أفضل 5 مزايا لخدمة كشوف المرتبات

اكتشف ما إذا كان يجب عليك الاستعانة بمزود خدمة كشوف المرتبات لعملك ولماذا.

يمكن أن يكون تعيين موظفين جدد معالم مثيرة لأي عمل تجاري. هذا يعني أن شركتك تنمو ، ولكن هذا يعني أيضًا أنه يتعين عليك القيام بكشوف المرتبات. سواء كان لديك موظفان فقط أو فريق كامل ، فإن البقاء على رأس قائمة الرواتب قد يستغرق وقتًا ويضيف المزيد من التعقيد إلى جدول عملك المزدحم بالفعل.

يمكن أن يكون الحصول على كشوف المرتبات بشكل خاطئ مكلفًا أيضًا. إذا أخطأت في الراتب الإجمالي ، فقد ينتهي عملك بدفع المزيد من ضرائب FICA. يمكن أن يعني الخطأ في كشوف المرتبات أيضًا أنه يتعين عليك دفع غرامة إلى مصلحة الضرائب. جمعت مصلحة الضرائب الأمريكية ما يقرب من 7 مليارات دولار من الغرامات في عام 2021 وحده ^{[ 1 ]} . لم تكن كل هذه العقوبات مرتبطة بكشوف الرواتب ، ولكن تقدر مصلحة الضرائب الأمريكية أن حوالي ثلث أرباب العمل يرتكبون أخطاء في الرواتب كل عام.

قد يكون التعاقد مع خدمة كشوف المرتبات حلاً لعملك. إذا كنت تتساءل عما يمكن لمزود كشوف المرتبات أن يفعله لعملك وما هي فوائد توظيف واحد ، فهذه المقالة مناسبة لك.

ما هي خدمة الرواتب؟

موفر خدمة كشوف المرتبات هو شركة تعالج حسابات الرواتب وضرائب الرواتب وضرائب نهاية العام والمزيد للشركات الأخرى. يستخدم العديد من أصحاب العمل موفري كشوف المرتبات لتبسيط العمليات التجارية وضمان دفع الضرائب لموظفيهم بدقة وفي الوقت المحدد.

تعتمد الخدمات التي تقدمها خدمة كشوف المرتبات على المزود ومستويات التسعير المتوفرة لديهم. فيما يلي بعض الخدمات الشائعة التي تقدمها خدمات كشوف المرتبات:

• معالجة كشوف المرتبات: تحسب خدمة كشوف المرتبات إجمالي الراتب والدخل الخاضع للضريبة وصافي الراتب لموظفيك ، وتقطع الشيكات عنهم أو تودع شيكات رواتبهم في حساباتهم المصرفية.

• الاستقطاع الضريبي: تضمن خدمة كشوف المرتبات أن الدخل الخاضع للضريبة لكل موظف صحيح ويقتطع الدخل وضرائب FICA. قد تقدم بعض الخدمات ضمانًا خالٍ من الأخطاء وتدفع الغرامات الناتجة عن الخطأ.

• حجز الأجور: إذا كان لدى الموظفين أوامر من المحكمة تتطلب دفع أجورهم ، فيمكن لمزود كشوف المرتبات التعامل مع هذا.

• تقارير التوظيف الجديدة: تطلب الحكومة الفيدرالية معلومات عن أي توظيف أو إعادة توظيف في غضون 20 يومًا من تاريخ تعيينهم ، وهذا شيء يمكن أن تقدمه لك خدمة كشوف المرتبات.

• إدارة PTO: يمتلك العديد من موفري كشوف المرتبات ميزات موارد بشرية مضمنة في برامجهم والتي تتعقب حضور الموظفين. تسمح هذه الأنظمة للموظفين بطلب أيام إجازة والمديرين للموافقة عليها.

• تقارير كشوف المرتبات: توفر العديد من خدمات كشوف المرتبات للعملاء تقارير مفصلة أو ميزات إعداد التقارير التي تسمح لقادة الأعمال بالتعمق في تفاصيل كشوف المرتبات.

• عمليات التكامل: تتصل معظم أنظمة كشوف المرتبات بالأنظمة الأخرى التي تستخدمها ، مثل برنامج المحاسبة الخاص بك ، بحيث يمكن أن تتدفق البيانات بحرية فيما بينها للحصول على تقارير وإحصاءات مالية دقيقة وحديثة.

• الخدمة الذاتية: توفر معظم خدمات كشوف المرتبات بوابة عبر الإنترنت حيث يمكن للمديرين عرض التقارير ويمكن للموظفين عرض كعب رواتبهم أو تحديث المعلومات بأنفسهم.

تعمل خدمات كشوف المرتبات الحديثة في السحابة ولا تتطلب منك أو من موظفيك تنزيل البرامج وتثبيتها ، مما يعني أنه يمكنك تشغيل كشوف المرتبات ، ويمكن للموظفين عرض وتحديث بياناتهم من أي مكان ومن أي جهاز.

هل أحتاج إلى خدمة كشوف المرتبات؟

إذا كان لديك بالفعل محاسب أو محاسب في فريقك لديه عرض النطاق الترددي ، أو لديك مهارات مالية والوقت ، فقد تكون الإجابة لا. لكن قبل أن تقرر ، تأكد من أنك تضيف وقتًا كافيًا لهذه المهمة. وفقًا لـ Bloomberg ، فإن هذا أمر تخطئ العديد من الشركات في الحكم عليه ، وعلى الرغم من أن 80٪ من أرباب العمل يعتقدون أنهم الأكثر تأهيلًا للتعامل مع رواتبهم ، قال 65٪ إنهم يفضلون الاستعانة بمصادر خارجية ^{[ 2 ]} .

هذا هو السبب في أن العديد من الشركات تختار الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف رواتبهم من وقت تعيينهم لأول موظف. لا داعي للقلق بشأن كشوف المرتبات والضرائب غير الدقيقة أو الوقت الذي سيستغرقه الأمر بشكل صحيح. عندما تقرر ما إذا كان استخدام خدمة كشوف المرتبات مناسبًا لك ، اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• هل تريد حساب رواتب الموظفين بدقة؟

• هل تريد أن يكون حساب ضرائب الرواتب ودفعها أبسط لأنك لست مضطرًا للقيام بذلك؟

• هل تريد أن تكون متوافقًا مع لوائح أوراق الاستئجار الجديدة؟

• هل تريد أن تكون كشوف المرتبات خالية من الأخطاء؟

نعم ، يمكنك أن تفعل كل هذا بنفسك ، ولكن تأكد من أنك تعرف ما الذي تحصل عليه بنفسك. يمكنك تعيين محاسب ، لكن هذا سيكلفك. دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات قبل أن تقرر.

فوائد الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات

هناك بعض الفوائد للتعامل مع كشوف المرتبات داخل الشركة ، ولكن هناك العديد من الأسباب التي تجعل أكثر من نصف قادة الأعمال يختارون الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب ^{[ 3 ]} . فيما يلي أهم فوائد استخدام خدمات كشوف المرتبات إذا كنت لا تزال تتساءل لماذا يجب عليك استخدام خدمة كشوف المرتبات:

توفير الوقت

التعامل مع كشوف المرتبات ليس بالأمر السهل ، ويستغرق وقتًا - حتى بالنسبة للأشخاص الذين يقومون بذلك كل يوم. يعد تتبع استقطاعات المزايا ، والزينة ، والتعيينات الجديدة ، والإنهاءات ، والإجازات المدفوعة ، مع التأكد من أن عملك يتوافق مع اللوائح الفيدرالية والخاصة بالولاية ، هو عمل شعوذة يجده القليل من الناس ممتعًا.

أيضًا ، إذا كان التعامل مع كشوف المرتبات أمرًا لا تفعله أنت أو أي شخص في فريقك كل يوم ، فسيستغرق الأمر وقتًا أطول مما قد يستغرقه المحترف لإنهاء كشوف المرتبات بدقة. وبينما يعمل فريقك على كشوف المرتبات ، فمن المرجح أن يضطروا إلى موازنة المهام الأخرى التي لا يزالون بحاجة إلى إكمالها بكفاءة.

الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات لخدمة كشوف المرتبات يعني أن الجميع يفعل شيئًا يجيدونه. يمكن لفريقك التركيز على المهام التي تبني عملك ، ويمكن لمحترفي الرواتب الذين توظفهم إكمال كشوف المرتبات بسرعة وبدقة. من المفيد أيضًا تذكر أن كشوف المرتبات ليست شيئًا لمرة واحدة. بمجرد تولي المهمة ، يجب عليك تسويتها في كل فترة دفع.

الحد الأدنى من المسؤولية

في كل عام ، يتعين على الشركات من جميع الأحجام دفع غرامات باهظة إلى مصلحة الضرائب بسبب الإيداعات المتأخرة أو غير الصحيحة. عدم دقة كشوف المرتبات لن تجعل موظفيك سعداء وقد يؤدي إلى تقديم ضرائبك بشكل غير صحيح. يمكن أن يؤدي هذا إلى عقوبة ، وفي أسوأ السيناريوهات ، إلى التدقيق.

يجب على أصحاب العمل دفع ضرائب الدخل الفيدرالية والولائية والمحلية ، وضرائب FICA ، وضرائب البطالة الفيدرالية والولائية. يجب أيضًا تقديم عوائد كشوف المرتبات شهريًا وربع سنويًا وسنويًا وحجبها سنويًا. هذا كثير لتتبعه ، وإذا كان لديك موظفين من أكثر من ولاية واحدة ، فإن كشوف المرتبات تكون أكثر تعقيدًا. من المعروف أيضًا أن IRS وحكومات الولايات تقوم بتغيير القواعد من سنة إلى أخرى.

لماذا تخاطر بالعقوبات وتتبع جميع القواعد واللوائح بنفسك بينما يمكن ترك الأمر للمهنيين الذين يقومون بذلك يوميًا؟ يمكن أن تضمن خدمة كشوف المرتبات دقة كشوف المرتبات الخاصة بك دون القلق بشأن التفاصيل أو العقوبات أو عمليات التدقيق. حتى أن بعض مقدمي الخدمة يضمنون الدقة وسيدفعون الغرامات إذا أخطأوا في كشوف المرتبات.

تقليل التكاليف

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، يمكن أن توفر الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات المال. يمكن للشركات الكبيرة الراسخة أن يكون لديها قسم الرواتب الخاص بها ، أو قد تكون كشوف المرتبات شيئًا يمكن لفريق المحاسبين الذين لديهم بالفعل التعامل معه. ولكن إذا كانت موارد عملك محدودة ، فقد لا يكون تعيين محاسب أو محاسب واحد ضمن الميزانية.

يعتقد بعض أصحاب الأعمال الصغيرة أنهم يوفرون المال عن طريق القيام بكشوف المرتبات بأنفسهم. إذا كنت واحدًا ، فهناك طريقة سهلة لتحديد ما إذا كنت تقوم بالادخار بالفعل. تقدير الوقت الذي يقضيه فريقك في تشغيل كشوف المرتبات سنويًا. ثم احسب المبلغ الذي يتقاضونه لإكمال هذه المهمة الواحدة. إذا كان عليك شراء برنامج كشوف المرتبات للقيام بذلك ، أضف هذه التكلفة أيضًا. ثم قارن هذه التكلفة بما ستفرضه عليك خدمة كشوف المرتبات.

على الأرجح ، ستوفر المال. الشيء الوحيد الذي لا يوجد في هذا الحساب هو مقدار التأخير في المهام الهامة الأخرى التي تؤدي إلى تشغيل كشوف المرتبات التي تكلف عملك.

الوصول إلى الخبراء المحترفين

الاستعانة بمصادر خارجية لحساب كشوف المرتبات يعني أن لديك خبراء للتعامل معها. يقضي هؤلاء الخبراء الكثير من وقتهم في مواكبة اللوائح الحكومية لضمان صحة كشوف رواتب عملائهم وحساباتهم الضريبية.

يمكنك تكليف نفسك أو أحد أعضاء الفريق بفعل الشيء نفسه ، ولكن كم من الوقت سيتعين عليهم القيام بذلك؟ هل سيعرفون عن حالات الحافة؟ يستغرق الأمر وقتًا حتى يعتاد شخص ما على كل مداخل وعموم أي مهمة ويتعلم عندما يكون هناك شيء معطل. ماذا يحدث عندما يرتكبون خطأ لم يتم اكتشافه حتى نهاية العام؟

تحسين التكنولوجيا وقابلية التوسع

ما لم تكن تقوم بكشوف المرتبات يدويًا باستخدام الورق وتدفع الموظفين فقط عن طريق الشيك ، فستحتاج إلى برنامج كشوف المرتبات. وهذا يعني استثمارًا كبيرًا مقدمًا ودفعات منتظمة للترقيات أو اشتراكًا شهريًا للبرامج التي لا يتعين على عملك استخدامها فحسب ، بل يجب تهيئتها وإدارتها.

لا تستطيع العديد من الشركات الصغيرة تحمل تكلفة البرامج باهظة الثمن أو لديها موظفين يتمتعون بالخبرة الفنية لإدارتها. من خلال خدمة كشوف المرتبات ، تحصل على أحدث برامج كشوف المرتبات التي ستتوسع مع نمو عملك كجزء من الحزمة. عندما تكون لديك مشكلات في ذلك أو تحتاج إلى إجراء تغيير ، سيكون متخصصو كشوف المرتبات هناك للمساعدة.

تعرف على المزيد حول خدمات الرواتب

إذا قررت أن الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات الخاصة بك ستعمل لصالح عملك ، فأنت لست وحدك. إنها وظيفة غير أساسية ضرورية لعملك. هذا يجعلها مرشحًا ممتازًا للاستعانة بمصادر خارجية وهذا هو السبب وراء قيام أكثر من نصف الشركات بذلك ^{[ 3 ]} . لمساعدتك في العثور على الخيار المناسب ، تحقق من دليل مزود خدمة كشوف المرتبات لدينا ، حيث يمكنك تضييق نطاق خياراتك لتناسب ميزانيتك واحتياجاتك. اقرأ المزيد في دليل التوظيف لشركة خدمات كشوف المرتبات في Capterra.