كيفية تقليل عمليات التأخير في امتياز الخدمات المنزلية

كتب هذا المقال حول العمليات اليومية لأصحاب امتيازات الخدمات المنزلية من قبل المستشار جو بيترز في بالتيمور.

تعتبر التأخيرات مصدر إزعاج لامتياز الخدمات المنزلية الخاص بك ، حيث إنها تعطل عمليات عملك ويمكن أن تؤثر سلبًا على ربحيتك.

من الضروري إنجاز المهمة في الوقت المحدد ، كما هو متفق عليه مع عملائك. إذا فشلت في ذلك ، فإنك تخاطر بفقدان العملاء واكتساب سمعة سيئة ، مما قد يؤثر سلبًا على عملك بالكامل على المدى الطويل.

نقدم لك خمس نصائح سهلة المتابعة ستساعدك على تقليل التأخيرات وتحسين أعمالك.

اجعل جدول العمل سهل الوصول إليه

تجنب سوء التواصل والتأخير من خلال إتاحة جدول العمل الكلي لفريقك بأكمله. يمكن لفريقك وضع عبء العمل الأسبوعي في الاعتبار أثناء تخطيط مهامهم .

إذا كانت لديك أداة برمجية لإدارة الامتياز يمكن لأي شخص في الفريق تسجيل الدخول إليها ببساطة ، فأنت تسمح لهم بالحصول على نظرة عامة كاملة على ما ينتظرهم.

يمكنهم تسجيل الوصول يوميًا لمعرفة ما يتعين عليهم القيام به في ذلك اليوم والتأكد من أنهم على المسار الصحيح. هذا النوع من النظام يلغي عمليا إعادة الجدولة . إذا لم يتمكن الطاقم من الاحتفاظ بموعد ، فمن المرجح أن يلاحظوه في الوقت المحدد عندما يكون لديهم صورة واضحة لمهامهم الأسبوعية أو الشهرية.

نتيجة لذلك ، سوف تسمع عنها عاجلاً. لذلك ، ستكون قادرًا على التخطيط والعثور على بديل دون خسارة الأعمال أو إعادة الجدولة. لا يعزز هذا الخيار المسؤولية فقط لأن كل موظف مسؤول عن إدارة وقته والتزاماته ، ولكنه يؤدي أيضًا إلى موظفين راضين - 75٪ من الموظفين يكونون أكثر سعادة عندما يشعرون ببعض الملكية في إنشاء جدولهم الخاص.

استثمر في نظام جدولة قائم على السحابة إذا كنت تريد أن يكون لديك برنامج يمكن الوصول إليه سهل الاستخدام ويوفر لك جميع المزايا المذكورة أعلاه. سيتعين على أعضاء فريقك ببساطة تسجيل الدخول للوصول إلى جداولهم ، مما سيجعلهم يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا ويتصدرون وظائفهم.

تعرف على حدودك

إن إدراكك لما يمكنك تحقيقه بشكل واقعي سيساعدك على قبول الوظائف التي يمكنك إكمالها في الموعد المحدد. سيؤدي القيام بوظائف لا تمتلك الأشخاص أو المهارات اللازمة لها إلى حدوث تأخيرات . غالبًا ما تزيد الشركات من طاقتها لأنها لا تريد رفض العميل.

في حين أن هذا الموقف مفهوم ، إلا أنه يمكن أن يؤدي إلى مشاكل أكثر من مجرد خسارة الإيرادات. عند إجراء صفقة ، فإنك تعرض على العميل شروطًا معينة تتعهد بتحقيقها. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك ما يكفي من الأشخاص أو المعرفة أو الخبرة لإنهاء الوظيفة ، فستعاني من انتكاسات وستنتهي في وقت متأخر. نتيجة لذلك ، قد تكلفك مراجعاتك السيئة عملاء محتملين.

ضع في اعتبارك أن معرفة حدودك يؤدي إلى رضا العملاء بشكل أفضل . عندما تكون على دراية بقدراتك بالإضافة إلى حدودك ، فلن تقوم إلا بالوظائف التي تكون متأكدًا من أن فريقك يمكنه القيام بها بسرعة وبشكل صحيح. خلاف ذلك ، سوف تخذل عملائك بالفشل في الارتقاء إلى المستوى القياسي - وستكسب تقييمات سيئة بسبب الأداء الضعيف. تعرف على نقاط القوة والضعف في فريقك وجدولهم الزمني ، مما سيساعدك على فهم مقدار العمل الذي يمكنهم إنجازه في يوم أو أسبوع. يمكن أن يساعدك فهم قدرات فريقك في تحديد الوظائف التي يجب شغلها ورفضها ، وبالتالي منع التأخير وتحسين سير العمل بشكل عام.

تحسين الاتصال

يساعد التواصل الجيد ليس فقط مع الفريق ولكن مع العميل في وضع حد للتأخير.

إن البقاء على اتصال مع فريقك يعزز إنتاجيتهم ويساعد في إنجاز المهمة ، مما يعود بالفائدة على كل من العمل والعميل.

يعمل أعضاء فريقك في الميدان ولديهم خبرة مباشرة في المهمة وأي مشاكل قد تنشأ. اطلب تعليقاتهم لفهم كيف يمكنك مساعدتهم ، سواء في شكل تدريب ، أو دعم إضافي ، أو ضمان المزيد من الوقت لمهام محددة ، أو توظيف المزيد من الأشخاص.

سيتمكنون أيضًا من إخطارك إذا كانوا يتوقعون تأخيرًا. يتيح لك فهم احتياجات العميل وشروطه تجنب إضاعة الوقت في جوانب غير مهمة من المهمة ، وبالتالي تسريع العملية. عندما تعرف ما يريده العميل ، يمكنك توصيله.

في بعض الأحيان ، لا يكون العملاء راضين عن جانب معين من الوظيفة ويريدون منك إعادة القيام بأمرين أو البدء من جديد. للتأكد من أنك على نفس الصفحة ، ابق على اتصال مع العميل طوال العملية واطلب ملاحظاتهم كثيرًا. عندما يخبرك فريقك بوجود مشكلة أو تأخير ، أبلغ العميل لإبقائهم في الحلقة.

لتحسين التواصل ، قم بتسجيل الوصول مع فريقك ، خاصة بعد الانتهاء من الوظائف ، للحصول على أفكارهم حول العملية برمتها.

ابق على اتصال مع عملائك عبر البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي ، حيث يمكنك إيصال وجهة نظرك وتلقي تعليقات حول عملك. يمكن أن يساعدك تعزيز التواصل والتعليقات في اكتشاف المشكلات وحلها في مكان العمل وإبقاء الجميع على اطلاع.

تدريب موظفيك

يزود التدريب الجيد فريقك بالمهارات والمعرفة اللازمة لمواكبة المواعيد النهائية. عندما يتلقى الفريق تدريبًا مناسبًا ، يمكنهم التنظيم بشكل أفضل لأنهم يفهمون المدة التي سيستغرقها إنهاء المهمة. ستسمح لهم هذه المعرفة ببدء كل مهمة بالضبط عندما يفترض بهم ذلك وترك مساحة كافية للأخطاء أو النكسات المحتملة ، وبالتالي القضاء على التأخيرات الفعلية. علاوة على ذلك ، فإن الفريق الذي يثق بمعرفته بوظيفته يكون أفضل أيضًا في ذلك .

عندما تأخذ الوقت الكافي لتدريب الموظفين وشرح كل جانب من جوانب الوظيفة بالتفصيل ، فمن المرجح أن يكونوا جيدين في ذلك ، مما يعزز الإنتاجية . قد يستغرق التدريب بعض الوقت ، لكنه سيؤتي ثماره. سيكون العمال واثقين ومستقلين عند معالجة مهامهم ، مما يؤدي إلى أداء أفضل .

• احصل على فرصة لموظفيك للحصول على خبرة عملية أثناء التدريب لأن ذلك سيسمح لهم بالاحتفاظ بالمعلومات بشكل أفضل
• يمكنك الجمع بين موظفين جدد وموظفين متمرسين حتى تتاح لهم فرصة التعلم من الأفضل.
• تأكد من أن فريقك لديه حق الوصول إلى المواد التدريبية والعروض التقديمية والتعليمات لمساعدتهم على الفور

يمكن للموظفين أن يضيعوا كميات هائلة من الوقت في استرداد مثل هذه البيانات ، ولهذا السبب يجب أن تجد طريقة للتأكد من أن لديهم جميع المعلومات المتاحة بسهولة ضمن قاعدة معرفية موحدة.

استثمر الوقت والطاقة في التدريب حيث يقلل الموظفون المؤهلون من مخاطر التأخير والأخطاء.

تأكد من أن فرقك لديها المخزون الصحيح

إن معرفة المعدات التي لديك ومكانها يضمن لك إنجاز المهمة في الوقت المحدد. يعد امتلاك المعدات المناسبة أمرًا حيويًا لمواكبة المواعيد النهائية . من المحتمل أن هناك أدوات أو معدات معينة يجدها فريقك لا غنى عنها في هذا المجال. في الواقع ، لقد دربتهم على استخدام هذه الأدوات في عملياتهم اليومية.

عندما تكون الأداة في غير محلها ، يحتاج الموظف إلى التوقف عن العمل والعثور عليها قبل أن يتمكن من المتابعة ، مما يؤدي إلى حدوث تأخيرات. يجب عليك توفير الأدوات الصحيحة لفريقك حتى يتمكنوا من إنهاء عملهم. إذا كان لدى كل فرد في الفريق جميع الأدوات اللازمة لأداء واجباتهم ، فيجب عليهم إبقائهم منظمين وفي مكان آمن.

عندما يتم تنظيم العمل بشكل فعال ، سيتمكن الموظفون من ملاحظة فقدان شيء ما أو تلفه ، مما يعني أنه يمكنهم إبلاغك على الفور وطلب الاستبدال.

لسوء الحظ ، لا تتبع 43٪ من الشركات الصغيرة مخزونها بشكل صحيح ، أو يستخدمون طرقًا غير فعالة. لا تصبح جزءًا من تلك الإحصائية. عندما ينمو عملك ، وتبدأ في امتلاك الكثير من الأدوات للعد ، ناهيك عن التتبع الفعال ، فكر في استخدام أنظمة التتبع التي تمكنك من تمييز كل قطعة من المعدات وتتبعها باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS).

تتبع المعدات الخاصة بك للتأكد من أن موظفيك لديهم كل ما يحتاجون إليه لأداء كما هو متوقع.

الوجبات الجاهزة لأصحاب امتياز الخدمات المنزلية

كما لوحظ ، يمكن أن تكلفك التأخيرات الإيرادات والعملاء ، لذلك من الضروري القضاء عليها كلما أمكن ذلك. ابدأ في فعل ذلك من خلال مشاركة جدول العمل مع جميع الموظفين ، مما يسمح لهم بالبقاء على المسار الصحيح مع واجباتهم. وبالمثل ، اعمل على التعرف على وقت رفض عرض ما ، خاصةً عندما لا تكون مؤهلاً بنسبة 100٪ للقيام بالمهمة أو تعاني من نقص الموظفين.

إذا قمت بتدريب موظفيك جيدًا وسمحت لهم بإعطائك ملاحظاتهم ، فسيساعدك ذلك على التحسين والتعامل مع الأخطاء بشكل فعال. علاوة على كل ذلك ، تأكد من أن فريقك لديه كل المعدات اللازمة للقيام بعمله.

عندما تتخذ كل هذه الخطوات ، لن تواجه تأخيرات قليلة أو معدومة - مما يؤدي إلى سعادة العملاء والموظفين على حد سواء.

هل تريد معرفة المزيد حول كيف يمكن لبرامج إدارة الامتياز أن تساعدك في اكتساب كفاءات التشغيل؟ احجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا خاصًا لـ Vonigo.