3 أشياء يجب القيام بها لتحقيق تنفيذ البرنامج الخاص بك

نقاط التفتيش والتخصيصات والتواصل المستمر تؤدي إلى نجاح التنفيذ.

يعد الحصول على برامج جديدة وتشغيلها خطوة حاسمة ، ولكنها يمكن أن تنهار بدون أهداف محددة ومعالم مهمة وتواصل واضح.

سيتطلب كل برنامج وكل شركة خطة فريدة للحصول على أفضل النتائج ، لكننا وجدنا ثلاثة أشياء مشتركة في أي تنفيذ ناجح. هذه ليست مجرد عناصر في قائمة ليتم التحقق منها ، ولكنها موضوعات يجب تنفيذها خلال عملية التنفيذ بأكملها.

سنغطي ثلاثة أشياء:

1. تواصل باستمرار
2. تخصيص أو تخصيص البرنامج
3. إنشاء نقاط تفتيش

1. التواصل باستمرار

يمكن القول إن أهم ما يميز كل تنفيذ ناجح هو التواصل الواضح طوال العملية. تأكد من أن كل خطة تقوم بإنشائها يتم تنفيذها باستخدام الاتصال المستمر.

فيما يلي بعض مهام الاتصال التي يجب إكمالها قبل بدء التنفيذ:

يتمتع David Singletary ، مدير مشروع البرمجيات في Wiss and Company ، بخبرة تنفيذ واسعة تزيد عن 25 عامًا ويقول إن الاتصال المنتظم هو المفتاح. يجب أن يشمل ذلك أيضًا وجود قناة متاحة للموظفين لطرح أي مشكلات يواجهونها أثناء العمل مع البرنامج الجديد.

يقول: "يمكنك الحصول على نقاط اتصال يومية أو أسبوعية لمناقشة كيفية أداء النظام ، ومناقشة أفضل الممارسات ، وإجراء تعديلات على النظام أو التشغيل إذا لزم الأمر". "قد لا يرفع الناس أيديهم إذا كانوا يكافحون ؛ سيوفر هذا المنتدى للقيام بذلك ".

يمكنك أيضًا إنشاء مخطط RACI بحيث يعرف كل شخص مشارك في عملية التنفيذ بالضبط من الذي يجب الاتصال به للحفاظ على استمرار المشروع. يتم تصنيف الأشخاص على أنهم واحد أو أكثر مما يلي:

• R: المسئول - المسئولون عن العمل لتحقيق الهدف.
• ج: مسئول - "المالك" أو المسئول النهائي عن إتمام المشروع.
• ج: تمت استشارتهم — أولئك الذين يقدمون المدخلات أو الآراء.
• الأول: مطلع - أولئك الذين يتم إطلاعهم على التقدم المحرز.

سيبدو مخطط RACI الخاص بك مشابهًا لهذا المثال:

يعد الاتصال الواضح ومشاركة المعلومات أمرًا بالغ الأهمية قبل التنفيذ وأثناءه وبعده بين قادة الأعمال والبائع وموظفيك.

2. تخصيص أو تخصيص البرنامج

يعتمد البرنامج النموذجي اليوم على السحابة ، ويتم توفيره على أي جهاز وقادر على التخصيص العميق بحيث يمكن لموظفيك العمل بأكثر الطرق فعالية لزيادة الإنتاجية.

اعمل مع البائع لإنشاء قائمة بما ترغب في تعديله ، وإنشاء نقطة فحص للتنفيذ للمورد لمراجعة تعديلات التخصيص التي تطلبها. على سبيل المثال ، غالبًا ما يرغب مستخدمو برامج إدارة المشاريع في إضافة مهام سير عمل محددة إلى النظام ، كما ترغب فرق المبيعات في تخصيص الحقول لجعل إدخال البيانات أكثر سلاسة.

ستؤثر صناعتك ونوع سير العمل الذي تحتاجه على ما يجب تخصيصه ، ولكن القائمة قد تشمل:

• 
  إضافة أو إزالة الحقول
• 
  إنشاء مهام سير العمل المخصصة
• 
  إعداد الوصول إلى الميزات حسب الدور
• 
  مطابقة واجهة المستخدم بألوان وشعارات العلامة التجارية
• 
  التكامل مع متطلبات محددة

يشير التخصيص إلى كيفية قيام المستخدمين الفرديين بتعديل التنقل أو تخطيط لوحة المعلومات أو الوظيفة في طريقة عرضهم الخاصة للبرنامج. اطلب من ممثل المورد توضيح كيف يمكن للمستخدمين الفرديين تخصيص النظام قبل تاريخ بدء التشغيل.

تضمن إدارة التخصيص والتخصيص في وقت مبكر أن المستخدمين يمكنهم الحصول على أقصى قيمة من البرنامج من البداية.

3. إنشاء نقاط التفتيش

يمتلك معظم البائعين نموذجًا لعملية التنفيذ ، ويمكنك العمل معهم للتأكد من أنه يلبي احتياجاتك. ولكن لمثل هذه المهمة الحاسمة ، من المهم تتبع نقاط التفتيش والمعالم بشكل رسمي لمعرفة أن كل شيء يسير كما هو مخطط له.

يقول Kenny Trinh ، مؤسس NetBookNews ، وهو مورد لأخبار ومراجعات أجهزة الكمبيوتر المحمول والأجهزة اللوحية: "إن وضع نقاط تفتيش في خطة المشروع سيضمن تلبية أهدافك وتوقعاتك وإجابة أي أسئلة في الوقت المناسب وبطريقة سريعة الاستجابة".

ستعتمد نقاط التفتيش التي تقوم بإنشائها على خطتك الفريدة ، ولكن يجب أن تتضمن أي معالم رئيسية لربط البرامج الحالية ، ونقل البيانات المهمة ، وبدء ورش العمل التدريبية المنتظمة ، والتاريخ النهائي لبدء التشغيل.

يقول Trinh ، الذي كان الرئيس التنفيذي لشركة تكنولوجيا التعليم قبل مغادرته لتأسيس NetBookNews ، إن المشكلة الشائعة تتمثل في تشغيل برنامج جديد بدون بيانات تاريخية - ولكن مع نقاط التفتيش ، يمكن لجميع أصحاب المصلحة معرفة كيف ولماذا تم اتخاذ كل قرار في عملية التنفيذ.

يقول Trinh: "الهدف هنا هو القضاء على سوء التواصل ، والتأكد من أن جميع الأطراف في الاتفاقية مسؤولون عن إنجازاتهم".

هل أنت جاهز لتطبيق البرنامج الخاص بك؟

من خلال التخطيط للتخصيصات وإنشاء عمليات تسجيل وصول منتظمة للاتصال المتسق ، فمن الأرجح أن تقوم بتنفيذ نظام جديد فعال مصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتك.

يخطط قادة الأعمال الأذكياء مسبقًا ، لذلك ربما تكون قد بدأت في التعامل مع هذا الموضوع. إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من مراجعة تقاريرنا حول مراحل شراء البرامج الأخرى:

• ربما لا تزال تقدم عروضًا توضيحية - إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة منها.
• قبل توقيع العقد ، تأكد من مراعاة هذه الجوانب الأربعة لتجنب استثمار برنامج مؤسف.

منهجية مسح اتجاهات شراء برامج الأعمال الصغيرة لعام 2019

تستند النتائج المقدمة إلى دراسة أجرتها مؤسسة Gartner لفهم سلوكيات شراء البرامج لأصحاب الأعمال الصغيرة ومتوسطة الحجم خلال الاثني عشر شهرًا الماضية.

تم إجراء البحث الأولي عبر الإنترنت بين سبتمبر وأكتوبر 2019 بين 488 مشاركًا في الولايات المتحدة وكندا وألمانيا وفرنسا وإسبانيا.

تم فحص الشركات لمعرفة عدد الموظفين والإيرادات في السنة المالية 2018 للوصول إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. كما طُلب منهم شراء نظام برمجي واحد على الأقل مقابل 5000 دولار أو أكثر في الأشهر الـ 12 الماضية مباشرة.

كان يُطلب من المستجيبين أن يكونوا على الأقل مديري مكاتب ، مما يؤثر على قرارات شراء البرامج في مؤسساتهم.

تم تطوير الدراسة بشكل تعاوني من قبل محللي Gartner وفريق البحث الأساسي الذي يتبع الأسواق الرقمية.

إخلاء المسؤولية: النتائج لا تمثل النتائج "العالمية" أو السوق ككل ولكنها تعكس رأي المستجيبين والشركات التي شملها الاستطلاع.

ملاحظة: التطبيقات المحددة في هذه المقالة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات. تم الحصول عليها من مصادر يعتقد أنها موثوقة وقت النشر.