Outlook للأعمال البريد الإلكتروني | الإعداد والبدائل والمقارنة

في عصر المعلومات هذا، وعلى الرغم من ظهور تطبيقات المراسلة، لا يزال البريد الإلكتروني هو الخيار المفضل للعديد من الأشخاص. يظل البريد الإلكتروني أداة فعالة بشكل لا يصدق للشركات للتواصل مع زملاء العمل والعملاء، بغض النظر عن حجمهم. البريد الإلكتروني هو الشكل الأكثر شعبية للتواصل المهني. مع وجود 4 مليار مستخدم للبريد الإلكتروني في جميع أنحاء العالم، تعد رسائل البريد الإلكتروني التجارية ضرورية لخلق الوعي بالعلامة التجارية.

تتوفر العديد من أنظمة البريد الإلكتروني في السوق، ويعد Microsoft Outlook أحد هذه الأنظمة. هناك الكثير من مزايا البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook . سترشدك هذه المدونة عبر ميزات Outlook للشركات الصغيرة وكيفية إعداده وبعض بدائله.

ما هو البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook؟

يعد Outlook برنامجًا قويًا لإدارة المعلومات الشخصية من Microsoft. ليست هناك حاجة لاستخدام منصات متعددة لعملياتك، حيث إنها توفر إمكانات بريد إلكتروني شاملة وتقويمات متكاملة وقوائم مهام والمزيد. وهذا يجعله حلاً متعدد الاستخدامات للاتصالات التجارية والتنظيم.

فهو يوفر خيار تكامل متعدد المنصات، وميزات مدروسة مثل الحماية من برامج الفدية، وأداة اقتراح الكتابة. علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا استخدام خدمات البريد الإلكتروني التابعة لجهات خارجية، مثل Gmail، مع Outlook.

ما هي تكلفة البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook؟

لاستخدام البريد الإلكتروني في Outlook للأعمال، تحتاج إلى اشتراك Microsoft 365. تختلف التكلفة حسب الخطة التي تختارها. حتى الخطة الأساسية، Microsoft 365 Business Basic، تتيح لك الوصول إلى Outlook والتطبيقات الأساسية الأخرى مثل Word وExcel وPowerPoint.

قد تكون خطة Mircosoft 365 Family Home (99.99 دولارًا سنويًا أو 9.99 دولارًا شهريًا) كافية لرواد الأعمال المنفردين. ومع ذلك، يُنصح بوضع خطة عمل إذا كنت تريد استخدامها لتخطيط الأعمال، أو استخدام Outlook على مستوى المؤسسة، أو التعاون مع الفرق.

خطة الاشتراك في Microsoft 365 وميزاته لبرنامج Outlook

تشتمل جميع خطط الأعمال في Microsoft 365 على إصدارات الويب والأجهزة المحمولة من Outlook. ومع ذلك، بالنسبة لتطبيقات سطح المكتب، فأنت بحاجة إلى الخطة القياسية أو المميزة. إليك نظرة عامة سريعة:

كيف يمكنك إعداد البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook من خلال اشتراك Microsoft 365؟

يمكنك إما التسجيل للحصول على Microsoft 365 أو خطة Outlook. سنناقش كلتا الطريقتين. يعد إعداد البريد الإلكتروني لـ Outlook للأعمال أمرًا سهلاً. يمكنك اتباع الخطوات التالية:

الخطوة 1. اختر خطة Microsoft 365.

انتقل إلى موقع Microsoft 365 الرسمي على الويب لاختيار خطة ميسورة التكلفة لشركتك.

• ابحث عن خطط البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook بالنقر فوق "Microsoft 365" في أعلى الصفحة.
• بعد ذلك، اختر زر "الأعمال".
• بمجرد حصولك على الأدوات التي يحتاجها عملك، اضغط على زر "اشتر الآن".
• سيُطلب منك إكمال المعلومات الضرورية، بما في ذلك تفاصيل الدفع الخاصة بك.

الخطوة 2. قم بتوصيل المجال الخاص بك (أو قم بشراء نطاق جديد).

في الخطوة التالية، حدد ما إذا كنت تريد استخدام اسم مجال عملك الخاص بالفعل أو شراء اسم جديد لإعداد البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook.

• إذا كان لديك نطاق خاص بك، فحدد "استخدام اسم نطاق تملكه بالفعل".

مصدر

• ثم اكتب اسم النطاق الخاص بك في الشريط أدناه واضغط على "التحقق من الملكية" لبدء عملية التحقق من النطاق. تستمر عملية التحقق بعد إضافة إعدادات DNS الخاصة بنطاقك.

مصدر

• إذا لم يكن لديك المجال الخاص بك، فيمكنك شراء واحد من Microsoft.

الخطوة 3. قم بإنشاء عنوان بريدك الإلكتروني.

• بعد ذلك، يجب عليك إضافة معرف مستخدم البريد الإلكتروني الخاص بك وإنشاء كلمة مرور مؤكدة لإنهاء عملية إعداد البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook.
• معرف المستخدم الخاص بك هو اسم المستخدم الذي تريده لعنوان بريدك الإلكتروني (على سبيل المثال، your [email protected]).
• بعد ملء عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور المطلوبين، انقر فوق الزر "تسجيل".

الخطوة 4. أكمل عملية الشراء.

الخطوة الأخيرة هي إضافة تفاصيل الدفع والفوترة إلى البريد الإلكتروني الخاص بالعمل في Outlook.

• قبل إعداد الفواتير، سيُطلب منك تحديد عدد الحسابات التي ترغب في شرائها. هنا، يمكنك إضافة المزيد من المستخدمين لشركتك ضمن نفس الخطة.
• بعد إدخال عدد الحسابات المراد شراؤها، اضغط على زر "التالي" وأدخل تفاصيل الفواتير الخاصة بك.
• الآن، انقر على "التالي" مرة أخرى وأدخل معلومات الدفع الخاصة بك.
• بعد إتمام عملية الدفع، يمكنك الوصول إلى حسابك الذي تم إنشاؤه حديثًا باستخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل في Outlook.

كيف يمكنك إعداد حساب أعمال Outlook دون شراء Microsoft 365؟

نظرًا لأن Outlook عبارة عن منصة بريد إلكتروني فردية في Microsoft 365 Suite، فيمكن شراؤه واستخدامه كتطبيق مستقل. فيما يلي الخطوات التي يتعين عليك اتباعها لإعداد حساب Outlook:

الخطوة 1. اختر خطتك.

• اختر أيًا من خطط الأعمال المتاحة.
• أضف التفاصيل المناسبة لشراء اشتراكك.

مصدر

الخطوة 2: أضف المجال الخاص بك.

• تمامًا كما هو الحال أثناء شراء Microsoft 365، يمكنك إضافة مجالك الحالي أو شراء مجال جديد.
• تحقق من نظام اسم المجال (DNS) الخاص بك.

الخطوة 3: قم بإعداد البريد الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة بك

• يمكنك أيضًا إضافة مستخدمين وأسماء مستعارة أخرى لتسهيل إدارتها.

استخدام البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook

بمجرد إعداد بريدك الإلكتروني في Outlook للأعمال، يصبح استخدامه سهلاً:

• افتح Outlook وأضف بيانات اعتماد حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.
• أنشئ رسائل بريد إلكتروني جديدة، وقم بتنظيم صندوق الوارد الخاص بك باستخدام المجلدات والقواعد، وإدارة حسابات بريد إلكتروني متعددة.
• قم بتخصيص طريقة العرض الخاصة بك، وقم بوضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة، والتزم بجدولك الزمني من خلال التقويمات والمهام المدمجة.

6 طرق لاستخدام بريد Microsoft Outlook الإلكتروني كالمحترفين

فيما يلي الطرق الستة المثبتة التي يجب على كل صناعة اتباعها لإنشاء بريد Outlook فعال للبريد الإلكتروني للأعمال:

1. تنظيم البريد الوارد الخاص بك بكفاءة.

لا تدع صندوق الوارد الخاص بك يصبح في حالة من الفوضى! استخدم نظام مجلدات Outlook لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بناءً على الأهمية أو المشاريع أو المرسلين. قم بإنشاء قواعد لفرز الرسائل الواردة في مجلداتها، مما يحافظ على صندوق الوارد الخاص بك أنيقًا ومنظمًا تلقائيًا.

2. إتقان فن استدعاء رسائل البريد الإلكتروني.

يسمح لك Outlook باستدعاء رسائل البريد الإلكتروني أو إلغاء إرسالها، بشرط أن يستخدم المستلم Outlook أيضًا. افتح البريد الإلكتروني المرسل، وابحث في القائمة المنسدلة "الإجراءات"، ثم حدد "استدعاء هذه الرسالة".

3. تقديم تأخير طفيف.

فكر في إعداد تأخير قصير لرسائل البريد الإلكتروني الصادرة لتجنب عمليات الإرسال غير المقصودة. بهذه الطريقة، يمكنك اكتشاف الأخطاء أو إجراء تغييرات في اللحظة الأخيرة قبل أن يغادر البريد الإلكتروني صندوق الوارد الخاص بك. يجعل خيار "تأخير التسليم" في Outlook تحقيق ذلك أمرًا سهلاً.

4. قم بتعيين الردود التلقائية خارج المكتب.

هل أنت ذاهب في إجازة أو تخطط للابتعاد عن مكتبك لفترة طويلة؟ أخبر جهات الاتصال الخاصة بك عن طريق إعداد الرد التلقائي خارج المكتب. تضمن هذه الخطوة البسيطة أن يعرف الأشخاص عدم تواجدك ويمكنهم إعادة توجيه الأمور العاجلة إلى شخص آخر.

5. قم بمسح البريد الوارد الخاص بك بنقرة واحدة.

إذا كنت لا تريد رؤية رسائل بريد إلكتروني متعددة من نفس المحادثة، فستكون ميزة "التنظيف" في Outlook مفيدة! فهو يزيل الرسائل الزائدة عن الحاجة، ويترك لك سلسلة رسائل بريد إلكتروني نظيفة لكل محادثة.

6. إنشاء قوالب بريد إلكتروني قابلة لإعادة الاستخدام

إذا قمت بكتابة نفس محتوى البريد الإلكتروني بشكل متكرر، فوفر الوقت عن طريق إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام. تتيح لك ميزات "Ouick Parts" في Outlook حفظ مقتطفات النص المستخدمة بشكل متكرر، والتي يمكنك إدراجها في رسائل البريد الإلكتروني الجديدة ببضع نقرات فقط.

أفضل 2 من بدائل البريد الإلكتروني في Outlook للاستخدام التجاري

يتمتع Microsoft Outlook بميزات عالية المستوى، ولكنه قد لا يناسب الجميع. إذا كنت لا تزال غير متأكد، فقد حددنا أربعة من أفضل البدائل للبريد الإلكتروني للأعمال في Outlook: Neo وGoogle Workspace. ولكل منها إيجابياته وسلبياته لمساعدتك على اتخاذ خيار أفضل.

1. نيو

Neo عبارة عن منصة ممتازة لاستضافة البريد الإلكتروني مصممة للشركات ورجال الأعمال. ويهدف إلى ربط محترفي الأعمال هؤلاء بجمهورهم المستهدف من خلال حملات البريد الإلكتروني الفعالة وميزات الإدارة المبسطة. علاوة على ذلك، فهو يوفر فترة تجريبية مجانية محدودة، وخطط مدفوعة بأسعار معقولة، والعديد من الميزات التي تمت ترقيتها.

الميزات الرئيسية للنيو

• الكتابة الذكية لتكوين البريد الإلكتروني بمساعدة الذكاء الاصطناعي
• إنشاء موقع ويب تكميلي من صفحة واحدة باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الخاص بـ Neo باعتباره مجال موقع الويب
• قراءة الإيصالات للحصول على رؤى حول معدلات فتح البريد الإلكتروني
• قوالب بريد إلكتروني مصممة مسبقًا لتسهيل إنشاء الحملات
• ميزات مصمم التوقيع وحجز المواعيد وقواعد البريد الإلكتروني

إيجابيات نيو

• عناوين بريد إلكتروني احترافية مع نطاقات مخصصة مجانية
• موقع مجاني من صفحة واحدة لتعزيز تواجدك على الويب
• أداء يمكن الاعتماد عليه ودعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
• أحدث الحماية من البريد العشوائي والفيروسات
• قوالب البريد الإلكتروني لحملات التسويق عبر البريد الإلكتروني الفعالة

سلبيات نيو

• فترة تجريبية مجانية محدودة
• النطاق المجاني له امتداد .co.site فقط
• تبلغ مساحة التخزين في المستوى الأعلى 100 جيجابايت فقط لكل حساب

2. مساحة عمل جوجل

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني للأعمال الغني بالميزات في Outlook أمرًا مربكًا للمبتدئين. إذا كان فريقك معتادًا بالفعل على Google Suite، فقد يكون استخدام Gmail للأعمال (جزء من Google Workspace) خيارًا أكثر ملائمة للمبتدئين. Google Workspace، المعروف سابقًا باسم G Suite، عبارة عن نظام أساسي للبريد الإلكتروني مدمج مع Google Apps يساعدك على إدارة عملياتك بسلاسة.

الميزات الرئيسية في Google Workspace

• 15 جيجابايت من مساحة تخزين البريد الإلكتروني المجانية
• حماية من البريد العشوائي بنسبة 99% تقريبًا
• اقتراحات نصية لتكوين البريد الإلكتروني بشكل أسرع
• القدرة على إلغاء إرسال رسائل البريد الإلكتروني
• إمكانية الوصول عبر الأجهزة والمتصفحات

إيجابيات Google Workspace

• خيارات تكامل تطبيقات الطرف الثالث واسعة النطاق
• واجهة سهلة الاستخدام وميزات التعاون
• نسخة مجانية مع مساحة تخزينية وميزات وافرة
• يعمل على جميع أنظمة التشغيل
• التكامل السلس مع تطبيقات جوجل

سلبيات Google Workspace

• خيارات دعم العملاء محدودة
• هناك عدد أقل من خيارات التخصيص المضمنة مقارنة بـ Outlook

مقارنة سريعة وتقييماتنا

سنقوم بمقارنة ميزات Outlook المتنوعة مع بدائله. سنختار التصنيف بناءً على عدة عوامل لهذه المنصات، بما في ذلك سهولة استخدامها وميزاتها الفريدة وقدرتها على تلبية المتطلبات المشتركة.

تغليف

في عالم اليوم، حيث يستخدم مليارات الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني، أصبحت استراتيجية التسويق الفريدة ضرورية لجذب انتباه الناس. تجري كل منظمة الآن محادثات احترافية وتبادلًا رسميًا للمعلومات عبر البريد الإلكتروني.

يمكن أن يكون Microsoft Outlook شريكك المثالي في جهودك الرامية إلى التوسع. يمكنه القيام بأكثر من مجرد تخزين معلومات الاتصال وإرسال التذكيرات وتنظيم التقويم الخاص بك باستخدام قوائم المهام. على الرغم من أن Microsoft Outlook for Business يعد خيارًا شائعًا، إلا أنه قد لا يناسب الجميع بشكل أفضل.

منصات مثل Neo تستحق الاهتمام لأولئك الذين يبحثون عن حل أكثر ملاءمة للمبتدئين أو فعال من حيث التكلفة. إذا كنت ترغب في رفع مستوى حضور علامتك التجارية من خلال حملات تسويق فعالة عبر البريد الإلكتروني مع الاستمتاع بقدرات البريد الإلكتروني الاحترافية، فإن Neo يظهر كأفضل المنافس.

لا تنس أن اختبار الخيارات المتعددة هو أفضل طريقة لتحديد مزود خدمة البريد الإلكتروني الذي يعد أفضل بديل للبريد الإلكتروني للأعمال في Outlook لاحتياجات عملك. لذا، اختر خطتك وقم بالتسجيل اليوم لتنمية أعمالك وإنشاء علامتك التجارية!

أسئلة مكررة

1. كيف يمكنني إنشاء بريد إلكتروني في Outlook Business عن طريق شراء خطة Microsoft 365؟

يعد إعداد البريد الإلكتروني للأعمال في Outlook أمرًا بسيطًا. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتباعها:

• قم بزيارة موقع Microsoft 365 على الويب.
• اختر خطة.
• قم بتوصيل المجال الخاص بك (أو قم بشراء نطاق جديد).
• أنشئ عنوان بريدك الإلكتروني.
• أكمل عملية الشراء.

2. ما هي بعض الميزات الأساسية لبرنامج Outlook للأعمال؟

فيما يلي الميزات الرئيسية لبرنامج Outlook للأعمال:

• بحث بديهي,
• جدولة البريد الإلكتروني والتخصيص،
• الأمن المتقدم،
• إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة و
• قدرات أتمتة المهام/سير العمل.

3. هل يمكنني تذكر أو إلغاء إرسال بريد إلكتروني في Outlook؟

يسمح لك Outlook باستدعاء رسائل البريد الإلكتروني أو إلغاء إرسالها، بشرط أن يستخدم المستلم Outlook أيضًا. افتح الخيار المرسل، وانتقل إلى قائمة "الإجراءات"، ثم حدد "استدعاء هذه الرسالة".

4. هل يقدم Outlook قوالب البريد الإلكتروني؟

تتيح لك ميزات "الأجزاء السريعة" في Outlook حفظ مقتطفات النص المستخدمة بشكل متكرر وإدراجها في رسائل البريد الإلكتروني الجديدة كقوالب قابلة لإعادة الاستخدام. يساعدك هذا على توفير الوقت عن طريق أتمتة مهامك.