اجعل التسويق الخاص بك أكثر كفاءة من خلال العمليات المتكررة

أنا واحد من هؤلاء الأشخاص الذين ينجزون الكثير. أحب عمل قوائم وأحب أن أفعل . يعتقد الناس دائمًا أن السبب في ذلك هو أنني أشرب الكثير من القهوة ، وهذا صحيح. لكن هذا فقط جزء مما يجعلني غزير الإنتاج.

لقد وجدت طريقة لتحقيق الكفاءة - لإنجاز الكثير - من خلال تبسيط العمل الذي أقوم به مرارًا وتكرارًا. إن قضاء الوقت في إعداد النماذج والعمليات القابلة للتكرار في وقت مبكر يجعلني في الواقع أسرع. إنها حيلتي السرية. دعونا ننظر خلف الستار لنرى كيف أستخدم هذه العمليات لتوفير الوقت.

ما هي العملية القابلة للتكرار؟

العملية القابلة للتكرار هي في الأساس أي شيء تفعله مرارًا وتكرارًا وتحتاج إلى نتيجة مماثلة. عندما تكتب رسائل إخبارية منتظمة ، أو تنشر يوميًا إلى نظام إدارة المحتوى الخاص بك ، أو تسحب البيانات كل شهر ، فأنت تكرر عناصر العمل. لماذا لا تضفي الطابع الرسمي على العملية؟ بالطبع لا يمكن تكرار كل شيء حرفيًا - ولكن عندما تكون خطواتك العامة في كيفية التنفيذ هي نفسها في كل مرة ، فأنت على الطريق الصحيح نحو ما أتحدث عنه.

لماذا تحتاج إلى عملية قابلة للتكرار

السبب الطبيعي الذي يجعلك تفكر في العمليات القابلة للتكرار هو توفير الوقت والمال. وهذا ما يريد الجميع سماعه دائمًا - أنت ورئيسك وعميلك. نعم ، سيستغرق الأمر بعض الوقت في الإعداد ، كما سأشرح. لكن النتيجة يمكن أن توفر لك الوقت على المدى الطويل.

كيف أستخدم العمليات القابلة للتكرار

اعتدت على إنشاء رسالة إخبارية لفريق عملائي. لقد كانت أداة اتصال داخلية جمعت البيانات والمخرجات لهذا الشهر.

لكن - كلام حقيقي - لم أرغب في إنفاق الكثير من الوقت على هذا الشيء. كان لدي الكثير من الأعمال الأخرى على لوحتي. لحسن الحظ ، وافق موكلي. نصحت "لا تمضي أكثر من ساعة في هذا كل شهر". لقد أرادت أيضًا أن أعمل بحكمة أكبر - ففي النهاية كانت تدفع مقابل وقتي ، وفضلت استخدامه في مشاريع ذات عائد استثمار مرتفع.

ومع ذلك ، لا يزال يتعين القيام بمهمة الرسالة الإخبارية. أردنا مشاركة عملنا مع فريقنا.

لذلك ، قمت بإنشاء نموذج. أولاً ، قمت بعصف ذهني مع العميل فيما يتعلق بنوع المحتوى الذي أردنا تضمينه كل شهر. ثم حددت هيكلًا للنشرة الإخبارية ، بما في ذلك مجموعات المحتوى. أخيرًا ، عملت مع مصمم لصقله.

هل استغرق هذا الجهد الأولي بعض الوقت؟ قطعاً. ربما قضيت 10 ساعات أو أكثر في تلك الطبعة الأولى. ولكن منذ ذلك الحين ، كانت مهمة التوصيل والتشغيل أسهل بكثير.

من الآن فصاعدًا ، أقوم بتعيين وقت في التقويم الخاص بي كل شهر لأداء العمل. لقد حظرت بضع ساعات ( صه ، لا تخبر موكلي أنني استغرقت ساعتين ، وليس ساعة واحدة). ثم استخدمت هذا الوقت المخصص لسحب البيانات وتفصيل المكاسب والكتابة والتعديل والإفراج. منتهي.

ما تعلمته ولماذا كان هذا فوزًا

تبين أن هذا النموذج والعملية يوفران الكثير من الوقت. كنت أعرف ما يجب أن أنجزه ، وعرفت بالضبط ما هي الفترة الزمنية التي يجب أن أعمل فيها على تلك النشرة الإخبارية. لقد أنقذت عقلي من الدوران والقلق إلى ما لا نهاية بشأن ما يجب تضمينه في كل إصدار. كنت أعرف بالفعل ما هي البيانات التي كنت أقوم بالتنقيب عنها ، وما هي المكاسب التي يجب أن أسلط الضوء عليها ، وكيف ستبدو الرسالة الإخبارية ، وكم المساحة التي أتيحت لي لتغطية قصصي. الأهم من ذلك ، كنت أعلم أن لدي وقتًا مخصصًا للعمل عليه. بمجرد أن بدأ التذكير في التقويم الخاص بي ، ينبهني إلى المهمة ، كنت قادرًا على العمل بشكل صحيح بدلاً من التململ والقلق بشأن دلاء التصميم والمحتوى.

لاحظ زملائي في الفريق وعملائي مردود مجهود ما قبل العمل أيضًا. لقد أحاطوا علما بالشكل والمظهر المتسقين للرسالة الإخبارية. لقد نظروا إلى هذا الجهد ليس على أنه إرسال فردي - رسالة بريد إلكتروني لمرة واحدة يجب تجاهلها - بل على أنها "رسالة إخبارية" حقيقية. لقد كانوا في الواقع يتطلعون إلى تلقيها - وفي النهاية أصبح هذا الاتصال أداة تسويق داخلية عزيزة. حتى أن الناس سألوا عن كيفية إرسال المحتوى إليها. علاوة!

فلماذا أقضي الكثير من الوقت في الحديث عن رسالة إخبارية عندما تكون هذه مدونة حول العمليات القابلة للتكرار؟ لأنه ، ببساطة ، قالب الرسالة الإخبارية هو عملية قابلة للتكرار. إنه شيء كان علي القيام به كل شهر - يتكرر.

أنواع العمليات القابلة للتكرار

المقاييس هي عملية أخرى قابلة للتكرار يمكنك توفير الوقت عليها. إذا كنت صريحًا ، فأنا أعاني من التنقيب عن البيانات. لم أتدرب على برنامج Excel وقواعد البيانات - على الرغم من معرفتي بأنها جزء أساسي من وظيفتي كمسوق. الحقيقة هي أنني شخص محتوى وكلمات أولاً. كان الأمر نفسه ينطبق على العديد من أعضاء فريقي السابق للتسويق ، الذين تم تعيينهم كصائعي كلمات. عندما حان الوقت لإثبات كيف كانت هذه الكلمات تعمل بالنسبة لنا ، حسنًا ... لقد كانت كارثية بعض الشيء. لقد أنتجنا بالتأكيد خليطًا من النتائج. كان لكل واحد منا طريقة مختلفة لعرض البيانات ومشاركتها مع قائد فريقنا وعملائنا.

لحسن الحظ ، كان لدينا خبير قاعدة بيانات في فريقنا تقدم للمساعدة. (جانبا ، هذا هو أحد الأشياء الرائعة لكونك جزءًا من فريق. يمكنك الاعتراف عندما لا تعمل ضمن كفاءاتك الأساسية ، واطلب المساعدة عندما تحتاج إليها. يمكنك التفويض.) للبدء ، نحن كفريق أنشأنا بالضبط البيانات التي نحتاجها جميعًا لفحصها يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا. ثم ذهب خبير قاعدة البيانات لدينا إلى المدينة لإعداد استعلامات Excel - وهي نوع من العمليات القابلة للتكرار - والتي ساعدت في سحب البيانات. كل ما كان علينا فعله هو النقر على وظيفة "تحديث البيانات" في ورقة Excel الخاصة بنا ، و- فويلا- ظهرت بيانات جديدة. هذا وفر وقتًا هائلاً والعديد من الصداع.

يمكن أن تكون الفواتير عملية قابلة للتكرار ، مثل تتبع عمليات إرسال المحتوى إلى شركات العلاقات العامة ، والتحقق من صحة المحتوى الخاص بك ، وحتى إنشاء جداول أعمال لاجتماعات الفريق.

يمكن أن تكون إعادة استخدام المحتوى عبر قنوات التسويق المختلفة أيضًا منافسًا لعملية قابلة للتكرار. إنها ليست عملية كبيرة ، ولكن إعادة استخدام وإعادة تدوير ما قمت به بالفعل - إعادة استخدامه لاستخدامات أخرى - هو نوع من العمل المتكرر. ويمكن أن يوفر لك الوقت والمال تمامًا.

استخدام العمليات المتكررة للتدريب الداخلي

هل تقوم باستمرار بتدريب الموظفين الجدد على كيفية عمل الأشياء في مكتبك ، مثل توضيح كيفية إنشاء صفحة ويب أو النشر على نظام إدارة المحتوى الخاص بك؟ إذا تم استخدام هذه العمليات بانتظام ، فلماذا لا يتم توثيقها وإنشاء طريقة داخلية؟ هذا نوع من العمليات القابلة للتكرار والتي يمكن أن تساعدك في توفير الوقت في التدريب الداخلي.

تساعد التوثيق الداخلي في التخطيط للطوارئ أثناء فترات التعطل (أو إذا تقلص فريقك فجأة وكان على الأشخاص الذين تركوا العمل أن يقوموا بالعمل الذي اعتاد الآخرون القيام به). وبالطبع تساعد هذه السجلات أيضًا عندما ينتقل شخص ما - وتحضر وجهًا جديدًا.

عندما يتم توثيق العمليات الخاصة بك ، لن تضطر إلى قضاء الكثير من الوقت مع جلسات تدريبية لمرة واحدة وكيفية القيام بذلك. بدلاً من ذلك ، يمكنك مشاركة وثائق العملية ثم الجلوس مع الموظفين للإجابة على أي أسئلة.

لا تنس اختبار عملياتك

شيء أخير قبل أن نغلق. إذا قررت إنشاء قوالب أو توثيق الإرشادات ، وعندما تقرر ذلك ، لا تنسَ الاختبار. آخر شيء تريد القيام به هو إنشاء مستند عملية مليء بالأخطاء التي تنتهي بالتسبب في مزيد من الإجهاد - والعمل - لك وللفريقك. قم بتشغيله من خلال تجربة ، خطوة بخطوة ، للتأكد من أن تعليماتك واضحة وأن العملية سليمة.

ما الذي تستطيع القيام به؟

إذن ، ما الذي يمكنك تحويله شخصيًا إلى عملية قابلة للتكرار؟ من المحتمل أن يكون لديك مهمة واحدة على الأقل يمكنك وضعها في نموذج تجريبي تلقائي. ربما تكون هذه هي الطريقة التي تستفسر بها عن مقاييسك. أو الطريقة التي تبث بها فريقك لمساهمات المحتوى في رسالتك الإخبارية. أو الطريقة التي تصمم بها سطح السفينة. يمكن أن يكون التقويم أيضًا عملية قابلة للتكرار ، مثل تقليدتي السنوية في التخطيط لشهر يناير.

طلبي هو أن تأخذ بعض الوقت للتفكير في المهام التي تقوم بها مرارًا وتكرارًا - كل يوم ، كل أسبوع ، كل شهر ، كل عام. الخطوة الأولى هي تفصيل هؤلاء. ثم ألق نظرة فاحصة. أي من هؤلاء يمكن أن يصبح مرشحًا لعملية ما؟ هل يمكنك كتابة مخطط تفصيلي سريع خطوة بخطوة يوثق ما يجب القيام به ، بحيث في المرة القادمة التي تعود فيها ، يمكنك القفز مباشرة؟ اسأل زملائك في الفريق أيضًا. هل هناك أي شيء يفعلونه بانتظام ولكن يبدو أنهم يعانون منه - أو حتى شيء يستغرق الكثير من الوقت؟ هذه الأعمال الروتينية أيضًا مرشحة للنظر في وثائق العملية القابلة للتكرار.

بعد ذلك ، بمجرد إعداد عمليتك ، يكون من السهل نسبيًا تنفيذها - الشطف والتكرار ، مرارًا وتكرارًا ، لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

يضع Act-On قيمة عالية لـ "الوقت المستغرق في القيمة". تعد السرعة - الاستيقاظ والعمل بسرعة - أحد الأشياء الرئيسية التي تجعلنا مختلفين. وبالمثل ، فإن العمليات القابلة للتكرار في جيبك الخلفي يمكن أن تجعلك تعمل بشكل أسرع مع قائمة المهام الخاصة بك. حتى بدون شرب جالون من القهوة.

نعود اليك

كيف قمت بتحسين الكفاءة من خلال العمليات القابلة للتكرار في عملك الخاص؟ شارك نصائحك هنا.