كيف تبرر فواتيرك للعملاء كمستقل

نعلم جميعًا أن التواصل مع العملاء هو أحد أكبر العوامل الحاسمة إذا عملنا معهم مرة أخرى أم لا. إنه يبني الثقة ، يرسمك كمحترف ، وتريد منهم أن يعرفوا أن مشروعهم في أيد أمينة ، أليس كذلك؟ حسنًا ، يمكن أن يلعب تبرير فواتيرك دورًا كبيرًا في نجاح تلك العلاقة بين العميل والمستقل. إنه يمثل اللبنات الأساسية لشراكة طويلة الأجل ناجحة - من المرجح أن يعود العملاء ويوصون بخدماتك ويتركون تعليقات إيجابية ويبدأون في الثقة بحكمك دون سؤال.

لماذا يجب علي تبرير فواتيري؟

لقد تطرقنا إلى هذا في المقدمة ، وإضافة إلى ذلك ، فإن تبرير فواتيرك يمكن أن يحميك من العملاء الذين يتجنبون الدفع عن طريق تقديم مطالبات غير معقولة. إما أنهم غير راضين عن نتيجة هذا السعر ، أو أنهم "لا يفهمون" سبب تحصيلك المزيد من الرسوم مقابل المراجعة ، أو يختلفون مع اختيارك لأخذ وقت أطول في مهمة معينة.

وفي حال كنت لا تزال غير مقتنع ، فإليك كيف تفيد تقارير العمل / المشروع المرفقة بالفواتير حياتك المهنية.

التقارير تتجنب سوء الفهم

يأتي العملاء بجميع أنواعهم - بعضهم سعداء تمامًا بمجرد إرسال فاتورة ، والبقاء بعيدًا عن شعرهم. يريد البعض الآخر مزيدًا من التفصيل ، لأنه بعد كل شيء ، إنها أموالهم ، ويريدون معرفة أين تذهب.

يسهّل التقرير المنظم جيدًا عرض ما دفعته بالضبط للعملاء ولماذا. لا يمكننا أن نفترض أن الجميع يعرف ما يستلزمه عملنا. هذا هو السبب في أن التفسيرات البسيطة تقطع شوطًا طويلاً.

إذا أظهر تقريرك سبب تكبدك ، على سبيل المثال ، العديد من الساعات التي تقضيها في البحث ، فأنت تغطي العديد من الفرص المحتملة لسوء الفهم:

1. لن يعتقد العميل أنك تحاول خداعهم ؛
2. لن تؤتي ثمارها كمماطل أو غير ماهر ؛
3. ستبني الاحترام بسبب الشفافية ؛
4. سيكون هناك مسار مكتوب في حالة محاولة العميل تغيير الصفقة أو الأسعار في وقت لاحق.

ربما كانت هذه المهمة المحددة أكثر تعقيدًا قليلاً مما سمح به العميل ، أو كانت لديك مشكلات فنية ، أو أردت ببساطة القيام بأفضل عمل ممكن ، والنتيجة النهائية تعكس ذلك. لا تخف من التعبير علانية عن أسبابك للقيام بالمهام بطريقة محددة ، وكن بجانب أساليبك.

الفواتير المبررة تعزز الشفافية

عندما يرى العملاء أنك على استعداد لمناقشة سير عملك بحرية وإظهار طريقة عملك ، فسوف يزداد ثقتهم بأنه ليس لديك ما تخفيه. عادة ، الأشخاص الذين يفرطون في حماية جداول عملهم إما أنهم لا يمتلكونها ، أو في حالة من الفوضى الكاملة ، أو لا يرقون إلى مستوى معايير العميل.

هذا يؤدي فقط إلى عدم الثقة ، ويظهر للعملاء أنك غير راغب في الإجابة على أسئلتهم المحتملة أو أخذ المشورة أو الاقتراحات. إذا كنت لا تريد فواتيرك محل شك واستجواب ، فقم بمقابلتها في منتصف الطريق. أظهر أنك شخص محترف جدير بالثقة.

تساعد التقارير في بناء سمعة إيجابية

كما تطرقنا إليه ، فإن الاستقرار في ممارسة تبرير فواتيرك من خلال التقارير يساعدك في تحسين سمعتك في المجال.

من المرجح أن يوصيك العملاء السعداء لشركائهم التجاريين ومعارفهم وما إلى ذلك. غالبًا ما تكون الكلمات الشفوية الجيدة أكثر قيمة من كل الشبكات التي يمكنك القيام بها.

كيف تبرر فاتورتك

من الأفضل أن يتم تبرير الفواتير من خلال تقارير تقدم المشروع. خطوات إنشاء تقرير قوي تفيدك أنت والعميل هي خطوات بسيطة إلى حد ما. ولكن ، يتطلب الأمر بعض التحضير ، وتغييرات في العادات ، مثل ملء الجداول الزمنية وتتبع الوقت في جميع المهام تقريبًا.

إذا لم تكن هذه مشكلة بالنسبة لك ، فستكون العملية التالية في غاية السهولة. ألق نظرة على العناصر التي يجب أن يتضمنها تقريرك ومناقشتك.

تعريف العملاء بمعدلات الصناعة

أولاً وقبل كل شيء - يجب أن يعرف عملاؤك متوسط ​​سعر الساعة (أو لكل مشروع) لمجال عملك وفرع معين.

يمكنك أيضًا أن تشرح لهم كيف تختلف الأسعار اعتمادًا على

فقط تأكد من العثور على مصدر موثوق للمعلومات ، مدعوم ببيانات عالمية. فيما يلي بعض أسعار العمل الحر والاستشارات لعام 2021 التي بحثناها وقمنا بتجميعها.

تتبع وقتك

العمود الفقري لكل تقرير جيد هو الجدول الزمني الخاص به.

هذا هو المكان الذي تحتفظ فيه بجميع المهام المجدولة وحسابها وتتبع الوقت المستغرق لإنهاء كل جانب من جوانب المشروع الذي تعمل عليه. إذا لم تكن معتادًا على هذه الممارسة ، ففكر في اختيار تتبع الوقت ، وابحث عن طريقة تتبع الوقت الأنسب لك.

الآن ، من الواضح أن تتبع الوقت هو الأكثر فائدة لحساب الساعات المدفوعة وغير المدفوعة. لكننا لسنا هنا للحصول على إرشادات حول الفواتير. نحن هنا لنرى كيف يساعدك تتبع الوقت في تبرير ذلك. على سبيل المثال ، هذا ما يبدو عليه الجدول الزمني الرقمي:

المصدر: Clockify.me

الآن ، دعنا نلقي نظرة على أحد هذه الإدخالات ، وكيف يساعد هذا الشكل من تتبع الوقت في تبرير الفواتير.

هذه نظرة مفصلة على إدخال وقت محدد في Clockify. بصرف النظر عن إظهار وقت العمل في مهمة والمدة ، يمكنك أيضًا الحصول على خيار وصف العملية بأكبر قدر من التفاصيل كما تريد. هذا مثالي لإعداد التقارير الخاصة بك. اكتب ببساطة كيف سارت المهمة ، إذا كانت تستغرق وقتًا أطول أو أقصر ، ولماذا. بهذه الطريقة ، عندما يتعين عليك إنشاء تقرير ، سيكون لديك جميع المعلومات الضرورية جاهزة للعميل.

تتبع التقدم المحرز الخاص بك

يمكن لمتتبع الوقت الرقمي أيضًا تتبع تقدم مشروعك.

عندما تبدأ في مشروع ، فأنت تقوم بعمل تقديرات حول المدة التي ستستغرقها جوانب معينة من المشروع والمهام نفسها. من خلال التقديرات ، يمكنك إخبار عميلك تقريبًا بالوقت الذي سيستغرقه لإنهاء كل شيء.

في متتبع الوقت الرقمي ، يمكنك إدخال هذه التقديرات ، وأثناء عملك كل يوم وتتبع وقتك ، تحقق من مقارنتها بأوقات العمل الفعلية. علي سبيل المثال:

المصدر: Clockify.me

تشير بعض التقديرات الواردة في الإدخالات أعلاه إلى أن التطوير سيستغرق 20 ساعة ، ولكنه استغرق 10 ساعات بدلاً من ذلك ، بينما تم تقييم التسويق بشكل صحيح. يمكن أن تكون هذه أيضًا معلومات لا تقدر بثمن عند تبرير أسعارك.

ضع قائمة بأي مشاكل واجهتك ، أو "مطبات على الطريق"

وضّح سبب المشكلة والخطوات التي اتخذتها.

في بعض الأحيان ، تستغرق المهمة وقتًا أطول ، مما يؤدي إلى زيادة تكلفة العميل. يمكنك أن توفر على نفسك التوتر من الاتهامات أو الانتقادات المحتملة من خلال ملاحظة وتدوين سبب المشكلة قبل معالجتها. بهذه الطريقة ، ستبقى المعلومات حديثة عندما يتعين عليك تقديمها إلى العميل لاحقًا.

يمكنك طمأنتهم بقراراتك قبل أن تتاح لهم الفرصة لتكوين رأي سلبي بمجرد أن يروا الأرقام.

لا تخض في الكثير من التفاصيل

اعثر على الطول المثالي واللغة المثالية.

لن يرغب معظم العملاء في قراءة صفحات التقارير ، بغض النظر عن مدى تطلبها. سيتجاهلون التقرير ببساطة ، وربما يدعونك للحصول على نسخة مختصرة منه. في النهاية ، لم تفعل شيئًا سوى إضاعة الوقت في تقرير لن يقرأه أحد.

سيكون أفضل مسار لك هو الجلوس ومناقشة تقاريرك مع العميل. دعهم يعرفون ما الذي تتبعه عادةً ، واطلع على المعلومات التي يحتاجون إليها أو لا يحتاجون إليها. لا حاجة للتخمين من جانبك ، والعميل يعرف ما يمكن توقعه.

أخيرًا ، يمكنك إلقاء نظرة على كيفية استخدامنا في Clockify لمتعقب الوقت لفواتير العملاء. يسرد العملية خطوة بخطوة في تفسيرات واضحة.

عبارات لاستخدامها عند تبرير فواتيرك

لا يمكننا عمل نموذج شامل حول كيفية التعامل مع عميلك عند شرح قرارات الفواتير الخاصة بك. ليست كل صناعة متشابهة ، ولا حتى موظفان مستقلان في نفس مجال العمل! ما يمكننا القيام به هو إعطائك قائمة بالافتتاحيات الجيدة والإغلاق للاجتماعات والمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني.

أولاً ، قم بدعوة العميل إلى الاجتماع

تريد إنشاء اتصال مع العميل ، حتى تتمكن من شرح أسعارك وكيفية ارتباطها بسير عملك. سنبدأ بنموذج بريد إلكتروني يدعو العميل إلى ذلك الاجتماع المحدد:

مرحبًا XY

أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة.

إنه لمن دواعي سروري مقابلتك ، وأنا أتطلع إلى العمل معكم في هذا المشروع. سأبذل قصارى جهدي لتزويدك بالنتائج التي ستسعدك بها.

أرسل إليك هذا البريد الإلكتروني لاقتراح أن ننظم اجتماعًا أو مكالمة ، حيث يمكنني أن أشرح بشكل أفضل قليلاً كيف سأعمل في هذا المشروع. أعتقد أن هذه طريقة ممتازة بالنسبة لك لمشاركة توقعاتك ، وبالنسبة لي أن أشرح لماذا أتقاضى هذه الأسعار. ستحصل على تحليل سريع وبسيط لعملي ، حتى تعرف أين تذهب أموالك ، وتأكد من عدم وجود تكاليف خفية.

علاقاتي المهنية مبنية على الشفافية ، وأعتقد أنها تسير بشكل أكثر سلاسة عندما يكون كل شيء في العلن.

أنا متفرغ في (DATE AND HOURS). اسمحوا لي أن أعرف ما هو رأيك ، وإذا كانت أي من هذه الساعات تعمل من أجلك.

أثوق إلى السماع عنك.

أطيب التحيات،

ZY

بالطبع ، لك مطلق الحرية في تغيير أي عبارة تريدها ، لجعلها أكثر شخصية.

عبارات لاستخدامها عند تبرير فاتورتك

لإبقاء هذا القسم قصيرًا ولطيفًا ، إليك بعض الافتتاحية (وأدوات الإغلاق) التي يمكنك استخدامها ، سواء في رسائل البريد الإلكتروني أو شخصيًا.

• "من التجربة في مشاريع مماثلة لهذا ، وجدت أن المشاكل الأكثر شيوعًا هي (XY) ، وتستغرق وقتًا أطول للانتهاء. لذلك ، يمكنك توقع أوقات عمل أطول في هذه المنطقة. "
• "هذه هي متوسط ​​معدلات الصناعة ..."
• "كما اتفقنا سابقًا ..."
• "يُرجى إعلامي إذا كان أي جزء من عملية الفوترة غير واضح."
• "شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في متابعة هذا معي."
• "ما هي جوانب تطوير المشروع التي ترغب في التركيز عليها في تقارير التقدم لدينا؟"

كيفية التعامل مع النزاعات

هناك أوقات من المحتمل أن تخطئ فيها وتفوتك بعض هذه الخطوات. ربما لن تقوم بإعداد ما هو ضروري لتقرير قوي ، أو أن عميلك يتخبط في أحد قراراته. في حالة عدم قدرتك على تجنب سوء الفهم (والذي يمكن أن يحدث غالبًا) ، فهناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها.

الآن ، يمكن أن يكون هناك الكثير من أسباب الخلافات ، وتشمل الأسباب المرتبطة بالفواتير ما يلي:

• استغرق المشروع وقتا طويلا
• لم يكن معدل الساعات القابلة للفوترة واضحًا منذ البداية
• كان هناك عمل إضافي لم يوافق عليه العميل

كيف تتعامل مع نزاع فاتورة؟ كيف تتعامل مع تبرير فاتورتك مهنيا؟

1. تحليل الوضع

يجب أن تكون غريزتك الأولى هي تحديد من قام بالرقابة - أنت أو العميل.

إذا كنت أنت من تسببت في سوء التفاهم ، فأرسل إليهم رسالة اعتذار عبر البريد الإلكتروني لتؤكد لهم أنك ستعمل على حل المشكلة. يعمل هذا عندما تكون المشكلة في المنتج النهائي:

• إنهم غير راضين عن جودة المنتج

ستعود إلى لوحة الرسم بتوجيهات جديدة ، ولكن أخبرهم أيضًا أنك ستصدر فاتورة مرة أخرى وتحمل رسومًا مقابل الوقت الإضافي. كن واضحًا جدًا بشأن هذا الأمر ، حيث سيحاول البعض تجنب الدفع لأنهم "لا يحبون" عملك ، على الرغم من المراجعات.

فيما يلي مثال على معالجة رائعة وهادئة لأحد هذه المواقف.

المصدر: Clientsfromhell.net

• إنهم لا يفهمون لماذا استغرقت بعض الأشياء وقتًا طويلاً أو أقل من اللازم

لمكافحة هذا ، يجب عليك سحب تقاريرك وجداولك الزمنية وجميع الملاحظات التي آمل أن تكون قد كتبتها أثناء عملك في المشروع. قم بترتيب اجتماع أو مكالمة ، مع إظهار الرغبة في تبرير فاتورتك والخيارات التي حددتها.

إذا كان العميل هو من يقف وراء سوء التفاهم ، فهناك طريقتان للقيام بذلك:

• تسبب بطريق الخطأ في حدوث مشكلة

عادة بسبب نسيان طرح أسئلة مهمة في وقت مبكر ، أو عدم تذكر الأشياء التي اتفقت عليها. رسالة بريد إلكتروني بسيطة لتذكيرهم بالاتفاقيات الخاصة بك ، وأقسام العقد ، وأي رسائل بريد إلكتروني متبادلة لديك ستنشط ذاكرتهم.

• تعمد إحداث مشكلة

هؤلاء عادة ما يكونون عملاء يتعايشون مع أموالهم. إن طرح الشكاوى بعد انتهاء الحدث هو مجرد مقايضة وهمية في سوق السلع المستعملة. في حين أن مثل هؤلاء العملاء قد يكونون نادرون ، فقد التقى بهم كل موظف مستقل مرة أو مرتين على الأقل في حياته.

لقد وفر الاحتفاظ بالوثائق الأنيقة الكثير من العاملين لحسابهم الخاص قبل أن تتاح للعملاء فرصة التملص من الدفع. حتى التفكير في مشاركة المحامي يجب أن يكون هدفك في الحالات القصوى. أنت تستحق أن تدفع.

2. لديك دليل على استعداد

لقد أكدنا طوال هذا الوقت على أهمية توثيق كل شيء. إنها الطريقة الوحيدة للتأكد من حماية عملك وسمعتك ودفعك.

لا تحذف رسائل البريد الإلكتروني ، وقم بعمل لقطات شاشة للنصوص وسجلات الدردشة وملخصات الاجتماعات أو المكالمات.

️ ملاحظة مهمة:

الامتناع عن تسجيل الاجتماعات والمكالمات دون علم العميل لأنه غير قانوني! يجب أن تطلب الموافقة لتسجيل أي شيء أولاً. إذا رفضوا ، فما عليك سوى كتابة ملخص لما اتفقت عليه أثناء الاجتماع / المكالمة ، وإعادة توجيه البريد الإلكتروني إليهم. اطلب منهم معرفة ما إذا كان ملخصك صحيحًا ، وإذا أكدوا ذلك ، فقد قمت للتو بعمل "مسار ورقي" آخر يمكن أن يعمل لصالحك.

3. تبقى المدنية

بغض النظر عن رد فعل العميل ، لا شيء يتفوق على الكياسة والأخلاق الحميدة.

مهما كان الأمر صعبًا ، حافظ على هدوئك حتى عندما يصبح الشخص عنيدًا ، أو ببساطة لا يستطيع فهم ما تحاول توصيله. انطلاقا من تجربة شخصية ، قمنا بتكوين قائمة من القوالب لمطالبة العميل بالدفع دون أن نكون وقحين.

خاتمة

لا ينبغي أن يأتي تبرير الفواتير كفكرة متأخرة عندما يبدأ العميل في الشك في أخلاقيات العمل لديك. لمنع حدوث ذلك ، يجب عليك بالفعل تبرير فواتيرك في وقت مبكر ، تقريبًا في بداية شراكتك. عندما يعرف العملاء سبب تحصيلك للرسوم بنفس القدر الذي تتقاضاه من البداية ، فمن غير المرجح أن يقوموا بأي تعديلات أو شكاوى لاحقًا.

يضمن الحفاظ على التوثيق الدقيق والمفصل (الجداول الزمنية ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير) أيضًا أن لديك نفوذًا في حالة ظهور نزاع. في النهاية ، تساعد التفاصيل الموجزة لعملية التسعير في بناء الثقة من خلال الشفافية. من المرجح أن يعمل العملاء معك مرة أخرى ، وحتى يوصونك بزملائهم.

هل لديك أي ممارسات خاصة بك؟ شارك تجاربك معنا على [email protected] ويمكننا تمييزك في إحدى مقالاتنا التالية.