كيف تنظم نفسك ووقتك كصحفي مستقل

العمل الحر هو أكثر من مجرد طلب جدولك اليومي بدقة ، والتحقق من جهات الاتصال والموارد الخاصة بك ، وكونك منتجًا للغاية ، وتبدأ يومك في الساعة 8 صباحًا. إن معرفة كيفية تنظيم نفسك كموظف مستقل يتعلم أيضًا فهم وقتك ومواردك كأدوات لتصبح غزير الإنتاج ومحتوى مع نمط الحياة هذا.

في هذه المقالة ، سنناقش كيفية معالجة العوامل الثلاثة الكبيرة في حياة كل عامل مستقل: الوقت والموارد والعقل. بمجرد أن تصبح معتادًا على الثلاثة ، سيكون لديك وقت أسهل في تكوين جدولك الخاص. قد تجد حتى أشياء جديدة لم تكن تعلم أنها بحاجة إلى معالجتها في سير عملك اليومي.

نظم وقتك لتبقى على رأس كل شيء

بطبيعة الحال ، نريد أولاً معرفة كيفية تنظيم وقتنا.

لأن الوقت هو الجوهر دائمًا ، ونحن بحاجة إلى المزيد منه ، أليس كذلك؟ فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تنظيم يومك بشكل أفضل.

تتبع وقتك للعثور على الوقت الضائع

في صميم تنظيم الوقت هو الانضباط.

يعد الالتزام بجدول زمني من أصعب العادات التي يجب اتباعها لأننا نميل إلى الانحراف. سواء كان ذلك بسبب التسويف بسبب دماغ القرد لدينا أو عوامل خارجية مثل الأطفال ، ورعاية الأحباء ، والمهمات ، وما إلى ذلك.

لهذا السبب ، بقدر ما يبدو الأمر مملًا ، نحتاج إلى البدء في تتبع وقتنا. حتى قبل إنشاء جدولك الزمني ، اقضِ أسبوعًا في تدوين ملاحظات عن كل نشاط تقضي وقتك فيه. تتبع حتى الأشياء التي تشتت انتباهك الأكثر شيوعًا ، مثل Facebook أو Instagram ، أو الدردشة مع الأصدقاء وزملاء العمل ، أو مجرد جذب انتباهك.

بمجرد أن تتمكن من إضافة ذلك الوقت في نهاية اليوم ، سيكون لديك فكرة أوضح عن كيفية تجنب ارتكاب تلك الأخطاء. نتيجة لذلك ، سيكون جدولك أكثر تنظيماً وهادفاً.

الشيء المهم هو الالتزام بجدول زمني

كلنا نعمل بطرق مختلفة. يعمل بعض الأشخاص بشكل أفضل في الصباح ، بينما قد يصل البعض الآخر إلى ساعات الذروة في المساء فقط.

لذلك ، من المهم أن تعرف متى تكون أكثر إنتاجية لتضع أفضل جدول لنفسك.

خلاف ذلك ، فأنت تنظم وقتك بشكل أعمى. يمكن أن تقع المهام المهمة في فترات زمنية عندما تكون طاقتك أقل ، بينما تحصل المهام التافهة على ساعات الذروة. وسرعان ما تتخلف عن الركب وتحدق في برميل ساعات العمل الطويلة والعمل الإضافي.

الشيء المهم هو أن تعرف أن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى بدء يوم عملك في الساعة 8 صباحًا. اعتبارًا من الساعة 11 صباحًا صالحًا تمامًا. إنها لا تعمل بنفس الطريقة مع الجميع.

الهيكل هو المهم.

نظّم أهدافك طويلة المدى ، ثم اعمل على تحقيق أهداف أصغر

ستتحسن مهارات مؤسستك بشكل كبير إذا حاولت التخطيط للأشهر المقبلة ، ثم الأسابيع ، ثم انتقلت إلى المهام اليومية.

وهذا هو السبب.

حدد أهدافك طويلة المدى

أعطاني صديق يعمل بالقطعة ذات مرة طعامًا رائعًا للتفكير: خصص وقتًا للتخطيط لأهدافك طويلة المدى. خاصة إذا كان العمل الحر هو عملك بدوام كامل.

وبهذا ، لم يقصد "إنهاء المشروع أ خلال أسبوعين". كان الأمر يتعلق أكثر بطرح الأسئلة:

أين أريد أن أكون بعد شهرين؟

كم عدد العملاء الجدد الذين أرغب في اكتسابهم خلال الأشهر الستة المقبلة؟

كيف يمكنني الانضمام إلى مجتمع العمل المستقل؟

يمكن أن تبدو خارطة الطريق الخاصة بك كما يلي:

إن تخيل شهور حياتك المهنية في العمل الحر أو حتى سنوات بعد ذلك سيمنحك إطارًا متينًا. أنت تحدد مسارًا لنفسك ، ومعرفة الاتجاه الذي تسلكه يجعل كل اختياراتك وجدولتك من الموارد أكثر فائدة.

حدد أهدافك قصيرة المدى

بالانتقال إلى الجدول أعلاه ، يصبح من الواضح كيف يمكنك تحديد أسابيعك وأيامك. لن تعمل ببساطة يومًا بعد يوم على أهداف قصيرة المدى ، ولكن لديك شيء محدد للعمل على تحقيقه.

تصبح المواعيد النهائية أضيق وأكثر منطقية. بالإضافة إلى أنك ستقلل من القلق بشأن الأشياء الصغيرة ، حيث سيكون لديك دائمًا الصورة الأكبر في الاعتبار.

خطط لساعات عملك

هناك عدة طرق للتعامل مع ساعات عملك. وكما ذكرنا ، سيختلفون من شخص لآخر.
إليك كيف ينظم المستقلون عادةً ساعات عملهم:

1. العمل في جزأين إلى ثلاثة أجزاء طوال اليوم ، مع فترات راحة أطول للمهمات أو أوقات الفراغ بينهما.
2. العمل في أجزاء متعددة أقصر تتسع على مدار اليوم (سواء كان ذلك بسبب صراعات الحياة الشخصية أو المناطق الزمنية للعميل والمتعاون)
3. العمل في قطعة واحدة مدتها 8 ساعات كما لو كانت وظيفة مكتبية من 9 إلى 5 ساعات.

جميع الطرق الثلاث صالحة ومن الأفضل تخصيص أسبوع لكل منها لمعرفة الطريقة التي تناسبك.

تنظيم المساحة والموارد الخاصة بك لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية

في القسم التالي ، سنناقش سبب حاجتك إلى تنظيم ليس فقط مساحة عملك ولكن أيضًا جوانب أخرى من حياتك الشخصية.

يمكن أن يمنحك الحصول على فهم جيد للجداول الزمنية بخلاف عملك التدريب اللازم للتعامل مع المزيد من الالتزامات ، أو التوفيق بين الالتزامات التي لديك بالفعل.

تعرف على كيفية أتمتة بعض مهامك

أبحث عن نصيحة من المستقلين أنفسهم ، لقد بحثت في مجتمع Reddit المستقل. ومن بين الكثير من النصائح المفيدة المتعلقة بالتحفيز والعملاء وإدارة المشاريع ، وجدت واحدة مميزة حقًا.

ذكر المستقل المعني كيف أجبرهم مرضهم المزمن على تنظيم مواردهم حتى لا يتعطل سير العمل أبدًا. إنهم يعملون لساعات محدودة للغاية في الأسبوع ، لذلك يجب أن يكون الجدول الزمني محكم الإغلاق. ولكي نكون صادقين ، إنه جدول يمكننا التعلم منه جميعًا:لقد أتممت سلسلة رسائل بريد إلكتروني ترحيب مفيدة ومفيدة للعملاء الجدد وأتمت مسار تحويل المبيعات الأساسي الخاص بي تلقائيًا

يعد هذا أمرًا مفيدًا بشكل خاص للأتمتة لأنه يريحك من الاضطرار إلى ابتكار بريد إلكتروني جديد للترحيب في كل مرة. يمكنك أيضًا ضبط صندوق الوارد الخاص بك لفرز رسائل البريد الإلكتروني عند وصولها إلى فئات مناسبة.لقد أنشأت عمليات عمل ومصنفات وأوراق عمل وورش عمل قابلة للتكرار ليسهل على عميلي توفير المحتوى والمعلومات التي أحتاجها منهم. ليس علي سوى انتزاع كل ما أحتاجه من هذه الترسانة.

بدلاً من إجراء مراسلات طويلة عبر البريد الإلكتروني مع العميل ، فإن السماح لهم ببساطة بملء نموذج يوفر الكثير من الوقت لكلا الجانبين.لدي مدرب عندما أشعر بأنني عالق ولا أعرف لماذا

نمت شعبية مدربي الإنتاجية فقط. لقد بدأنا ببطء في قبول أنه ليس كل واحد منا لديه انضباط كبير ، أو قادر على تعلمه وتطبيقه ، أو الخروج من الأخاديد المهنية بمفردنا. لذا ، فإن وجود مدرب لإرشادك للخروج من مشكلة تنظيمية بمجرد استنفاد جميع الموارد يعد خيارًا رائعًا.لديّ شبكة صغيرة من أصحاب الأعمال الصغيرة الآخرين يقومون بأعمال مجاورة لشركتي. أنصح العملاء بالعمل مع هؤلاء المبدعين الرائعين أيضًا. مع آخرين ، لدي شراكات نقدم من خلالها خدمات كاملة و "نقسم الفاتورة" بشكل أساسي.

طريقة جيدة حقًا لإنشاء اتصالات ذات مغزى وتفريغ العمل الذي يمكن أن يضر أكثر مما ينفع إنتاجيتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تحمل تكاليف الخدمات التي كانت ستخرج عن النطاق السعري لولا ذلك.

تنظيم الممارسة من خلال مجالات أخرى من حياتك

من الصعب أن تحافظ على حياة مهنية جيدة التنظيم إذا كانت جوانب أخرى من حياتك تنزلق من بين أصابعك.

الآن ، هذا لا يعني أنه يجب أن تكون قوة تنظيمية. يتعلق الأمر أكثر بالتنظيم العقلاني لأشياء أخرى في حياتك للحصول على "الممارسة" الكافية فيها.

1. على سبيل المثال ، ابدأ بفرز وتخزين المستندات المهمة (إذا لم تكن بالفعل) ، مثل التقارير الطبية والمالية ، والبريد المهم ، والعقود ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا على التعود على التقسيم.
2. خصص يومًا واحدًا في الأسبوع للتخطيط لوجباتك - في الأيام التي ستطبخ فيها ، ومتى تطلبها ، ومتى تتسوق من البقالة. فكر فقط في كل الوقت والضغط الذي تم توفيره لأنك ستخطط لوجباتك. أحد أسوأ الأشياء هو إدراك أن لديك مهمة يجب الانتهاء منها ، لكنك جائع ، حان وقت الغداء ، وعليك إما تخصيص وقت للطهي ، أو إضاعة الوقت في تصفح المطاعم ، أو تناول أي وجبات خفيفة لديك لدرء الجوع .
3. حدد مواعيد منتظمة لتنظيف المنزل. حتى لو كان هناك ثلاثة أطباق في الحوض - اغسلهم. قم بفرز الأشياء على الرفوف الخاصة بك ، قم بتنظيف المكتب ، تخلص من أي شيء لم تعد تستخدمه بعد الآن.

كلما مررت بالحركات المادية للفرز والتنظيم ، كان من الأسهل أن تفعل الشيء نفسه للملفات والعمليات المتعلقة بالعمل (وثائق المشروع ، وتقارير النفقات ، والفواتير ، وإدارة المهام ، والمواعيد النهائية ، وما إلى ذلك).

حقق التوازن العقلي من خلال تنظيم عقلك

بينما ناقشنا كيف أن التنظيم يدور حول إنشاء تلك "الذاكرة العضلية" من خلال الممارسة ، كل هذا لا طائل منه إلا إذا كنا واعين بشأنه. لن يكون أي قدر من جدولة المهام في يوم أو أسبوع كافياً إذا لم نجعل أفكارنا أكثر تنظيماً.

هنا سنتحدث عن تحقيق ذروة التركيز وكيف ينعكس ذلك على جدولنا الزمني ، وكيف نشعر بالرضا عن المهام التي يتم القيام بها بدلاً من الكمال ، والممارسات الواعية لتدريب عقولنا على أن تصبح منظمًا.

من خلال هذه النصائح ، ستتمكن من التغلب على أي ضغوط نفسية تصاحب البقاء على رأس الأمور. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعد في الإعداد وإعادة التنظيم عندما تواجه عقبات.

تعرف على حالة التدفق وممارستها

كان ميهالي سيكسزينتميهالي ، عالم النفس المجري ذائعة الصيت ، أول من صاغ مصطلح "حالة التدفق" وتعرّف عليه في العقل البشري. وأشار إلى أنها اللحظة التي يصبح فيها الفرد منخرطًا في عمله لدرجة أن جميع الانحرافات والأمور الخارجية تصبح غير مهمة.

كيف تبدو حالة التدفق؟

1. التركيز الكامل والمطلق على المهمة المطروحة ؛
2. الأهداف والمكافآت واضحة ، وهناك ردود فعل فورية ؛
3. تغير مفهوم الوقت (تتوقف عن التفكير في الأمر - يمكن أن تبدو الساعة مثل عشر دقائق ، أو عشر دقائق تبدو وكأنها ساعة) ؛
4. العمل سهل.
5. تكتسب شعورًا بالسيطرة الكاملة على العمل ؛
6. المهام صعبة بما يكفي لجعل الجهد ممتعًا ؛
7. تبدو العملية مجزية ؛
8. ذهب كل إحساس بالذات (لا ضغوط ، قلق ، مشتتات ، إلخ).

كيف تدخل حالة التدفق؟

استشهد الدكتور ترافيس برادبيري ، مؤلف كتاب الذكاء العاطفي 2.0 ، بالعديد من الدراسات التي تظهر كيف أن أدمغتنا تحتاج إلى وقت لكي تنغمس تمامًا في مهمة ما. لذلك ، من غير المجدي التشديد على عدم الخوض في الأخدود على الفور.

خاصة إذا وجدنا المهمة مملة أو لم تعجبها فقط.

للدخول في حالة تدفق محتملة ، ينصح برادبيري بالالتزام بها لمدة عشرين دقيقة. الاستمرار في ذلك الوقت يزيد من فرصك في الوصول إليه. هذا يعيدنا إلى عدم إزعاج دماغ القرد الذي يريدنا أن نهرب لأننا لا نحب العمل.

في بعض الأحيان ، نحتاج إلى تربية عقولنا وأن نكون صارمين حيال ذلك.

اعمل على إنجاز الأشياء بدلاً من جعلها مثالية

يعد إنهاء مهمة أكثر فائدة من التفوق عليها حتى تصبح مثالية.

إذا كنت تواجه صعوبة في بدء شيء ما لأنك تخشى ارتكاب الأخطاء أو وجود محاولات أولى سيئة للغاية ، فحاول التركيز على بدء العمل على أي حال .

إيريك فيشر لديه حلقة بودكاست رائعة حول هذا الموضوع ، مع جون أكوف. إنهم يناقشون ببساطة بدء العمل ، بغض النظر عن مدى سوء اعتقادنا أن البداية ستكون. ضع الأفكار السيئة على الورق ، وطرح الأفكار ، واترك أكبر عدد ممكن من المسودات غير المؤكدة. إنها الطريقة الوحيدة لإنهاء المهام بشكل أسرع والوصول إلى هذه النتيجة المثالية.

نوّع مهامك اليومية

هذا صراع شخصي أواجهه من وقت لآخر.

في وظيفتي السابقة ، تعلمت أنني أزدهر في المزيد من المهام التي أمارسها على مدار اليوم.

خاصة كلما كانوا أكثر تنوعًا. كنت أعمل في تصميم الألعاب ، لذلك كان يومي يتألف من:

• التحقق من أعضاء الفريق الآخرين لأن مهامنا كانت مترابطة ؛
• القيام بضمان الجودة على بنيات اللعبة ؛
• كتابة وثيقة تصميم اللعبة ؛
• مناقشة التغييرات والمواعيد النهائية والتوقفات المحتملة مع المنتج ؛
• تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات وكتابة مهام الفريق بعدها ؛

وأكثر من ذلك بكثير ، اعتمادًا على مدى بعدنا عن الإنتاج.

ومع ذلك ، الآن ككاتب ، فإن يومي ينحصر في المهام المتعلقة بكتابة مقال أو مقالتين.

وإذا كان كل ما علي فعله هو كتابة مقال ، فسأبدأ بسرعة في المماطلة ، لأن عقلي يستمر في القيام بنفس المهام مرارًا وتكرارًا. وهكذا ، تعلمت أن أمنح نفسي أنواعًا مختلفة من المهام للحفاظ على ديناميكية اليوم.

• أنا أبحث عن مواضيع جديدة محتملة وأكتب الموارد ؛
• أتحدث إلى كتاب آخرين لتبادل الأفكار والحصول على ردود الفعل ؛
• أقوم بعصف ذهني مع زملائي في تحسين محركات البحث حول الأساليب الجديدة للمحتوى ؛
• أقترح أفكارًا جديدة لقائد فريقنا وأطلب مهامًا متنوعة ؛
• أسأل مع زملائي في العمل عن عملهم وأحاول التعلم هنا وهناك ؛

إنه يرضي الحكة للمهام المتنوعة ويحافظ على جدولي ديناميكيًا بما يكفي لإبقائي منتجًا.

إذا كنت تواجه مشكلة في التركيز ، مثلي ، فابحث عن أنشطة بديلة لملء وقتك - دروس مجانية عبر الإنترنت ، والاستماع إلى البودكاست وتدوين الملاحظات ، والاشتراك في ورش العمل ، وما إلى ذلك.

امتنع عن تعدد المهام بقدر ما تستطيع

لقد ناقشنا تعدد المهام في العديد من المقالات بالفعل ، لذلك لن أتحدث عنه هنا أيضًا.

الفكرة الأساسية هي الحفاظ على تركيزك على مهمة واحدة في كل مرة. أظهرت الدراسات أن تركيزنا ينخفض ​​في اللحظة التي ننتقل فيها من مهمة إلى أخرى. هذه الظاهرة تسمى تبديل السياق .

الأمر المثير للاهتمام هو أنه إذا أخذنا في الاعتبار التدفق ، وكيف يستغرق الأمر 20 دقيقة للتركيز بشكل كامل ، فمن السهل أن نفهم لماذا يعد تعدد المهام أمرًا سيئًا بالنسبة لك. قد يتم التخلص من جدولك بالكامل ، مما يتسبب في حدوث تأخيرات وتوتر وشعور بالذنب.

تدرب على تنظيم أفكارك

قدم Nathanial Drew مقطع فيديو مثيرًا للاهتمام حول كيفية تنظيم أفكارك بشكل أفضل.

بينما يركز بشكل أساسي على تأثيرها على العملية الإبداعية ، فإن الأفكار تعمل بشكل جيد بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه.

• استمر في تحرير مساحة في رأسك

كما يقول درو: "هناك الكثير من الهراء هناك". لقد تم المبالغة في تحفيزنا طوال الوقت. في بعض الأحيان ، لا يمكننا حتى التركيز على مقطع فيديو مدته 10 دقائق. لذا ، لكي نتمكن من تنظيم أفكارنا ، نحتاج إلى مسح الذاكرة قصيرة المدى بقدر ما نستطيع.

وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تدوين الأشياء بدلاً من حفظها "لوقت لاحق". مثل رسائل البريد الإلكتروني وأسماء الأماكن والأشخاص الذين يجب الاتصال بهم وتحديد المواعيد وما إلى ذلك. القيام بذلك يتيح لعقلك إعادة التركيز على الذاكرة طويلة المدى ومعالجة المعلومات المناسبة.

• تعامل مع أفكارك مثل صانع النبيذ

يستخدم درو هذه الاستعارة لتوضيح كيف ، لمتابعة فكرة ما ، عليك أن تختبر وتضحي بكل فكرة تأتي إلى رأسك. تمامًا مثلما تختبر العنب في مزرعة عنب. ستبدو بعض الأفكار رائعة ، لكنها لا تعطي أفضل نتيجة نهائية.

عندما تريد أن تصبح أكثر تنظيماً ، فهناك الكثير من الموارد. فقط لمعالجة المهام اليومية ، يمكنك الاختيار بين مصفوفة أيزنهاور ، "أكل الضفدع" ، منع الوقت ومبدأ باريتو ، على سبيل المثال لا الحصر. ولكن لمعرفة أيهما يعمل بشكل أفضل ، عليك تجربتهما. ربما تكون أفضل طريقة بالنسبة لك هي الطريقة التي لم تفكر فيها!

• ناقش طريقتك مع الآخرين

تبادل الأفكار ، وطلب الملاحظات ، وخبرات الآخرين. بينما لا مفر من التجربة والخطأ ، يمكنك في بعض الأحيان تجنب الأخطاء من خلال التعلم من الآخرين. تحدث إلى الأصدقاء أو العائلة أو غيرهم من المهنيين الذين تعرفهم أو انشر عبر الإنترنت. احصل على أفكارك وخبراتك هناك.

استمتع بارتكاب الأخطاء

أحد الأشياء التي أدافع عنها بشدة عند كتابة مقالات مثل هذه هو تقبل الإخفاقات. إنه شيء أواجهه أيضًا ، وبطريقة ما ، قد أكرر هذه النصيحة لإبقاء نفسي تحت السيطرة.

كما قلنا سابقًا ، لن تكون مثاليًا منذ البداية. ستكون هناك أخطاء في الجدولة ، وستشتت انتباهك ، وستكون مواردك ووثائقك في حالة من الفوضى ، وستفقد الأشياء / جهات الاتصال ، وستترك مكتبك يصبح غير منظم أو يعمل لساعات أطول لأيام في كل مرة. ستكون إدارة الوقت في حالة من الفوضى بين الحين والآخر.

تفرض وسائل الإعلام السائدة هذه الفكرة القائلة بأن التنظيم وعلى رأس حياتك المهنية أمر سهل مثل اتباع بعض البرامج التعليمية على YouTube. لذلك الضغط هناك على الفور. لكن كلما أدركت بسرعة أن الأخطاء سترتكب ، وتعلمت أن تسامح نفسك ، كلما وصلت بشكل أسرع إلى أفضل نسخة من نفسك.

فقط ضع في اعتبارك أنه عليك التعلم من أخطائك وإلا فلن يكون هناك تقدم. سوف تكون عالقًا في شبق وظيفي مع حلقة من الفشل وكراهية الذات.

تغليف

هناك العديد من الطرق لتنظيم نفسك بالقطعة. كما رأينا ، ربما تكون أهم منظمة هي من منظورنا للعمل المقبل ، ومهننا ، وفي أذهاننا. للتعرف حقًا على وقتنا وجدولنا الزمني ، هناك الكثير من التحضير والتعديل على طول الطريق.

ببساطة تعامل مع مهارات مؤسستك كفرصة تعلم مستمرة. قم بتغييره كما تراه مناسبًا وتعلم من نفسك السابقة.