ما هو نظام هاتف IP وهل يحتاج عملي إلى واحد؟

ماذا لو كان بإمكانك توفير ما يصل إلى 60% من تكلفة إعداد الخط الثابت الحالي لديك؟ في مقابل توفير التكاليف، سيكون لديك نظام هاتف عمل أكثر موثوقية يمكن لفرقك البعيدة الوصول إليه من أي مكان.
من الممكن جدًا جني هذه الفوائد عن طريق التبديل من إعداد شبكة الهاتف العامة (PSTN) إلى نظام هاتف IP حديث.

ما هو هاتف IP؟

عندما نفكر في نظام الهاتف التقليدي، فإننا نفكر في الهواتف المكتبية وغرفة الخادم لقبول المكالمات الواردة. أنت بحاجة إلى مجموعة من خطوط الهاتف لتوصيل الخوادم بكل هاتف تمثيلي، مما يؤدي إلى متاهة من الكابلات في جميع أنحاء المكتب.
يعمل نظام هاتف IP (أو IP PBX ) على حل هذه المشكلة. الخادم قائم على السحابة. لا تحتاج إلى غرفة خادم داخل مكتبك. وهذا يعني أنك لا تحتاج إلى المعاناة من متاهات الأسلاك النحاسية، ويمكنك قبول المكالمات الواردة باستخدام اتصال بالإنترنت.

يعمل نظام هاتف IP بالكامل باستخدام تقنية VoIP (بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت) . وهذا يعني ببساطة أنه يمكنك إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية باستخدام أي نوع من الاتصال بالإنترنت.
إذًا، كيف يبدو هاتف IP؟
تتيح لك حلول VoIP إجراء المكالمات على أي جهاز متصل بالإنترنت، والمعروف باسم هاتف IP أو SIP. يتضمن ذلك:

• الهواتف المحمولة (مثل Apple أو Android)
• جهاز حاسوب محمول
• جهاز الكمبيوتر الخاص بك

خلاصة القول: يمكن لأي هاتف أن يكون هاتف VoIP طالما أنه يتمتع بإمكانية الوصول إلى الإنترنت وتطبيق هاتف IP متوافق.

كيف يعمل نظام هاتف IP؟

بعبارات أساسية: يتم توجيه أي مكالمات واردة إلى الخادم الافتراضي الذي يستضيفه مزود الخدمة الخاص بك. يقوم موفر خدمة VoIP بعد ذلك بتحويل المكالمة إلى ملف صوتي وينقل البيانات إلى هاتف IP.
يتم بعد ذلك الاتصال بالمتصل كالمعتاد — فقط مع إجراء الإرسال الفعلي عبر الإنترنت، بدلاً من برج الهاتف الخلوي.
فيما يلي المكونات الأساسية لنظام هاتف IP:

1) مقسم افتراضي

يُعرف أيضًا باسم Cloud PBX ، وهو الخادم الذي يدير المكالمات الواردة ويحولها إلى ملف صوتي. ستحتاج إلى خادم مستضاف على السحابة لإجراء واستقبال المكالمات عبر الإنترنت.

2) حارس البوابة الصوتية

يستخدم نظام هاتف المكتب التقليدي شبكة PSTN لإجراء المكالمات باستخدام الاتصالات الخلوية. ومع ذلك، يستخدم نظام هاتف IP الجديد الخاص بك أدوات حماية البوابات الصوتية للتحكم في الوصول إلى نظامك.
ستستخدم هذا المكون لتحديد من يمكنه استخدام نظام VoIP ومتى والأجهزة المتصلة.

3) البوابات

يدير هذا المكون كيفية إجراء اتصالات هاتفك. مع واحد، يمكنك استخدام هاتف IP للاتصال برقم غير VoIP.
يمكن تشغيل البوابات وفقًا لقاعدة توجيه المكالمات الأقل، مما يعني أنها ستجد تلقائيًا أسرع طريقة لتوصيل مكالماتك الصادرة بالرقم الذي تطلبه، سواء كان VoIP أو خطًا أرضيًا.

4) هاتف مكتبي IP

يمكنك تحويل المعدات التي لديك بالفعل إلى هاتف IP باستخدام محول الهاتف التناظري (ATA).
يتم توصيلها بهاتفك المكتبي التقليدي وتوصيلها بالإنترنت. يقومون بتحويل صوتك إلى ملف صوتي ويجدون عنوان IP للرقم الذي تتصل به. وهذا يعني أنه يمكنك إجراء مكالمات VoIP من خلال أجهزة غير متصلة بالإنترنت.

تبديل الدائرة مقابل تبديل الحزمة

هل تتساءل كيف يختلف هذا عن إعداد الهاتف الثابت التقليدي (تبديل الدائرة)؟ يستخدم نظام هاتف IP تبديل الحزم.
يقوم VoIP بتقسيم محادثاتك إلى حزم صغيرة من البيانات التي ينقلها عبر الإنترنت.
ثم يقوم محول الهاتف التناظري (ATA) بتحويل هذه البيانات إلى النموذج التناظري الذي تسمعه أخيرًا. بهذه الطريقة، لا تستخدم هواتف IP الخاصة بك الخط عندما لا تكون هناك حاجة لذلك.

أنواع أنظمة هاتف IP

يعمل كلا النوعين من أنظمة هاتف IP باستخدام PBX (Private Branch Exchange.) ويمكن أن يأتي ذلك في شكلين:

1) في أماكن العمل

مع نظام PBX الداخلي، تتوفر جميع المعدات والأجهزة اللازمة لإجراء مكالمات VoIP في مكتبك.
إنه السلك النحاسي، اتصال الهاتف من خادم إلى مكتب الذي تحدثنا عنه سابقًا؛ الذي يتم تركيبه تقليديًا في المكاتب.
يتصل نظام هاتف IP المحلي بـ PBX داخل مكتبك، باستخدام اتصال LAN. يمكنك بسهولة إضافة ميزات متقدمة إضافية والحصول على خيار النسخ الاحتياطي للهواتف من خلال قنوات SIP إضافية.
وأفضل ما في الأمر هو أنه يمكنك التحكم في كيفية عمل نظام الهاتف VoIP الخاص بك. يمكنك تغيير الخطوط وإضافة وتغيير الاتصالات، كل ذلك داخل مكتبك. ولكن قد تحتاج إلى الاستعانة بدعم داخلي لتكنولوجيا المعلومات للقيام بذلك.

2) السحابية (أو الافتراضية)

PBX المستضاف، أو Cloud PBX، هو المكان الذي تتعامل فيه شركة خارجية مع كل ما يتعلق بنظام هاتف IP الخاص بك. تتم عملية الإعداد والصيانة افتراضيًا، ولا تحتاج إلى مهندس ليأتي إلى مكتبك لتثبيته.
كل ما تحتاجه هو اتصال قوي بالإنترنت باعتباره "الجهاز" الخاص بك وجهازًا لتثبيت برنامج هاتف IP عليه (مثل الهاتف الذكي).
فكر في نظام هاتف العمل القائم على السحابة مثل المعادل الحديث للنظام التقليدي.
لا يزال بإمكانك إجراء واستقبال مكالمات هاتفية عالية الجودة، فقط بدون الصيانة والإعداد المكلف.

هل يجب علي استخدام حل محلي أم قائم على السحابة؟

يعتمد الاختيار بين أنظمة هاتف IP المحلية أو السحابية على مواردك.
على الرغم من أن الخدمة المحلية تمنحك خيار التحكم الكامل في نظامك، إلا أنك تخاطر بالاعتماد على الخبرة الداخلية لإدارة نظام هاتف IP الخاص بك. يمكن أن يكون ذلك مكلفًا للغاية، فعندما تحتاج إلى الاتصال بموارد الدعم الخارجية، فإنك تتحمل تكلفة إضافية.
هناك أيضًا احتمال ضئيل بأن تكون أي أجزاء تحتاجها غير متوفرة في المخزون أو لم تعد قيد العمولة. وأخيرًا، تحتاج إلى مساحة في مكتبك لتتمكن من إضافة المعدات اللازمة. لا تتمتع كل شركة برفاهية تخصيص غرفة احتياطية لخوادم الهاتف.
ومع ذلك، فإن أنظمة هاتف IP المستندة إلى السحابة تحتاج فقط إلى ما لديك بالفعل: خدمة إنترنت عالية الجودة.

فوائد أنظمة هاتف IP

هل تتساءل عما إذا كان الأمر يستحق إلغاء نظام الهاتف الحالي الخاص بك لصالح نظام هاتف IP الذي يستخدم الإنترنت لإجراء المكالمات؟ فيما يلي ستة أشياء يجب مراعاتها.

1) أنها أرخص في الإعداد والصيانة

يمكن القول إن أهم شيء يجب مراعاته عندما تكون صاحب عمل صغير هو الميزانية. أنت لا تريد أن تدفع الكثير من المال لقبول مكالمات العمل. ولكن هذا هو المكان الذي يبرز فيه نظام هاتف IP.

يعد نظام هاتف IP أرخص من الإعداد السلكي القديم بطريقتين. أولاً: لا تحتاج إلى معدات جديدة لبدء استخدام الشبكة الجديدة.

كل ما تحتاجه هو شيئين لديك بالفعل: اتصال بالإنترنت وهاتف أو هواتف إلكترونية متصلة بالإنترنت.

وهذا يعني أن نظام هاتف IP الخاص بك أقل عرضة لخطر الحاجة إلى الصيانة. ليست هناك فرصة لكسر الأسلاك أو ارتفاع درجة حرارة الخوادم. أنت ببساطة تلتزم بالحفاظ على تحديث أحد التطبيقات البرمجية، وهو أمر سيذكرك به مزود خدمة VoIP، على أي حال.

2) أكثر موثوقية

إذا كنت تستخدم حاليًا شبكة هاتف سلكية، فسوف تفهم مدى عدم موثوقيتها. قد يكون لديك هواتف مكتبية مزاجية أو أسلاك مراوغة لا تعمل إلا عندما تكون في وضع معين.

محبط ، أليس كذلك؟

مع أنظمة هاتف IP، أنت تعتمد فقط على شيء واحد: الاتصال بالإنترنت. ولكن حتى في حالة انقطاع الإنترنت، لا يزال بإمكانك إجراء المكالمات بفضل ميزة تحويل المكالمات المرنة التي تستخدمها دائمًا.

ما عليك سوى تغيير إعداداتك لتحويل المكالمات إلى هاتف آخر باستخدام اتصال إنترنت مختلف. (على سبيل المثال: إذا تعطلت شبكة Wi-Fi في مكتبك، فقم بتحويل المكالمات إلى هاتفك الخلوي الذي يستخدم شبكة 4G.) لن تتأثر جودة مكالماتك.

الأمر نفسه ينطبق على تداخلات الطقس ومشكلات الأجهزة وانقطاع التيار الكهربائي. يمكنك تشغيل نظام هاتف IP الخاص بك باستمرار عن طريق تحويل المكالمات إلى البريد الصوتي أو الهاتف الخلوي. لا مزيد من التوقف.

3) إنه صديق للبيئة عن بعد

وفقاً لأبحاثنا، فإن أكثر من 38% من الشركات لديها أعضاء فريق يعملون عن بعد. ليس هذا فحسب، بل إن 88% من محترفي الأعمال يقومون باتصالات العمل عبر أجهزتهم المحمولة مرة واحدة على الأقل في الأسبوع.

أنظمة هاتف IP تلبي احتياجات العاملين عن بعد.

لماذا؟ لأنك قادر على إضافة رقم الهاتف الخليوي الخاص بالعمل إلى نظام هاتف IP الخاص بك وتحويل المكالمات إلى أجهزتهم - حتى عندما لا يكونون في المكتب.

بالإضافة إلى ذلك، إذا كانوا يعملون من المنزل ، فإن الرسائل الفورية أو مؤتمرات الفيديو تسهل التعاون.

يتيح لك VoIP إجراء مكالمات هاتفية منخفضة التكلفة وإرسال رسائل نصية مجانية عبر الإنترنت. ولهذا السبب يعد نظام هاتف IP ضروريًا إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين الذين يعملون من المنزل - مثل مركز الاتصال الافتراضي.

4) يعد توسيع نطاق نظام هاتف IP الخاص بك أمرًا سهلاً

إجراء مكالمات جماعية عبر الهواتف الأرضية؟ كن مستعدًا لدفع تكاليف الأجهزة والاتصال الإضافية. في كل مرة تقوم فيها بتعيين موظف جديد، ستحتاج أيضًا إلى تعيين مهندس ليأتي ويلائم خط الهاتف في مكتبه.

ومع ذلك، هذه ليست مشكلة مع هواتف IP. ما عليك سوى الاتصال بمزود VoIP الخاص بك، وإضافة الشخص إلى حسابك عبر الإنترنت، وتنزيل البرنامج على أجهزته. هذا كل شيء، إنهم منفتحون للعمل. (ويدعو.)

يعد هذا أمرًا رائعًا بشكل خاص لمراكز الاتصال . تحتاج دائمًا إلى توظيف وكلاء دعم عملاء جدد مع نمو عملك. يسهل نظام هاتف IP القيام بذلك، طالما أنه يوفر وحدة مؤتمرات متعددة (MCU).

تسمح أنظمة هاتف IP أيضًا لأكبر عدد من الأشخاص بالانضمام إلى المكالمة حسب ما يسمح به النطاق الترددي للإنترنت لديك.

يتيح لك ذلك إنشاء منصة اتصالات موحدة لعملك.

جميع اتصالاتك - سواء كانت مكالمات فيديو أو دعم العملاء أو تدريب الفريق - ستتم في مكان واحد: الإنترنت.

ذات صلة: تكنولوجيا مركز الاتصال والاتجاهات التي يجب أن يعرفها كل قائد أعمال في عام 2020

5) يمكنك زيادة رضا العملاء

إذا كنت تستخدم نظام خط أرضي تقليديًا لتلقي المكالمات، فمن المحتمل أن تتسبب في إحباط عملائك. سيتوجهون مباشرة إلى البريد الصوتي إذا كان رقم الهاتف الذي اتصلوا به مشغولاً. هذا ليس رائعًا لخدمة العملاء.

ومع ذلك، يمكنك استخدام نظام هاتف IP الخاص بك لإجراء العديد من المكالمات كما تريد. لن تحتاج إلى رقم هاتف إضافي للتعامل مع عدة متصلين حيث يمكن تعليقهم حتى وصول الوكيل التالي المتاح.

تعمل قوائم انتظار المكالمات على تقليل المكالمات المرفوضة وتقديم تجربة رائعة للعملاء.

بالإضافة إلى ذلك، يعمل نظام هاتف IP على تعزيز رضا العملاء بشكل أكبر لأنه لا توجد رسوم مقابل إجراء مكالمات VoIP إلى VoIP.

إذا كان عملاؤك يستخدمون أيضًا نظام هاتف IP (مثل Nextiva أو Skype) للاتصال بك، فلن يحتاجوا إلى تحمل تكاليف باهظة للمكالمات بعيدة المدى. الاتصال بك مجاني تمامًا.

6 ميزات هاتف IP للبحث عنها

• البريد الصوتي : عندما لا يتمكن الموظف من الوصول إلى الهاتف، يصبح البريد الصوتي وإعادة توجيه المكالمات مفيدًا. تأكد من أن مزود الخدمة الخاص بك يسمح للمتصلين بترك رسالة، ومعرفة ما إذا كانوا يقدمون خدمة البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة، يمكنك متابعة المتصلين الذين لم يتم الرد عليهم عن طريق مسح الرسائل الموجودة في صندوق الوارد الخاص بك.
• تسجيل المكالمات : إذا كنت تعمل في مجال يخضع لرقابة شديدة، فستحتاج إلى تسجيل المكالمات. ويمكن استخدامه أيضًا لتحسين نجاح العملاء وتدريب مندوبي المبيعات لديك . سيكون لديك مكتبة من المكالمات الهاتفية المسجلة والواقعية لاستخدامها كأمثلة.
• الرد الآلي : ميزة هاتف IP هذه "ترحب" بكل متصل برسالة آلية، وتوجههم إلى أشخاص مختلفين اعتمادًا على سبب اتصالهم. فهو يوفر تجربة سريعة وبسيطة للعملاء.
• معرف المتصل: قم بتغيير معرف المتصل الخاص بك لإظهار اسم عملك ورقم الهاتف قبل إجراء مكالمة صادرة. يساعدك هذا على التواصل مع المنطقة المحلية للشخص الذي تتصل به.
• مؤتمرات الصوت والفيديو : هل تحتاج إلى عدة أعضاء في الفريق في نفس المكالمة؟ ابحث عن نظام هاتف IP مزود بميزات مؤتمرات قوية ليس فقط للمكالمات الصوتية، بل لمؤتمرات الفيديو أيضًا.

هناك شيء آخر يجب عليك مراعاته وهو الأمان . قد يكون من المغري اختيار المزود الأقل تكلفة، ولكن الخيار الأكثر أمانًا هو البائع الذي يقدم أفضل دعم وأمان لهواتف المكتب متعددة الخطوط .

لا تتردد في سؤال البائع الخاص بك عن اعتماداته، وكيفية تحديد التهديدات المحتملة والتخفيف منها، وكيفية تعامله مع بروتوكولات الأمان داخليًا.

ما هي تكلفة أنظمة هاتف IP؟

مع Nextiva، يمكنك الاختيار من بين إحدى خطط التسعير ذات الأربع مستويات وضبط أشرطة التمرير حسب عدد المقاعد التي يحتاجها عملك.

1) أنظمة VoIP الأساسية

تبدأ أنظمة VoIP الأساسية بسعر 20 دولارًا شهريًا لكل مستخدم. عادةً ما تأتي مع خدمة نقل مجانية للأرقام ، ورقم محلي أو مجاني، ومكالمات غير محدودة.

يجب أن تأتي الحزم الأساسية أيضًا مع الرد الآلي، وسماع الموسيقى، والفاكس المجاني عبر الإنترنت.

2) أنظمة VoIP الاحترافية

مع أنظمة Pro VoIP، سوف تحصل على كل ما سبق بالإضافة إلى الرسائل النصية والمكالمات الجماعية غير المحدودة.

ستحصل أيضًا على تطبيق Nextiva، الذي يتيح التنقل الكامل لخدمة الهاتف الخاص بك. يمكنك أيضًا أن يكون لديك خيار تسجيل تحية احترافية وتلقي مكالمات العمل على أي جهاز باستخدام التطبيق.

3) نظام VoIP للمؤسسات

تمكّنك أنظمة VoIP الخاصة بالمؤسسات من الحصول على كل ما سبق وأكثر، بما في ذلك تسجيل المكالمات وتحويل البريد الصوتي إلى نص والتحليلات الصوتية. يعتمد التسعير وتوفير التكاليف لأنظمة VoIP الخاصة بالمؤسسات على حجم مؤسستك واحتياجاتك الإجمالية.

كيف أقوم بإعداد نظام هاتف IP؟

هل أنت مستعد لبدء استخدام نظام هاتف IP لاتصالات عملك؟ للعثور على أفضل إعداد لمكتبك، أجب عن بعض الأسئلة الأساسية المتعلقة بتقنية VoIP :

• عدد الهواتف التي تحتاجها للتغطيةعدد أرقام الهواتف (وإذا كنت ستحتاج إلى أرقام مختلفة للمكاتب الإقليمية)
• العدد التقريبي للمكالمات الواردة والصادرة التي ستجريها

1) كم عدد المستخدمين لديك؟

بمجرد معرفة عدد المستخدمين لديك، يمكنك تحديد ما إذا كانت تغطية الإنترنت الحالية لديك كافية لدعم نظام هاتف المكتب الجديد.

قد ترغب في تقييم مقدار البيانات التي يمكن لخدمة الإنترنت الحالية لديك التعامل معها باستخدام أداة اختبار السرعة.

يعد فهم عدد المستخدمين أمرًا واحدًا، ولكنك لا تزال بحاجة إلى معرفة عدد الخطوط الفعلية التي ستحتاجها لدعم عملك. نقترح عليك النظر إلى ثلاثة عوامل رئيسية، بما في ذلك:

2) ما هي الأجهزة التي تريد استخدامها؟

سواء قررت استخدام نظام PBX محلي أو قائم على السحابة، فإن إعداد أجهزتك سيتطلب بعض الموارد القياسية.

يعد الاتصال بالإنترنت عالي الجودة أمرًا معطى، ولكنك ستحتاج أيضًا إلى جهاز توجيه وخادم، وقناة SIP، وأجهزة توجيه لاسلكية، وهواتف IP لتوصيلها بالخوادم والسماح للموظفين بإجراء المكالمات.

3) اختر مزود VoIP الخاص بك

وأخيرًا، لإكمال إعداد هاتف IP الخاص بك، سيتعين عليك تحديد مزود خدمة VoIP قائم على السحابة لتثبيت هواتفك.

ستجعل حياتك أسهل إذا اخترت موفر خدمة VoIP الذي يساعدك في الإعداد. مع Nextiva، على سبيل المثال، لا يتعين عليك تثبيت كل شيء يدويًا.

كل ما هو مطلوب هو اتصال بالإنترنت وسماعة رأس وميكروفون. إذن أنت منفتح للعمل!

الوقت للترقية؟

أفضل وقت للحصول على نظام هاتف IP كان بالأمس. ثاني أفضل وقت هو اليوم.

الاخبار الجيدة؟ يمكنك اتخاذ الخطوات الأولى الآن. اسألنا عن كيف يمكننا مساعدة عملك على الازدهار باستخدام نظام هاتف IP ، بدءًا من 19 دولارًا فقط شهريًا.