نظام إدارة الطلبات: التعريف والفوائد وكيفية الاختيار؟

في الأنشطة التجارية بشكل عام والتجارة الإلكترونية بشكل خاص ، اتفق التجار والعملاء على هدف مشترك وهو جلب المنتجات من دخول طلبات العملاء إلى العملاء بأسرع ما يمكن وبدقة. لتحقيق ذلك ، يجب أن يكون لدى الشركة نظام إدارة أوامر يتسم بالكفاءة والمرونة يمكنه مواكبة ما يحتاجه عملك لتلبية توقعات المشترين الحديثة والمنافسة.

علاوة على ذلك ، حتى تتمكن أعمالك من العمل بفعالية ، ليس فقط التسويق ، والعثور على العملاء ، إلخ. ، أمرًا مهمًا ، ولكن إدارتك لطلبات العملاء هي أيضًا عامل أساسي. في أنشطة التوزيع ، تعتبر إدارة الطلبات أمرًا بالغ الأهمية لـ ؛ إدارة فعالة للطلب ، يجب أن تضمن المعلومات في جميع أنحاء ، وفي الوقت المناسب ، وسريع ، ودقيق بين أعضاء نظام التوزيع. ومع ذلك ، فإن إدارة الطلبات يدويًا ستسبب العديد من المشكلات للشركات. وُلد نظام إدارة الطلبات (OMS) لمساعدة الشركات على تقليل عبء إدارة الطلبات.

إذن ما هو نظام إدارة الطلبات ، وكيف تختار نظامًا جيدًا يناسب نموذج عملك؟ في مقال اليوم ، سوف أقدم لكم جميع المعلومات حول نظام إدارة الطلبات .

ما هو نظام إدارة الطلبات؟

إدارة الطلبات هي عملية مبيعات قائمة على الطلبات في صميم أي شركة قائمة على السلع بين B2C و B2B. ببساطة؛ إنها دورة كاملة وشاملة لتلقي طلبات العملاء ومعالجتها. لا يمكن إدارة الطلبات بمفردها ولكنها تتطلب مزيجًا من كل جزء من أجزاء الشركة تقريبًا: من خدمة العملاء إلى المستودع والمحاسبة إلى تسليم الشريك. يضمن القيام بعمل جيد في إدارة النظام سير العمليات التجارية بسلاسة والحفاظ على رضا العملاء وحماية سمعة الشركة.

تتكون إدارة الطلبات من سلسلة من نقاط الاتصال وأصحاب المصلحة المتصلين للسماح للعملاء بطلب المنتجات المناسبة بالسعر المناسب والحصول عليها في الوقت المناسب. يضمن نظام تنفيذ الطلبات سير عملية الطلب بسلاسة ويسمح للشركات بإنشاء سجلات العملاء وتتبع سجلات المخزون والمبيعات.

ومع ذلك ، كلما زاد عدد جهات الاتصال وأصحاب المصلحة المشاركين في عملية إدارة الطلبات ، زادت العقبات التي تواجه الشركات. تتضمن بعض التحديات الرئيسية للشركات الخطأ البشري والتراكم ، ورؤية المخزون ، وأخطاء الشحن ، وما إلى ذلك. كل ذلك يمكن أن يجعل الشركات تفقد رضا عملائها وتضر في النهاية بولاء العملاء. الحل الأمثل لهذه المشكلة ليس سوى نظام إدارة الطلبات. لإنشاء دورة إدارة أوامر سريعة وفعالة وفعالة من حيث التكلفة ، تختار كل من الشركات B2C و B2B استخدام نظام إدارة أوامر متكامل وسريع الاستجابة (OMS).

نظام إدارة الطلبات هو أداة أو نظام أساسي يساعد الشركات على تتبع المبيعات والأوامر والمخزون والتعبئة. كما تحسب أيضًا الأشخاص والعمليات والشراكات اللازمة للمنتجات لتجد طريقها إلى العملاء. تتطلب إدارة الطلبات نظامًا متعدد الأبعاد يغطي تقريبًا كل جانب من جوانب كيفية عمل الأعمال ، بما في ذلك:

• عميل
• قناة المبيعات
• معلومات المنتج
• مستوى الجرد والموقع
• مورد للشراء والاستلام
• خدمة الزبائن؛ وهي العودة والاسترداد
• اطلب المطبوعات والقطف والتغليف والمعالجة والشحن

تعامل أنظمة إدارة الطلبات الحديثة سلسلة التوريد الكاملة كنظام بيئي مترابط. إنها تسمح للتجار بأتمتة عملياتهم الداخلية من الأمر إلى التنفيذ.

ما هي وظائف نظام إدارة الطلبات؟

يعتبر نظام إدارة الطلبات مثاليًا عندما يمتلك ميزات تفي تمامًا بالمتطلبات التالية:

1. أوامر المسار

الشيء الأساسي في نظام إدارة الطلبات هو أنه يجب أن يدير جميع عناصر طلبك ، بغض النظر عن القناة. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تعمل في مجال التجارة الإلكترونية على منصات مثل Amazon أو eBay. الطلبات على الهاتف ، في المتجر ، والأهم من ذلك على موقع الويب الخاص بك يجب تتبعها وتسجيلها بسهولة. يجب أن تكون هذه الطلبات متاحة في كل مكان ، وتركز فائدة نظام إدارة الطلبات على هذه العملية.

2. تحديد موقع الجرد

تظهر الأبحاث أن 43٪ من تجار التجزئة يعتقدون أن إدارة المخزون هي التحدي الأول بالنسبة لهم. هذه المشكلة ناتجة عن عدم وجود هياكل مناسبة في المكان والزمان والربح الإجمالي. يمكن أن يكون تتبع فترات المخزون عبر مستودعات متعددة أمرًا صعبًا. يمكن لنظام إدارة الطلبات تبسيط هذه العملية باستخدام ممارسات مثل وضع العلامات على مستوى العنصر وتقنية RFID والتحكم الآلي في المخزون.

3. تنفيذ الطلبات

على مدى السنوات الخمس الماضية ، زاد تنوع المستودعات بحوالي 7٪. إنه يساعد المتاجر على الاستفادة من 3PL أو حتى مجرد استخدام مساحة المستودع في المنطقة بشكل أبسط بكثير. أيضا ، السرعة ضرورية. إن وجود مخزون قريب من عملائك هو أفضل طريقة لضمان التسليم السريع والمتسق. تتيح لك أداة إدارة الطلبات إرسال الطلبات ليتم تعبئتها وشحنها مع ملصق الشحن الصحيح.

4. إدارة العوائد

في مجال الأعمال التجارية بشكل عام ومجال التجارة الإلكترونية بشكل خاص ، يعتبر الربح أولوية قصوى. في حالة تتبع العناصر التي تم إرجاعها بشكل غير صحيح ، فمن الصعب تعويض العدد الفعلي للطلبات بشكل كبير ، مما يتسبب في مشاكل في العديد من جوانب العمل الأخرى. يساعدك نظام إدارة الطلبات الذي يمكن أن يساعد متاجر التجارة الإلكترونية بشكل كبير في معالجة المبالغ المستردة والمبالغ المستردة للعملاء.

5. وظائف أخرى

بالإضافة إلى العوامل الرئيسية المذكورة أعلاه ، يمكن لنظام إدارة الطلبات الجيدة أن يساعد رجال الأعمال في العديد من الجوانب الأخرى بما في ذلك الدعم ، لقبول الطلبات والمدفوعات بغض النظر عن القناة أو العملة ، والتحكم في عملية شحن الطلب ، وتحديث مستويات المخزون في أنظمة وقنوات المبيعات ، قم بتوفير عناصر المخزون أو 3PLs لإكمالها. كما أنه يساعد على تتبع الطلبات لكل من العملاء وفرق خدمة العملاء. يمكنك مراقبة مستوى البضائع والتنبؤ به بشكل كامل لتجنب المخزون. تتكامل بعض الأنظمة الآن أيضًا مع وظائف مكتب الدعم مثل الحسابات المدينة والحسابات الدائنة ودفاتر الأستاذ لإنشاء الفواتير وقبول المدفوعات.

الفوائد الرئيسية لنظام إدارة الطلبات

توفر العديد من أنظمة إدارة الطلبات حلول معاملات في الوقت الفعلي. يتيح ذلك للمستخدمين الكشف عن تكاليف السوق وتنفيذ الأوامر في العديد من البورصات على الفور بمساعدة تدفق الأسعار في الوقت الفعلي. تتضمن بعض المزايا التي يمكن للشركات الحصول عليها من جهاز إدارة الطلبات إدارة الطلبات وتخصيص أصول المحفظة.

يشتمل نظام إدارة الطلبات الممتاز الذي يمكن أن يدعم الامتثال التنظيمي على تقييمات في الوقت الفعلي للمعاملات قبل الدخول وبعده. يساعد نظام إدارة الطلبات الموظفين على الامتثال لدورة حياة المعاملات لتحديد ما إذا كان هناك أي ترفيهي أو احتيال مالي كأي انتهاك للوائح باستخدام عضو الشركة أم لا. يمكن لنظام إدارة الطلبات تحسين سير العمل والتواصل شفهيًا بين مديري المحافظ والتجار وموظفي الامتثال.

يعد هيكل إدارة الطلبات بمثابة تحسين ضروري في صناعة عرض النقود لأنه يراقب المواقع في الوقت الفعلي ويمنع الانتهاكات التنظيمية ويراقب سرعة ودقة التنفيذ. التغييرات المالية والمدخرات ذات قيمة كبيرة.

كيف تختار نظام OMS الصحيح؟

1. تحديد أهداف نظامك وأولوياته

من خلال تحديد الأهداف والأولويات ومناقشتها مع أصحاب المصلحة الداخليين ، ستحدد حقًا الميزات التي تناسب متطلبات شركتك. يجب عليك أيضًا مراعاة جوانب تطوير الأعمال المستقبلية لاختيار النظام المناسب دون الحاجة إلى إنفاق الكثير على كل تغيير في نطاق الأعمال.

2. صياغة طلب تقديم العروض (RFP)

هذا سوف يساعد عملك على البدء بشكل أسهل. تفهم أنت ومزودك الاحتياجات التقنية وحواجز الأداة التي تأمل في تنفيذها. لا تنسَ تضمين عدد الطلبات وعدد وحدات SKU وسياق البائع الحالي والبرامج والأجهزة والشبكة الحالية والجدول الزمني لعملية الحصول على النظام وتفاصيل التعليمات والدعم.

3. خيارات الهياكل البحثية

ابحث في بنية النظام قبل أن تختار استخدام نظام إدارة الطلبات. سيؤدي استخدام الأنظمة أو الأنظمة التي يتم تقديمها دائمًا والتي تعرفها إلى فقدان الميزات الفائقة أو هياكل النظام الأكثر ملاءمة لعملك. لذلك ، قم بتجميع قائمة البائعين للتقييم واكتساب العروض التوضيحية أو التتبع.

4. انتظر وفكر في جميع الردود

يجب أن يكون لديك ملف لتسجيل جميع مزايا وعيوب جميع معلومات واستجابات المزود. تستند هذه التقييمات بشكل أساسي إلى الأهداف التي حددتها في الخطوة 1 للاختيار من بين 2 إلى 3 أنظمة مناسبة وإجراء التحديد النهائي.

5. مراجعة المفاضلات

لن يساعدك هذا في العثور على وكيل مطابقة مائة بالمائة لمتطلباتك. ومع ذلك ، سوف يعتمد اختيارك النهائي بشكل أساسي على معايير المقايضة. لا ينبغي أن تكون الميزة الخاصة لكل نظام هي معاييرك الوحيدة عند اختيار نظام إدارة الطلبات. يجب أن تقرر أن تأخذ في الاعتبار علاقة العمل التجارية الكاملة التي تشارك فيها. العوامل التي يجب مراعاتها هي: هل شركتهم مفيدة؟ هل هم خبراء في مجالهم؟ وهل يطورون المنصة باستمرار لتزويد عملائهم بخيارات للتوسع والتطوير؟

وبالتالي ، عند اختيار أفضل نظام لإدارة الطلبات لشركتك ، يجب أن تضع لنفسك قائمة مرجعية. في قائمة التحقق هذه ، يجب عليك سرد الأسئلة التي تحتاجها والتي يمكن للنظام أن يفي بها والبدء في تقييم ما إذا كان يتوافق مع المعايير التي حددتها. فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب تضمينها في قائمة المراجعة الخاصة بك ، في رأيي:

• هل يسمح لك هذا النظام بالتخلص من الإجراءات اليدوية من خلال الأتمتة؟
• هل يسمح لك النظام بالتحكم في الدخل عبر عدة قنوات وعملات ومناطق جغرافية؟
• هل يوجه النظام أكثر من موقع مستودع؟
• هل يوفر النظام تقارير وتوقعات لك لاكتشاف المشكلات والمخططات والتغييرات؟
• هل يوفر النظام الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات ويسمح لك بالتحديث وفقًا لسرعتك الخاصة؟
• هل يساعد هذا النظام في دمج الأطراف الثالثة والثالثة في النظام البيئي لسلسلة التوريد الأوسع (أي المحاسبة ، وإدارة المستودعات ، والتنفيذ ، و 3 PL ، وما إلى ذلك)؟
• هل النظام عبارة عن منصة إما متأخرة أو تتضمن وظائف جديدة باستمرار؟

ملخص

اليوم ، تستمر منصات التجارة الإلكترونية في التوسع وكسر الحواجز على المستوى الدولي ، لذا أصبحت أنظمة إدارة الطلبات أكثر أهمية من أي وقت مضى. إذا كنت لا تزال تجد المنتج المناسب لعملك ، فتأكد من تحديد عمليات عملك وأهدافك وأهدافك بوضوح. لا تنس تقييم الفوائد والتكاليف والميزات التي تناسب خطتك ؛ ابحث في OMS للعثور على أفضل ما يناسب احتياجاتك.

إدارة الطلبات هي عملية معقدة بطبيعتها. يعد اختيار نظام إدارة الطلبات الصحيح أمرًا حيويًا لطول العمر وجودة الأعمال ، ولكنه أيضًا مجال يتم تجاهله كثيرًا بحيث يمكنك الفوز بسهولة.

نأمل ، مع المعلومات الموجودة على نظام إدارة الطلبات المقدمة أعلاه ، يمكنك بسهولة اختيار نظام مناسب لإدارة الطلبات ودعمك نحو الهدف الأكثر أهمية في العمل: النمو.