إدارة أساليب الاتصال بشكل فعال في مكان العمل

قد تكون إدارة فريق صعبة. لا يتعين عليك فقط تتبع عمل جميع أعضاء فريقك ، ولكن تحتاج أيضًا إلى التواصل معهم بانتظام لقياس عبء العمل والسعادة والاحتياجات الأخرى.

ولكن ماذا لو لم يتواصل موظفوك ببساطة بنفس الطريقة التي يتواصل بها مديرك؟ يساهم ضعف التواصل وسوء التواصل على حد سواء في معظم المشاكل في مكان العمل. شجع مديرك على الانتباه إلى أساليب الاتصال بفريقهم حتى يصبحوا مشرفين أكثر فاعلية. إن فهم كيفية تواصل كل عضو في الفريق يفتح مسارات جديدة للتواصل لمنع التعثرات والتوتر والأخطاء.

قد يبدو هذا وكأنه مهمة كبيرة ، ولكن هناك الكثير من الموارد لمساعدتك على فهم أسلوب الاتصال لفريقك - والتكيف معه.

أساليب الاتصال المختلفة في مكان العمل

تشير الأبحاث حول الاتصال إلى وجود أربعة أنماط رئيسية للتواصل:

• تحليلي
• حدسي
• وظيفي
• الشخصية

يمكن أن تتعارض هذه الأساليب الأربعة ، ولكن إذا تم التعامل معها بعناية ، يمكن لفريق مكون من هذه الأساليب المختلفة العمل بشكل متماسك. علاوة على ذلك ، تخدم قنوات الاتصال المختلفة أغراضًا مختلفة ، ويجب أن تتوافق هذه القنوات مع أساليب الاتصال أيضًا. علم فريق القيادة الخاص بك كيف تتفاعل هذه الأساليب مع بعضها البعض حتى يتمكنوا من تمكين فرقهم من الأداء بشكل أفضل.

الاتصال التحليلي

تستلزم إدارة شخص ما بأسلوب تواصل تحليلي ما تتوقعه بالضبط: هذا الفرد يهتم أولاً وقبل كل شيء بالحقائق الموجودة. يفضل القائمون على الاتصال التحليلي أن تكون المناقشة مباشرة قدر الإمكان ، مع وجود أرقام صلبة لدعم أي نظرية أو تلخيص.

يحتاج كل فريق إلى عضو يمكنه اتباع نهج تحليلي لحل المشكلات. هذا يساعد في تقليل اتخاذ القرار العاطفي ويركز على النتيجة النهائية. ولكن هذا يعني أن أعضاء الفريق قد يضطرون إلى التنازل عن بعض احتياجاتهم الاجتماعية للعمل مع فرد تحليلي - فهم ليسوا من أجل محادثة قصيرة.

عند الاتصال بنوع تحليلي ، شجع فريقك على الاستعداد بالبيانات ، وصولاً إلى التفاصيل الدقيقة. حثهم على البقاء في الموضوع ، وأن يكونوا واضحين مع التوقعات ، والبحث عن منظور قائم على البيانات. تأكد من اتباعهم لجدول أعمال مفصل ثم المتابعة بملاحظات الاجتماع وعناصر العمل والتوقعات.

التواصل الحدسي

يهتم المتصلون البديهيون بالبيانات ، لكنهم يعرفون أن البيانات ليست نهاية المطاف. إذا كان لديك نوع بديهي في فريقك ، فمن المحتمل أنك تعتمد عليهم للحصول على أفكار كبيرة. يرون الصورة الأكبر ومستعدون للتعمق في العمل.

يمكن أن يكون التواصل مع فرد بديهي تجربة فريدة في كل مرة. نظرًا لأنهم يقدرون الاتصال القصير ، فقد يكونون عرضة لعدم الاهتمام بالتفاصيل الأصغر. استعد لطرق الفروق الدقيقة في المنزل حتى لا يفوتها نوع بديهي.

عند إدارة متصل بديهي ، استعد لمحادثة صريحة وسريعة ومتابعة متعددة. قدم مساعدات بصرية لتوجيه انتباههم نحو التفاصيل. ادخل في صلب الموضوع واستمع إلى أفكارهم العظيمة - اسمح بالتفكير خارج الصندوق - لأنها ستثبت أنها لا تقدر بثمن.

الاتصال الوظيفي

فكر في أكثر موظفيك توجهاً نحو العمليات. من المحتمل أنهم متواصلون وظيفيون يتبعون نهجًا شاملاً لحل المشكلات ، ثم يحفرون خطوة بخطوة للتأكد من عدم تفويت أي تفاصيل. تعتبر الأنواع الوظيفية هي الأفضل في العملية والتنفيذ بسبب اهتمامها بالتفاصيل.

تنظر أنواع الاتصالات الوظيفية إلى المشكلة من وجهات نظر متعددة. هذا يعني أنهم قادرون على التفكير في الأفكار لضمان أخذ كل التفاصيل في الاعتبار. يمكن أن تقودهم طبيعتهم الاستفهام إلى "الرد" أو لعب دور محامي الشيطان بشأن فكرة كبيرة - ربما تكون مقدمة من نوع بديهي. قم ببناء ممرات اتصال بين هذين النوعين لملء فجوات التفاصيل التي قد يتوقعها نوع وظيفي من خلال وسيلة اتصال بديهية.

تتطلب إدارة نوع وظيفي مهارات قوية في الاستماع النشط. تريد هذه الأنواع التأكد من أنك تهتم بالتفاصيل بقدر اهتمامها - كرر محادثاتهم وأكد معهم أن خططهم واضحة. شجع التعليقات منهم وتوقع الكثير في المقابل. حدد المواعيد النهائية والتوقعات والعمليات للحفاظ على راحة الذهن الوظيفي.

اتصال شخصي

من المحتمل أن يكون المتصل الشخصي هو الشخص الأكثر اجتماعية في فريقك. تأتي الشخصيات الشخصية إلى الاجتماعات على استعداد لمناقشة عطلة نهاية الأسبوع الخاصة بهم وتسأل عن رأي أطفالك في أحدث أفلام ديزني قبل أن يبدأوا العمل. بالنسبة لهم ، فإن الارتباط العاطفي بالفريق هو ما يدفعهم إلى النجاح.

يركز المتصلون الشخصيون على بناء العلاقات - سواء داخل فريقك أو مع عملائك. غالبًا ما يكونون هم الغراء الذي يبقي فريقك معًا. ربما يسهلون المناقشات الودية بين المتصلين البديهيين والوظيفيين ، بصفتهم دبلوماسيًا على مستوى الفريق. لكن في بعض الأحيان يمكن أن يكون هذا غير رسمي للغاية مع أعضاء الفريق. تحتاج هذه الأنواع من المتصلين أيضًا إلى مزيد من التوضيح للقرارات التي يتخذها أعضاء الفريق الآخرون ، لذا شجع أعضاء فريقك على شرح عملية تفكيرهم عند تقديم أفكار جديدة أيضًا.

عند إدارة شخص ما يتواصل على المستوى الشخصي ، اجعل الأمور عادية. إنهم يقدرون المحادثة الشخصية وجهاً لوجه دون الشعور بأن الأمر كله يتعلق بالأعمال طوال الوقت. يمكن أن تكون محادثاتك غير رسمية بشكل أكبر ، لأن هؤلاء هم نوع الأشخاص الذين يقدرون الاجتماع سيرًا على الأقدام أو لقاء 1: 1 في المقهى. لهذا السبب ، يجب أن تتوقع المتابعة بعد الاجتماع بأي تفاصيل أو جهات اتصال مهمة. من المحتمل أن هذا الموظف لم يكن يدون ملاحظات مفصلة.

تحديد الشخصيات الفردية لفريقك

إذن كيف يمكنك معرفة كل هذا؟ غالبًا ما تكون أفضل طريقة لتعلم أسلوب تواصل فريقك هي السؤال ببساطة!

بعض الأنواع المباشرة - مثل الاتصالات الشخصية أو التحليلية - تجعل شخصيتها وأنماط الاتصال معروفة منذ البداية. لا يدرك الآخرون تمامًا ميولهم في التواصل ، وقد لا تكون واضحة لك على الفور كمدير.

هناك طرق مختلفة لتحديد هوية الاتصال الخاصة بفريقك ، ولكن هناك ثلاث طرق رئيسية يمكن أن تغير الطريقة التي تدير بها فريقك.

اختبارات الشخصية في مكان العمل

لا تعتبر اختبارات الشخصية جنونًا ناجحًا - فهناك سبب يجعل العديد من كبار قادة الأعمال يسلطون الضوء على أنواع مايرز بريجز الخاصة بهم في سيرهم الذاتية وملفاتهم الشخصية على LinkedIn. يمكن لاختبارات مثل Myers-Briggs أو ملف تعريف DiSC إطلاق العنان لأدق التفاصيل في أساليب عمل زملائك في الفريق والتي لم يكونوا على دراية بها.

تزداد شعبية تقييم CliftonSt Strengths نظرًا لسلسلة واسعة من 177 سؤالًا تحدد أنماطًا لتقييم الشخصية الفردية ونقاط القوة والضعف وطرق الاتصال.

أنشطة بناء الفريق

لقد سئمنا جميعًا من سقوط الثقة و "مرحبًا ، اسمي آنا ، وأنا أحضر التفاح إلى النزهة!" ألعاب. ولكن بخلاف ألعاب كسر الجمود ، يحتاج فريقك إلى فرص للعمل معًا بشكل غير رسمي حتى يتمكنوا من فهم كيفية تواصل بعضهم البعض. قم بدمج أنشطة بناء الفريق غير الرسمية مع فريقك حتى يتمكنوا من تعلم كيفية العمل معًا بشكل أفضل. يمكن أن يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل اجتماع فريق افتراضي أو معلومات عامة أو مشروع إبداعي ، مثل مسابقة الملصقات. بمجرد أن يعرف فريقك كيفية العمل معًا بشكل جيد - خاصة عند العمل من المنزل - سيصبح التواصل أسهل في جميع المجالات.

استمع لفريقك

غالبًا ما يتم نقل أفضل الملاحظات بشكل مباشر وجهاً لوجه. لذا ، بغض النظر عن عدد الاختبارات أو الندوات التدريبية التي سيجريها فريقك ، فغالبًا ما يريدون منك فقط أن تكون صريحًا معهم - والعكس صحيح. قم بتمكين فريقك لبدء حلقات تغذية مرتدة منتظمة ، مثل طرح الأسئلة خلال 1: 1 الأسبوعي. شجعهم على التحدث عن لحظة شعروا فيها أنهم يتواصلون بشكل فعال أو ربما لحظة كانوا يكافحون فيها للتواصل مع شخص آخر. قم بإجراء استطلاعات "نبض" وتعليقات منتظمة حيث يمكن لفريقك التعبير عن مخاوفهم دون الكشف عن هويتهم في التواصل. هذه الملاحظات مهمة لإدارة الفريق بشكل جيد عندما يتواصلون جميعًا بشكل مختلف.

إدارة أنماط الاتصال الفردية أثناء التحكم عن بعد

بصفتك مديرًا لفريق بعيد ، كيف تأخذ كل هذه المعلومات وتجعلها تعمل عبر المجال الرقمي؟ لحسن الحظ ، هناك كميات وفيرة من الأدوات التي تجعل العمل عن بُعد أسهل للفرق والمديرين على حدٍ سواء. اعتمد هذا كسياسة للمديرين لتنفيذها أو تضمينها في عملية الإعداد الخاصة بك.

المراسلة

يحب موظفك التحليلي أن تكون المعلومات قصيرة ومباشرة. يحب موظفك الشخصي أن يرحب بك بصباح الخير. والموظف الوظيفي لديك يحب أن يبدأ اليوم من خلال استعراض قائمة مهامه معك. يمكنهم القيام بكل ذلك دون مقاطعة سير عمل بعضهم البعض في أداة مراسلة مثل Flock.

يمكن استخدام Flock لإدارة كل من المشاريع والأفراد ، مما يجعله أداة يدوية للمديرين. قم بإعداد قناة لكل مشروع يديره فريقك حتى يتمكنوا من تتبع المبادرات الفردية وتبادل الأفكار هناك. أنشئ قنوات اجتماعية للاهتمامات ، مثل الموسيقى وألعاب الفيديو. ربما لا يحب عضو فريقك التحليلي الحديث الصغير بقدر ما يحب عضو فريقك الشخصي ، لكن يمكنهم التحدث عن PUBG لساعات - نرى ذلك كثيرًا هنا مع أعضاء تحليليين في فريق Flock. إن إبقاء فريقك يتحدث هو الأولوية الأولى في البقاء على اتصال والعمل معًا بشكل جيد.

ادارة مشروع

إذا أصبحت الدردشة مشتتة للغاية بالنسبة لنوع تحليلي أو بديهي ، فامنحهم الفرصة للعمل من جانب واحد ودون انقطاع من خلال دمج مهامك في أداة إدارة المشروع ، مثل Asana أو Trello. هذه الأدوات تعليمية في توصيل عملية ما ، مما يعني أن Allie التحليلية يمكنها أن تجعل بولي تعرف أن دورها قد حان لالتقاط مشروع دون الشعور بالتعثر بسبب المحادثة. الأمر كله يتعلق بالسماح للعمليات بالتدفق بشكل طبيعي.

أدوات الموارد البشرية

بصفتك مديرًا ، من المهم جمع التعليقات حول أدائك للتأكد من شعور فريقك بالراحة وحسن الإدارة. أثناء تعلم أسلوب الاتصال لفريقك ، ابذل جهدًا نشطًا لاستخدام أدوات الموارد البشرية الداخلية لتتبع تقدمك. تتيح أدوات Pulse مثل 15Five لأعضاء فريقك تقديم رؤى غير متوقعة حول تجاربهم اليومية ويمكنهم الإبلاغ عن مواضيع المناقشة لاجتماع 1: 1 التالي أو اجتماع الفريق.