لماذا وكيف يتم إنشاء معايير الأداء في مؤسسة (بالإضافة إلى أمثلة)
نشرت: 2022-05-07كل وظيفة لها وصفها الخاص لما يجب القيام به عند العمل في هذا المنصب. بالإضافة إلى ذلك ، هناك معايير أداء. يثبتون كيفية أداء هذه المهام للقيام بالمهمة بشكل جيد.
لذلك ، عند تقييم موظفيك ، ستقارن أداءهم بالمعايير المحددة مسبقًا - معايير الأداء. تأكد من أن هذه المعايير مبنية على مناصب محددة ، وليس على أفراد.
ستوجهك هذه المقالة خلال جميع التفاصيل حول معايير الأداء ، مثل:
- الغرض من معايير الأداء ،
- مستويات الأداء الثلاثة ،
- ما يجب مراعاته عند وضع معايير الأداء ،
- كيفية إنشاء معيار أداء ، و
- أمثلة على معايير الأداء.
ما هو الغرض من معايير الأداء؟
قبل أن نستكشف الغرض من معايير الأداء ، دعنا نتراجع ونحدد إدارة الأداء.
إدارة الأداء هي عملية الاتصال بين أصحاب العمل والموظفين.
تتضمن هذه العملية أيضًا تقديم ملاحظات للعمال. لمعرفة كيفية إدارة عملهم بنجاح ، يحتاج الموظفون أولاً إلى رؤية معايير الأداء لهذا المنصب.
الهدف من معايير الأداء هو التأكد من أن كل من أصحاب العمل والموظفين على نفس الصفحة فيما يتعلق بتوقعات الوظيفة. لهذا السبب يحتاج المديرون إلى تزويد موظفيهم الجدد بمعايير الأداء خلال الشهر الأول من التوظيف.
تزود معايير الأداء الموظفين أيضًا بتوقعات أداء محددة لكل مهارة.
علاوة على ذلك ، تعزز معايير الأداء التواصل بين المديرين / أصحاب العمل والعمال.
عندما يتعلق الأمر بالتقييمات ، يستخدم المديرون معايير الأداء كمبدأ توجيهي. ثم يقارنون أداء الموظف بهذا النمط الثابت. بهذه الطريقة ، هناك تقييم متساو لجميع الموظفين في نفس المنصب.
فيما يتعلق بمعايير الأداء ، فإن جميع العمال متساوون ويجب معاملتهم بنفس الطريقة. وفقًا للجنة الأمريكية لفرص العمل المتكافئة ، يجب على كل من الموظفين ذوي الإعاقة وبدونها "تلبية نفس معايير الإنتاج ، سواء كانت كمية أو نوعية".
يجب أن تكون معايير الأداء:
- محدد،
- قابل للتحقيق،
- سهل الفهم،
- ذات الصلة بالمنصب ، و
- سهل القياس.
بمجرد أن يقوم صاحب العمل أو المدير بتقييم الموظفين ، يمكن أن تكون توقعاتهم:
- التقى - إذا أظهر الموظف أداءً مناسبًا ،
- تم تجاوزه - إذا تجاوز الأداء بشكل جيد ، و
- غير مستوفى - إذا كان الأداء أقل من مستويات معايير الأداء.
لذلك ، في حالة الأداء غير الكافي ، يتعين على صاحب العمل أو المشرف إصدار خطة تحسين الأداء (PIP). الغرض من هذا المستند هو مساعدة الموظف على تحسين أدائه.
يحدث PIP في المرحلة الأخيرة من دورة إدارة الأداء - مرحلة المراجعة. باختصار ، هذه هي المرحلة التي يتتبع فيها المديرون أداء الموظف من خلال إجراء التقييمات. ذكرنا من قبل أن هذه الدورة تبدأ بوضع معايير الأداء.
الآن ، تشمل إدارة الأداء ثلاثة مستويات داخل المنظمة.
ما هي مستويات الأداء الثلاثة؟
يمكن أن تركز إدارة الأداء على المنظمة بأكملها أو أقسامها. إلى جانب ذلك ، يمكن أن تؤكد على أداء الموظفين الفرديين. وبالتالي ، يمكن أن يكون هناك ثلاثة مستويات لإدارة الأداء:
- إدارة الأداء الاستراتيجي ،
- إدارة الأداء التشغيلي
- إدارة الأداء الفردي.
إدارة الأداء الاستراتيجي
الغرض من هذا المستوى هو تحقيق الأهداف التنظيمية الشاملة. وبالتالي ، فهذه هي أعلى مرتبة في استخدام معايير إدارة الأداء في المنظمة.
لتحقيق هذه الأهداف ، تسعى إدارة الشركة جاهدة للإجابة على هذه الأسئلة:
- هل هذه الشركة لديها استراتيجية لتحقيق أهدافها؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل تقوم الشركة بتنفيذ هذه الاستراتيجية؟
- هل المنظمة تحقق النتائج المتوقعة؟
إدارة الأداء التشغيلي
القصد هنا هو الحصول على أهداف تشغيلية. يركز هذا المستوى على العمليات داخل المنظمة ، مثل المشاريع أو الأنشطة. وبالتالي ، فإن القصد هو معرفة ما إذا كانت هذه المشاريع / الأنشطة المحددة تعمل أم لا.
للوصول إلى هذه الأهداف ، يتعين على إدارة الشركة الإجابة على الأسئلة التالية:
- هل كل قسم أو مشروع يحقق أهدافه؟
- هل تتماشى الأنشطة التشغيلية مع الاستراتيجية التنظيمية؟ إذا كان الأمر كذلك ، كيف تعزز هذه الأنشطة الاستراتيجية التنظيمية؟
- هل المشاريع أو الأنشطة فعالة بما فيه الكفاية أم ينبغي تغييرها؟
إدارة الأداء الفردي
أخيرًا ، يؤكد هذا المستوى على أداء كل موظف في الشركة. تبدأ هذه العملية بتحديد أهداف ومعايير العمل ، ومراجعة أداء الموظف ، وتعزيز مهارات التعلم لكل موظف.
لتحقيق هذه الأهداف ، تحتاج إدارة الشركة إلى الحصول على إجابات لهذه الأسئلة:
- كيف يعمل الأفراد؟
- كيف يمكنهم تعزيز أدائهم؟
عند مراجعة عمل الموظف ، فإن معايير الأداء هي مرجعك. هذه المعايير حيوية لأنها تحلل مجالات متنوعة من الأداء. دعنا نلقي نظرة على كيفية تحديد معايير الأداء بشكل صحيح وما يجب مراعاته عند القيام بذلك.
ما الذي يجب مراعاته عند وضع معايير الأداء؟
للتأكد من أن المعايير مناسبة لمنصب معين ، إليك أربع نقاط يجب أن تأخذها في الاعتبار:
- يجب أن تكون المعايير تحفيزية.
- لا ينبغي أن تكون المعايير سهلة للغاية ولا يصعب تحقيقها.
- دع موظفيك يعرفون أنك تقوم بتحليل أدائهم.
- حدد فترة تجريبية.
يجب أن تكون المعايير تحفيزية
إن وجود معايير أداء تحفيزية سيجعل العمال أكثر إلهامًا للقيام بعملهم بشكل أفضل. علاوة على ذلك ، إذا كانوا قادرين على رؤية تقدمهم داخل المشروع ، فستكون هذه أيضًا القوة الدافعة لهم. وبالتالي ، سيكونون أكثر عرضة لتحقيق مستويات استثنائية من الأداء.
كقائد ، يمكنك تشجيع العاملين لديك على تتبع ساعات عملهم. يعد تتبع وقت الموظف مفيدًا لموظفيك أيضًا ، لأنهم سيكونون قادرين على مراجعة تقدم مشروعهم. لذلك ، سوف يكتشفون جزء المشروع الذي انتهوا منه ، وما الذي لا يزال يتعين القيام به. علاوة على ذلك ، سيستمر العمال في إكمال مهامهم بأفضل ما في وسعهم.
في حال احتجت إلى مراقبة من كان يعمل على المهام وإلى متى ، يمكنك استخدام Clockify كمتتبع مجاني لحضور الموظفين.
لا ينبغي أن تكون المعايير سهلة للغاية ولا يصعب تحقيقها
إذا كانت معايير الأداء تحتوي على مهام بسيطة للغاية ، فسيكون من السهل جدًا تحقيقها. لذلك ، لن يتم تحفيز الموظفين لأنه لن يتم تحديهم لإنهاء مهمة معينة.
من ناحية أخرى ، لا ينبغي أن تكون معايير الأداء معقدة للغاية. إذا كان الأمر كذلك ، فسوف يكافح العمال لإكمال كل مهمة تقريبًا. لذلك ، قد تنخفض مستويات أدائهم.
لكن كيف تجد التوازن الصحيح بين هذين؟ تأكد من أن معايير الأداء يجب أن تكون جريئة بما فيه الكفاية. بهذه الطريقة ، سيتعين على العمال البحث عن استراتيجية مثالية لإنهاء مهامهم. كلما نجحوا ، سيشعر الموظفون أنهم يعملون من أجل تحقيق أهدافهم. وبالتالي ، سيكونون أكثر حماسًا لوظائفهم.
دع موظفيك يعرفون أنك تقوم بتحليل أدائهم
في حالة وجود موظف جديد ، يجب على المشرف إبلاغ الموظف بمعايير الأداء التي تنظم منصبه. وبالمثل ، يحتاج جميع العمال الآخرين إلى معرفة أن الشركة تقوم بتقييم أدائهم.
لذلك ، يجب أن يكون المدير شفافًا بشأن معايير الأداء. على مدار العام ، يجب على القادة تذكير الموظفين بهذه الإجراءات. إذا احتاج العمال إلى شرح لجزء من المعيار ، فيجب على المديرين تزويدهم بالتوضيح.
حدد فترة تجريبية
بصفتك مديرًا ، لا يتعين عليك تحديد معايير الأداء بنفسك. اسمح لموظفي الموارد البشرية بمساعدتك في تدوين هذه الإجراءات.
بصرف النظر عن فريق الموارد البشرية ، يمكنك أيضًا تضمين أعضاء فريقك أيضًا. هذه الخطوة حاسمة لأن موظفيك قد يكون لديهم بعض المخاوف بشأن التدابير الحالية. إذا كان الأمر كذلك ، فاضبط هذه الأجزاء من معيار الأداء.
بعد ذلك ، يجب أن تبدأ في اختبار هذه الإجراءات الجديدة عن طريق تحديد فترة تجريبية ، والتي يمكن أن تستمر من ستة إلى ثمانية أسابيع. بهذه الطريقة ، ستحصل على تعليقات مباشرة من موظفيك. بمجرد اكتمال الفترة التجريبية ، اسأل العاملين لديك عما إذا كانت هذه المعايير مناسبة لهم. مرة أخرى ، إذا كانت هناك أية مشكلات حالية ، فتأكد من تعديل الإجراءات قليلاً.
سيؤدي إشراك موظفيك في إنشاء معايير الأداء إلى تعزيز الثقة بينك وبينهم. علاوة على ذلك ، عندما يشارك العمال في مثل هذه العملية ، سيشعرون وكأنهم أعضاء مهمون في الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، سيؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجية الموظف أيضًا.
لقد غطينا بعض الاعتبارات العامة لإنشاء معيار الأداء. الآن ، لنلقِ نظرة على بعض القواعد العملية لكتابة هذه القياسات.
كيف تنشئ معيار أداء؟
لنفترض أنك تريد أنت وفريقك إنشاء معيار أداء جديد للعديد من المناصب داخل الفريق. إذا كنت لا تزال غير متأكد من كيفية البدء والمتطلبات التي يجب عليك تغطيتها ، فإليك بعض الخطوات البسيطة لتسهيل هذه العملية.
ركز على الموقف وليس الفرد
تذكر أن المقاييس التي تكتبها يجب أن تكون حول منصب وليس فرد. لذلك ، إذا كان هناك أربعة موظفين في نفس المنصب ، فيجب أن تكون معايير الأداء الخاصة بهم هي نفسها.
إذا قام أكثر من موظف واحد بأداء نفس المهمة ، فيجب أن تكون المعايير متطابقة للقيام بهذه المهمة المعينة. تنطبق هذه القاعدة حتى لو كان هؤلاء العمال في مناصب متنوعة داخل الشركة.
حدد المهام التي يجب تضمينها في المعيار
يجب ألا تدمج كل مهمة في مقاييس الأداء. حدد المهام الأكثر أهمية لكل منصب. بعد ذلك ، اكتب معايير الأداء لهذه المهام فقط.
من خلال اختيار أهمها ، سيكون لديك معيار موجز.
اختر المعلمات التي تجعل الأداء ناجحًا
لأداء وظيفة بنجاح ، يجب على الموظفين تلبية معايير معينة. فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الفعال:
- الاحكام،
- القيام بواجبات الوظيفة في الوقت المحدد ،
- رضا العملاء،
- تظهر علامات القيادة ،
- كونها منتجة ،
- تظهر المبادرة ،
- إظهار الإبداع و
- جودة العمل.
لكن هناك المزيد. سيقدم الموظف الذي يتمتع بأداء يفوق التوقعات صفات مثل:
- احترافية،
- متابعة البروتوكولات المهنية باستمرار ،
- أداؤهم يتحسن باستمرار ،
- دائما يقدمون أفضل ما لديهم ،
- أن تكون دقيقًا ،
- امتلاك أفكار وحلول رؤية ، و
- للتعبير عن آرائهم الخاصة.
فكر في معدلات الخطأ
يجب أن تكون معايير الأداء دائمًا واضحة ومحددة ، بحيث يمكن للموظفين العمل بسهولة وفقًا لهذه المعايير. إذا كنت ترغب في تقييم أداء الأفراد أو الفرق ، يمكنك أيضًا القيام بذلك باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).
بشكل عام ، يمكن أن تساعدك KPI في معرفة كيفية أداء شركتك وما إذا كانت تتجه نحو تحقيق أهدافها. كما يمكنك أن تتخيل ، يحتاج جميع العمال إلى مواءمة أدائهم مع أهداف الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، يتعين عليهم القيام بعملهم وفقًا لمعايير الأداء.
ولكن ، ماذا يحدث عندما يقدم الموظف أداءً أدنى من المعايير المقبولة؟ خطة تحسين الأداء المذكورة أعلاه هي أحد الحلول.
قبل البدء بهذه الخطة ، ستحتاج أولاً إلى تحديد عدد الأخطاء التي تكون كثيرة جدًا. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون أداء الموظف أقل من المستويات المناسبة مرتين. ولكن ، إذا حدث هذا مرة أخرى ، فيمكنك منحه / لها تصنيف "التحسين المطلوب".
قد يكون لديك خطة مختلفة لتحديد معدلات الخطأ. مهما كان اختيارك ، فقط التزم بهذه الخطة.
ضع معايير للأداء القوي أولاً ، ثم المعايير الأخرى
عند إنشاء معايير الأداء ، ابدأ بالجوانب الإيجابية أولاً. لذا ، يمكنك البدء بتدوين صفات الأداء القوي. ثم تابع صفات الأداء المتوقع أعلاه.
بمجرد حصولك على هاتين الفئتين ، ركز على المؤشرات التي تقل عن المستويات الصلبة. يمكنك استخدام عبارات مثل هذه:
- يثبت الموظف الأداء القوي عندما ...
- يثبت الموظف أداءً فوق المتوقع عندما ...
- يثبت الموظف الأداء الأقل من المناسب عندما ...
يعتمد التفسير المتعمق لكل جملة على منصب الموظف.
إذا كنت حريصًا على رؤية كيف تبدو معايير الأداء هذه عمليًا ، فاستمر في القراءة.
ما هي أمثلة معايير الأداء؟
يمكن أن تختلف معايير الأداء حسب الوظيفة والوصف الوظيفي. الشيء الوحيد المشترك بين جميع معايير الأداء هو أنها توضح كيف يجب أن يتم أداء عمل الفرد بشكل جيد.
معايير الأداء للمعلمين
دعنا نتعرف على شكل معايير الأداء للمعلمين.
كما ترى من الجدول أعلاه ، يحتوي كل مقياس على شرح متعمق. لذلك ، سيتعين على كل معلم جديد مراجعة هذه المعايير في الشهر الأول من التوظيف.
الغرض من هذه التدابير هو إيجاد الطرق المناسبة لتقديم المنهج للطلاب. للقيام بذلك ، يمكن للمدرسين استخدام جميع الموارد المتاحة ، حتى يتمكن الطلاب من فهم كل شيء بسهولة. إلى جانب ذلك ، يجب على المعلمين الحفاظ على علاقات إيجابية مع أولياء أمور الطلاب أو أولياء أمورهم.
معايير أداء المساعدين الإداريين
فيما يلي مثال على معايير الأداء للمساعدين الإداريين.
عندما يتعلق الأمر بالمساعدين الإداريين ، فإن معايير أدائهم تشمل الإشراف على وظائف الدعم ، وترتيب المراسلات ، والتأكد من أن جميع الملفات وقواعد البيانات منظمة ومحدثة بشكل جيد. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج المساعدون الإداريون إلى التأكد من أن ترتيبات السفر ضمن الميزانية وأن وثائق السفر تحتوي على معلومات دقيقة.
معايير الأداء لمقدمي الدعم الفني
الآن ، دعنا نلقي نظرة على مثال لمعايير الأداء لمقدمي الدعم الفني.
كما ترى من هذا الجدول ، فإن معايير الأداء لهذه الوظيفة هي الحفاظ على الدعم الفني وتقديم التوصيات للمستخدمين والبقاء على اطلاع بأحدث الاتجاهات في هذا المجال. الغرض من هذه التدابير هو التأكد من أن مقدمي الدعم الفني يقدمون معلومات دقيقة فقط للمستخدمين. إلى جانب ذلك ، يحتاج مقدمو الدعم الفني إلى التصرف بشكل ودي وأن يكونوا مستجيبين قدر الإمكان.
معايير الأداء مرتبطة بأهداف الشركة
الآن ، وفقًا ليني بولاك ، أستاذ الممارسة بجامعة ولاية بنسلفانيا ، يمكنك أيضًا ربط معايير الأداء بالمسؤوليات وأهداف الشركة.
لذلك ، على سبيل المثال ، يتمثل أحد أهداف الشركة في تحسين خدمة العملاء. لنأخذ فندق كمثال لهذه الشركة. أول شخص تراه عند الدخول هو موظف استقبال. بطبيعة الحال ، فإن مسؤولية موظف الاستقبال هي الترحيب بالزوار.
ولكن ما يهم هو كيفية ترحيب موظف الاستقبال بالزائرين. لتعزيز خدمة العملاء ، يجب أن يكون موظف الاستقبال ودودًا وأن يرحب بالزوار بابتسامة. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج موظف الاستقبال إلى تزويدهم بأكبر قدر من المعلومات حول الفندق كما يحتاجون. علاوة على ذلك ، إذا كان لدى الزائرين أي مخاوف ، فيجب على موظف الاستقبال إيجاد طريقة لحل هذه المشكلات.
باتباع معايير الأداء هذه ، سيقدم موظف الاستقبال أداءً ممتازًا ويحقق هدف الشركة.
خاتمة
بالنسبة للموظفين ، تعد معايير الأداء بمثابة إرشادات حول كيفية القيام بعملهم بشكل صحيح. بالنسبة للمديرين ، تعتبر هذه المقاييس نقطة مقارنة عند مراجعة أداء الموظف.
يجب أن تكون معايير الأداء محددة وسهلة الفهم وقابلة للتحقيق. بهذه الطريقة ، سيتم تحفيز الموظفين لمواءمة أدائهم مع التدابير المحددة.
اعتمادًا على كيفية أداء الموظفين خلال الفترة الماضية ، يمكن للقادة تحديد عملهم على أنه أداء متين أو أعلى من المتوقع أو دون المستوى المناسب. الأمر متروك للمدير ليقرر ما هو الحد عندما يتعلق الأمر بالأداء غير المرضي.
ركزت هذه المقالة على أهم جوانب معايير الأداء. أيضا ، قمنا بتغطية العديد من الأمثلة على هذه التدابير. عندما تكافح لإنشاء معايير أداء ، يمكنك المرور بها مرة أخرى.