كيفية التعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور + الأمثلة والقوالب

هل سبق لك أن كان لديك موظف فشل في إخطارك بغيابه؟

إذا كان لديك ، فأنت تعلم كيف يمكن أن تكون مواقف عدم الاتصال بدون حضور صعبة ومرهقة. عندما يحدث هذا ، يجب أن تجد بديلاً ، وسيتأثر أداء الموظفين الآخرين حيث يتعين عليهم القيام بمهام متعددة بين عملهم وعمل الموظف الغائب. علاوة على ذلك ، إذا لم تتعامل معها بشكل جيد ، فقد يعاني عملك بالكامل.

إذن ، كيف يتم التعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور - خاصة عندما تظهر مرارًا وتكرارًا؟

نحن هنا لمساعدتك في الإجابة عن هذا السؤال وإنشاء نظام يقلل من عدد حالات عدم الاتصال وعدم الحضور. في منشور المدونة هذا ، يمكنك أن تقرأ عن ما يلي:

• ما هي حالة عدم الاتصال ،
• أسباب وجيهة لحالة عدم الاتصال وعدم الحضور ،
• نصائح حول كيفية التعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور و
• لماذا يجب أن يكون لديك سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور وكيفية إنشاء واحدة.

ما هو التعريف القانوني لمفهوم عدم الاتصال وعدم الحضور؟

وفقًا لـ Law Insider ، يتم تعريف "عدم الحضور ، عدم الاتصال على أنه التغيب عن العمل المجدول دون الاتصال أو الحضور للعمل. "ببساطة ، عدم وجود مكالمة وعدم حضور هو الموقف الذي لا يظهر فيه الموظف في مناوبة مجدولة ويفشل في إبلاغ الشركة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو وسائل الاتصال الأخرى.

في الولايات المتحدة ، لا ينظم القانون الفيدرالي سياسات عدم الاتصال وعدم الحضور ، ولكن يحق لمعظم أصحاب العمل إنهاء خدمة الموظفين الذين لا يحضرون للعمل دون إخطار صاحب العمل.

ومع ذلك ، قد يكون هناك بعض الاستثناءات. وفقًا لوزارة العمل والصناعات بولاية واشنطن ، فإن الموظفين في هذه الولاية "يحصلون على ساعة واحدة على الأقل من الإجازة المرضية مدفوعة الأجر مقابل كل 40 ساعة" يعملون فيها. لذلك ، لا يُطلب منهم إبلاغ مشرفهم إذا تغيبوا عن العمل بسبب مرض خطير (عقلي أو جسدي) ، أو إذا كانوا بحاجة إلى رعاية فرد مريض من أسرتهم ، من بين أمور أخرى.

يحدث موقف مماثل عندما يكون الموظف محميًا بموجب قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) أو إجازة قانون الإجازة الطبية للعائلة (FMLA). علاوة على ذلك ، إذا كان الموظف مشمولاً بعقد نقابي ، فقد تحكم شروط العقد سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

لذلك ، يحق لأصحاب العمل وضع سياسات عدم الاتصال وعدم الحضور الخاصة بهم ، طالما أنهم لا ينتهكون أي قوانين عمل أخرى ، مثل قوانين مكافحة التمييز. عند وضع سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، استشر محامي التوظيف أو وزارة العمل في ولايتك للتأكد من أن شركتك لا تنتهك أي قوانين عمل فيدرالية أو حكومية أو محلية.

ما هي الأعذار لا دعوة عدم الحضور صالحة؟

يتطلب عذر عدم الاتصال وعدم الحضور الصالح موقفًا لا يتمكن فيه الموظف من الاتصال وإبلاغ مديره بغيابه.

وفقًا للمحامي تيري كاتز ، فيما يلي أسباب وجيهة لتغيب عن العمل:

• حوادث السيارات والحوادث الأخرى (خاصة إذا أصيب الموظف أو أفراد أسرته) ،
• حالات الطوارئ (على سبيل المثال ، المواقف التي تتعرض فيها حياة الموظفين أو أفراد أسرهم للخطر) ، و
• وفاة أحد أفراد أسرته.

سيكون من الصعب للغاية على الموظف الاتصال قبل مناوبته المجدولة خلال حالات الطوارئ المذكورة أعلاه ، لذلك يجب اعتبار هذه المواقف أسبابًا وجيهة. وبالتالي ، يجب على المديرين وضع هذه الأسباب في الاعتبار عند تطوير سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

بشكل عام ، من الصعب تحديد ما هي أعذار عدم استدعاء عدم الحضور لأن كل حالة مختلفة. الأمر متروك للمديرين لوضع القواعد الأساسية وتحديد بعض الأعذار العامة الصحيحة التي ستكون مقبولة في مكان العمل. ومع ذلك ، يجب عليهم فحص كل حالة على حدة ، مع معاملة الجميع بإنصاف ومساواة.

كيفية التعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور

كلنا بشر ونرتكب أخطاء. تحدث أحيانًا أيضًا أشياء غير متوقعة وحالات طوارئ. وبالتالي ، ستحدث حالة عدم الاتصال وعدم الحضور مرة واحدة على الأقل ، لذلك يجب أن يكون المديرون مستعدين مسبقًا.

ولكن ، كيف يمكنك ، كمدير ، التعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور؟

لقد أنشأنا قائمة بالنصائح حول كيفية تقليل حالات عدم الاتصال وعدم الحضور وكيفية التعامل معها عند حدوثها.

النصيحة رقم 1: سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

تعد سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور من أهم الأدوات التي يمكنك استخدامها لتقليل حالات عدم الاتصال وعدم الحضور والتعامل معها. مع سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، يمكن لأصحاب العمل والمديرين وضع قواعد مكان العمل كتابةً ووضع القواعد العامة لحضور الموظف وتغيبه.

تتضمن سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ما يلي:

• قواعد حالات عدم الاتصال وعدم الحضور ،
• الإجراءات التأديبية التي تتخذها الشركة في حالة عدم الاتصال وعدم الحضور
• أسباب مقبولة لعدم الاتصال وعدم الحضور.

لماذا يجب عليك تضمين الإجراءات التأديبية في سياستك؟

حسنًا ، القواعد والتحذيرات التي يتم تسليمها لفظيًا تفتقر إلى الوزن ، وكثيرًا ما ينساها الموظفون أو يسمعونها. عندما يكون لدى الموظفين عواقب حالات عدم الاتصال وعدم الحضور المنصوص عليها في وثيقة رسمية للشركة ، فإنهم سيأخذون هذه التحذيرات على محمل الجد.

هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن يكون لديك حالة عدم اتصال وعدم حضور محددة بوضوح وعواقبها الموضحة في سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور الرسمية.

نصيحة رقم 2: استخدم تطبيق على مدار الساعة في / على مدار الساعة

يعد وجود نظام لتتبع وقت العمل والحضور مفيدًا للغاية في حالات عدم وجود مكالمة وعدم حضور حيث يمكنك بسهولة اكتشاف ما إذا كان شخص ما مفقودًا. هذا مهم بشكل خاص عندما تدير شركة كبيرة بها الكثير من الموظفين. تعد إدارة العديد من الموظفين مهمة صعبة ، ويمكن تبسيط تتبع الحضور باستخدام برنامج تتبع الحضور والوقت.

من خلال تطبيق تتبع وقت الفراغ مثل Clockify وأكشاكه المتخصصة على مدار الساعة ، ستعرف دائمًا ما إذا كان موظفوك قد وصلوا إلى العمل أم لا. يمكنك بسهولة إعداد كشك مشترك عند مدخل شركتك والسماح لموظفيك بالدخول والخروج من جهاز واحد.

عندما يعمل جميع الموظفين بهذه الطريقة ، فمن السهل معرفة من يتغيب عن العمل. وبالتالي ، يمكنك اتخاذ الخطوات اللازمة والتعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور في الوقت المناسب.

نصيحة رقم 3: استخدم تطبيق دردشة جماعي

يتطلب مكان العمل الحديث طريقة اتصال فعالة وسريعة لتجنب أو تقليل حالات عدم وجود مكالمة أو حضور. هناك العديد من أدوات الدردشة والتعاون المتاحة ، مثل Pumble ، التي تقدم مجموعة متنوعة من الميزات التي تهدف إلى تمكين الاتصال في الوقت الفعلي بين موظفين أو أكثر.

بهذه الطريقة ، يمكن لموظفيك الاتصال بك في أي وقت وإخطارك إذا كانت لديهم حالة طارئة ولا يمكنهم الحضور إلى العمل. يمكنهم أيضًا إرفاق مستند كدليل مكتوب على سبب عدم قدرتهم على القدوم إلى العمل.

يمكن أن يؤدي تحسين الاتصال إلى تعاون أفضل وعمل جماعي يمثلان مفتاحًا لتحسين الإنتاجية وتحسين تنظيم العمل.

عندما يكون لديك نظام اتصال موثوق به وعلاقات جيدة بين زملاء العمل ، فإن حالات عدم وجود مكالمات وعدم حضور تكون قريبة من عدم وجودها.

نصيحة رقم 4: شجع التواصل المفتوح مع موظفيك

يعد التواصل المفتوح والصادق مع موظفيك أمرًا ضروريًا لنجاح الأعمال. يجب أن تحاول تشجيع التواصل الشفاف مع موظفيك وتعزيز ثقافة يشعر فيها الناس بالراحة عند طلب إجازة أو مساعدة عندما يتعاملون مع قضايا شخصية. سيؤدي ذلك إلى تحسين التعاون وتنظيم الفريق.

أخيرًا ، إذا شعر موظفوك بالحرية في طلب إجازة متى احتاجوا إليها أو إذا لم يترددوا في إخبارك بأي مشاكل لديهم ، فقد تصبح حالات عدم الاتصال وعدم الحضور شيئًا من الماضي. يتم بناء التواصل الجيد والصادق على الثقة ، وعندما تكون هناك ثقة ، يشعر موظفوك بالراحة لإخبارك بمشاكلهم ولماذا لا يمكنهم القدوم إلى العمل.

النصيحة رقم 5: حدد عدد حالات عدم وجود مكالمة قبل الإنهاء

عدد عدم ظهور أي مكالمة قبل الإنهاء غير ثابت ويمكن أن يختلف تبعًا لسياسة الشركة وظروف كل موقف. قد يكون لدى بعض أصحاب العمل سياسة صارمة ، مثل عدم وجود ثلاث مكالمات في السنة تؤدي إلى الإنهاء ، بينما قد يتخذ آخرون نهجًا أكثر مرونة.

أخيرًا ، يحدد أصحاب العمل عدد المكالمات التي لا يُسمح لها بالحضور قبل الإنهاء. بعد التشاور مع فريق الموارد البشرية ، يجب عليهم تحديد هذا الرقم بوضوح في سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور الخاصة بالشركة.

نصيحة رقم 6: حدد ما يجب فعله إذا فشل الموظف في الحضور للعمل

هناك خطوات معينة يجب عليك ، كمدير ، اتخاذها عندما لا يحضر الموظف إلى العمل ويفشل في إخطارك بغيابه.

هذه الخطوات هي:

• الخطوة رقم 1 : أبلغ الموارد البشرية وحاول الاتصال بالموظف.
• الخطوة # 2: قم بإجراء مكالمة إلى قائمة جهات اتصال الطوارئ الخاصة بالموظف إذا لم يرد الموظف.
• الخطوة رقم 4: إذا تمكنت من التواصل مع الموظف أو جهة الاتصال الخاصة به في حالات الطوارئ ، واكتشفت سبب عدم وجود مكالمة لا تظهر ، يمكنك تحديد الخطوة التالية - إذا كان الموظف يعاني من حالة طارئة ، فراجع إذا كان بإمكانك المساعدة ، أو إذا لم يكن لدى الموظف سبب مقبول ، فابحث عن بديل أولاً ثم قم بتنفيذ الإجراءات التأديبية.
• الخطوة # 5: توثيق الغياب في ملف الموظف.
• الخطوة رقم 6: قم بتقييم الموقف - يجب عليك مراعاة الظروف المحيطة بالغياب ، مثل سجل الحضور السابق للموظف وسبب الغياب.
• الخطوة رقم 7: عالج الغياب مع الموظف - إذا كان للموظف تاريخ من ضعف الحضور ، فيجب أن تعقد اجتماعًا مع الموظف لمناقشة المشكلة وعواقب الغياب المستمر.
• الخطوة رقم 8: تنفيذ الإجراء التأديبي - إذا كان الغياب يمثل انتهاكًا لسياسة الشركة ، فيجب عليك تنفيذ الإجراء التأديبي.

كل موقف فريد ، ويجب على أصحاب العمل النظر في جميع الظروف ذات الصلة وكذلك اتباع القوانين واللوائح التي تنطبق على مكان عملهم بما في ذلك إجازة قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) أو قانون الإجازة الطبية للعائلة (FMLA). لأنه إذا قمت بفصل موظف لخرقه سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، فقد يكون لديهم حالة أقوى للتمييز FMLA أو ADA إذا كان لديهم إجازة خلال العام السابق.

النصيحة رقم 7: كافئ السلوك الجيد

إحدى الطرق الجيدة لتشجيع الالتزام بالمواعيد وتقليل حالات عدم الاتصال وعدم الحضور هي منح المكافآت في شكل حوافز للحضور الجيد.

علمنا علم النفس أن المكافآت هي محفزات عظيمة وأكثر فاعلية من العقوبات. تتمتع أنظمة المكافآت الجيدة بإمكانية زيادة تحفيز الموظفين وأدائهم بنسبة تصل إلى 44٪.

يجب أن تفكر في إعطاء الحوافز التالية لموظفيك:

• السلع الملموسة ، مثل الهدايا وسلال الهدايا وفرص السفر ،
• المكافآت غير الملموسة ، مثل تقدير الموظف أو الثناء عليه ، و
• الحوافز المالية مثل المكافآت أو بطاقات الهدايا.

النصيحة رقم 8: تنفيذ إجراء تأديبي في حالة انتهاك سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

تمامًا كما يجب أن تكافئ السلوك الجيد ، يجب عليك أيضًا اتخاذ إجراءات تأديبية ضد الموظف الذي ينتهك سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

عادة ما يقرر المديرون ماهية هذه الإجراءات ، لكن كن حذرًا. بينما تريد بناء الانضباط واكتساب احترام موظفيك ، فأنت أيضًا تريد منع أي مواقف على غرار الشيطان يرتدي برادا أو الرؤساء الرهيبين حيث يبدأون بالاستياء منك بدلاً من اكتساب احترامهم.

لا توجد سياسة مقاس واحد يناسب الجميع لا يوجد اتصال ولا حضور ، والأمر متروك لكل شركة لتحديد قواعدها الداخلية فيما يتعلق بسياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، حيث إن حالات عدم الاتصال وعدم الحضور لا ينظمها القانون. أثناء القيام بذلك ، ضع في اعتبارك قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية في الولاية التي يقع فيها عملك ، مثل قانون العمل ، حتى لا تنتهكها من خلال فرض سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

على سبيل المثال ، عند حدوث حادثة عدم الاتصال وعدم الحضور ، يمكنك إصدار:

• تحذير شفهي لأول مرة ،
• تحذير كتابي للحادث الثاني
• تعليق أو إنهاء العمل للمرة الثالثة.

يجب تحديد هذه الإجراءات التأديبية بوضوح في سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، حتى يعرف الموظفون عواقب سلوكهم.

من ناحية أخرى ، عند تحديد نوع الإجراء التأديبي المراد تضمينه ، يجب أن تفكر بعناية في FMLA و ADA لتقليل احتمالية اتهامك بالفصل التعسفي.

علاوة على ذلك ، على الرغم من أن القانون لا يقتضي ذلك ، يجب عليك توثيق جميع التحذيرات الشفوية والمكتوبة السابقة بحيث يكون لديك دليل على أنك حذرت موظفيك وأبلغتهم بشأن سوء سلوكهم ، وأنك منحتهم فرصة لتغيير سلوكهم - في حالة حدوث ذلك. الموظف المفصول يقاضيك بسبب الإنهاء غير المشروع.

لماذا يجب أن يكون لديك سياسة لحالات عدم الاتصال وعدم الحضور؟

يمكن أن توفر سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور العديد من المزايا لشركتك وحمايتها من حالات عدم الاتصال وعدم الحضور غير المتوقعة هذه. يجب أن تكون مستعدًا مسبقًا وأن تكون قد حددت بوضوح قواعد سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

فيما يلي بعض الفوائد الأكثر شيوعًا لاستخدام سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

الفائدة رقم 1: تحسين إنتاجية الموظفين

من أهم فوائد وجود وتطبيق سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور لعملك هي بالتأكيد تحسين إنتاجية الموظفين.

وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية ، تؤدي حالات الغياب غير المجدولة عن العمل إلى انخفاض بنسبة 36.6٪ في الإنتاجية.

إذن ، ما الرابط بين عدم الاتصال وعدم الحضور وانخفاض الإنتاجية؟

حسنًا ، عندما لا تحدث مكالمة ولا حضور ، تُترك بدون موظف يجب إكمال وظيفته بغض النظر. نتيجة لذلك ، ستجد إما بديلاً أو تقسم عبء العمل على الموظفين الآخرين. يضع هذا الموقف ضغطًا على الفريق بأكمله ، مما يؤدي إلى التوتر والقلق والإرهاق. بطبيعة الحال ، فإن العمل في مثل هذه البيئة لن يؤدي إلا إلى إعاقة إنتاجية الموظف.

على الرغم من أنه لا يمكنك توقع منع حدوث أي مكالمة أو عدم حضور مرة أخرى ، إلا أنه يمكنك تقليلها بشكل كبير من خلال تقديم سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

وبالتالي ، ستزداد إنتاجية وكفاءة موظفيك. سيتمكن موظفوك من التركيز على مهامهم بدلاً من محاولة القيام بمهام متعددة من خلال القيام بعملهم وعمل زملائهم في نفس الوقت.

أخيرًا ، وجود سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور وتطبيقها بشكل صحيح سيفيد عملك ويساعده على العمل بسلاسة وكفاءة.

الفائدة رقم 2: منع إساءة استخدام النظام

بدون سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، قد يستفيد بعض الموظفين من النظام من خلال عدم الحضور للعمل دون إشعار ، مع العلم أنه لن تكون هناك عواقب. تساعد سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور على منع ذلك من خلال تحميل الموظفين مسؤولية إبلاغ صاحب العمل عندما يكونون غير قادرين على العمل.

وفقًا لـ Jeffers و Danielson و Sonn & Aylward PS:

"يسمح القانون واللوائح لأصحاب العمل بمطالبة الموظفين بإخطارهم في أقرب وقت ممكن عمليًا بحاجتهم إلى استخدام إجازة مرضية مدفوعة الأجر وبشكل عام قبل بدء المناوبة الفائتة. "

ومع ذلك ، يمكن أن يُطلب من الموظف تقديم إشعار مسبق بغيابه. لذلك ، من خلال تقديم قواعد وعواقب عدم الاتصال في سياستك لموظفيك بوضوح ، فإنك تمنع إساءة استخدام النظام. عندما يكون لديك سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، فسوف يفهم موظفوك ما هو مسموح به وما هو غير مسموح به. ونتيجة لذلك ، تقل احتمالية استفادتهم من النظام.

المنفعة رقم 3: ادخار المال

بدون سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ، من المحتمل أن تنفق الأموال على إيجاد بديل للموظف الغائب أو تعويض الموظفين الآخرين عن العمل الإضافي. لذا فإن تنفيذ سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور يمكن أن يوفر لك المال بالفعل.

في ما يلي الطرق التي يمكن أن يكون لعدم وجود مكالمة بها تأثير مالي على شركتك:

• تكاليف العمل الإضافي - عندما لا يحضر الموظف للعمل ، قد يضطر الموظفون الآخرون إلى العمل لوقت إضافي لتغطية نوباتهم ، مما قد يزيد من تكاليف العمالة. وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية ، بلغت التكلفة الإجمالية للعمل الإضافي بسبب الغياب كنسبة مئوية من الرواتب 5.7 ٪ في عام 2013.
• تكاليف الاستبدال - تكاليف توظيف عمال مؤقتين أو عمال إضافيين آخرين (بخلاف الموظفين الحاليين) لتغطية حالات غياب الموظفين.
• زيادة تكلفة التغيب - إذا لم تكن هناك قواعد بشأن عدم وجود مكالمة ، فسوف يرى الموظفون فرصة لتفويت العمل بشكل متكرر. نتيجة لذلك ، ستعاني أموالك وأعمالك. وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية ، بلغ إجمالي تكلفة الإنتاجية المفقودة كنسبة مئوية من كشوف المرتبات للغياب غير المخطط له 6.7 ٪ في عام 2013.

يمكن أن تساعدك سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور على تقليل هذه التكاليف من خلال تقديم قواعد واضحة فيما يتعلق بحالات عدم الاتصال وعدم الحضور وزيادة وعي الموظف بعواقب انتهاك هذه القواعد.

عندما يدرك الموظفون أنه ستكون هناك عواقب إذا لم يحضروا للعمل دون إشعار ، فمن المرجح أن يكونوا موثوقين ويظهرون في نوباتهم المقررة.

وبالتالي ، لن تضطر إلى إنفاق المال والوقت في البحث عن بديل وتدريبه ، وسيكون العمال الآخرون أكثر إنتاجية لأنهم لن يضطروا إلى تولي وظيفة شخص آخر.

كيفية إنشاء سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

يتضمن إنشاء سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ما يلي:

• تحديد توقعات حضور الموظف - الالتزام بالمواعيد وإبلاغ المشرفين عند عدم قدرتهم على العمل ، و
• تحديد عواقب الفشل في تلبية تلك التوقعات.

فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإنشاء سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور لشركتك.

الخطوة رقم 1: تحديد الغرض من السياسة

اذكر بوضوح الغرض من السياسة ، وهو عادة التأكد من أن الموظفين على دراية بتوقعات وعواقب عدم الحضور للعمل دون إخطار مناسب. تختلف التوقعات باختلاف الشركة ، ولكنها ترتبط عادةً بمواعيد الموظفين والحضور المنتظم ، فضلاً عن الإخطار في الوقت المناسب بحالات الغياب.

الخطوة # 2: حدد ما الذي يؤهل حدوث عدم وجود مكالمة وعدم حضور

أعط تعريفًا واضحًا لما يشكل عدم اتصال وعدم حضور (أي ، موظف لا يحضر وردية عمله المجدولة دون إشعار مسبق).

الخطوة رقم 3: حدد السياسة

اذكر بوضوح أن أي موظف يفشل في الحضور للعمل دون إخطار مناسب سيعتبر عدم الاتصال وعدم الحضور.

الخطوة رقم 4: تحديد الإخطار المناسب

يجب على أصحاب العمل أن يحددوا في السياسة ما يشكل إخطارًا مناسبًا ، مثل تقديم إشعار مسبق إلى المشرف أو المدير ، إما شخصيًا أو عبر:

• هاتف،
• بريد إلكتروني أو
• رسالة نصية.

كما أوضح لورنس دونوجو ، محامي مورجان وبراون آند جوي في مقالة SHRM:

" نظرًا لتنوع أدوات الاتصال التي لدينا الآن ، أعتقد أنه من الصعب على الموظف تبرير عدم الاتصال."

في الختام ، بصفتك صاحب عمل ، يجب عليك تحديد ما يشكل إخطارًا مناسبًا بالغياب والإطار الزمني الذي يجب على الموظفين خلاله إخطار المشرفين.

الخطوة رقم 5: حدد الإجراء التأديبي

قدِّم تفاصيل عن عواقب جرائم عدم الاتصال وعدم الحضور ، مثل:

• تحذير شفهي للحدث الأول ،
• تحذير كتابي للوقوع الثاني ،
• تعليق الراتب للحدث الثالث ، و
• إنهاء العمل للمرة الرابعة.

الخطوة # 6: قم بتضمين قائمة بأحداث عدم وجود مكالمة أو حضور مقبولة

السماح بالاستثناءات في حالة الطوارئ أو الظروف غير المتوقعة ، وتوضيح أنه يجب على العمال إخطار المشرف أو المديرين في أقرب وقت ممكن لتقديم تفسير لغيابهم.

يمكن أن تشمل هذه الاستثناءات:

• شروط جو متطرف،
• مرض شخصي أو أحد أفراد الأسرة المقربين ،
• الحوادث الخطيرة ، وأكثر من ذلك.

الخطوة رقم 7: قم بإبلاغ موظفيك بوضوح بسياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

اشرح قواعد السياسة لجميع الموظفين بطريقة واضحة ومباشرة ، سواء كان ذلك من خلال:

• كتيب الموظف ،
• لقاء شخصي ، أو
• بريد الكتروني.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تسمح لموظفيك بطرح أي أسئلة قد تكون لديهم حول سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

الخطوة رقم 8: مراجعة السياسة وتحديثها

قم بمراجعة وتحديث السياسة حسب الضرورة ، مع مراعاة التغييرات في الشركة والقوانين واللوائح في ولايتك وتعليقات الموظفين.

اسمح للموظفين بإبداء ملاحظاتهم حول سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور. بهذه الطريقة ، ستمنع أي سوء تفاهم وتضمن معرفة الموظفين بحقوقهم والتزاماتهم.

علاوة على ذلك ، يجب أن تظل على اطلاع دائم بجميع التغييرات في القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات ، مثل قانون العمل ، لضمان امتثالك عند تطبيق سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور.

الخطوة رقم 9: ضع في اعتبارك أي قانون محلي أو حكومي أو فيدرالي قد يؤثر على سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

كما هو مذكور في الخطوة السابقة ، يجب أن تكون على علم دائمًا بقوانين العمل في الولاية.

يجب أن تكون السياسة متوافقة مع قوانين وأنظمة الدولة والدولة. من المهم التشاور مع مستشار قانوني قبل وضع اللمسات الأخيرة على أي سياسة وتنفيذها لضمان امتثالها لجميع القوانين واللوائح المعمول بها مثل قانون معايير العمل العادل (FLSA) الذي يحكم ما يلي:

• تحديد أجر العمل الإضافي ،
• لوائح وقت العمل ، و
• تتبع وقت الموظف.

مثال على سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

كما ذكرنا سابقًا ، يعد وجود سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور أحد أهم الطرق التي يمكنك من خلالها التعامل مع حالات عدم الاتصال وعدم الحضور.

في بعض الأحيان ، ستكون مشغولًا جدًا لإنشاء سياستك الخاصة أو لن تعرف من أين تبدأ. لتسهيل الأمر عليك ، قمنا بعمل نموذج لسياسة عدم الاتصال وعدم الحضور يمكنك استخدامه في مثل هذه المناسبات.

كما ترى من لقطة الشاشة أدناه ، تغطي سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور هذه جميع الخطوات التي ذكرناها سابقًا ، مثل:

• الغرض من السياسة ،
• إجراءات السياسة ،
• الإجراءات التأديبية ، و
• أعذار صحيحة.

تنزيل نموذج سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور مجانًا

عندما تريد استخدام نموذج no call no show هذا لشركتك ، فأنت بحاجة إلى تضمين اسم شركتك بالإضافة إلى نوع الإجراء التأديبي الذي تريد فرضه عند عدم حدوث أي مكالمة أو عدم حضور.

كيف أكتب خطاب إنهاء لعدم الاتصال وعدم الحضور؟

عندما يكون لدى الموظف سلسلة من عدم الحضور ، فإن الإجراء التأديبي الأخير هو الإنهاء.

في مثل هذه الحالات ، يجب عليك إرسال خطاب إنهاء إلى الموظف ، وهو مستند رسمي مكتوب بنبرة مهنية ومحترمة.

يجب أن يتضمن خطاب الإنهاء التفاصيل التالية:

• اسم الموظف والمسمى الوظيفي.
• تاريخ (تواريخ) العمل الفائت ،
• إفادة بأن الموظف فشل في الاتصال أو الحضور للعمل دون سابق إنذار.
• تذكير بسياسة عدم الاتصال وعدم الحضور الخاصة بالشركة وكيف انتهكتها تصرفات الموظف ،
• تاريخ الإنهاء ، و
• توقيعك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

من المهم أن تكون لديك سياسة واضحة ومتسقة بشأن عدم الاتصال وعدم الحضور.

لتسهيل عملية إنهاء الموظف بالنسبة لك ، أنشأنا نموذجًا مجانيًا لخطاب الإنهاء يمكنك تنزيله.

قم بتنزيل نموذج خطاب الإنهاء

كما ترى من لقطة الشاشة أعلاه ، يتضمن نموذج خطاب الإنهاء هذا جميع العناصر الضرورية التي ذكرناها ، وما عليك سوى تضمين معلومات حول شركتك والموظف الذي ترسله إليه.

الآن ، بشكل عام ، هل أنت مطالب بتوثيق جميع التحذيرات قبل الإنهاء؟

حسنًا ، لا يتطلب FLSA سوى توثيق وحفظ سجل لساعات عمل الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، لست ملزمًا قانونًا بتوثيق التحذيرات السابقة أو إعطاء تحذيرات مكتوبة لموظفيك ، لكنها ممارسة جيدة. تعد التحذيرات المكتوبة والتوثيق لجميع التحذيرات والإجراءات التأديبية السابقة مهمة بالنسبة لك كصاحب عمل ، لأنها تقلل من احتمال اتهامك بإنهاء الخدمة بشكل خاطئ. إنها تظهر أنك منحت موظفك فرصة لتغيير سلوكه.

الختام: قدم سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور

على الرغم من أن حالات عدم وجود مكالمات غير شائعة في مكان العمل ، يجب أن تكون قادرًا على تقليلها والسيطرة على الموقف باتباع النصائح التي قمنا بإدراجها في منشور المدونة هذا ، مثل:

• وجود سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور ،
• باستخدام تطبيق Clock-in / clock-out ،
• امتلاك تطبيق دردشة جماعي موثوق به ،
• تشجيع التواصل المفتوح بين المديرين والموظفين
• مكافأة السلوك الحسن وتأديب السلوك السيئ.

باستخدام هذه النصائح ، ستكون مستعدًا لأي حالات غير متوقعة لعدم الاتصال وعدم الحضور ، بينما سيتم تقليل عدد حالات عدم الاتصال وعدم الحضور. سيتحسن أيضًا حضور الموظفين وإنتاجيتهم حيث سيتم تركيزهم فقط على مهامهم الخاصة.

علاوة على ذلك ، من خلال نموذج سياسة عدم الاتصال وعدم الحضور المجاني ، لديك كل ما تحتاجه لإنشاء سياسة شركتك الخاصة. أخيرًا ، ستساعدك هذه السياسة على تقليل عدم وجود مكالمة وعدم حضور وتجنب الأعذار السخيفة "كلب أكل واجبي المنزلي".

️ هل سبق لك التعامل مع حالة عدم الاتصال وعدم الحضور؟ هل لديك أي نصائح مفيدة حول كيفية التعامل مع هذه المواقف التي لم نذكرها بعد؟ لا تتردد في مشاركة رأيك. اكتب إلينا على [email protected] وسننظر في عرض إجاباتك في هذا أو أحد المقالات المستقبلية. وإذا أعجبك هذا المقال ، شاركه مع شخص آخر تعرفه وسيجده مفيدًا.