كيفية عمل تقديرات دقيقة لوقت العمل

تساعدك التقديرات الزمنية الدقيقة على التخطيط لعملك وتحليله - ونتيجة لذلك ، يمكنك إدارة وقتك ومهامك بشكل صحيح.

ولكن ، من السهل نسبيًا ارتكاب خطأ في الوقت المقدر لإكمال المشروع - غالبًا لأن الناس يبدو أنهم سيئون في تخمين الوقت الذي يستغرقونه لإنهاء شيء ما.

هذا التقدير الخاطئ شائع جدًا ويمكن أن يحدث إما من:

• التفاؤل سينتهون بشكل أسرع ، أو
• الرغبة في منح أنفسهم وقتًا أطول مما يحتاجون إليه حقًا.

لذلك ، من المرجح أن يحدث السيناريوهان التاليان:

• يمكنك تقدير وقت أقل والتعجيل بالمشروع في النهاية - بدلاً من أخذ بضع ساعات إضافية لإجراء المراجعات والتعديلات اللازمة ، أو
• يمكنك تقدير المزيد من الوقت ، والانتهاء في وقت مبكر ، وقضاء الساعات المتبقية قبل تأخير الموعد النهائي - بدلاً من تخصيص هذا الوقت الإضافي لمشروع مختلف.

سيساعدك منشور المدونة هذا على تحسين دقة تقديرات وقت عملك ، بالإضافة إلى توفير نموذج مجاني لآلة حاسبة مفيدة لتقدير الوقت.

عواقب وضع تقديرات زمنية سيئة (وكيفية تجنبها)

يمكن لتقديرات الوقت الضعيفة أن تعطل جدولك الزمني وستؤدي إلى تعطيل مواعيدك النهائية الواقعية.

وبالتالي ، قد يؤدي التسليم المتأخر للمشروع إلى إبعاد العميل الذي تعمل معه عن أن يصبح عميلًا متكررًا.

قد يشير بعض العملاء إلى نتيجة مشروعك على أنها فاشلة إذا خرقت الموعد النهائي المقدر.

كل هذا يوضح مدى أهمية تحديد تقديرات الوقت الدقيقة في تنمية عمل تجاري ناجح.

لذلك ، ضع في اعتبارك دائمًا أن جميع المشاريع تعتمد على تقديرات الوقت وتؤثر على جداول كل من يشارك فيها.

لذا ، كيف تقيمون تقديرات الوقت؟

حسنًا ، تقوم بعمل تقديرات زمنية دقيقة لمهام مشروعك ، فمن الأهمية بمكان تقسيم المهام المذكورة إلى مهام أصغر.

يسمى نشاط تقسيم المهام إلى مهام أصغر بمتابعة "الإنتاجية الصغرى".

تتكون الإنتاجية الدقيقة من العمليات التالية:

• تحديد المهمة الرئيسية ،
• تجزئة المهمة المذكورة إلى مهام فرعية ،
• سرد جميع المهام الفرعية ،
• تقدير الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة فرعية وحتى
• تقدير الوقت الذي قد تخصصه للفواصل بين المهام الفرعية.

من خلال تبني هذه المهارة بنجاح ، ستتعلم الطريقة الصحيحة لجعل جميع مهامك قابلة للإدارة والقيام بها.

على سبيل المثال ، لا يمكن أن تكون "كتابة منشور مدونة" مهمة واحدة ، لأنها تتطلب في الواقع عدة مهام مختلفة - مثل:

• إجراء البحوث ،
• البحث عن المراجع ذات الصلة ،
• البحث عن كلمات رئيسية ذات صلة لتحسين المحتوى الخاص بك ،
• كتابة مخطط تفصيلي منظم ،
• كتابة المحتوى الفعلي ،
• التدقيق اللغوي والتدقيق الإملائي والنحوي ،
• كتابة عناوين فعالة ،
• كتابة الأوصاف التعريفية ،
• إنشاء المرئيات ، و
• تحميل المشاركات على ووردبريس.

في المثال أعلاه ، تعني متابعة الإنتاجية الدقيقة تقسيم مهمة رئيسية واحدة إلى 10 مهام أصغر وتخصيص فترة زمنية منفصلة لكل منها.

التأثير النفسي لهذا النهج سوف:

• ساعدنا في أن نكون أكثر توجهاً نحو الهدف ،
• عزز صورتنا الذاتية الإيجابية ،
• يؤدي إلى تقليل الوقت الذي يقضيه في المماطلة ، وفي النهاية
• ساعدنا في عمل تقديرات أفضل للوقت.

7 نصائح نهائية لعمل تقديرات دقيقة للعمل

لمساعدتك في أن تصبح خبيرًا في تقدير الوقت ، قمنا بتجميع أهم معادلات ونصائح وحيل التقدير الفعالة.

دعنا نتعمق في النصائح العملية ونوضح عملية إعداد تقديرات دقيقة للعمل بمزيد من التفصيل.

النصيحة رقم 1: قم بعمل قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها

لا يمكنك الذهاب بعيدًا دون معرفة ما عليك القيام به للوصول إلى هناك.

لذلك ، قبل إجراء تقديرات الوقت ، تأكد من تحديد قائمة المهام التي تحتاج إلى إكمالها خلال فترة زمنية.

أفضل ممارسة هي إنشاء قائمة مهام مباشرة ، حيث ستضع قائمة بالمهام والمهام الخاصة بك لهذا اليوم.

☐ اتصل بـ Henry B.

☐ لقاء مع فريق التسويق

☐ اكتب اقتراح المشروع

☐ أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى Elinor بخصوص حفلة بيكي

☐ احضر مأدبة فطور وغداء مع العملاء

^ لقاء مع Luke S.

☐ املأ الجدول الزمني

بمجرد تحديد مهامك ومهامك بهذه الطريقة ، سيكون من الأسهل عمل تقديرات للوقت الذي يستغرقه إكمالها.

ستكون قادرًا على تخصيص قدر معين من الوقت لكل مهمة - ونتيجة لذلك ، ستكون أقل عرضة للخروج من تلك الأطر الزمنية.

هذا هو السبب في أن تحديد أهداف واضحة هو أمر في غاية الأهمية بشكل افتراضي - وكذلك السبب في أن ضبط الوقت الشخصي سيساعدك على البقاء على رأس الأمور.

لذا ، دعونا نقدم مثالاً على هذه التقديرات وبالتالي إجمالي اليوم.

• اتصل بـ Henry B. - 10 دقائق
• لقاء مع فريق التسويق - 25 دقيقة
• اكتب اقتراح المشروع - 4.5 ساعة
• أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى Elinor بخصوص حفلة Becky - لمدة 10 دقائق
• حضور غداء عمل مع العملاء - 1.5 ساعة
• لقاء مع Luke S. - 25 دقيقة
• املأ الجدول الزمني - 5 دقائق

في النهاية ، يمكنك بسهولة حساب إجمالي الوقت المقدر لليوم عن طريق جمع هذه الساعات المقدرة (على سبيل المثال 7 ساعات و 15 دقيقة).

النصيحة الثانية: ضع مجهودًا إضافيًا في تقديرات الوقت لأولوياتك

جانب آخر مهم لتقدير الوقت المناسب هو أولوياتك.

وفقًا لقاعدة التجربة ، يجب دائمًا تخصيص معظم وقتك للمهام والمهام ذات الأولوية.

وللحصول على ذلك بشكل صحيح وتقليل ضياع الوقت ، سيتعين عليك بذل جهد إضافي لتحديد تقديرات الوقت لكل من المهام ذات الأولوية والمهام المتنوعة الخاصة بك.

لذا ، فإن أولوياتك هي أهم المهام وأكثرها إلحاحًا - هذه هي المهام التي لها موعد نهائي محدد تحتاج إلى الوفاء به ، أو المهام التي تعتبر حاسمة بالنسبة للهدف الذي تريد تحقيقه لهذا اليوم.

على سبيل المثال ، يجب عليك كتابة اقتراح مشروع بحوالي 1000 كلمة ليوم غد - قد تؤثر قدرتك على تقدير الوقت لهذه المهمة على ما إذا كنت ستتمكن من إكمالها أم لا.

أول شيء عليك القيام به هو وضع مخطط لمقترحك ، وتحديد العناوين الفرعية. يمكن أن تكون بمثابة مهام منفصلة ، والتي يجب عليك بعد ذلك تعيين تقديرات زمنية منفصلة لها - بالطريقة التالية:

• قدر عدد الكلمات التي ستكتبها لكل عنوان فرعي:
  • (على سبيل المثال ، " نظرة عامة: 100-150 كلمة " ، " الأهداف: 200-300 كلمة " ، إلخ.)
• قدر الوقت اللازم لكتابة كل عنوان فرعي وتحريره ، فيما يتعلق بعدد الكلمات:
  • (على سبيل المثال ، " 100-150 كلمة - 30 دقيقة " ، " 200-300 كلمة - ساعة واحدة " ، إلخ.)

بمجرد الانتهاء من تقدير الوقت للعناوين الفرعية ، اجمع هذه الأرقام - هذا هو إجمالي الوقت المقدر للمهمة ذات الأولوية.

للحصول على أفضل النتائج بالنسبة لك على وجه التحديد ، يجب أن تحسب وقت الذروة البيولوجي - أي الوقت خلال اليوم الذي من المرجح أن تكون فيه منتجًا ومركّزًا ومحفزًا لإكمال مهامك. هذا هو الوقت الذي من المرجح أن تنهي فيه مهامك بشكل أسرع - لذا احفظ هذه الفترات الزمنية لمهامك ذات الأولوية.

في ملاحظة إضافية ، إذا قمت بتخصيص أطول فترة زمنية لمهمتك ذات الأولوية - فأنت في الأساس تشير إلى نفسك أنه يجب عليك تركيز كل طاقتك على هذه المهمة.

نصيحة رقم 3: استخدم معادلة تقدير الوقت

عند البحث عن طريقة معادلة لتحديد عدد الأيام التي ستستغرقها لإنهاء المشروع ، لا تحتاج إلى النظر إلى أبعد من صيغة تقدير الوقت ، بناءً على أسلوب تقييم البرنامج والمراجعة (المعروف أيضًا باسم PERT) .

إذن ، ما هي أنواع تقدير الوقت في PERT؟

PERT هي طريقة لحساب وقت المشروع - فهي تتضمن صيغة تقدير الوقت التي تأخذ في الاعتبار:

• تقدير الوقت المتفائل (أ)
• على الأرجح تقدير الوقت (ب)
• تقدير الوقت المتشائم (C)

دعنا نلقي نظرة على مثال ، لفهم كيفية عمل PERT بشكل أفضل.

تقدير الوقت المتفائل (أ)

هذا هو أقصر وقت ممكن تعتقد أنه سيأخذك لإنهاء نوع من المشروع - يُعرف أيضًا باسم تقدير أفضل حالة ، وهو يعني الإبحار السلس طوال المشروع.

باختصار ، ينطبق تقدير الوقت المتفائل عندما يسير كل شيء على ما يرام:

• ينتهي كل فرد في فريقك من عمله في الوقت المحدد ،
• لا توجد مراجعات ضرورية ،
• لا توجد مشاكل مع الميزانية ، و
• لا توجد مشاكل مع المواد والمعدات.

على سبيل المثال ، علمتك التجارب السابقة أن تقدير الوقت المتفائل لنوع من المشروع في فريقك هو 225 يومًا ، مما يعني أن A = 225 .

تقدير الوقت الأكثر احتمالاً (ب)

هذا هو مقدار الوقت الواقعي الذي تعتقد أنه سيأخذك لإنهاء نوع من المشروع.

يُعرف أيضًا باسم التقدير الأكثر ترجيحًا ، وهو يشير إلى متوسط ​​الرحلة في جميع أنحاء المشروع.

يتم تطبيق تقدير الوقت الأكثر احتمالاً عندما يكون كل شيء يتعلق بالطريقة التي يتقدم بها مشروعك متوسطًا:

• كل شيء يسير بشكل عام وفقًا للخطة ،
• ينهي معظم الناس مهامهم في الوقت المحدد ، و
• هناك عدد متوسط ​​من المراجعات المطلوبة.

على سبيل المثال ، علمتك التجارب السابقة أن تقدير الوقت الأكثر احتمالاً لنوع من المشروع في فريقك هو 360 يومًا ، مما يعني أن B = 360 .

تقدير الوقت المتشائم (C)

هذه هي أطول فترة زمنية تعتقد أنها ستأخذك لإنهاء نوع من المشروع.

يُعرف أيضًا باسم تقدير الحالة الأسوأ ، وهو يشير إلى الجبال الجليدية في كل مكان في جميع أنحاء المشروع.

يتم تطبيق تقدير الوقت المتشائم عندما تواجه عدة مشاكل قبل الانتهاء من المشروع بشكل نهائي:

• يواجه معظم أعضاء فريقك مشكلات في الانتهاء قبل الموعد النهائي ،
• هناك حاجة إلى الكثير من المراجعات قبل تقديم المشروع للمراجعة النهائية ،
• مشاكل كبيرة مع المواد والمعدات الخاصة بك ، و
• مشاكل كبيرة في ميزانيتك.

على سبيل المثال ، علمتك التجارب السابقة أن تقدير الوقت المتشائم لنوع من المشروع في فريقك هو 375 يومًا ، مما يعني أن C = 375 .

نصيحة للمحترفين Clockify :

يحدث التأخير في تنفيذ المشروع للجميع ، فلا تضغط على نفسك كثيرًا حيال ذلك. تحقق من قائمتنا لأفضل تقنيات وممارسات وأدوات إدارة المشاريع بدلاً من ذلك.

• إدارة المشروع: 31 من أفضل الأساليب والممارسات والأدوات

الحساب الفعلي - معادلة تقدير الوقت

تأخذ معادلة تقدير الوقت في الحسبان أن جميع هذه الأنواع من التقديرات ممكنة بشكل متساوٍ ، والصيغة نفسها (E) تسير على النحو التالي:

E = (A + 4B + C) / 6

إذا أخذنا التفاؤل المدرج (A = 225) ، على الأرجح (B = 360) ، وتقدير الوقت المتشائم (C = 375) ، فإليك كيفية تكديس الأرقام:

E = (225 + 4 * 360 + 375) / 6

ع = 340

لذلك ، من المرجح أن تنتهي من المشروع المذكور في غضون 340 يومًا.

ولكن ، مع حدوث مضاعفات ، ستحتاج إلى توسيع نطاق الحساب والإطار الزمني - هذا هو المكان الذي يبدأ فيه الانحراف المعياري.

تسير الصيغة على النحو التالي:

SD = (CA) / 6

تأخذ صيغة الانحراف المعياري في الحسبان فقط تقديرات الوقت المتفائلة والمتشائمة وتخبرك بمدى دقة تقدير الوقت الإجمالي:

SD = (375-225) / 6

SD = (150) / 6

SD = 25

إذا كان الانحراف المعياري 25 يومًا ، فهذا يعني أن المشروع يمكن أن يستغرق ما بين 25 يومًا أكثر مما تخبرك به صيغة تقدير الوقت ، و 25 يومًا أقل. لذلك ، في النهاية ، يمكن أن يستغرق هذا النوع من المشاريع ما بين 315 و 365 يومًا .

نصيحة رقم 4: استخدم حاسبة مدة المشروع

تعتمد حاسبة مدة المشروع على ما تم الحديث عنه مسبقًا:

• تقدير الوقت ، و
• صيغ الانحراف المعياري.

ستظل تحصل على العدد المقدر تقريبًا للأيام التي تحتاجها لإنهاء المشروع - ولكن ستحصل عليه بشكل أسرع ، لأنه سيتم التعامل مع الحساب تلقائيًا.

إليك كيفية إنشاء آلة حاسبة بسيطة لمدة المشروع في Excel ، باستخدام:

• صيغة تقدير الوقت (E = (A + 4B + C) / 6) ، و
• صيغة الانحراف المعياري (SD = (CA) / 6).

بالنسبة لخلية "صيغة تقدير الوقت" ، اكتب: = ROUNDUP ((C4 + C5 * 4 + C6) / 6)

بالنسبة لخلية "الانحراف المعياري" ، اكتب: = ROUNDUP ((C6-C4) / 6)

بالنسبة إلى الخلية "أقصر مدة تقديرية للمشروع" ، اكتب: = ROUNDUP (C8-C9)

بالنسبة لخلية "أطول مدة مقدرة للمشروع" ، اكتب: = ROUNDUP (C8 + C9)

الآن ، تحتاج إلى إدخال بياناتك في الخلايا التالية:

• تقدير زمني متفائل ،
• على الأرجح تقدير الوقت ، و
• تقدير متشائم للوقت.

بمجرد القيام بذلك ، ستشير البيانات إلى الوقت المقدر والانحراف المعياري.

بالإضافة إلى ذلك ، سيتم احتساب أقصر وأطول مدة تقديرية تلقائيًا.

قم بتنزيل حاسبة مدة المشروع مجانًا

يعد استخدام الدالة ROUNDUP أمرًا اختياريًا - ولكن يوصى به بشدة لأنك ستقرب العدد المقدر للأيام إلى عدد صحيح.

لاستخدام الصيغ نفسها لمشاريع إضافية ، ما عليك سوى الضغط مع الاستمرار وسحب المؤشر على حافة الخلايا التي تحتوي على الصيغ ، كما هو موضح أدناه.

لذلك ، إذا أدخلت "145" ، و "234" ، و "345" ، فستحصل على أن الوقت المقدر لإنهاء المشروع هو 238 يومًا ، مع انحراف معياري لمدة 34 يومًا - مما يعني أنك ستستغرق على الأرجح ما بين 204 و 272 يومًا لإنهاء هذا النوع من المشاريع.

نصيحة رقم 5: تتبع وقتك

تخبرك حاسبة مدة المشروع بعدد الأيام التي من المحتمل أن تحتاجها لإنهاء المشروع ، وهو أمر مفيد لإعطاء تقدير تقريبي للعميل.

ولكن ، ستحتاج أيضًا إلى تقدير أكثر دقة ، لتخطيط عملك وتحليله بالتفصيل ، بالإضافة إلى إنشاء جدول وظيفي لمتابعة أثناء العمل في مشروع مذكور - وهذا هو المكان الذي يصبح فيه تعقب الوقت أمرًا بالغ الأهمية.

متتبع الوقت يجعل تقدير الوقت علمًا دقيقًا. يخبرك مقدار الوقت الذي قضيته في المشاريع السابقة بشكل إجمالي - بالساعات والدقائق والثواني - ويتيح لك تحديد المهام التي استغرقت معظم وقتك.

يخبرك أيضًا بنوع العمل الذي قضيت معظم وقتك فيه - على سبيل المثال ، مهام "الواجهة الأمامية" أو "النهاية الخلفية".

لماذا يعد تتبع الوقت مهمًا لإدارة المشروع؟

حسنًا ، بالنسبة للمبتدئين ، من خلال الاحتفاظ بسجلات تتبع الوقت ، ستتمكن من عمل تقديرات الوقت لنوع معين من المشروع ، والتي تستند في الواقع إلى تجاربك السابقة التي يمكن التحقق منها تمامًا.

لجمع بيانات تتبع الوقت ، يمكنك بسهولة بدء عداد الوقت في كل مرة تبدأ فيها العمل على مهمة ما ، وربطها بالمشروع الصحيح.

بمجرد الانتهاء من العمل على هذه المهمة ، أوقف المؤقت. من خلال القيام بذلك ، ستضيف هذا الوقت إلى إجمالي وقتك لهذا المشروع.

هناك أيضًا بديل لهذه العملية - يمكنك إدخال الوقت يدويًا في الجدول الزمني الخاص بك ، بعد الانتهاء من مهمة معينة.

بحلول نهاية المشروع ، سيكون لديك الوقت المحدد الذي قضيته فيه الآن ، ومن المحتمل أن تقضيه في نفس نوع المشروع في المستقبل - لذلك ، ستتمكن من إعطاء تقدير دقيق لـ عملائك.

بالإضافة إلى ذلك ، ستتمكن من التمييز بين الساعات المدفوعة وغير القابلة للفوترة ، بالإضافة إلى فهم مقدار الأموال التي ربحتها من العمل في المشروع - مما يساعدك على تحسين إدارة تكلفة مشروعك في المستقبل.

كيف يمكنك تتبع الوقت لتحديد تقديرات الوقت: المثال رقم 1

يمكنك حتى تحويل الساعات إلى أيام ومعرفة مدى دقة حاسبة مدة المشروع حقًا.

لنأخذ مثالاً - لقد قضيت 283 ساعة و 39 دقيقة في مشروع.

حسنًا ، هذا يترجم بسهولة إلى 35.5 يومًا قضيتها في العمل في هذا المشروع لمدة 8 ساعات في اليوم.

لكن ، هذه ليست الطريقة الوحيدة لإدارة وتحديد تقديرات الوقت ضمن متتبع الوقت.

كيف يمكنك تتبع الوقت لتحديد تقديرات الوقت: المثال رقم 2

يوفر Clockify أيضًا نظام تقدير حيث ستتمكن من تحديد تقديرات للمهام والمشروع بشكل عام ، قبل مقارنة نتائج التتبع في الوقت الفعلي مع هذه التقديرات.

لذلك ، بمجرد أن تبدأ في تتبع الوقت ، ستتمكن من مقارنة تقدمك في الوقت الفعلي بتقديراتك أثناء عملك.

ستتمكن أيضًا من رؤية النسبة المئوية للعمل المنجز ، مقارنة بتقديراتك في جميع الأوقات.

بهذه الطريقة ، لن تتمكن فقط من رؤية أن تقديرات الوقت الأصلية كانت متوقفة ، ولكن ستتمكن أيضًا من معرفة مقدار الوقت.

لذلك ، ستعمل على مهارتك في تقدير وتحديد الجدول الزمني الصحيح للمشروع ، بينما ستتجنب في نفس الوقت الضغط الناجم عن المواعيد النهائية غير الواقعية.

نصيحة رقم 6: احسب الوقت الذي ستضيعه

عند عمل تقديرات الوقت لمشروع ما ، من السهل التغاضي عن الوقت الذي لا بد أن تضيعه - لذلك ، لا تنسَ حساب ما يلي:

• الانقطاعات ،
• الانحرافات و
• المماطلة الخمول.

أولاً ، ضع قائمة بالأنشطة التي من المحتمل أن "تضيع وقتك فيها" كل يوم في العمل.

بعد ذلك ، خصص لهم تقديرًا للوقت:

• الخروج للتدخين كل ساعتين - 25 دقيقة
• الخروج إلى المخبز القريب لشراء الكعكات لتناول وجبة خفيفة بعد الظهر - 15 دقيقة
• سيصلح فنجان قهوة كل 3 ساعات - 15 دقيقة
• الدردشة مع الزملاء - 45 دقيقة

يمكنك أيضًا إضافة الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات وفرز صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك إلى هذا الوقت الضائع - بعد كل شيء ، لا تساهم هذه الأنشطة في إنهاء المشروع بل تأخذك بعيدًا عن الأولويات الحقيقية:

• الاجتماعات - ساعة و 20 دقيقة
• إدارة البريد الوارد - 1 ساعة

يمكنك عمل تقديرات للوقت في أعلى رأسك لهذه الأنشطة ، أو يمكنك إجراء تجربة أسبوعية وتتبع الوقت المحدد الذي تستغرقه لإنهاء هذه الأنشطة في اليوم.

تتبع الوقت الضائع لعمل تقديرات زمنية دقيقة

على سبيل المثال ، إذا قمت بتتبع النتائج التالية للاجتماعات اليومية:

• 40 دقيقة يوم الاثنين
• 45 دقيقة يوم الثلاثاء
• 30 دقيقة يوم الأربعاء
• 45 دقيقة يوم الخميس
• 40 دقيقة يوم الجمعة

بعد ذلك ، يمكنك أن تأخذ 40 دقيقة كمتوسط ​​وقتك للاجتماع في التقديرات المستقبلية:

(40 + 45 + 30 + 45 + 40) / 5 = 40

تتبع الوقت الضائع لتقدير المبلغ الذي تنفقه في التركيز على المشروع

في النهاية ، للحصول على إجمالي الوقت الضائع في اليوم ، ما عليك سوى جمع الأرقام - دعنا نقول أن كل ما يهدر الوقت المدرج ، من استراحات القهوة إلى الاجتماعات ، يصل إلى 4 ساعات.

لذلك ، إذا كنت تعمل 8 ساعات يوميًا ، وتضيع 4 ساعات ، فإنك تقضي حوالي 4 ساعات فقط في التركيز على المشروع.

سيؤدي حساب المبلغ الإجمالي للوقت الضائع في اليوم بشكل صحيح إلى تحسين الدقة في عمل تقديرات العمل. ستساعدك هذه الخطوة على تسهيل إدارة الوقت.

بعد كل شيء ، إذا كنت تدرك أن لديك بالفعل نصف الوقت الذي تعتقد أنه يجب عليك إكمال مهامك ، فمن المرجح أن تحدد مواعيد نهائية مختلفة وأكثر واقعية. أو حتى أفضل من ذلك ، ستحاول تقليل إهدار الوقت وبالتالي تحسين مستويات الإنتاجية لديك.

نصيحة رقم 7: حدد وقتًا إضافيًا ، في حالة حدوث ذلك

تُظهر البيانات التي تحصل عليها من متتبع الوقت الخاص بك الوقت المحدد الذي قضيته في مشاريع مماثلة من قبل ، والمقدار الذي من المحتمل أن تنفقه عليه في المرة القادمة.

لذلك ، في 9 من أصل 10 حالات ، إذا قضيت 71 يومًا في مشروع (أو 283 ساعة و 39 دقيقة لمدة 4 ساعات في اليوم) ، فمن المحتمل أن تقضي وقتًا مماثلاً تقريبًا في المرة القادمة.

ولكن ، فقط في حالة حدوث ذلك ، خصص بعض الوقت الإضافي لهذا المشروع ، للمشاكل غير المتوقعة وأوجه القصور التي تأتي عادةً مع 10٪ من هذه المشاريع.

ربما تكون على دراية بالمقولة: "أفضل أمانًا من آسف".

أنت لا تعرف أبدًا متى قد تزيد هذه النسبة المئوية ، ومتى ستحتاج إلى أيام وساعات إضافية لتقريب المشروع إلى الرضا التام لعميلك.

الخلاصة: تقديرات العمل الدقيقة مهمة (وستحصل على نتائج أفضل بمرور الوقت)

في النهاية ، إجراء تقديرات زمنية دقيقة ليس بهذه الصعوبة.

ستحتاج فقط إلى:

• قم بتحليل عملك إلى مهام يومية وقم بعمل تقديرات لهذه المهام المنفصلة ،
• وضع طاقة إضافية في تقدير الوقت بشكل صحيح للمهام ذات الأولوية ،
• ابذل جهدًا لتتبع الوقت الذي تقضيه في المشاريع والمهام ،
• ضع في اعتبارك الوقت الذي تضيعه كل يوم ، و
• ضع في اعتبارك الوقت الإضافي الذي قد تحتاجه لإنهاء المشروع.

لمزيد من الذوق ، يمكنك استخدام صيغة PERT لتقدير الوقت والاعتماد على حاسبة مدة المشروع البسيطة ، لحساب تقديراتك اليومية.

كنتيجة لاتباع هذه النصائح ، ستجعل تقديرات الوقت دقيقة ودقيقة ، بالإضافة إلى تخطيط جداولك بشكل أسهل. تتمحور إدارة المشروع حول التبعيات ، وستساعدك هذه النصائح في الحصول على فهم أعمق لسير عملك ، والذي سينعكس في مشاريعك القادمة. كل هذا سيضمن لعملائك رؤيتك كمحترف موثوق به يلتزم بكلمتهم.

️ هل سبق لك أن جربت أسلوبًا لجعل تقديرات الوقت أكثر دقة؟ هل لديك أي توصيات للآلات الحاسبة المفيدة التي لم نذكرها بعد؟ لا تتردد في مشاركة 2 سنت الخاصة بك. اكتب إلينا على [email protected] وسننظر في إبداء رأيك في هذا أو أحد أعمالنا المستقبلية. وإذا أعجبك هذا المقال ، شاركه مع شخص آخر تعرفه وسيجده مفيدًا.