لماذا قواعد معرفة الفكرة ليست كافية + 5 بدائل

صادفت مؤخرًا شخصًا يشرح كيف غيّر استخدام Notion للتخطيط الشخصي حياته.

كان ذلك في الوقت الذي كنا نستخدم فيه Notion كفريق في العمل. لم أستخدم فكرة Notion مطلقًا بشكل كامل ، وقد أثار إعجابي منشور الاستخدام الشخصي هذا. لذلك جربت يدي في Notion.

لم أكن منبهرًا تمامًا.

لقد كان رائعًا للاستخدام الشخصي ، ولكنني أدركت أنه لم يكن جيدًا للعمل الجماعي. إنه ببساطة لا يحتوي على بعض الميزات المتقدمة التي تحتاجها قاعدة بيانات المعرفة.

لذلك أجريت بعض الأبحاث الشخصية على البدائل

لكن مهلا ، قبل أن أبدأ بالنتائج التي توصلت إليها ، دعنا نلقي نظرة على:

• ما هو Notion ،
• لماذا قد لا يكون الأفضل لقاعدة المعرفة ، وبعد ذلك
• بعض الأدوات الرائعة التي يمكن أن تحل محل Notion كقاعدة معرفية

دعنا ندخله.

ما هي الفكرة؟

Notion هي مساحة عمل الكل في واحد تجمع بين ميزات رائعة مثل تدوين الملاحظات وتتبع المشروع وقاعدة المعرفة والمزيد. نظرًا لكونه مناسبًا للاستخدام الشخصي والشركات ، يعد Notion أيضًا مكانًا رائعًا للعمل التعاوني ويمكن استخدامه في وضع عدم الاتصال. بفضل تصميمه البسيط وسهولة استخدامه العالية ، أصبح أكثر شيوعًا على مر السنين منذ إصداره في عام 2016.

هل Notion نظام إدارة معرفة؟

نعم.

بفضل تصميم المنتج المدمج والواسع وواجهة أضيق الحدود ، يمكن استخدام Notion كنظام لإدارة المهام الشخصية ، ونظام إدارة المشاريع ، فضلاً عن نظام إدارة المعرفة.

لذا فإن Notion هو في الأساس ويكي شخصي أو خاص بالشركة يمكنك من خلاله تدوين الملاحظات أو تخزين موارد الشركة أو وضع أي مجموعة من المعارف فيها.

لكن هذا لا يعني أنه مثالي.

نظرًا لأن Notion متعدد الاستخدامات ومرن جدًا عندما يتعلق الأمر بحالات الاستخدام ، فإنه يصبح معوقًا بطبيعته في أن يصبح قاعدة معرفية كاملة.

دعنا نتحدث عن سبب عدم كون Notion هو الخيار الأفضل لك إذا كنت تبحث عن أداة إدارة المعرفة لفريقك / شركتك.

4 أسباب تجعل فكرة Notion ليست الأفضل لقواعد المعرفة

هناك 4 أسباب تجعلك على الأرجح تختار أداة أفضل من Notion لقواعد المعرفة الخاصة بك ، سواء كنت شركة صغيرة أو مؤسسة.

هؤلاء هم:

1- لا يمكن أن تأخذ أدوات قاعدة معرفية كاملة

Notion هو نوع من الأدوات التي تعتمد على جاك لجميع الصفقات.

إنها تتفوق في ذلك. والمشكلة هي بالضبط ذلك.

الفكرة هي أن صديقًا واحدًا لديك في المدرسة الثانوية لا يمكنه تحديد ما يريدون فعله. إنهم يجربون أيديهم في كل شيء وينتهي بهم الأمر إلى أن يكونوا متواضعين في كل شيء.

ثم يجدون أنفسهم يعملون في وظيفة من 9 إلى 5 وظائف لم يرغبوا حتى في القيام بها بمعلومات كثيرة جدًا عن كل شيء آخر.

علاوة على ذلك ، مع تحسن Notion في كل ما يحاولون التفوق فيه ، سيتعين عليهم شحن المزيد. بالنسبة إلى الميزات التي ربما لن تستخدمها إذا كنت مشتركًا فيها من أجل قاعدة معرفية.

فكر مرتين.

2- مصممة للاستخدام الشخصي

الفكرة ليست سيئة للغاية إذا كنت تقوم بإنشاء قاعدة معرفية شخصية .

ليس كثيرا للتعاون.

سبب التوصية كثيرًا بمفهوم Notion للاستخدام الشخصي هو أنه مصمم للاستخدام الشخصي. تصبح قذرة وغير منظمة للغاية عند استخدامها من قبل شخصين أو أكثر ، ناهيك عن الفرق الكبيرة.

3- غير متوافق مع الاستخدام متعدد القنوات

واحدة من أكبر مشاكل استخدام Notion كقاعدة معرفة هي حقيقة أنه لا يمكن استخدامها في بيئة مختلفة.

يجب عليك فتح علامة تبويب جديدة للوصول إلى Notion. كل مره.

من الواضح أن هذا غير مرغوب فيه للغاية عندما تريد إنشاء قاعدة معرفية من المفترض أن تكون سهلة الاستخدام ويمكن للجميع الوصول إليها.

4- طريقة معقدة للغاية

تفخر Notion بواجهة مستخدم قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة مع لوحات كانبان وخيارات العرض والقوالب الرائعة.

يجب أن نعطيها لهم ، فهم جيدون.

لكنهم أيضًا السبب الذي يجعل الفكرة معقدة للغاية في بعض الأحيان. اشتهرت ماكدونالدز عندما قاموا بتوحيد قائمتهم وأبقوها على خيارات أقل من ذي قبل.

النجاح من خلال البساطة لكلا طرفي المنتج.

لذلك ، بشكل عام ، تعتبر Notion رائعة عندما تستخدمها كقاعدة معرفة شخصية أو أداة لإدارة المشروع. لكن مهلا ، يكفي الحديث عن الفكرة.

دعنا نلقي نظرة على بعض الأدوات الرقمية التي تعتبر بدائل رائعة لـ Notion.

أهم البدائل لإدارة المعرفة

1- المعلم

تنظيم معلومات الشركة. الوصول إليه في أي مكان.

وهم يفعلون ذلك يجعلون ذلك ممكنًا من خلال تبسيط الاتصالات الداخلية ، ومساعدة الموظف الجديد على متن الطائرة ، وإتاحة الوصول إلى المعلومات في أي مكان وفي أي وقت.

تعتبر عمليات الدمج الجديرة بالاستخدام ميزة إضافية كبيرة.

الميزات الرئيسية للمعلم

من خلال تقديم ميزات في حالات استخدام مركزة متنوعة ، لدى Guru مجموعة من الميزات التي تبرز عملك حقًا.

• إنشاء المحتوى وتخزينه
• إدارة المستخدم والدور والوصول
• أدوات التعاون
• تحليلات
• البحث الذكي
• مشاركة المعرفة
• الفهرسة / التصنيف

جورو مقابل الفكرة

من حيث الميزات ، Notion و Guru متشابهان للغاية. خاصة في كونها أداة مخصصة.

ومع ذلك ، فإنهم يختلفون كثيرًا أيضًا.

إحدى الميزات التي يتمتع بها Guru والتي لا تتوفر في Notion هي المنتديات ، مما يجعل التعاون أسهل. يوفر Guru أيضًا قواعد المعرفة على قنوات مختلفة بينما لا تتوفر Notion.

بشكل عام ، لا تزال Notion أداة شائعة جدًا ولكن يبدو أن Guru يحظى بشعبية كبيرة كما حدث للتو للحصول على اهتمام أقل.

التسعير جورو

لدى Guru 3 خطط مختلفة وإصدار مجاني ، بالإضافة إلى خيار تجريبي مجاني. هذه الخطط هي:

Starter - مجاني لثلاثة مستخدمين ، 5 دولارات لكل مستخدم بعد 3 / شهر

منشئ - 10 دولارات للمستخدم في الشهر

خبير - 20 دولارًا للمستخدم في الشهر

هل تعلم أنه يمكنك استخدام Guru مع ميزة مركز موارد UserGuiding؟ جربها!

2- ملتقى

ملتقى Atlassian هو " مساحة عمل صديقة عن بعد حيث تلتقي المعرفة والتعاون" ، كما يقولون في صفحتهم الأولى.

ومن المقنع للغاية النظر إلى المراجعات الإيجابية.

تمامًا مثل Notion ، تعد Confluence أداة تساعد الشركات على إنشاء مواقع الويكي وإنشاء قوائم مراجعة داخلية ومشاركة المعرفة الداخلية. ومع ذلك ، على الرغم من أن Confluence تشبه إلى حد كبير Notion ، إلا أن هناك بعض الاختلافات الأساسية التي تجعل Confluence أداة أكثر تركيزًا وخبرة.

ميزات التقاء الرئيسية

• المحتوى وإدارة الفضاء
• التعليقات داخل المحتوى
• إدارة الموقع
• التخصيص
• تعيين الإصدار وتاريخ الإصدار
• القوالب

التقاء مقابل الفكرة

على الرغم من أننا قلنا بالفعل أن الفكرة والالتقاء متشابهتان تمامًا ، إلا أنهما مختلفتان تمامًا حيثما كان ذلك مهمًا.

على سبيل المثال ، كونفلوينس منتجًا أتلاسيًا ، فهو يتكامل تمامًا مع Jira وأدوات Atlassian الأخرى ، وبشكل عام يحتوي على خيارات تكامل أكثر من Notion.

بينما يسمح Notion بالتعليق فقط ، يتيح Confluence للمستخدمين الفرديين مراسلة بعضهم البعض داخل الأداة. بغض النظر عن مستوى الشركة.

يعد Confluence أقل مرونة وقابلية للتخصيص من Notion ، ومع ذلك ، قد يكون هذا محترفًا يفكر في مدى سهولة إعداد الأداة واستخدامها لأول مرة.

من الإنصاف أن نقول إن Confluence هو بديل رائع لـ Notion لمزيد من الخيارات والتكاملات التعاونية.

تسعير التقاء

تقدم Confluence نسخة مجانية وثلاث خطط أخرى. يمكن استخدام الإصدار المجاني مع ما يصل إلى 10 مستخدمين فرديين ، بينما تتم محاسبة الخطط الأخرى وفقًا لعدد المستخدمين.

قياسي - 5.50 دولارات أمريكية لكل مستخدم في الشهر

قسط - 10.50 دولارًا أمريكيًا للمستخدم شهريًا

Enterprise - مخصص ، يتم إصدار الفاتورة سنويًا

هل تعلم أنه يمكنك استخدام Confluence مع ميزة مركز موارد UserGuiding؟

3- Document360

يعد Document360 أيضًا أحد أكثر الأدوات شيوعًا ، خاصة بين الشركات المتنامية. يساعد في منح منشئي المحتوى القوة مع منح مستهلكي المحتوى البساطة.

تأتي قوة Document360 من تصميم قاعدة المعرفة الأنيقة وقواعد المعرفة الداخلية والخارجية الخاصة بها.

لذلك إذا كنت تبحث عن أداة لتخفيف العبء عن أكتاف فريق دعم العملاء الخاص بك مع الاحتفاظ بمعرفتك الداخلية في مصدر واحد ، فإن Document360 هو الأداة.

ميزات Document360 الرئيسية

• بوابة الخدمة الذاتية
• الفهرسة / التصنيف
• المناقشات / المنتديات
• ادارة المحتوى
• البحث عن نص كامل
• بوابة الخدمة الذاتية

Document360 مقابل الفكرة

ربما يكون أكبر مؤيد لتفضيل Document360 على Notion هو القدرة على إنشاء قواعد معرفية داخلية وخارجية.

بينما تتيح كلتا الأداتين دعوة مستخدمين فرديين إلى مستندات وويكي وجداول معينة ، فإن Document360 يتيح أيضًا للمستخدمين تعيين أدوار للمستخدمين الفرديين الذين قاموا بدعوتهم.

يحتوي Document360 على الكثير من عمليات الدمج مع الأدوات الشائعة مثل Google Analytics و Olark و Hotjar و Intercom بينما لا يحتوي Notion على نفس العدد تقريبًا.

أسعار Document360

يقدم Document360 إصدارًا تجريبيًا مجانيًا كامل الوصول ولديه 4 خطط مختلفة.

بدء التشغيل - 79 دولارًا لكل مشروع / شهريًا

الأعمال - 239 دولارًا لكل مشروع / شهريًا

المؤسسة - 399 دولارًا لكل مشروع / شهريًا

إنتربرايز بلس - مخصص

هل تعلم أنه يمكنك استخدام Document360 مع ميزة مركز موارد UserGuiding؟

4- قاعدة المعرفة ProProfs

تم تصنيف ProProfs Kowledge Base من بين أفضل برامج قاعدة المعرفة المتوفرة ، وهي أداة قاعدة معرفية مخصصة حقًا. هذا ما أعنيه عندما أقول أن Notion لا يمكن مقارنتها ببرامج قاعدة المعرفة الكاملة.

ما الذي يصنع الفارق؟

الطريقة التي يعرف بها ProProfs بالضبط ما يريدون القيام به وما يفعلونه. التركيز يحدث فرقا كبيرا.

ميزات ProProfs الرئيسية

• الفهرسة / التصنيف
• أدوات التعاون
• ادارة المحتوى
• المناقشات / المنتديات

• إدارة قاعدة المعرفة
• بوابة الخدمة الذاتية

ProProfs مقابل الفكرة

أحد أهم الاختلافات بين Notion و ProProfs هو أن ProProfs يتيح للمستخدمين إنشاء قواعد معرفة خارجية أيضًا ، سواء كان ذلك لأسئلة الدعم الشائعة أو لمركز مساعدة مستقل.

نظرًا لأن ProProfs يتعامل أيضًا مع الشؤون الخارجية لقواعد المعرفة الخاصة بك ، فإنه يساعد أيضًا في تصنيفات Google وتحسين محركات البحث. بهذه الطريقة ، فإنه يجعل من الممكن للمستخدمين العثور على قاعدة المعرفة الخاصة بك والتفاعل معها بسهولة.

تمتلك ProProfs Knowledge Base مجموعة رائعة من عمليات الدمج من تطبيقات Google و Jira و Salesforce إلى Zendesk و Freshdesk.

تسعير ProProfs

تمتلك ProProfs نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا ولديها ثلاث خطط مختلفة لكل من منشئ قاعدة المعارف ومنشئ مركز المساعدة.

خطط مركز المساعدة العامة

الأساسيات - 30 دولارًا للمؤلف / شهر

قسط - 40 دولارًا للمؤلف / شهر

المؤسسة - مخصص

قاعدة المعرفة الخاصة

الأساسيات - 2 دولار للمستخدم في الشهر

قسط - 3 دولارات للمستخدم في الشهر

المؤسسة - مخصص

هل تعلم أنه يمكنك استخدام ProProfs Knowledge Base مع ميزة مركز موارد UserGuiding؟

5- ClickUp

من حيث الشعبية ، تعد ClickUp من بين الأدوات الموجودة في نفس الدوري مثل Notion.

ويمكن حتى أن تأخذها بسهولة.

الشيء في ClickUp هو أنه في الأساس أداة إدارة مشروع تحاول أيضًا أن تكون أداة قاعدة معرفية. وهذا هو الحال بشكل أساسي مع Notion ، وهي أداة لتدوين الملاحظات تحاول أن تصبح أداة قاعدة معرفية.

إذن أي من المحاور الرئيسية لهذه الأدوات تكون أكثر فائدة عند إنشاء قاعدة معرفية؟

الآن ، هذا ليس شيئًا يمكنك تحديده دون إلقاء نظرة على بعض الميزات.

ميزات ClickUp الرئيسية

• ضوابط الوصول / الأذونات
• التنبيهات / الإخطارات
• إدارة التخصيص

• إدارة تتابع الأعمال
• الدردشة في الوقت الحقيقي
• ادارة المحتوى

ClickUp مقابل Notion

أكبر ميزة لـ ClickUp على Notion هي قدراتها في إدارة المهام. يمكنك إنشاء المهام ، وتحديد تواريخ الاستحقاق عليها ، وتعيينها للمستخدمين في أدوار محددة ، وحتى إنشاء مهام فرعية ضمن تلك المهام. في هذه الأثناء في Notion ، يمكنك القيام بالتخصيص الأساسي دون الكثير من تتبع التقدم.

تتيح أنواع طرق العرض المختلفة لـ ClickUp مثل طرق عرض التقويم وعبء العمل للمستخدمين معرفة متى يكون لكل مستخدم مهمة مستحقة أو ما لدى كل مستخدم على لوحته. بهذه الطريقة يسهل على المستخدمين التعاون وطلب بعض المعارف التي يتم جمعها على قاعدة المعرفة.

نظرًا لأن ClickUp هي في الأساس أداة لإدارة المشاريع ، فمن الأسهل بطبيعة الحال ربط المستندات ومواقع wiki وأي نوع من الملاحظات بالمهام والوصول إليها من خلال المهمة المحددة. لذلك من العدل أن نقول إن ClickUp لديها المزيد من عمليات الدمج داخل نفسها وخارج الأداة مقارنةً بـ Notion.

تسعير ClickUp

يحتوي ClickUp على إصدار مجاني و 4 خطط أخرى:

غير محدود - 5 دولارات لكل عضو / شهريًا

الأعمال - 9 دولارات لكل عضو / شهريًا

Business Plus - 19 دولارًا لكل عضو / شهريًا

المؤسسة - مخصص

هل تعلم أنه يمكنك استخدام ClickUp مع ميزة مركز موارد UserGuiding؟

خاتمة

هناك شيء واحد مؤكد: Notion هي أداة مختصة.

إنه بلا شك من بين الأفضل في السوق. ما يجعلنا نبحث عن بدائل هو حقيقة أنه قد لا يكون الخيار الصحيح للجميع ، لا سيما أولئك الذين لا يحتاجون إلى جميع المهن التي يتمتع بها أصحاب المهن المتميزين.

لذلك نأمل أن تكون قائمة البدائل هذه في متناول اليد لأولئك منكم الذين يعتقدون أن Notion قد يكون مجرد مبالغة بالنسبة لك.

حظا سعيدا مع قاعدة المعرفة الخاصة بك!

أسئلة مكررة

هل الفكرة هي نظام إدارة المعرفة؟

نعم إنه كذلك. لكن Notion هي أيضًا أداة لتدوين الملاحظات ، بالإضافة إلى برنامج لإدارة المشاريع.

كيف تستخدم فكرة إدارة المعرفة؟

لاستخدام Notion كنظام لإدارة المعرفة ، يمكن للمستخدمين إنشاء مواقع الويكي الخاصة بهم ، وقواعد المعرفة ، والمستندات.

ما هي قاعدة المعرفة الجيدة؟

قاعدة المعرفة الداخلية أو الخارجية الجيدة هي تلك التي يمكن الوصول إليها وسهلة الاستخدام والواضحة في التصنيف وكذلك التعريف.

ما هي قاعدة المعرفة ل؟

يمكن أن تكون قاعدة المعرفة داخلية وخارجية ، فالأولى للموظفين ووثائق الشركة بينما الثانية لدعم الخدمة الذاتية للمستخدمين.

كيف تنشئ قاعدة معرفية شخصية؟

Notion هي أداة رائعة لإنشاء قاعدة معرفية شخصية ، بالإضافة إلى أدوات أخرى مثل Guru و ClickUp و ProProfs Knowledge Base و Document360 و Confluence.

كيف أقوم بإعداد نظام إدارة المعرفة؟

لإعداد قاعدة معرفية داخلية أو خارجية ، يمكن للمستخدمين استخدام أداة لا تحتوي على تعليمات برمجية مثل Notion أو Guru أو Confluence.

هل حجر السج أفضل من الفكرة؟

أدوات مثل Obsidian و Notion لها بدلاتها القوية ، لذلك يعتمد ذلك على الميزات التي يبحث عنها المستخدمون لتحديد الأفضل.

كيف تنظم نظام إدارة المعرفة؟

باستخدام أدوات مثل Notion و Guru و Confluence ، يمكن للمستخدمين بسهولة تصنيف قواعد المعرفة وفهرستها.