اختيار نظام هاتف لمواقع المكاتب المتعددة في عام 2024

تعد محاولة تحويل مكالمة بين مواقع مكاتب متعددة بمثابة كابوس. يجب عليك تدريب المتصل على البقاء في وضع الانتظار، وقطع الاتصال يدويًا، ثم إعادة الاتصال بالمكتب الآخر والصلاة ليقوم شخص ما بالرد على الهاتف على الفور. بمجرد الاتصال، يجب عليك تقديم المتصل مرة أخرى من البداية.

ويكون الأمر أسوأ عندما تحتاج إلى تنظيم اجتماع أو مكالمة جماعية على مستوى الشركة. مع عدم وجود طريقة سهلة للاتصال، فإنك تعتمد على إرسال خطوط مؤتمرات متعددة عبر البريد الإلكتروني ورموز الوصول إلى فرق ومواقع مكاتب مختلفة.

إذا كان سيناريو الاتصال المفكك هذا يبدو مألوفًا، فمن المحتمل أنك تستخدم أنظمة هاتف قديمة عبر مواقع ومكاتب متعددة. ولحسن الحظ، هناك طريقة أفضل بكثير، وذلك بفضل الاتصالات الموحدة (UC).

دعونا نلقي نظرة على كيفية تلبية جميع احتياجات عملك من خلال منصة اتصالات واحدة سلسة قائمة على السحابة للصوت والفيديو والمراسلة ومشاركة الملفات.

لماذا تريد نظام هاتف موحد لمواقع متعددة

إن الحصول على حل UC حقيقي للأعمال متعددة المواقع يوفر فوائد مذهلة مقارنة بالقيود التي تفرضها إعدادات حلول الهاتف التقليدية المنفصلة. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية:

تجارب أفضل للعملاء

تعمل أنظمة الهاتف PBX التقليدية داخل الشركة بمعزل عن كل موقع دون أي تكامل متأصل بينها. ومن خلال الانتقال إلى نظام هاتف قائم على السحابة، يمكنك كسر تلك الحواجز وإنشاء منصة تعاون واحدة سلسة لمؤسستك بأكملها عبر كل موقع.

إليك مثال سريع: لنفترض أنك تدير سلسلة مطاعم مشهورة في مدينة كبيرة. غالبًا ما يطلب العملاء الرقم الخطأ الذي تقترحه Google لإجراء الحجز. باستخدام نظام هاتف موحد، يمكن لموظفيك تحويل المكالمة إلى الموقع المطلوب دون إجبارهم على إنهاء المكالمة وطلب رقم هاتف جديد غير مألوف.

مع مزود اتصالات موحد مثل Nextiva، يمكن لفريقك التعاون عبر الهاتف والفيديو والمراسلة ومشاركة الملفات في تطبيق واحد. يتيح ذلك التواصل والتعاون بسلاسة بغض النظر عن المسافة المادية أو الموقع.

تعزيز التعاون

تجمع معظم أنظمة الهاتف متعددة المواقع بين أدوات التعاون الأساسية في مكان العمل مثل مؤتمرات الفيديو عالية الدقة والمكالمات الصوتية/VoIP ومراسلة الفريق ومشاركة الشاشة والنسخ الاحتياطي/مشاركة الملفات في واجهة واحدة سهلة الاستخدام. يسمح هذا التقارب للفرق والموظفين الموزعين عبر جميع مواقع مكتبك بالاتصال والتعاون دون عناء باستخدام أي أدوات يحتاجون إليها عند الطلب.

على سبيل المثال، يمكن لأعضاء الفريق البعيدين الانتقال من مكالمة صوتية إلى اجتماع فيديو مع مشاركة الشاشة. يمكنهم أيضًا مشاركة الملفات أو المستندات أو التحديثات والتعاون فيها من خلال قنوات مراسلة الفريق المتكاملة.

مقالات لها صلة

أنظمة هاتف المكتب البعيد: الميزات والتكاليف والفوائد

تحسين تجربة الموظف

باستخدام حل الاتصالات المستند إلى السحابة، يمكن لموظفيك الوصول إلى إمكانات الاتصال والتعاون الكاملة من أي جهاز متصل بالإنترنت - بما في ذلك هواتفهم الذكية والأجهزة اللوحية عند العمل عن بعد أو السفر.

وهذا يتيح تجربة قوة عمل أكثر قدرة على الحركة ومرونة مقارنة بأنظمة الهاتف التقليدية المرتبطة بمواقع المكاتب الفعلية. يمكن لموظفيك إجراء المكالمات وتلقيها، والانضمام إلى اجتماعات الفيديو، والتحقق من البريد الصوتي، والدردشة مع الزملاء، سواء كانوا في المكتب أو في المنزل أو على الطريق.

إدارة مبسطة لتكنولوجيا المعلومات

إحدى أكبر مزايا حل الاتصال الموحد هي إمكانيات الإدارة المركزية التي يوفرها لموظفي تكنولوجيا المعلومات أو المسؤولين من خلال بوابة إدارة واحدة على شبكة الإنترنت.

بدلاً من إدارة أنظمة PBX منفصلة داخل الشركة بشكل مستقل في كل موقع مكتب، يمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك استخدام نظام الهاتف السحابي لإدارة جميع عمليات توفير المستخدم والإعدادات وتوجيه المكالمات وسياسات الأمان وتحديثات النظام واستكشاف الأخطاء وإصلاحها مركزيًا من وحدة تحكم واحدة موحدة.

قابلية التوسع من أجل النمو

تعد إضافة المواقع إلى نظام الهاتف متعدد المكاتب الموجود لديك أمرًا بسيطًا وسهلاً مع توسع أعمالك ونموها إلى مواقع بناء أو أسواق جديدة.

على محمل الجد، انها نقطة النقر سهلة. لا تحتاج إلى خطة ترحيل متعددة الأشهر (أو متعددة السنوات). ليست هناك حاجة لعمليات تثبيت معقدة في الموقع أو إعادة تكوين الأجهزة الجديدة أو أنظمة PBX.

نظرًا لأن خدمة الاتصالات الموحدة موجودة في السحابة، يتعين على المسؤول ببساطة توفير الموقع الجديد والمستخدمين باستخدام بوابة الإدارة المركزية. يتيح لك ذلك توسيع نطاق الوظائف بسهولة واستيعاب نمو الأعمال دون انقطاع كبير في النظام أو موارد فنية مقارنة بالإعدادات التقليدية المحلية.

مقالات لها صلة

الدليل النهائي لنقل PBX الخاص بك إلى VoIP

الفعالية من حيث التكلفة

باستخدام نظام PBX السحابي ، يمكنك التخلص من تكاليف النفقات الرأسمالية الأولية الرئيسية المطلوبة لشراء ونشر وصيانة أجهزة PBX المعقدة والبنية التحتية داخل الشركة في كل موقع مكتبي تقوم بتشغيله.

وبدلاً من ذلك، فإنك تدفع رسوم اشتراك شهرية متوقعة لكل مستخدم مقابل خدمات UCaaS في جميع مواقعك. يوفر نموذج التسعير هذا إمكانية أفضل للتنبؤ بالتكلفة ويمكن أن يكون أكثر فعالية من حيث التكلفة على المدى الطويل من التكاليف المجمعة للمعدات المحلية والصيانة والدعم.

ما الذي تبحث عنه عند اختيار حل الاتصالات الموحدة

مع تزايد الطلب على الاتصالات الموحدة السحابية، لا يوجد نقص في موردي VoIP وUCaaS الذين يحاولون تلبية احتياجات الشركات متعددة المواقع مثل شركتك.

ولكن ليست كل الحلول متساوية، لذا إليك بعض العوامل التي يجب البحث عنها:

1) الاحتياجات المركزية

إن الإمكانية الأساسية التي تحتاجها هي مزود خدمة الاتصالات الموحدة الذي يمكنه توحيد احتياجات الاتصالات والتعاون في مجال عملك في حل واحد متكامل تمامًا عبر كل مكتب وموقع. وينبغي أن يشمل ذلك:

• Cloud VoIP/الاتصال الصوتي : إمكانات مكالمات صوتية/فيديو سهلة الاستخدام وعقد المؤتمرات للمكالمات الواردة ودعم العملاء
• مراسلة موحدة: إمكانات متكاملة للبريد الصوتي والدردشة والرسائل النصية القصيرة والفاكس وحتى تحويل البريد الصوتي إلى بريد إلكتروني
• الاجتماعات عبر الإنترنت : مؤتمرات الفيديو عالية الدقة مع مشاركة الشاشة
• أدوات التعاون : مشاركة الملفات والنسخ الاحتياطي وقنوات مراسلة الفريق
• تطبيقات الهاتف المحمول : القدرة على الوصول إلى جميع الأدوات من أي جهاز/موقع

إذا كانت شركتك تستثمر في Microsoft 365 أو تطبيقات Office، فإن العثور على حل UC الذي يوفر تكاملاً عميقًا مع Microsoft Teams يعد أمرًا مثاليًا. يتيح لك ذلك إجراء/استقبال المكالمات وعرض رسائل البريد الصوتي ومشاركة الملفات مباشرةً من خلال واجهة Teams التي يستخدمها موظفوك بالفعل يوميًا.

2) الإعداد وراحة المستخدم

ستحتاج إلى نظام هاتف VoIP سريع وسهل النشر عبر مؤسستك بأكملها دون الحاجة إلى تدريب كبير للمستخدمين أو عوائق إدارة التغيير. تتمتع حلول إدارة المكالمات المستندة إلى السحابة بميزة متأصلة مقارنة بالأنظمة الداخلية الصارمة من حيث التثبيت سهل الاستخدام والواجهات البديهية.

يقدم كبار موردي UC مثل Nextiva تجربة مستخدم حديثة مع تصميم واجهة نظيف ومباشر عبر تطبيقات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب الخاصة بهم. يجب أن يكون موظفوك قادرين على إجراء المكالمات وإدارة الاجتماعات والوصول إلى البريد الصوتي والدردشة والاستفادة من الإمكانات الموحدة الأخرى للنظام دون الحاجة إلى تدريب أو تكثيف مكثف.

يجب أن تكون ميزات الاتصال في النظام، على وجه الخصوص، سهلة الاستخدام - على سبيل المثال، يجب أن يكون من الممكن تحويل المكالمات بين المواقع والامتدادات ببضع نقرات فقط.

3) الاتصالات متعددة المواقع

يعد تسهيل الاتصال السلس عبر المواقع أمرًا ضروريًا. ابحث عن نظام أساسي لاتصالات الأعمال يتمتع بقدرات قوية للتعامل مع المكالمات مثل:

• تحويل المكالمات وإعادة توجيهها دون تحديد الموقع : من خلال بضع نقرات فقط، يمكن للموظفين نقل المكالمات الصوتية بسهولة بين المكاتب المختلفة والملحقات والأجهزة المحمولة/المستخدمين البعيدين.
• موظفو الاستقبال الافتراضيون : قم بتوجيه المتصلين إلى الشخص/القسم المناسب بكفاءة باستخدام موظف استقبال افتراضي متقدم لتزويد المتصلين بقائمة للوصول إلى الفريق أو المكتب المناسب.
• دليل الشركة الموحد : يمكنك العثور بسرعة على الزملاء والتواصل معهم عبر أي موقع من خلال البحث في الدليل المركزي حسب الاسم أو القسم.

نظام الاتصالات الموحدة الذي يوفر مواقع مختلفة باستقلالية يجعل التواصل عبر مؤسستك متعددة المواقع أمرًا سلسًا.

4) الإدارة المركزية

تعد الإدارة والرقابة المركزية قدرة بالغة الأهمية تعمل على تبسيط عمليات نشر الاتصالات الموحدة متعددة المواقع وواجبات الإدارة المستمرة إلى حد كبير.

من خلال إمكانية الاطلاع على بيانات صحة النظام والأداء في الوقت الفعلي عبر جميع المواقع، يستطيع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك استكشاف المشكلات وإصلاحها بسرعة وتحسين توجيه المكالمات وضمان وقت تشغيل ثابت للبنية الأساسية للاتصالات لديك. توفر التحليلات الموحدة أيضًا معلومات قيمة حول أحجام المكالمات وأنماط الاستخدام وسلوكيات التعاون الجماعي والمزيد لدفع استراتيجيات أعمال أفضل.

مقالات لها صلة

أفضل 5 موفري UCaaS: الميزات الرئيسية وحالات الاستخدام والتسعير

قم بتوحيد اتصالات عملك مع Nextiva

يمكنك الحصول على المزيد من الوظائف من خلال نظام الهاتف السحابي المصمم لمواقع ومكاتب متعددة. فيما يلي عدة طرق يمكنك من خلالها تحسين اتصالات شركتك:

• تعاون سلس عبر المواقع عبر أدوات الصوت والفيديو والمراسلة ومشاركة الملفات المتكاملة
• تجربة محسنة لخدمة الهاتف المحمول للموظفين مع إمكانية الوصول إلى الاتصالات من أي مكان
• إدارة مبسطة من خلال الإدارة المركزية والتزويد
• ميزات قوية للتعامل مع المكالمات متعددة المواقع والخطوط مثل عمليات النقل والحاضرين وتكامل الدليل
• قابلية التوسع دون ترقيات معقدة لإضافة مواقع جديدة بسهولة أثناء النمو،
• فعالية التكلفة مع أسعار اشتراك سحابية يمكن التنبؤ بها لكل مستخدم

عند تقييم حلول اتصالات الأعمال ، قم بإعطاء الأولوية لتلك التي توفر تجربة مستخدم بديهية، وقدرات مركزية وموحدة، وتحسين المواقع المتعددة، وأمان/موثوقية قوية، وسجل حافل يخدم الشركات مثل شركتك.

تبرز Nextiva باعتبارها المزود المفضل لـ UCaaS الشامل والمصمم خصيصًا للشركات التي لها مواقع متعددة في الولايات المتحدة. تعمل منصة الاتصالات السحابية الخاصة بها على دمج مكالمات VoIP ومؤتمرات الفيديو ومراسلة الفريق وتطبيقات الهاتف المحمول وأدوات الإنتاجية في حل واحد سهل الاستخدام.

تشتمل الميزات الرئيسية متعددة المواقع على عمليات نقل سلسة للمكالمات بين المواقع، والإدارة المركزية لجميع المكاتب، وتكاملات إدارة علاقات العملاء (CRM)، والتسعير لكل مستخدم الذي يبسط عملية التوسع. بفضل التدريب المدمج والدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ووقت التشغيل على مستوى المؤسسات، توفر Nextiva نظام هاتف VoIP جاهزًا للمستقبل للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة ومتعددة المواقع.

السيطرة على احتياجات الاتصالات الخاصة بك اليوم. قم بتوحيد مؤسستك بأكملها مع Nextiva وأطلق العنان للتعاون المعزز والتنقل وتوفير التكاليف عبر جميع مواقعك.