كيف ندير فريقًا موزعًا عالميًا - نصائح من مديري Flock

كيف تدير فريقًا عندما يتغير عملك بالكامل؟

أحدث عام 2020 عددًا كبيرًا من التغييرات التنظيمية الهائلة للشركات في جميع أنحاء العالم. يتعلم الكثيرون التكيف مع الفرق الموزعة لأول مرة. لكي نكون منصفين ، فإن منحنى التعلم شديد الانحدار ، لذا فهو في الغالب عبارة عن تجربة وخطأ حيث تكتشف الشركات ما ينجح وما لا ينجح.

لحسن الحظ ، كانت Flock شركة موزعة منذ بضع سنوات حتى الآن ، مع انتشار الموظفين عبر مومباي وبنغالور وبوسطن ، من بين آخرين. مع استمرار قادة الأعمال في جميع أنحاء العالم في بناء أفضل الممارسات والأساليب لإدارة فرقهم البعيدة حديثًا ، قمنا بالتحقق من كبار القادة في Flock للحصول على بعض النصائح والحيل لإدارة فريق موزع عالميًا.

قابل مديرينا

شوريا ساعة هي رئيسة قسم دعم العملاء في Flock. استراتيجي متمرس ، نجح Saha في تحديد وتنفيذ الحلول الاستراتيجية بالشراكة مع فرق قيادية في الشركات الدولية قبل مجيئه إلى Flock.

نيناد رافال هو رئيس المنتجات والتصميم في Flock. قام رافال بإدارة وتوجيه فرق التصميم والمنتج لما يقرب من عقدين من الزمن ، مع التركيز بشكل أساسي على SaaS ومساحات التجارة الإلكترونية.

ما الأدوات التي تستخدمها لتتبع مهام فريقك وتقدمها؟

على مستوى الشركة ، يستخدم Flock أدوات مثل Jira و Asana و North و Google Docs و Sheets لإدارة المهام وتنظيم الملفات والتعاون. نقوم بتوصيل كل هذه الأدوات باستخدام عمليات التكامل في Flock ، بحيث يكون كل شيء في مكان واحد.

يستخدم فريق المنتج لدينا مزيجًا من جداول بيانات الشمال وجوجل لتتبع كل من المواعيد النهائية للمشروع ومقاييس الأداء و OKRs والمبادرات. بالنسبة للمهام التي تتطلب دعمًا متعدد الوظائف من التطوير أو التصميم ، فإنهم يستخدمون Jira و Google Docs للتعاون.

بالنسبة لفرق مثل دعم العملاء ، والتي تعتمد بشكل كبير على البيانات ، تساعد أدوات CRM مثل Zendesk وتصور البيانات في Metabase على تتبع الأداء وتبسيط الاتصال. يتتبع شوريا تقدم دعم العملاء من الناحية الكمية ، ويقيس المقاييس بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، الإنتاجية ورضا العملاء وحل المكالمة الأولى والمزيد. من أجل التحليل النوعي ، يشجع الفريق على إجراء مراجعات عشوائية للحالة. يستخدم فريق الدعم (وجميع الفرق الداخلية في Flock) أيضًا أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Flock و Zoom للتواصل وجهًا لوجه حتى عندما يفصل بينهما أميال.

كم مرة تقابل فريقك الموزع؟

"كفريق دعم ، نلتقي مرة كل أسبوع ،" تقول ساها. "عادة ، نتحدث عن أداء الأسبوع الماضي ، ونستعرض أي عملية أو سياسة أو تحديث تقني ذي صلة بالفريق ، ونشارك أفضل الممارسات ، ونتحدث عن أولئك الذين ربما قاموا بعمل استثنائي."

يحافظ فريق منتجاتنا على الأمور غير الرسمية أكثر من الدعم ، حيث يلتقي كل يوم جمعة من أجل "فريق TGIF" لمناقشة الدروس المستفادة الجديدة والموضوعات الشيقة بالإضافة إلى الاسترخاء معًا من خلال محادثة أو لعبة سريعة.

كم مرة تقابل الموظفين 1: 1؟

يقول كل من ساها ورافال إنهما التقيا بفريقهما يقود 1: 1 مرة واحدة في الشهر.

تخبرنا ساها أن "المحادثة بين العملاء المحتملين والمهندسين هي أكثر تكتيكية". "بالنسبة لي ، يتعلق الأمر أكثر بالتخطيط الثقافي والوظيفي الشامل والتقدم. وبهذه الطريقة نضمن أن يركز الفريق على الأهداف طويلة وقصيرة المدى ".

يركز Raval أيضًا على التطوير المهني الشخصي والتدريب في 1: 1 ، جنبًا إلى جنب مع فرز العقبات والقضايا المتعلقة بالعملية التي تستهدف OKRs. إنه يستخدم تذكيرات Flock لإعداد اجتماعات متكررة بالإضافة إلى مستند مشترك مع الموظف لجمع نقاط الحديث قبل الاجتماع وتتبع الملاحظات لاحقًا. ويوصي بقصر المناقشة على 30-55 دقيقة للحفاظ على اجتماعات 1: 1 مثمرة.

كيف تضمن أن اجتماعات الفريق فعالة؟

نصيحة رافال للاجتماعات الفعالة هي التأكد من أن كل اجتماع له تنسيق مختلف يعمل. يترأس الموظفون اجتماعاته الأسبوعية لإدارة المشروع (PM) بالتناوب ، لذلك يظل الجميع مشاركًا وتكون المناقشات مثمرة أكثر. فيما يلي مخطط تفصيلي لجدول أعمال اجتماعات رئيس الوزراء الأسبوعية هذه:

جدول أعمال اجتماع فريق إدارة المشروع

• تعرف على ما يعمل عليه الآخرون وكيف يمكنهم الحصول على مساعدة أي شخص
• اطرح أسئلة وفكر في الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى
• هل هناك أي شيء جديد أو مثير يرغب أي شخص في مشاركته مع الفريق؟
• حاصرات أو تحديثات من الفريق
• عمليات واقتراحات وملاحظات إدارة المشاريع والتصميم والتطوير

في كل أسبوع ، يمرر مضيف الاجتماع الحالي المهمة عن طريق ترشيح مضيف جديد يكون مسؤولاً عن اجتماع رئيس الوزراء التالي. يجمع المضيف عناصر المناقشة من جميع أعضاء الفريق لإنشاء جدول أعمال ويضمن جدولة الاجتماع وحضوره. كما أنهم مسؤولون عن قيادة الاجتماع ، والتأكد من تغطية جميع بنود جدول الأعمال ، والحفاظ على المناقشات ذات الصلة وقيمة لجميع المشاركين. أخيرًا ، إذا فشل المضيف في اللحاق بالركب ، فعليه شراء وجبات خفيفة للجميع أثناء الاجتماع! :)

هل من نصيحة للمدراء الذين يقودون فريقًا موزعًا لأول مرة؟

يبقي رافال الأمر بسيطًا:

• استخدم 1: 1s بشكل منتظم
• التقِ بالفرق بشكل عَرَضي
• ضع الأهداف والنتائج بوضوح
• وثق الملاحظات والاعترافات

تقدم Saha نصيحتين إضافيتين:

• تعرف على فريقك. كل فرد لديه تطلعات ومواهب مختلفة. تتبع هؤلاء.
• تعرف على عملك. قد لا تتاح لك الفرصة لتلبية تطلعات كل فرد ، ولكن هذا يمكن أن يساعدك في إنشاء مسارات جديدة لتقاريرك المباشرة.

على سبيل المثال ، تقول ساها ، "لقد وظفت أشخاصًا لديهم خلفية في تطوير البرمجيات وكان من الصعب جدًا إبقائهم في وظيفة دعم. مع الوقت ، أوجدت فرصًا حيث يمكنهم إنشاء تطبيقات تساعد في تحسين أداء فريقنا. هذا هو الفوز! "

يتفق كلا المديرين على أن التنقل في فريق متنوع ثقافيًا وجغرافيًا يتطلب أخذ استراحة من كونه "كل الأعمال". يحرك الموظفون حساسياتهم الثقافية وخلفياتهم الاجتماعية التي توجه دوافعهم وتكون بمثابة فرص للتواصل.

لكن في كثير من الأحيان ، المفتاح الحقيقي لإدارة فريق موزع هو إدارة نفسك.

تنصح ساها "استخدم كل قناة من قنوات التغذية الراجعة لتحسين نفسك". "من المستحيل القيام بعمل جيد من قبل فريقك ورجال الأعمال في كل مرة. سوف تفشل. شجع الناس على تقديم ملاحظات حول التحسين. استمر في التأكيد على أنك ترحب به. قم بإجراء استطلاعات مجهولة المصدر. شارك النتيجة مع الفريق ".

هل تريد المزيد من النصائح؟ قم بتنزيل دليلنا حول مشاركة الموظفين اليوم.