"الاجتماعات هي أحد أعراض سوء التنظيم. كلما قل عدد الاجتماعات كان ذلك أفضل ". - بيتر دراكر

سواء أحببناهم أو كرهوهم ، فإن الاجتماعات تشكل جزءًا كبيرًا مما نسميه العمل. إنها الطريقة التي نناقش بها الأفكار ونشارك التحديثات وطرح الأفكار بشأن المشاريع وإنجاز الأمور. ومع ذلك ، فإن العديد من قادة الأعمال يعتبرون الاجتماعات شرًا ضروريًا ومن السهل فهم السبب - فنحن نلتقي كثيرًا.

لسوء الحظ ، قد يكون التغلب على غريزة "لنجمع الجميع معًا في غرفة واحدة" أمرًا صعبًا على القادة المتمرسين والمديرين الجدد على حدٍ سواء. النتائج؟ يحصل الموظفون على وقت ضئيل أو معدوم للتدفق ، ويبدو أن المشاريع تتأخر دائمًا ، وتعاني إنتاجية الفريق.

الأرقام لا تكذب!

يحضر موظفك العادي 62 اجتماعًا كل شهر ، ويقضي خمس ساعات عملهم بالكامل في اجتماعات غير منتجة في أحسن الأحوال. في أعلى سلم الشركة ، يزداد الأمر سوءًا - يقضي المدراء المتوسطون والقيادة العليا 35-50٪ من وقتهم في الاجتماعات. بدلاً من أن يكون محركًا للإنتاجية ، يعتبر اجتماع واحد من اجتماعين عمل مضيعة للوقت. في عام 2019 ، كلفت الاجتماعات سيئة التنظيم الشركات الأمريكية 399 مليار دولار.

لكي نكون واضحين ، لا يمكننا التخلص من جميع اجتماعات العمل - فهي تساعدنا غالبًا في العمل معًا واتخاذ إجراءات جماعية وإنجاز المهام - ولكن يمكننا (ويجب) أن نكون انتقائيين بشأن الاجتماعات التي نستضيفها حتى نتمكن من تشغيلها اجتماعات أفضل وإنجاز المزيد. علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعد تنفيذ تدابير مثل أيام عدم الاجتماعات كما تُرى في شركات متنوعة مثل Facebook و Asana و Okta ، في تقليل الاجتماعات غير المنتجة وإعطاء الموظفين وقتهم للتركيز على القيام بالعمل الفعلي الذي يحتاج إلى إنجازه.

ما هو يوم عدم الاجتماع؟

يوم عدم الاجتماع هو يوم عمل مركز. إنه في الأساس يوم كل أسبوع بدون اجتماعات ، لذلك يمكنك (وفريقك) التركيز على إنجاز الأمور. يمكن أن يكون أي يوم من أيام الأسبوع - تختار بعض الأنشطة التجارية أيام الأربعاء بينما يفضل البعض الآخر أيام الخميس بدون اجتماعات. بغض النظر ، يعرف كل موظف عدم جدولة الاجتماعات في يوم عدم الاجتماع ، ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية - لذلك يحصل الجميع على وقت غير متقطع للقيام بعملهم الأفضل.

مزايا أيام عدم الاجتماع

• يساعد الموظفين على الحفاظ على تركيزهم دون انقطاع
• إن تحقيق "حالة التدفق" أسهل ، وبالتالي ترتفع الإنتاجية
• يسمح للجميع ، بما في ذلك المديرين ، بأن يكونوا "فاعلين"
• يزيد من مشاركة الموظف في الاجتماعات

يساعد الموظفين على الحفاظ على تركيزهم دون انقطاع

من الواضح أن الاجتماعات غير المثمرة مضيعة للوقت ، ولكن كل اجتماع يقطع أيضًا "تدفق" موظفيك في العمل ويأكل ساعات عمل إضافية. حتى لو كان الاجتماع مثمرًا بجنون لمدة 30 دقيقة ، فإن الأمر يستغرق 23 دقيقة أخرى (في المتوسط) للعودة إلى الأخدود. عدد قليل من هذه الاجتماعات كل يوم وقبل أن تعرف ذلك ، ذهب نصف يوم العمل! مع عدم وجود اجتماعات ، يتمتع فريقك بمنطقة عمل غير منقطعة ومثالية للعمل العميق والمشاريع الأكبر التي يتم دفعها جانباً باستمرار.

إن تحقيق "حالة التدفق" أسهل ، وبالتالي ترتفع الإنتاجية

عندما يفعل الناس ما يحبونه دون تشتيت الانتباه ، فإنهم يدخلون في "حالة تدفق" تؤدي إلى إنتاج ممتاز. بدون مقاطعة الاجتماعات ليوم العمل ، يمكن للموظفين التحقق من المزيد من المهام من قوائم مهامهم وزيادة إنتاجيتهم. أو يمكنهم العمل من خلال مهام أكثر تعقيدًا وتستغرق وقتًا طويلاً في أيام عدم الاجتماع والتعامل مع مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة في بقية الأسبوع.

يسمح للجميع ، بما في ذلك المديرين ، بأن يكونوا "فاعلين"

اعتاد معظم المديرين على تحديد أيام يحركها الجدول الزمني ، حيث يقضون حوالي 35 ٪ من ساعات عملهم في الاجتماعات. يمنح تنفيذ يوم عدم وجود اجتماعات عبر الشركة للجميع ، بما في ذلك المديرين ، المزيد من الفرص للعمل المركز حتى يكونوا "فاعلين".

يزيد من مشاركة الموظف في الاجتماعات

لا تقتل الاجتماعات الكثيرة الإنتاجية فحسب ، بل تؤدي أيضًا إلى المشاركة. ما يقرب من 73٪ من الموظفين يقرون بالقيام بأعمال أخرى في الاجتماع ، ويقول 39٪ إنهم ناموا أثناء الاجتماع. تؤدي إزالة الاجتماعات من المعادلة ليوم واحد إلى تسهيل جدولة الاجتماعات خلال بقية الأسبوع ، نظرًا لأن جميع جداول الموظفين لديك متزامنة. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يزيد من مشاركة الموظفين لأن موظفيك أقل توتراً وأكثر استعدادًا لهذه الاجتماعات. كما قال جوناثان روزنبرغ ، الشريك في Jackrabbit Mobile - وهي وكالة تصميم وتطوير للأجهزة المحمولة في أوستن ، تكساس لم تعتمد يومًا واحدًا بل يومين من عدم الاجتماعات كل أسبوع - "يركز الجميع بشكل كبير على التعاون في أيام الاجتماع".

كيفية تنفيذ أيام عدم الاجتماع

• احصل على موافقة من فريقك
• اتفق على يوم من أيام الأسبوع
• نظف التقويم الخاص بك
• التواصل والتشجيع
  

بمجرد اقتناعك بأن القليل هو الأفضل ، على الأقل عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات ، فإليك كيفية البدء بأيام عدم الاجتماعات ودمجها في ثقافة فريقك.

احصل على موافقة من فريقك

قدم اقتراح يوم عدم الاجتماع واطلب التعليقات. سيكون المساهمون الفرديون عملية بيع سهلة ، وسيحبون المزيد من الوقت للعمل المركّز. للمديرين - اشرح كيف يمنحهم يوم عدم الاجتماع وقتًا للبحث في قوائم المهام التي لا تنتهي وإنجاز المزيد من العمل.

اتفق على يوم من أيام الأسبوع

قد يكون حمل الجميع على الاتفاق على يوم عدم الاجتماع أمرًا صعبًا. قم بإجراء مسح على مستوى الشركة ( قم بإجراء استطلاع في قناة Flock ، ربما؟) لتحديد ما يناسب الجميع (أو معظم الأشخاص). قد تجد الفرق الموزعة أو البعيدة أنه من الأسهل إجراء مكالمة بناءً على تداخلات المنطقة الزمنية.

نظف التقويم الخاص بك

قم بإلغاء الاجتماعات التي لا تضيف قيمة. تخلص من اجتماعات الحالة ؛ استخدم نظام إدارة المشروع بدلاً من ذلك لمراقبة التقدم. إعادة جدولة قاعات المدينة وتسجيلات وصول الفريق و 1: 1 إلى أيام أخرى من الأسبوع. اعمل مع المديرين للتأكد من تكرار هذا الإجراء في جميع أنحاء العمل لتقويم كل موظف.

التواصل والتشجيع

من الأهمية بمكان أن يعرف كل موظف ما يمكن توقعه من أيام عدم الاجتماع والفوائد التي تأمل في تحقيقها. تأكد من تحديد التوقعات الصحيحة ، ليس فقط فيما يتعلق بالاجتماعات ولكن أيضًا حول كيفية تحقيق الموظفين أقصى استفادة من أيام عدم الاجتماعات.

ضع في اعتبارك أنه في بعض الأحيان قد يكون من الضروري جدولة اجتماع في يوم عدم الاجتماع ، لذلك حدد هذا التوقع بوضوح مقدمًا. إذا رأيت اجتماعات مجدولة في يوم محدد لعدم الاجتماع ، شجع فريقك على نقلها وكرر كيف تعود أيام عدم الاجتماع بالفائدة على العمل ككل.

اوو

الأهم من ذلك ، كن مرنًا ومنفتحًا لتجربة طرق جديدة لجعل أيام عدم الاجتماع مناسبة لجدول فريقك. تذكر أن أيام عدم الاجتماعات مخصصة لكل فرد في فريقك - وليس فقط المساهمين الفرديين أو المديرين. كن قدوة يحتذى بها وشجع الجميع - بما في ذلك المديرين والقادة - على الاستفادة من أيام عدم الاجتماع. وفي كثير من الأحيان ، استطلع آراء فريقك للحصول على تعليقات حول جعل اجتماعاتك أكثر كفاءة وفعالية.

ما هو شعورك حيال تحديد يوم عدم الاجتماع في عملك؟ هل لديك أي أسئلة حول كيفية تنفيذه عبر مؤسستك؟ تكلم معنا. :)