الانتقال إلى ما هو أبعد من برنامج Excel أو الملاحظات: نصائح أساسية لتبسيط عمليات الشركات الصغيرة والمتوسطة

عندما بدأت مشروعك التجاري، لم يكن لديك سوى عدد قليل من العملاء. وكان من المنطقي تخزين التفاصيل الخاصة بهم وإدارتها في جدول بيانات Excel .

ولكن مع نمو شركتك، كذلك نمت قاعدة عملائك. اليوم، يتعين عليك أنت أو مندوبي المبيعات لديك التمرير عبر مئات (إن لم يكن الآلاف) من الصفوف في جدول البيانات للعثور على تفاصيل العميل الضرورية.

إذا كانت شركتك الصغيرة والمتوسطة تواجه هذه التحديات، فأنت لست وحدك. قانون حديث ! كشف تقرير استقصاء إدارة علاقات العملاء (CRM) أن 39 بالمائة من أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة يستخدمون جداول البيانات لإدارة معلومات العملاء.

ولكن مع تحول التحول الرقمي إلى معيار للشركات في جميع الصناعات، لم تعد الملاحظات وجداول البيانات مناسبة لإدارة علاقات العملاء وتلبية احتياجات عملك . إليك سبب حاجتك إلى استبدالها بحل CRM قابل للتطوير، وما يجب مراعاته عند التوقف عن استخدام Excel كبرنامج CRM.

أسباب التوقف عن استخدام الملاحظات والإكسل لإدارة بيانات العملاء

الأشياء الأولى أولاً — تعتبر جداول بيانات Excel رائعة في تخزين مجموعات البيانات من مصادر مختلفة مثل Quickbooks و LinkedIn ، وإجراء حسابات سريعة، وإنشاء المخططات والرسوم البيانية. وبالمثل، يمكن أن تساعدك تطبيقات تدوين الملاحظات على تدوين النقاط الرئيسية بسرعة من تفاعل العميل .

ولكن عندما يتعلق الأمر بالإدارة الفعالة لعلاقات العملاء (CRM)، فإن هذه القدرات ليست كافية. فيما يلي بعض العيوب الشائعة لاستخدام Excel كنظام CRM:

مشاكل التحكم في الإصدار

تصور هذا: يمكنك مشاركة جدول البيانات مع بيانات العملاء مع فريق المبيعات الخاص بك. يقوم كل عضو في الفريق بتنزيل الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص به ويقوم بتحديث التفاصيل ذات الصلة بعد التحدث مع العميل. لن يمر وقت طويل قبل أن تضطر إلى التعامل مع البيانات المكررة أو غير الدقيقة، مما يؤدي إلى اتصالات غير متناسقة.

عدم إمكانية الوصول

جداول البيانات ليست مناسبة للجوال بشكل خاص. وهذا يجعل من الصعب على مندوبي المبيعات الوصول إلى بيانات العملاء وتحديثها أثناء تنقلهم، ويمكن أن يؤثر ذلك على نتائج اجتماعات العملاء الشخصية.

مخاوف أمنية

بالإضافة إلى حماية جدول بيانات العميل الخاص بك بكلمة مرور، لا يوفر Microsoft Excel ميزات أمان قوية. لا يمكنك فعل الكثير لمنع الوصول غير المصرح به إلى البيانات الحساسة . والأسوأ من ذلك، إذا قام أحد الموظفين بتنزيل الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص به وترك شركتك، فيمكنه الاستمرار في استخدام بيانات العميل الخاصة بك .

قدرات تحليلية محدودة

يمكن للملاحظات وجداول البيانات أن تحتوي على الكثير من البيانات المفيدة حول سلوك العملاء، وسجل الشراء، وطلبات الخدمة، والمزيد. ومع ذلك، فإنها تفتقر إلى ميزات التحليلات المتطورة لتحويل البيانات المتاحة إلى رؤى قابلة للتنفيذ.

تحديات قابلية التوسع

مع نمو قاعدة عملائك، ستصبح إدارة بيانات العملاء في جداول البيانات مجرد كابوس. تخيل التمرير عبر صفوف لا نهاية لها لمعرفة آخر مرة تم فيها الاتصال بالعميل المحتمل. أو إرسال رسالة نصية قصيرة للمتابعة إلى رقم هاتف خاطئ لأن مندوب المبيعات نسي تحديث التفاصيل. يمكن أن يؤدي هذا النوع من عدم الكفاءة إلى خروج الخيوط من مسار التحويل.

لماذا يعتبر برنامج CRM أفضل من جداول البيانات؟

هل تعلم أن أكثر من ربع الشركات الصغيرة والمتوسطة التي بدأت في استخدام برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) شهدت زيادة كبيرة في الإيرادات ونمو الشركة؟ لكن تحسين الإيرادات ليس هو السبب الوحيد الذي يدفعك إلى استخدام برنامج CRM بدلاً من Excel . هناك العديد من الأسباب التي تدفعك إلى استخدام CRM بدلاً من Excel .

تحسين إدارة بيانات العملاء

منصة CRM مثل Act! يوفر CRM لوحة معلومات مركزية لجمع معلومات العملاء وتخزينها وإدارتها. فهو ينشئ مصدرًا واحدًا للحقيقة، ويمكن للموظفين عبر الأقسام المختلفة الاستفادة من مشاركة الملفات والرجوع إليها قبل التفاعل مع العملاء. إذا قاموا بتحرير أي معلومات، فستنعكس التغييرات في الوقت الفعلي . وهذا يوفر للجميع رؤية موحدة ومحدثة لكل عميل، مما يرفع من تجربة المستخدم . كما أنه يسرع عملية اتخاذ القرار ويبسط العمليات التجارية .

يمثل! حتى أنه يوفر مرشحات بحث متقدمة لمساعدة الموظفين في العثور على المعلومات الضرورية بسرعة. وهذا يسهل التفاعلات السلسة مع العملاء ويحسن في النهاية تجربة الشراء.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح حلول إدارة علاقات العملاء (CRM) مع الخدمات السحابية لأعضاء الفريق المتعددين الوصول إلى بيانات العميل والعمل معها في وقت واحد، بغض النظر عن موقعهم. وهذا يجعلها مناسبة بشكل خاص للفرق المختلطة أو البعيدة مقارنة بالفرق المحلية .

نظرة أعمق لدورة حياة العميل

مع حل إدارة علاقات العملاء (CRM)، لا تقتصر معرفتك بالعملاء على بعض الحقول مثل الاسم ورقم الهاتف وتاريخ آخر عملية شراء. بدلا من ذلك، منصة مثل Act! يتيح لك رسم خريطة لرحلة العميل المحتمل بالكامل ويساعدك على فهم موقعه في مسار تحويل المبيعات.

باستخدام هذه الرؤى، يمكنك تصميم جهود التسويق والمبيعات الخاصة بك لكل عميل محتمل بدلاً من اتباع نهج قطع ملفات تعريف الارتباط. يمكنك أيضًا مراقبة كيفية تحرك العملاء المتوقعين المختلفين عبر مسار المبيعات وتحديد نقاط الاحتكاك التي تدفع العملاء المحتملين بعيدًا.

تعزيز الكفاءة من خلال سير العمل الآلي

تأتي أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) الحديثة مزودة بمجموعة واسعة من إمكانيات الأتمتة . على سبيل المثال، قانون! يتيح لك إعداد التذكيرات والتنبيهات الآلية. يمكنك أيضًا تعيين مهام محددة لمندوبي المبيعات والسماح للبرنامج بإخطارهم تلقائيًا. هذه الميزات مفيدة لضمان المتابعة في الوقت المناسب وزيادة التحويلات .

بالإضافة إلى ذلك، قانون! يتيح لك تكوين مسارات العمل التلقائية التي يتم تشغيلها بناءً على إجراءات العميل المحددة. على سبيل المثال، يمكنك إعداد بريد إلكتروني ترحيبي يتم إرساله تلقائيًا عندما يدخل عميل محتمل جديد إلى مسار التحويل الخاص بك. وبالمثل، عندما يكمل العميل عملية الشراء الأولى، يمكنك إرسال استبيان عبر البريد الإلكتروني.

إن سير العمل الآلي هذا يلغي الحاجة إلى المتابعة اليدوية ويساعد على تبسيط العمليات . يمكن لفرق دعم العملاء والمبيعات التركيز بدلاً من ذلك على المهام الأكثر أهمية، مثل زيادة معدلات الاحتفاظ بالزبائن والتحويل.

التحليلات وإعداد التقارير المتقدمة

لا يقتصر حل إدارة علاقات العملاء (CRM) المتطور على تخزين معلومات العملاء فحسب. فهو يساعدك على تحليل البيانات المتاحة وتتبع المقاييس المهمة، مثل تكلفة اكتساب العميل (CAC)، والقيمة الدائمة للعميل (CLV)، ودرجة رضا العملاء (CSAT).

وبوجود هذه المقاييس في متناول أيديهم، يمكن لفرق التسويق والمبيعات اتخاذ قرارات أكثر استنارة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحويل هذه الرؤى إلى تقارير ذات معنى تكون مفيدة لتوليد توقعات الإيرادات.

الوصول أثناء التنقل

تقدم العديد من منصات إدارة علاقات العملاء، بما في ذلك Act!، تطبيقات الهاتف المحمول التي تسهل على الموظفين الوصول إلى بيانات العملاء والرؤى أينما كانوا.

يوفر تطبيق Act!'s Mobile App (Android و iOS ) لمندوبي المبيعات رؤى حول القيادة والوجهة. ويمكنهم أيضًا تحديث معلومات العميل في التطبيق، مما يضمن تواجد أعضاء الفريق الآخرين في نفس الصفحة. من الممكن أيضًا تخصيص الإشعارات لتحسين إنتاجية مندوبي المبيعات وبناء فرق عالية الأداء .

فوائد إضافية

توفر منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) العديد من المزايا الأخرى، بما في ذلك غالبًا أتمتة التسويق المتكاملة والتخصيص إلى جانب مكتبة قوالب البريد الإلكتروني بالإضافة إلى العديد من عمليات التكامل مع أدوات الطرف الثالث. يمثل! بل إنها تستخدم إجراءات أمنية قوية، مثل التشفير والمصادقة متعددة العوامل ، لحماية بيانات العملاء .

التحول من جداول البيانات إلى CRM: الاعتبارات الرئيسية

على الرغم من أن برنامج CRM يوفر العديد من المزايا، إلا أنه من الضروري العثور على البرنامج المناسب لشركتك الصغيرة . لا يتم إنشاء جميع أنظمة إدارة علاقات العملاء بشكل متساوٍ، ويمكن أن يؤدي الحل الخاطئ إلى إضافة المزيد من الاختناقات أكثر مما يحلها.

فيما يلي بعض النصائح لتحديد نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) المناسب لتحسين العمليات والنمو دون عوائق لشركتك.

حدد احتياجاتك وميزانيتك

توفر منصات CRM مجموعة واسعة من الميزات، بدءًا من سير العمل الآلي والاختصارات وحتى البيانات وإدارة خطوط الأنابيب وإعداد التقارير. ومع ذلك، قد لا يحتاج عملك إلى كل الميزات المتوفرة. قم بتقييم متطلباتك الفريدة وقم بإنشاء قائمة بالضروريات. بعد ذلك، حدد ميزانية واقعية بناءً على احتياجاتك وابحث عن إدارة علاقات العملاء (CRM) ذات الأسعار في هذا النطاق.

تحقق من التوافق

بغض النظر عن نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الذي تختاره، تأكد من توافقه مع مجموعة التكنولوجيا الموجودة لديك. ابحث عن التكامل مع الأدوات شائعة الاستخدام، مثل Google Workspace و Microsoft 365 وShopify وتطبيقات التقويم والمزيد. وتحقق أيضًا مما إذا كان يمكن أن يعمل على نظام التشغيل لديك مثل Windows أو macOS .

النظر في منحنى التعلم

إن العثور على حل CRM مليء بالميزات هو نصف العمل فقط. عليك أيضًا التأكد من أن موظفيك يستخدمونه على أكمل وجه. وهذا يجعل من الضروري تقييم مهاراتهم التقنية الحالية وتحديد ما إذا كان بإمكانهم استخدام برنامج CRM الجديد. قد يتعين عليك أيضًا تنفيذ برنامج تدريبي لضمان التبديل السلس من جداول البيانات إلى إدارة علاقات العملاء (CRM).

قم بتحسين لعبة CRM الخاصة بك مع Act!

إن تخزين بيانات العملاء في جداول البيانات لن يؤدي إلا إلى نجاح أعمالك الصغيرة حتى الآن. إذا كنت ترغب في بناء علاقات دائمة مع العملاء وتحقيق نمو سريع للشركة، باستخدام حل قوي مثل Act! غير قابل للتفاوض. باستخدام الميزات المتقدمة مثل سير العمل الآلي وإعداد التقارير، يمكنك رعاية العملاء المحتملين بشكل أكثر فعالية وزيادة مبيعاتك.

ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يومًا لتجربة Act! وفهم كيف يمكن أن يقود جهود التسويق والمبيعات الخاصة بك.