إدارة الأداء: نصائح لإنشاء إطار عمل فعال لمؤسستك

تغيرت إدارة الأداء بشكل كبير خلال السنوات العشر الماضية. ومع استمرار تغير وجه مكان العمل الحديث حتى اليوم ، فإن الطريقة التي ننظر بها إلى أداء الموظفين تتغير معها. تخلت العديد من الشركات عن مراجعات الأداء السنوية واختارت إدارة الأداء المستمرة. إنهم يركزون أكثر على سعادة الفرد ونموه في الشركة ويفيدون المديرين الذين يريدون بذل قصارى جهدهم للحفاظ على معدلات دوران منخفضة.

إذا كنت تتطلع إلى تنشيط نظام إدارة الأداء لديك ، فلا داعي لمزيد من البحث. فيما يلي قمنا بتجميع قائمة بالخطوات التي ترسي الأساس لنظام إدارة أداء فعال يركز على الموظف.

لماذا يجب عليك تغيير عملية إدارة الأداء الخاص بك

كان لدى شركة جنرال إلكتريك نفس طريقة إدارة ومراجعة الأداء منذ السبعينيات وحتى القرن الحادي والعشرين. ذكرت رئيسة قسم الموارد البشرية ، سوزان بيترز ، في مقابلة ، أن هذه الممارسات أصبحت أكثر من طقوس ، وليست أداة لإبقاء الشركة تمضي قدمًا. كانت سعيدة لرؤية إعادة هيكلة النظام ، حيث قالت هي نفسها إن مساحة العمل أصبحت "جيل الألفية".

إدارة الأداء القديمة ببساطة لن تعمل بعد الآن.

ربما يكون المثال الأكثر صدى في عالم الأعمال ، تحول Microsoft 180 إلى نظام إدارة أداء مختلف تمامًا تسبب في أن يحذو عدد قليل من الشركات حذوها. قامت أمثال Adobe و Cisco و IBM ، على سبيل المثال لا الحصر ، بإسقاط طريقة "منحنى الجرس" سيئة السمعة لطريقة كانت أكثر مرونة وتعكسًا للقوى العاملة الحديثة.

وعلى الرغم من أنهم لم يروا تغييرات رائدة ، فقد لاحظوا أن الموظفين أصبحوا أكثر حماسًا ، وكان هناك دوران أقل ، وكانت النتائج أفضل.

في المقابل ، كانت المراجعات السنوية ، إلى جانب أساليب إدارة الأداء سيئة التنظيم ، تميل إلى جعل الموظفين ضد بعضهم البعض ، مما يتسبب في الاحتكاك ، والضغط ، ومعدلات دوران عالية.

اللبنات الأساسية لنظام إدارة فعال

من خلال بحثنا ، وجدنا أن أربعة عناصر بارزة تتكرر عدة مرات خلال مقابلات الرئيس التنفيذي وندوات الموارد البشرية والتقارير ومجلات الأعمال.

1. تعلم ما الذي يجعل عمليتك الحالية معيبة
2. صياغة إطار عمل لإدارة الأداء
3. البقاء على رأس إدارة الوقت ، و
4. إعطاء ملاحظات ذات مغزى من خلال المراجعات

1. تحليل ممارساتك الحالية

عندما يتعلق الأمر بتنفيذ ممارسة جديدة لإدارة الأداء ، فأنت بحاجة أولاً إلى إلقاء نظرة جيدة على تلك التي قمت بها حتى الآن. عقدت كاري هيرزوغ من Terra Information Group ندوة عبر الإنترنت حول إدارة الأداء حيث ناقشت ذلك كخطوة أولى لأي شركة.

كما ينصح هيرزوغ بناءً على خبرته الخاصة ، يحتاج قسم الموارد البشرية إلى النظر بموضوعية إلى عملية إدارة الأداء المعمول بها حاليًا ولماذا لا تعمل. يجب عليك تحليل:

• كيف يرى الموظفون مراجعات أدائهم ؛
• كم مرة تفعل هذه المراجعات ؛
• إذا تم أرشفتها ونسيانها أو استخدامها لمزيد من التوثيق والتحسين ؛
• إذا تسببت المراجعات في احتكاك بين الموظفين ، مما يشكل أرضية خصبة للقدرة التنافسية بدلاً من التعاون ؛
• ما مدى تفصيل التقارير ؛
• مدى اهتمامك بالعملية ، وليس فقط النتيجة النهائية لعمل الموظف ؛
• هل يعتمد تقييم أدائك على مربعات الاختيار أو نظام الدرجات من 1 إلى 5؟

2. إنشاء إطار لإدارة الأداء

تتمثل الخطوة التالية في العملية في تكوين خطة ثابتة ستتبعها على مدار العام. فيما يلي قائمة بالأشياء الحاسمة التي يجب الانتباه إليها من أجل الإدارة الفعالة للأداء.

ضع أهدافًا سنوية

أولاً وقبل كل شيء ، سوف تحتاج إلى تبني موقف تفكير تقدمي.

اسأل نفسك عن أهداف الشركة للعام القادم. كيف يمكن لكل قسم وفريق وفرد ، بهذا الترتيب ، المساهمة في الصورة الأكبر؟ ستحتاج بعد ذلك أهداف وغايات كل فريق (وفرد ، لاحقًا) إلى أن تكون متوافقة مع أهداف وغايات الشركة بأكملها.

لأن أداء الفرد يجب أن يكون له تأثير مضاعف يساعد على دفع الشركة إلى الأمام.

يمكن أن تكون الشركات التي استخدمت مراجعات الأداء السنوية الفردية متأخرة جدًا لاكتشاف كيف انحرف عمل الموظف عن الأهداف الشاملة. وفي معظم الحالات ، يحدث ذلك بسبب إهمال تتبع تقدمهم وإعادة تنظيم أهدافهم الفردية في الوقت المناسب. في كثير من الأحيان ، لا يكون الموظفون على دراية بأهداف الشركة وأهدافها!

ضع أهدافًا أصغر

تركز الخطة السنوية على مجالات أكبر للتحسين ، ولكن لكي تتمكن من الحفاظ على إدارة أدائك بوتيرة ثابتة ، ستحتاج إلى المزيد من فترات "سهولة الهضم" من الوقت.

اعتمادًا على أهداف الشركة واتجاهها ، يجب ألا تزيد فترات التتبع الخاصة بك عن ستة أشهر. من الناحية المثالية ، ستقسم عامك إلى ثلاث أو أربع فترات حاسمة ، وفي نهاية كل فترة ، سيكون هناك مراجعة أداء الموظف.

إنها طريقة رائعة لتتبع التقدم بزيادات صغيرة. أنت تتعامل مع أهداف أكبر خطوة بخطوة ، مما يمنح الموظفين أو الفرق وقتًا كافيًا للتعلم والتكيف.

ضع خطة (تحسين) للأداء

جوهر كل عملية إدارة أداء هو خطتها.

جنبًا إلى جنب مع قسم الموارد البشرية لديك ، يمكنك وضع خطة ربع سنوية أو شهرية أكثر تفصيلاً من أجل:

• مجالات التتبع (الإنتاجية ، الكفاءة ، الاتصال ، الالتزام بالمواعيد ، البراعة ، إلخ) ؛
• ما هو التعلم الإضافي الذي يمكنك تقديمه لهم ؛
• مواعيد مراجعات إدارة الأداء ؛
• خطط الطوارئ في حالة عدم تحقيق أهداف تلك الفترة الزمنية.

لقد تناولنا هذه النقاط وأكثر في مقالتين مفصلتين حول أدلة تخطيط الأداء الفردي والجماعي. يمكنك إلقاء نظرة عليها هنا:

• كل شيء عن خطط الأداء
• تطوير خطة أداء الفريق في أربع خطوات

بعد تشكيل خطة الأداء ، يصبح من الأسهل بكثير الإشراف على التقدم الذي يحرزه الموظفون.

تتبع التقدم

بينما يمكنك تتبع أداء الموظفين من خلال وقتهم في تتبع repots أو الحكم على كفاءتهم بناءً على المواعيد النهائية التي يلتقون بها ، هناك طرق أخرى تشكل أداء الموظف.

كتب توماس كولوبولوس من مجموعة دلفي عن ممارسة كانت شركته تستخدمها: تقييم 360 في الوقت الفعلي . يعتمد على تقييم تقدم أداء الموظف أيضًا وفقًا لموثوقيته ، والتواصل مع الأقران ، والتفاعلات ، والاتساق ، وما إلى ذلك.

بهذه الطريقة ، يحصل المرء على رؤية كاملة لكيفية أداء الموظف على نطاق أكبر بكثير من مجرد الإحصائيات. من خلال نماذج مجهولة الهوية ، يُطلب من الموظفين بين الحين والآخر وصف علاقة العمل مع زميل عمل معين (اتصالاتهم ، وديناميكياتهم ، وحل المشكلات ، وما إلى ذلك). ثم تتم مراجعة البيانات التي تم جمعها وتقييمها من قبل الموارد البشرية أو المدير ، واستخدامها في تقرير إدارة الأداء.

التزم بمواعيد تسجيل الوصول المحددة

بينما قد تعتقد أن عقد اجتماع مع موظف كل ثلاثة أشهر يمثل ضرائب ، ففكر في البديل.

تتطلب المراجعة السنوية قضاء ساعات في جمع البيانات على مدار الأحد عشر شهرًا الماضية وإبداء تعليق عام على أخلاقيات العمل لدى الشخص. أضف إلى ذلك حقيقة أنه من المحتمل أن تقوم بالعديد من مراجعات الأداء في يوم واحد - ستقضي وقتًا أطول في الاجتماعات تفعل الشيء نفسه مرارًا وتكرارًا.

مع إدارة الأداء المستمر ، تقضي وقتًا أقل في التحضير ، وتستمر الاجتماعات نفسها لفترة أقصر. يمكنك إنهاء جميع مراجعات الأداء بشكل أسرع وبوقت إعداد أقصر (لأنك تتبع بياناتهم بانتظام).

قم بإجراء مراجعة سنوية

في حالة إدارة الأداء المستمر ، تكون المراجعة السنوية أكثر منطقية. في المثال الذي قدمناه هنا ، بحلول نهاية العام سيكون لديك ثلاث عمليات تسجيل وصول أكبر مع الموظف (أو الفريق). سيعطيك هذا نظرة عامة أكثر تفصيلاً عن التقدم العام الذي أحرزوه.

بالإضافة إلى ذلك ، لدى الموظف فكرة أوضح بكثير عما كنت تركز عليه كمدير أثناء تتبع تقدمه. لذا ، فقد أتيحت لهم فرصًا كافية لمعالجة أي مشكلات أو فجوات على طول الطريق في الوقت المناسب.

3. حافظ على جدول زمني ضيق

تعد إدارة الوقت جزءًا كبيرًا من كل نظام إدارة أداء جيد. فيما يلي مثال على العوامل التي تحتاج إلى العمل عليها ، لإنشاء إدارة جيدة للوقت على مستوى الأقسام.

فرادى:

• تتبع الوقت في مهامهم الخاصة ؛
• تدوين المهام التي استغرقتهم وقتًا أقل فأكثر مما كان متوقعًا ؛

(تُستخدم هذه لمراجعات وتحليلات الأداء اللاحقة ، لأنها رؤية قيمة)

• التواصل مع زملائهم في العمل بوضوح ودون أي حواجز ؛

(مثل الخجل والانطواء والمناقشات المستمرة وما إلى ذلك)

• معالجة الانحرافات والعمل عليها بمفردك أو بمساعدة المدير ؛
• ترقب اقتراب المواعيد النهائية.

يتم التعامل مع الموظف كوحدة واحدة لها عبء العمل الخاص به للوفاء به خلال يوم أو أسبوع أو شهر. تُترك تقنيات إدارة الوقت الفردية والتحسين لتفضيلاتهم ، بمساعدة وتوجيه من المدير.

فرق:

• علاوة على المواعيد النهائية والمهام الفردية ، يكون للفرق مواعيد نهائية شاملة (معالم) ومعايير يجب الوفاء بها. يجب أن تكون هذه مجموع كل المهام الفردية.

(على سبيل المثال: يحتاج فريق التسويق إلى الوصول إلى 10 منشورات مدونة جديدة في الشهر ، والتي يتم تقسيمها بين فريق الكتابة إلى حصصهم الفردية)

• الموافقة على رمز الاتصال ؛

(عندما يتواصلون من خلال الدردشة ، أو عبر البريد الإلكتروني ، أو متى يجب أن يرسلوا رسائل نصية أو يتصلوا ، أو يأتون إلى مكتب شخص ما لمناقشة الأمور شخصيًا)

• الاجتماعات لها مجموعة القواعد الخاصة بها والتي تضمن أقصى قدر من الكفاءة ؛

(حد أقصى للوقت الذي يمكن أن يستمر فيه الاجتماع ، وعدد الاجتماعات في الأسبوع ، وخلال أي وقت من اليوم ، بالإضافة إلى من يحتاج إلى حضور الاجتماع والاحتفاظ بجدول زمني).

• راجع نتائجهم الجماعية لتحديد المشكلات والنجاحات المتعلقة بإدارة وقتهم ، وإيجاد طرق لتحسين أو تكرار الممارسات الجيدة.

تتكون الفرق من عدة موظفين ، ولكن معهم ، يجب معالجة إدارة الوقت على نطاق أوسع. سيتم تعميم ممارسات معينة لإدارة الوقت واستخدامها من قبل الفريق بأكمله ، بغض النظر عن التفضيلات الفردية. وبالمثل ، يختار الفريق معًا الأرضية المشتركة فيما يتعلق بالاتصال وآداب العمل الإضافي وشفافية عبء العمل. لن تنظر إلى أداء كل شخص ، ولكن النتائج الجماعية ، والتي ستعتمد على مدى تعاون أعضاء الفريق بشكل جيد.

4. اجعل تعليقاتك ذات مغزى

حتى المراجعات لها آداب خاصة بها. تنصح عمليات إدارة الأداء الحديثة بعقد اجتماعات فردية متكررة مع الموظفين لإعادة تقييم الأهداف ومناقشة التقدم والخطوات الأخرى. بطبيعة الحال ، يجب أن تكون ملاحظاتك في هذه الاجتماعات غنية بالمعلومات ومفيدة قدر الإمكان.

كمساعدة صغيرة ، قمنا بتجميع قائمة بالأشياء التي يمكنك وضعها في الاعتبار أثناء تلك الاجتماعات ، بالإضافة إلى التعليقات المكتوبة.

1. تحليل كل من حالات الفشل والنجاحات

في حين أنه قد يكون من المغري التركيز فقط على السلبيات وكيف يمكنك التعلم منها ، إلا أنه قد يكون محبطًا بشكل رهيب. من المهم تحليل النجاحات أيضًا.

اكتشف ما الذي جعل بعض النتائج ناجحة جدًا وحدد الممارسات الرائعة. ربما أثبت بعض الموظفين أنهم متواصلون رائعون ، لذلك يمكن أن تكون أساليبهم مفيدة للآخرين ، أو تعامل شخص ما مع ضغوط الموعد النهائي بسهولة وستحتاج إلى رؤيتهم في إدارة الإجهاد.

هذه كلها فرص رائعة للتعلم من النجاح بنفس القدر الذي ننظر فيه إلى حوادثنا ونرى كيف يمكننا أن نفعل ما هو أفضل. اعمل على تشريح الممارسات الجيدة حتى تتمكن من تكرار النتائج الممتازة.

2. الامتناع عن ردود الفعل المعممة

من المفيد دائمًا التعرف على جهود الموظف. فقط ضع في اعتبارك تجنب عبارات مثل:

• "لقد لاحظنا أنك تعمل بجد مؤخرًا" ،
• "أخلاقيات عملك جيدة / رائعة / رائعة" ،

أو أي بيان شامل آخر يكشف في الواقع أنك لم تنتبه له. إذا تابعت أداء شخص ما عن كثب ، فلن يكون من الصعب جدًا العثور على حالة أو حالتين من المحتمل أن يتفوقوا فيه. تعتبر معالجة مواقف محددة أكثر قيمة ، وردود فعل دقيقة.

3. صياغة نقدك

يجب صياغة النقد بشكل صحيح حتى يتم إغراقه. إذا قمت بتسليمه بشكل سيئ ، فهناك طريقتان فقط يمكن اتباعهما:

• يصبح الموظف دفاعيًا ، ويجد الأعذار ، ويبدأ في حفر نفسه بشكل أعمق ، ويبدأ في الشعور بعدم الأمان ، أو
• يعتبر النقد بمثابة هجوم ، ومن المرجح أن يتجاهله ، وليس تطبيق أي نصائح أو اقتراحات جديدة.

اعمل مع مندوب الموارد البشرية للعثور على أفضل طريقة للتعامل مع كل موظف أو الفريق ككل. بينما تريد أن تكون مباشرًا ومباشرًا ، ضع القضية في سياقها ، واطلب رأيهم فيها ، وما الذي سيفعلونه بشكل مختلف في الإدراك المتأخر. أظهر لهم أنك موجود للمساعدة وليس الحكم.

4. تقديم الحلول والاقتراحات

الهدف من هذه الاجتماعات الفردية هو مناقشة أداء الموظف ، وما إذا كنت ستحتاج إلى تغيير شيء ما في أهدافهم وغاياتهم ، وكيف يمكنهم تحسينها في المستقبل.

الكلمة الأساسية هي المناقشة. يجب أن يكون اتصال ثنائي الاتجاه.

تجنب إلقاء جميع الإحصاءات والبيانات والمراجعات من المديرين وزملاء العمل الآخرين ، ثم اسأل الشخص عما إذا كان لديه أي أسئلة. خذ وقتك لتصفح المعلومات ، وتوقف مؤقتًا بين الحين والآخر للسماح لهم بالتحدث أيضًا. أيضًا ، دعهم يطلبون منك أي شيء يريدونه أيضًا.

5. حاول ألا تكون "تنفيذيًا"

تعامل مع بعضكما البعض على قدم المساواة بقدر ما تستطيع. يمكن أن تكون عملية تعليمية ، ولكن كلما حاولت أكثر ، أصبحت أسهل. قد يكون من المغري مشاركة سنوات خبرتك وتقديم نصائح متعددة من منصبك الإداري.

يمكن أن يؤدي ذلك فقط إلى خلق فجوة بينك وبين الموظف ، ويجعلهم يشعرون بأنهم محط اهتمامهم. ركز عليهم وعلى أدائهم ، واحتفظ بوضعك وتأثيرك جانباً.

6. طرح الأسئلة والمشاركة

كما ذكرنا سابقًا ، اجعل الاجتماعات طريقًا ذا اتجاهين.

لا تتحدث كثيرا ولفترة طويلة. اطلب الآراء متى استطعت ، وشاهد كيف ينفتح الموظفون بمرور الوقت. تريد بناء علاقة مهنية مبنية على الثقة والتواصل المفتوح.

عندها فقط سيكونون متقبلين تمامًا للتعليقات ، وسيكونون أكثر ميلًا للتحسين ، بل ويتطلعون إلى مراجعة الأداء. اجعل هذه الاجتماعات محادثة وليس مجرد تفريغ للمعلومات.

ختاماً

إدارة الأداء هي عملية متعددة الخطوات. استبدلت العديد من الشركات المراجعات السنوية مع إدارة الأداء المستمرة التي تقدم. وعلى الرغم من أنه قد يبدو الكثير من العمل ، إلا أنه إذا وضعت نظامًا قويًا لإدارة الأداء ، فسيصبح من السهل التعامل معه وإتقانه. كل ما تحتاجه هو نظرة عامة على ما يجب إصلاحه في إدارتك الحالية ، وإطار عمل أو خطة جديدة لإدارة الأداء ، وجدول زمني قوي للالتزام به ، وآداب مراجعة أداء جيدة.