة شخصية هنا).

بينما قد تعتقد أن عملك ليس جيدًا بما يكفي للنظر فيه أو تقييمه من قبل شخص ما ويحتاج إلى مزيد من الوقت ، فالحقيقة هي - لن يكون كذلك أبدًا. المفتاح هو تنحية الكمال جانبًا ، حيث ستتيح لك الملاحظات المبكرة إصلاح الأمور في الوقت المناسب ، بشكل أسرع ، وبضغط أقل.

• تنفيذ الملاحظات بشكل صحيح

أخيرًا ، فيما يتعلق بالتعليقات ، بينما لا يجب أن تقبل كل نقد يأتي في طريقك ، لا يجب أن ترفضه سريعًا أيضًا. يسير هذا جنبًا إلى جنب مع قبول أن التعليقات على عملك ليست انتقادًا لك كشخص.

اختر الأشخاص الذين تعرف أنهم موضوعيون والذين تقدر آرائهم ، حتى لو لم تعجبك. تأكد من تحليل النقد ، وتطبيق التغييرات بعناية ، وليس فقط حرفيا. علي سبيل المثال:

إذا قالوا: "أنا لا أحب A ، يجب عليك استخدام C" ، فسيكون الإجراء الصحيح هو السؤال عن سبب عدم إعجابهم بـ A ، وليس تغييره على الفور إلى C. تريد معرفة سبب نجاح شيء ما (أو لا) ، لذا يمكنك تطبيق هذه النصيحة في المستقبل. وربما ، بعد أن شرحوا السبب ، تدرك أنه لا يعمل بشكل جيد ، وتقرر عدم تناوله.

لذا ، ضع في اعتبارك جميع التعليقات التي تحصل عليها.

• "تفشل بشكل أسرع"

يجب أن تكون هذه واحدة من أفضل النصائح التي يخشىها الجميع. "فشل أسرع" هو مفهوم يؤيدك لارتكاب الأخطاء. لأنه إذا كنا خائفين من ارتكاب خطأ ، فإننا نؤجل العمل على الأشياء ، ويؤثر ذلك بشكل كبير على مدى إنتاجيتنا ودوافعنا. ناهيك عن أنه يعيق نمونا الفكري.

لذلك ، إذا كنت ترغب في الحصول على نتائج أفضل ، فستحتاج إلى مواجهة المهام والمشروعات الفاشلة والمواعيد النهائية الفائتة بشكل مباشر. من خلال التدقيق فيها ، يمكنك التعلم والتحسين. انتظار الفكرة المثالية ، وإطالة المواعيد النهائية ، والابتعاد عن المساعدة - كل هذا يساهم في ضعف الإنتاجية وإضاعة الوقت.

كان صاحب العمل السابق لي يقول: اكتب 30 فكرة. لا أكثر أو أقل. لأنه من بين هؤلاء الثلاثين ، سيكون 25 سيئًا حقًا ، لكنك ستضخهم خارج عقلك. وبعد ذلك سيكون هناك هؤلاء الخمسة الآخرون الذين قد ينجحون. لذا فأنت تبني عليها.

• ضع معايير واقعية

بينما نحب جميعًا التصوير من أجل النجوم (كما تعلمنا الأفلام) ، فإن الحقيقة هي ... أنه لا عيب في معرفة حدودنا. نحن لا نولد مدهشين على الفور في كل شيء. من الطبيعي أن تستغرق بعض الأشياء بعض الوقت حتى تتقن. لذلك ، عندما تختار المهام أو الأساليب أو المواعيد النهائية ، تأكد من معرفة مدى توافق مستوى مهارتك مع المعايير التي تضعها أنت أو الآخرون.

فكر في إعلانات الوظائف - لن تتقدم لوظيفة تتطلب مستوى C3 في اللغة الإسبانية عندما يكون لديك A2 فقط.

الشيء نفسه ينطبق على عملك ومهاراتك. ضع كبريائك جانبًا ، وتولى المهام التي تعرف أنه يمكنك القيام بها بشكل جيد ، وهي تمثل تحديًا كافيًا لتوسيع مجموعة مهاراتك. قضم أكثر مما يمكنك مضغه سيؤدي إلى نتيجة نهائية رديئة الجودة ، أو عمل مستعجل.

ناهيك عن الكثير من التوتر.

حسّن مهاراتك في حل المشكلات

في بعض الأحيان ، تعاني الإنتاجية بسبب عدم قدرتنا على حل المشكلات بالسرعة الكافية. أو نواجه الكثير من تحديات العمل التي تتطلب العمل الجماعي ، أو "إخماد الحرائق الصغيرة" يوميًا. دعم العملاء ومديرو المشاريع وضمان الجودة هم فقط بعض الأقسام التي لديها هذا النوع من العمل يوميًا على لوحاتهم.

• لا تخجل من المساعدة

سيرغب معظم الناس في حل مشكلة بمفردهم. هناك وصمة عار حول طلب المساعدة في العمل: إنها تظهر ضعفًا أو نقصًا في المهارة ، وربما سيدخلها صاحب العمل في السجلات باعتبارها عيبًا ، وتؤثر على ثقتهم ، وما إلى ذلك.

لكن الحقيقة لا يمكن أن تكون أبعد من ذلك. يدعم المزيد والمزيد من الرؤساء التنفيذيين التعاون المفتوح وزملاء العمل الذين يطلبون المساعدة من بعضهم البعض. بعد كل شيء ، يدفع المشاريع إلى الأمام ، ويضمن عدم تفويت المواعيد النهائية ، ويتيح للناس تعلم حيل جديدة في التجارة.

• تبادل الأفكار كثيرًا (وحتى خارج العمل)

العصف الذهني هو عملية مناقشة أو "ارتداد الأفكار عن بعضها البعض" مع مجموعة من الأشخاص. عندما يكون لديك مشكلة معينة لا يبدو أنك تستطيع حلها ، فإن إحدى طرق تسريع العملية هي الحصول على زملائك في العمل وتنظيم اجتماع سريع.

خلال جلسة العصف الذهني ، يقدم الجميع أفكارًا أو يطرحون أسئلة حول المشكلة ، بهدف الوصول إلى أفضل حل معًا. مرة أخرى ، هذا يجعلك أكثر إنتاجية لأن أفكار الآخرين تغذي "بنك عقلك" للرجوع إليه في المستقبل ، بالإضافة إلى أنه يسرع العملية برمتها.

• انظر إلى الخرائط الذهنية والتقنيات الأخرى

إحدى الطرق التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالعصف الذهني هي تكوين خرائط ذهنية. كوسيلة مساعدة بصرية ، الخريطة الذهنية هي شبكة من العبارات الرئيسية المتعلقة بالمشكلة التي تهدف إلى حلها ، أو الفكرة التي تريد الانطلاق منها.

تتيح لك الخرائط الذهنية الابتعاد (حرفيًا) عن المشكلة وإخراج أفكارك من رأسك إلى لوح أو قطعة من الورق. يساعد في تكوين اتصالات جديدة للوصول إلى حل بشكل أسرع.

كن أفضل في التنظيم

تتمحور المنظمة حول أن تصبح أولوية أفضل. كما ينص قانون باركنسون: "يتسع العمل لملء الوقت المتاح لاستكماله". بمعنى أنه إذا كانت لديك مهمة مدتها 30 دقيقة ، وكان الموعد النهائي غدًا ، فمن المحتمل أن تسحبها حتى آخر خمس دقائق قبل الموعد النهائي. ومع ذلك ، طوال الوقت حتى اليوم التالي ، سينشغل عقلك بالأفكار والقلق بشأن ما إذا كنت ستحدد الموعد النهائي أم لا. لكن ، طوال الوقت سوف تماطل.

لذا ، لكي تصبح أفضل في تنظيم جدولك الزمني ، إليك بعض النصائح.

• نظِّم مساحتك المادية

الإنتاجية الشعبية يقدم Thomas Frank من مستخدمي YouTube نصيحة رائعة لأي شخص يرغب في تحسين هذه المهارة - قم بتنظيم المساحة من حولك متى أمكنك ذلك. لقد سمعت كثيرًا أن المساحة النظيفة ستحفزك على أن تكون أكثر إنتاجية. ومع ذلك ، فإن تطوير عادة إعادة الأشياء المادية إلى مكانها يتعلق أكثر بخلق تقارب مع النظام.

بمجرد أن تتقن الاحتفاظ بأدوات مساحة العمل والديكورات والأشياء الأخرى بالترتيب ، ووضع العلامات عليها وفي متناول اليد ، ستبدأ في الانتقال إلى مساحتك الذهنية. ستعرف بشكل أفضل كيفية تنظيم سطح المكتب وملفات العمل والمهام والمحفوظات.

• ابحث عن نظام يناسبك

في مقطع الفيديو الخاص به ، يقترح فرانك أن لكل شخص نظامه الخاص لتنظيم أفكاره ، وبنوك الذاكرة ، فضلًا عن مساحته المادية. لذلك ، لتكوين هذه العادة الجديدة بشكل صحيح ، سيكون من الأفضل إجراء بعض الأبحاث حول نوع المنظم الذي قد تكون.

• تحسين أولوياتك

تؤثر الطريقة التي تحدد بها أولويات الأشياء (المهام ، وأهداف الحياة ، والأهداف المهنية) بشكل مباشر على جدولك الزمني ، وكيفية تنظيمه. عندما تصل إلى نهاية يوم العمل بشعور غارق في أنك لم تقم بعمل هادف كافٍ ، تبدأ في الاعتقاد بأنك غير منتج.

عندما تكون في الواقع ، فأنت لم تحدد أولويات مهامك بالشكل الكافي لتشعر بالإنتاجية. فيما يلي كيفية العمل على تحديد الأولويات:

• ابدأ في استخدام مصفوفة أيزنهاور (التي تطرقنا إليها أعلاه) ؛
• تعيين أرقام الأولوية من 1 إلى 10 (من الأدنى إلى الأعلى) ؛
• جرب طريقة "Eat the Frog" ؛
• كوّن قائمة بأهدافك المهنية طويلة المدى ، ثم قسّمها إلى أهداف أكثر تفصيلاً. ثم ضع جدولك على أساس تلك المهام التي تساهم في تقدم الهدف على المدى الطويل.

الخطوة الثالثة: ابحث عن المتسبب في عدم إنتاجيتك

تعامل مع مشكلة الإنتاجية من خلال النظر فيها بموضوعية. غالبًا ما نواجه صعوبة في الاعتراف لأنفسنا بمدى سهولة تشتيت انتباهنا والمماطلة. ولكن إذا كنا نرغب في التحسن ، فعلينا أن نرى "الجانب القبيح" أولاً.

العوامل المؤثرة على الإنتاجية

• تسويف
• توقعات عالية
• مواعيد نهائية غير واقعية
• عبء عمل أكبر
• التعب والإرهاق
• ضعف التواصل ونقص المعلومات
• ليس هناك ما يكفي من ردود الفعل / الشعور بعدم التقدير

هذه كلها أسباب لانخفاضات كبيرة في الإنتاجية. خاصة إذا حدثت على مدى فترات زمنية أطول.

وهكذا ، فإن معرفة ما يؤثر سلبًا (وإيجابيًا) على إنتاجيتك هو بالفعل نصف المعركة. يصبح العثور على حل دائم أسهل بكثير. لتجنب التعمق في موضوع نقص الإنتاجية في هذه المقالة ، لدينا الكثير من الموارد في أماكن أخرى:

كيفية التعرف على الوقت الضائع وعدم الكفاءة

التعامل مع التسويف - لماذا يحدث وكيف يتم إصلاحه

الخطوة الرابعة: حدد أهدافًا واضحة

بمجرد أن تعرف مجال الإنتاجية الذي تحتاج إلى تحسينه ، فإن الخطوة التالية هي تحديد أهداف واضحة للغاية. لإحراز تقدم فعلي ، تحتاج إلى معالم للتغلب عليها. إنها الطريقة الوحيدة لـ:

• اعرف ما إذا كنت تتحرك في الاتجاه الصحيح ؛
• اكتشف الطرق التي تعمل بشكل أسرع من غيرها ؛
• تحديد عقبات جديدة ؛
• ادفع نفسك للأمام.

عندما تكون هناك معايير محددة تحتاج إلى الوفاء بها في وقت معين ، ستكون أكثر تحفيزًا وسير عملك مبسطًا أكثر مما لو لم يكن لديك أي شيء.

كيف تحدد الاهداف؟

لقد كتبنا العديد من المقالات حول هذا الموضوع ، والتي يمكنك أن تجدها أدناه. لكن في الجوهر ، هناك عدة طرق.

• حدد الأهداف من منظور التطور الوظيفي العام الخاص بك ؛

فكر في المدى القصير والطويل ، وخطط للتعليم الإضافي (الدورات ، والمعلمين ، والندوات) ، ...

• استخدم منهجية أهداف SMART ؛

خاص ، M سهل ، قابل للاستخلاص ، R elevant ، T ime-bound

• احصل على بعض التطبيقات لمساعدتك على تتبع التقدم ودفعك إلى الأمام ؛
• جرب OKR (الأهداف والنتائج الرئيسية)

طريقة ساعدت شركات مثل Google للوصول إلى ما هي عليه اليوم.

ما هو الهدف الذي يجب أن يكون

بغض النظر عن الأساليب ، يحتاج كل هدف إلى تحديد عدة مربعات من أجل اعتباره مفيدًا وتقدميًا.

يجب أن تكون موضوعية - بمعنى أنه لا ينبغي عليك المبالغة في تقدير نفسك أو التقليل من شأنها.

حدد الأهداف بناءً على الأوقات الواقعية التي يمكنك فيها إنهاء المهام أو المشاريع ، وحدد مستوى الصعوبة وفقًا لذلك أيضًا.

يجب أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق - لذا ابدأ بخطوات صغيرة ، وعندما تشعر بالإيقاع (ما الذي يدفعك إلى أن تكون أكثر إنتاجية) ، حاول أن تجعل هذه الأهداف أوسع.

على سبيل المثال: أولاً ، حاول العمل بتركيز عميق ، دون انقطاع ، لمدة 25 دقيقة. ثم بعد أسبوع ، زد هذا الرقم لمدة تصل إلى 40 دقيقة. بعد أسبوع آخر ، إذا استمرت العادة ، حدد هدفًا جديدًا لمدة 50 دقيقة.

يجب أن يكون الهدف محددًا - يوضح المثال أعلاه كيفية عمل هذا المعيار.

يجب أن يكون لكل هدف تحدده مستوى محددًا من المهارة تحتاج إلى تحقيقه والإطار الزمني للوصول إليه. خلاف ذلك ، من المستحيل تتبع التقدم.

تأكد من تضمين هذه الخطوات الثلاث في أهدافك في كل هدف تخطط له ، وستكون بقية الرحلة أسهل بكثير.

الخطوة الخامسة: حسّن حديثك الذاتي

جزء آخر من رحلة أن تصبح أكثر إنتاجية يتضمن تغيير طريقة تفكيرك إلى طريقة أكثر دعمًا.

إن العمل على تحسين مهاراتك وبناء عادات جديدة ليس بالأمر السهل. خاصة إذا كنت معتادًا على توقع الكثير من نفسك أو أن تكون صارمًا للغاية مع تقدمك. التشدد مع أنفسنا هو أحد أكبر الأسباب التي تجعلنا نتخلى عن عادات جديدة أو نفشل في منتصف الطريق. لذا ، كيف يمكنك أن تكون أفضل مشجع لنفسك ، بينما تظل واقعيًا؟

• اكتب حديثك السلبي

اجلس وحفر بعمق. فكر في هذه الخطوة كنوع من جلسة العلاج مع نفسك. حدد كل الطرق التي تتحدث بها مع نفسك بشكل سلبي ، وبخ نفسك على إخفاقاتك ، واختلق الأعذار ، وما إلى ذلك. اكتب المواقف والمشاعر والنتائج التي أتت من هذا الحديث السلبي.

ومع ذلك ، فهذه عملية ولن تكون قادرًا على تحديد كل الطرق التي تحبط بها نفسك. لكن من المهم أن تتعلم كيفية اكتشاف السلوك السلبي ، وإيقاف نفسك ، وإيجاد طريقة جديدة للتعامل مع مشكلة أو عقبة. على سبيل المثال ، تفوتك موعدًا نهائيًا بينما انتهى زميل العمل الذي كان أقل مهارة حتى قبل ذلك.

الحديث السلبي عن النفس: "ماذا حدث؟ ما هي مشكلتي ؟ لقد تسوّفت كثيرًا / لم أعمل بجد بما فيه الكفاية. هل عملوا ساعات إضافية أكثر مني؟ ربما كان يجب أن أعمل لساعات أطول ... "

ويستمر اللولب حتى تبدأ في التفكير في مدى سوء شخص ما ، أو مدى عدم كفاءتك (في رأسك). هذا النوع من التفكير لا يساعدك بأي شكل من الأشكال على دفعك إلى الأمام. بدلاً من ذلك ، فإنه يحبسك في حلقة من عدم التفكير أبدًا في أنك جيد بما فيه الكفاية ، ولن تتحسن أبدًا.

حديث إيجابي عن النفس: "حسنًا ، حدث شيء ما هنا. ماذا افتقد؟ ما الذي كان بإمكاني فعله بشكل أفضل؟ إنه خطأ ويحدث لأي شخص - فماذا يمكنني أن أتعلم من هذا؟ يبدو أن X و Y قد شتتا انتباهي ، لذا سأحاول في المرة القادمة شيئًا مختلفًا ".

بينما قد نعتقد أنه وراء حديثنا السلبي توجد نية حسنة النية لدفع أنفسنا ، فإن الحديث الإيجابي هو الذي يعطي نتائج فعلية. إنها موجهة نحو الهدف والحل ، ولا تتناول الأسباب والعواقب أكثر من اللازم ، ولا تربط بين إخفاقاتك المهنية ونجاحاتك أبدًا كشخص .

• تعلم تقبل الفشل

الفشل هو عملية طبيعية وشائعة ومتوقعة. أفضل الأمثلة موجودة في كل مكان تنظر إليه. نحن نعلم بالفعل المقولة الشائعة القائلة بأنه لا ينبغي لأحد أن يقارن حياته بـ "بكرة تسليط الضوء" لشخص ما. Tesla و Apple و Sony وغيرها الكثير هي الشركات التي تعرض بكراتها المميزة ، بينما وراء الكواليس ، هناك الآلاف من الأخطاء والإخفاقات التي بنيت عليها منتجاتها.

يُزعم أن توماس إديسون سُئل ذات مرة عن شعوره بالفشل عدة مرات عند تصميم مصباح كهربائي ، فأجاب: "لم أفشل 1000 مرة. كان المصباح اختراعًا مكونًا من 1000 خطوة ".

لذا ، تعتاد على الفشل ، وتآلفه. لأنه عندما تواجه أخطائك ، يصبح التعلم منها أسهل ، وعدم تكرارها في المستقبل. افصلهم عن بعضهم ، وحلل أسبابهم وردودك ، وانظر كيف يمكنك تحسين أدائك في المرة القادمة. وإذا فشلت مرة أخرى - فهذا صحيح أيضًا. طالما أنك تستمر في الدفع والتقدم شيئًا فشيئًا.

الخطوة السادسة: تتبع تقدمك وسجله

بمجرد أن تصل الخوف من الفشل ومتلازمة المحتال إلى مستويات يمكن التحكم فيها ، يمكنك البدء بالعمل الفعلي. ومع ذلك ، فإن استخدام الجداول الزمنية المعدة مسبقًا واتباع الأهداف التي حددتها لا يمثل سوى نصف القصة. تتبع تقدمك هو النصف الآخر.

لماذا يهم إذا كنت أتتبع التقدم أم لا؟

لتحسين الإنتاجية ، سيتعين عليك معرفة المكان الذي ترتكب فيه الأخطاء ، وعدد مرات حدوثها ، والعثور على ساعات الذروة (عندما تكون شديد التركيز) ، وحتى الطريقة التي تؤثر بها استراحات الطعام على سير عملك.

• يمكن أن تجعلك أطعمة معينة أكثر إنتاجية أو أقل. يمكن أن تتيح لك الاطلاع على هذه البيانات معرفة الأطعمة التي تبطئ عملية التمثيل الغذائي لديك ، مما يجعلك تشعر بالنعاس وفقدان التركيز. سيجعلك برجر الجبن المزدوج مع البطاطس المقلية والبصل المقلي شغوفًا بقيلولة ، بينما سيجعلك الدجاج المشوي محلي الصنع مع الخضار على الجانب تشعر بالشبع دون النعاس. تعرف على الأطعمة التي تزيد من إنتاجيتك وقم بوضع خطة وجبات صحية ومخصصة.
• باستخدام متتبع الوقت ، يمكنك معرفة المهام التي تستغرق وقتًا أطول أو أقصر ، مما يؤدي إلى عمل تقديرات وقت أفضل في المستقبل. يمكنك تنظيم يومك بشكل أفضل ، مما يؤدي بدوره إلى مزيد من وقت الفراغ.
• يساعدك تتبع الوقت أيضًا على ملاحظة عدد مرات تشتيت انتباهك. حتى لو كانت 5 دقائق في كل مرة ، يمكن أن تتراكم الدقائق إلى ساعة أو حتى أكثر في اليوم!

بدون معلومات حيوية كهذه ، من غير المرجح أن تحرز تقدمًا. هناك خطر الفشل المستمر من خلال كسر المواعيد النهائية ، والتنقل بين المهام وفقدان التركيز ، دون فهم السبب حقًا.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like باختصار

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.