كيفية إدارة المخاطر: دليل لمديري المشاريع

خمس نصائح فعالة لمديري المشاريع لتقليل المخاطر وتحقيق معدل نجاح أعلى.

بصفتك مدير مشروع ، ما هو أول ما يتبادر إلى ذهنك عندما تقرأ "مخاطر إدارة المشروع"؟

إذا كنت تهدف إلى جعل مشاريعك خالية من الأخطاء ، فقد تبدو عبارة "مخاطر إدارة المشروع" مثيرة للقلق. تأتي المخاطر بجميع الأشكال والأحجام ، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك فعل أي شيء حيالها. يمكن أن تكون المخاطرة فرصة للمتابعة أو تهديدًا يجب تجنبه - كل هذا يتوقف على الطريقة التي تأخذ بها ذلك.

تعد إدارة المخاطر أمرًا ضروريًا لنجاح مشروعك. لكن كيف تدير المخاطر بشكل صحيح؟ من أين تبدأ؟ كيف تضمن أن مشاريعك لا تتعثر؟

لمساعدتك ، نجيب على كل هذه الأسئلة في هذه المدونة. نشارك أيضًا النصائح العملية لإدارة المخاطر بشكل صحيح وفعال حتى لا تخرج مشروعاتك عن مسارها.

كيف المخاطر تؤثر على نجاح المشروع؟

مصطلح "خطر" شائع الاستخدام في العديد من جوانب الحياة. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع ، يتم تعريف المخاطر على أنها أي عقبة أو حدث غير مرغوب فيه يؤثر على هدف المشروع. يمكن أن يكون أي شيء ، من التأخير في إكمال مهمة إلى زيادة التكاليف.

تؤثر المخاطر على نجاح المشروع بشكل عام بعدة طرق:

• إنها تزيد من فرص حدوث خطأ ما وتؤثر سلبًا على نتيجة المشروع.
• إنها تؤدي إلى تأخير في إكمال المشروع أو ، الأسوأ من ذلك ، الإلغاء الكامل.
• إنها تسبب زيادة في التكاليف ، مما يضر بالنتيجة النهائية للمشروع.

باختصار ، يمكن أن تؤثر المخاطر سلبًا على نجاح المشروع ؛ لذلك ، يجب معاملتهم على هذا النحو. لهذا السبب ، تعتبر القدرة على إدارة مخاطر المشروع مهارة أساسية عند تعيين مديري المشروع.

تؤثر المخاطر بشكل كبير على الجوانب التالية من المشروع:

• النطاق: تؤدي المخاطر إلى تغييرات في نطاق المشروع ، مما يؤثر على الوقت اللازم لإكمال المشروع.
• الجدول الزمني: تؤدي المخاطر إلى تأخير الجدول الزمني للمشروع ، مما يؤثر على تاريخ الانتهاء والتكلفة الإجمالية للمشروع.
• التكلفة: تزيد المخاطر من التكاليف المرتبطة بالمشروع ، مما يعيق الميزانية الإجمالية للمشروع.
• الجودة: تؤثر المخاطر على جودة مخرجات المشروع ، مما يعيق سمعة المشروع.

1. اجعل تحديد المخاطر نشاطًا جماعيًا

عندما يتعلق الأمر بإدارة مخاطر المشروع ، فإن أحد أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها هو جعل تحديد المخاطر نشاطًا جماعيًا. من خلال إشراك فريقك بالكامل ، من المرجح أن تحدد المخاطر المحتملة المرتبطة بمشروعك.

أيضًا ، من خلال إشراك فريقك في عملية تحديد المخاطر ، ستحصل على موافقة منهم لتنفيذ استراتيجيات إدارة المخاطر. إليك كيفية جعل تحديد مخاطر المشروع نشاطًا جماعيًا:

• اطلب من الجميع المساهمة بأفكارهم أثناء الاجتماعات: سيسمح ذلك لفريقك بالعصف الذهني لسيناريوهات المخاطر المختلفة واقتراح الحلول الممكنة. خلال جلسات العصف الذهني هذه ، اطلب من أعضاء الفريق الإبلاغ أيضًا عن المخاطر التي يواجهونها خارج اجتماعات الفريق ، أثناء العمليات التجارية اليومية.
• تأكد من فهم الجميع لعملية إدارة المخاطر: سيساعد ذلك في ضمان وجود جميع أعضاء فريقك على نفس الصفحة فيما يتعلق بكيفية إدارة المخاطر.

بمجرد تحديد المخاطر ، اعمل مع فريقك لتطوير استراتيجيات للتخفيف منها أو تجنبها. قد يتضمن ذلك تطوير خطط للطوارئ أو تعديل الجدول الزمني للمشروع أو حتى إجراء تغييرات على ميزانية المشروع.

2. تحديد مدى تحملك للمخاطر

تحمل المخاطر هو مقدار المخاطر التي يكون مديرو المشاريع على استعداد لقبولها لتحقيق هدف المشروع. يشير إلى مستوى عدم اليقين المقبول ومقدار الخسارة المحتملة التي يمكن تحملها.

تتمثل إحدى طرق تحديد تحمل المخاطر في استخدام ميزة إدارة المخاطر في برنامج إدارة المشروع الخاص بك. سيسمح لك ذلك بإدخال جميع المخاطر المرتبطة بمشروعك ثم تحديد احتمالية كل منها. يمكنك استخدام النتيجة لإنشاء خطة استجابة للمخاطر.

على سبيل المثال ، إذا كان من غير المحتمل حدوث خطر ولكن سيكون له تأثير شديد على المشروع ، فقد ترغب في اتخاذ إجراء لتجنبه. من ناحية أخرى ، إذا كان من المرجح أن تحدث المخاطر ولكن سيكون لها تأثير طفيف فقط ، فقد تقرر قبولها.

وجد استطلاع Capterra لعام 2021 لإدارة المشاريع أن 43٪ من مديري المشاريع لديهم ميزات إدارة المخاطر في برامج إدارة المشاريع الخاصة بهم ، ويستخدمونها بشكل استباقي. (انظر منهجية المسح هنا.)

3. تحديد المخاطر التي يجب إدارتها

لا يمكن ولا ينبغي إدارة جميع مخاطر المشروع. أنت بحاجة إلى الموازنة بين الفوائد والتكاليف المحتملة لإدارة المخاطر مقابل الفوائد والتكاليف المحتملة لعدم إدارتها. بمجرد تحديد المخاطر وتقييمها ، حدد المخاطر التي ستتخذ إجراءات بناءً عليها بناءً على تحملك للمخاطر والموارد المتاحة لك.

قد تقرر إدارة جميع المخاطر المحددة أو القليل منها فقط. على سبيل المثال ، إذا كان لديك تسامح منخفض ، يمكنك اختيار معالجة المخاطر الأكثر خطورة فقط - أي ، المخاطر التي تشكل تهديدًا كبيرًا لهدف مشروعك. بغض النظر عن المخاطر التي تختار إدارتها ، تأكد من أن لديك خطة مناسبة لتخفيف المخاطر لمعالجتها.

4. وضع خطة للتخفيف من المخاطر

بعد أن تقرر المخاطر التي يجب إدارتها ، ستحتاج إلى تطوير خطة عمل إما لتجنب تلك المخاطر أو معالجتها بالإضافة إلى تحديد المسؤول عن كل مهمة في الخطة. يجب أن تكون الخطة مصممة وفقًا للمخاطر المحددة التي تواجهها والموارد المتاحة لك.

بالإضافة إلى ذلك ، من المحتمل أن تتضمن خطتك مجموعة من الاستراتيجيات - تطوير خطط للطوارئ ، وتعديل جدول المشروع ، وإجراء تغييرات على ميزانية المشروع. ستحتاج أيضًا إلى إنشاء عملية لمراقبة الخطة وتحديثها أثناء تقدم مشروعك.

المفتاح لإنشاء خطة إدارة مخاطر قوية هو الاستفادة من برنامج إدارة المشروع المناسب مع وظائف تخطيط المشروع. يساعد البرنامج في تحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر ، وتطوير الاستراتيجيات المطلوبة ، وتخفيف التهديدات لمنع فشل المشروع.

5. تتبع المخاطر طوال دورة حياة المشروع

بمجرد وضع خطة التخفيف من المخاطر ، ستحتاج إلى تتبعها طوال دورة حياة المشروع. سيساعدك هذا في تحديد المخاطر الجديدة عند ظهورها وكذلك تحديد ما إذا كانت المخاطر الحالية تزداد سوءًا أم تتحسن.

يتضمن تتبع المخاطر مراقبتها لمعرفة التغييرات في شدتها أو احتمالية حدوثها بالإضافة إلى تتبع التقدم المحرز في جهود التخفيف والتجنب الخاصة بك. يمكنك القيام بذلك باستخدام أدوات وتقنيات مختلفة مثل إنشاء سجل للمخاطر أو عقد اجتماعات المخاطر المنتظمة.

تحدثنا مع Eric McGee ، كبير مهندسي الشبكات في TRG Datacenters الذي يدير جميع المشاريع التي تتعامل مع هندسة الشبكات والأنظمة ، حول أهمية وجود سجل للمخاطر وكيفية استخدامه لتحسين مراقبة المخاطر وتقييمها.

أخبرنا إريك أن نهج الانتقال الخاص به لإدارة مخاطر المشروع هو إنشاء سجل للمخاطر يدون فيه هو وفريقه جميع المخاطر المحتملة للمشروع. نظرًا لأن سجل المخاطر غالبًا ما يتم تقديمه في شكل مخطط ، مع عرض كل مخاطر مفصلة ومستوى الأولوية والتأثير المحتمل وإجراءات التخفيف المقترحة بوضوح ، يصبح من السهل إدارة المخاطر.

"تضمين المعلومات النوعية والكمية في سجل المخاطر يجعل تقييم المخاطر وتصورها أكثر شمولاً."

إريك ماكجي

Senior Network Engineer في TRG Datacenters

ضع في اعتبارك هذه العوامل عند تتبع المخاطر عبر دورة حياة المشروع:

• ما الذي يجب تعقبه؟ تأكد من تتبع المعلومات الصحيحة لتحديد أي مخاطر جديدة أو محتملة.
• من سيتتبع ذلك؟ كلف شخصًا بتتبع المخاطر حتى تتم مراقبتها ومعالجتها في الوقت المناسب.
• متى يجب أن تتبعها؟ تتبع المخاطر طوال دورة حياة المشروع حتى تتمكن من تحديد المخاطر الجديدة أو المحتملة عند ظهورها.
• كيف يجب أن تتعقبها؟ حدد عملية التتبع حتى يعرف الجميع ما يجب القيام به.

إنشاء نظام للإبلاغ عن المخاطر الجديدة عند ظهورها ، وإبلاغها لجميع أصحاب المصلحة في المشروع بانتظام. قم بإجراء مراجعات منتظمة للمخاطر ، وقم بتحديث سجل المخاطر وفقًا لذلك ، وحدد إجراءات التخفيف عند الضرورة. أيضًا ، قم بإجراء مراجعة ما بعد المشروع للتعلم من أي مخاطر حدثت أثناء المشروع.

نصيحة إضافية: استفد من المخاطر

بعض المخاطر ، إذا تمت إدارتها بشكل صحيح ، يمكن أن تفيد مشروعك بالفعل. تُعرف هذه باسم "الفرص". الفرصة هي مخاطرة إيجابية ، إذا تمت إدارتها بشكل صحيح ، يمكن أن تؤدي إلى نتيجة أفضل للمشروع.

على سبيل المثال ، قد يمثل إطلاق منتج جديد مخاطر متعددة ، ولكنه يوفر أيضًا فرصة لاكتساب حصة في السوق. إذا كنت تدير الإطلاق جيدًا ، يمكن لشركتك الاستفادة من الفرصة وتحسين وضعها في السوق.

تبحث عن برنامج إدارة المخاطر؟ تحقق من قائمة Capterra لأفضل حلول برامج إدارة المخاطر. أيضًا ، شاهد هذا الفيديو لفهم إيجابيات وسلبيات استخدام برنامج إدارة المخاطر حتى تحدد الأداة المناسبة.

منهجية المسح

أجرت Capterra استبيان مستخدم إدارة المشروع في مارس 2021 بين 422 مدير مشروع في الولايات المتحدة ، 367 منهم من مستخدمي برامج إدارة المشاريع. المستجيبون المؤهلون هم صناع القرار أو لديهم مشاركة كبيرة في إدارة المشروع اليومية في مؤسستهم. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.

أجرت Capterra استطلاع الذكاء العاطفي في مكان العمل في ديسمبر 2021 بين 528 متخصصًا في الولايات المتحدة يديرون المشاريع في الشركات الصغيرة والمتوسطة. تم فحص المستجيبين لحالة التوظيف (بدوام كامل) ، وحجم العمل (2 إلى 500 موظف) ، والمشاركة في إدارة المشروع (متورط للغاية).