أفضل 10 طرق لفواتير العملاء للحصول على مدفوعات وكالتك

يمكن أن يكون عمل الفواتير عبئًا. قد يسيئون فهم الفاتورة ، أو ينسون إرسال شيك ، أو أي عدد من السيناريوهات المحتملة. قبل أن تعرف ذلك ، مر تاريخ الاستحقاق ويتلاشى تدفق إيرادات وكالتك. ما الذي تستطيع القيام به؟

أولاً ، من المهم أن تتذكر أن الفواتير غير المدفوعة قد لا تزعجك فحسب ، بل تزعج عميلك أيضًا. ربما لم يدفعوا لأن العملية لم يتم شرحها لهم بالكامل أو لأنها عفا عليها الزمن وعفا عليها الزمن. يمكن أن تؤثر طريقة الفواتير الخاصة بك على علاقاتك مع العملاء وفي النهاية مدى احتفاظك بالعملاء.

فيما يلي عشر نصائح لتحسين عملية تحرير الفواتير الخاصة بك. يمكن أن تضمن هذه الأساليب ، مثل طلب إيداع أو استخدام طريقة فوترة متكررة ، تلبية احتياجات عملائك مع التأكد أيضًا من دفع وكالتك بشكل أسرع. إنه الفوز النهائي.

10 طرق لإصدار فاتورة للعملاء والحصول على أموال وفقًا لشروطك

1. وضع توقعات واضحة في العقد

ربما تكون أفضل طريقة لضمان دفع وكالتك على الفور هي توضيح شروط الدفع قبل أن يوقع العميل على عقد. اجعل هذه محادثة نشطة بدلاً من مجرد تضمين التوقعات في الأحرف الصغيرة. هذا يمنع العميل من الارتباك حول موعد الدفع ، وكيفية الدفع ، وما هي السياسة الخاصة بالرسوم المتأخرة.

يتيح لك تخصيص وقت لمناقشة عمليات الدفع أيضًا معرفة ما إذا كان لدى العميل أي طلبات خاصة. على سبيل المثال ، هل يفضل العميل استلام فاتورة بالبريد أم إلكترونيًا؟ هل يفضلون الدفع ببطاقة الائتمان أو بشيك؟

إن مناقشة التوقعات أثناء عملية إعداد العميل لا تقلل فقط من فرصة مطاردتهم لاحقًا للحصول على فواتير غير مدفوعة ، ولكنها تظهر أنك على استعداد لاستيعاب تفضيلات الدفع الخاصة بهم. باختصار ، إنها طريقة بسيطة وسهلة لتقديم خدمة عملاء إضافية وزيادة ولاء العملاء.

2. اطلب وديعة

إن دفع وديعة على عملية شراء كبيرة ليس بالأمر غير المعتاد. لا يختلف الأمر عند التعاقد مع وكالة تسويق أو إعلان. بصرف النظر عن تزويد الوكالة بإيرادات مقدمة ، فإن قيام العملاء بدفع وديعة يحقق شيئين:

• إنه يزيل أي عملاء "علم أحمر".
  إذا لاحظت أن العميل الجديد يركز بشكل مفرط على التكلفة أو يقاوم دفع وديعة ، فمن المحتمل أنه لن يدفع الفواتير المستقبلية في الوقت المحدد. إن التطرق إلى موضوع دفع وديعة الآن يمكن أن يوفر لك الكثير من الإحباط لاحقًا.
• يضمن أن آليات عملية الفوترة تعمل بشكل صحيح.
  سواء طلب العميل استلام فاتورة بالبريد أو أراد الدفع عبر PayPal ، فإن بدء العلاقة بإيداع يساعد في التأكد من أن العملية تعمل كما ينبغي. بهذه الطريقة ، عندما تأتي الفاتورة التالية ، يمكن للطرفين الشعور بالثقة في كيفية المتابعة.

3. قم بتضمين معلومات الاتصال وتفاصيل المشروع في الفاتورة

غالبًا ما يتم تمرير الفواتير إلى الفريق المالي للمؤسسة أو إلى شخص لديه سلطة اتخاذ قرارات الشراء. إن وضع علامة على معلومات الاتصال بوكالتك على الفاتورة يجعل من السهل على أصحاب المصلحة المحتملين الآخرين الاتصال إذا كان لديهم أي أسئلة.

شيء آخر هو التأكد من إرسال الفاتورة إلى الشخص الصحيح. إذا لم تكن جهة اتصالك الأساسية هي الشخص الذي يدفع الفواتير في النهاية ، فاكتشف من هو. يمكنك توفير الكثير من الوقت على نفسك وعميلك عن طريق إرسال فاتورة إلى هذا الشخص مباشرةً.

تعرف على كيفية قيام QuickBooks بذلك باستخدام برنامج الفاتورة الخاص بهم:

بالإضافة إلى المساحات المحجوزة لمعلومات الاتصال ، يشتمل قالب فاتورة FreshBooks هذا أيضًا على مساحة للأوصاف حول مكونات المشروع المختلفة:

على الرغم من أن هذا قد يبدو منطقيًا ، إلا أن إضافة تفاصيل إضافية يمكن أن تساعد في خلق الثقة بينك وبين عميلك. إن التحديد الدقيق للمكونات الفردية للمشروع ، مثل "الصفحة المقصودة التي تم إنشاؤها بعد النقر لحملة إعلانات إعادة الاستهداف على Facebook" ، يذكّر العميل بجميع المهام المختلفة المرتبطة بإحياء حملة واحدة.

4. قم بتضمين شروط الدفع المتأخر في الفاتورة

من المحتمل أن العميل لن يراجع نسخته من العقد لشروط الدفع قبل تسوية الفاتورة. يمكنك تسهيل وظائف الجميع من خلال تضمين شروط الدفع المتأخر في أسفل كل فاتورة. يمكن أن يشجع ذلك العملاء على الدفع في الوقت المحدد ويمنعهم من الادعاء بأنهم لا يعرفون عن المواعيد النهائية والرسوم المتأخرة.

5. تسليم الفاتورة على الفور

يناقش العديد من المسوقين الرقميين وقت إرسال الفاتورة. يقترح البعض الانتظار حتى أسبوع بعد تسليم المشروع ، أو الانتظار حتى بعد أن يكون لدى العميل الوقت للاستمتاع بالمنتج أو الخدمة ويمكنه رؤية النتائج ، مثل زيادة العملاء المتوقعين أو التحويلات.

للحصول على الدفعات بسرعة ، أرسل الفاتورة في أسرع وقت ممكن. هذا يبقي وكالتك في مقدمة أذهان عميلك. كما يُظهر أيضًا أنك جدير بالثقة ومهتم بالتفاصيل ، مما يؤكد مجددًا أن وكالتك كانت الخيار الأفضل لبدء الوظيفة.

6. نقل العملاء إلى عقد التجنيب مع الفواتير المتكررة

بدلاً من الانتظار حتى نهاية مشروع طويل لإرسال فاتورة - أو الانتظار عدة أسابيع أو أشهر أخرى للحصول على أموال - اطلب من عميلك التبديل إلى عقد التوكيل.

من هناك ، قم بإعداد خيار فوترة متكرر يقوم بإجراء عمليات سحب شهرية تلقائيًا من الحساب المصرفي للعميل أو بطاقة الائتمان. لا يؤدي هذا إلى توفير الكثير من الوقت والصداع فحسب ، بل يوفر أيضًا تدفقًا نقديًا أكثر استقرارًا ويمكن التنبؤ به لوكالتك.

بالنسبة للمشاريع التي تتطلب وقتًا أطول من المعتاد لإكمالها ، قد لا تكون خطة الدفع المتكررة / التجنيبية وحدها منطقية دائمًا. على سبيل المثال ، قد لا يكون العميل راضيًا عن نتائج اختبار A / B ويطلب إنشاء المزيد من الصفحات المقصودة التجريبية بعد النقر. في هذه الحالة ، ضع في اعتبارك استخدام طريقة التجنيب مقابل ساعات العمل ، حيث يمكنك إرسال فاتورة شهرية أو ربع سنوية للوقت الذي يتجاوز توقعات التوكيل.

7. فاتورة العملاء عبر الإنترنت

إذا علمت أثناء عملية الإعداد أنه يمكنك إرسال فاتورة لعميلك عبر الإنترنت ، فتهانينا. هناك العديد من الفوائد لذلك ، مثل توفير الوقت والمال على إرسال الفواتير الورقية بالبريد ، بالإضافة إلى خيارات الدفع الفوري لعميلك.

يعد استخدام PayPal لفاتورة العملاء طريقة دفع شائعة عبر الإنترنت. تسهل المنصة تضمين زر "ادفع الآن" حتى يتمكن العملاء من تسوية فاتورتهم على الفور:

يمكن لهذه العملية المكونة من خطوة واحدة أن تمنع المدفوعات المتأخرة وتحافظ على إيراداتك متوقعة ومتسقة.

8. استخدم برنامج الفواتير

يمكن أن يؤدي استخدام البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء إلى أتمتة عملية الفواتير وتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في إرسال الفواتير ومتابعتها.

يعد FreshBooks أحد أكثر الأدوات المستندة إلى السحابة شيوعًا:

تعمل العديد من ميزات البرنامج على أتمتة أفضل الممارسات التي تمت مناقشتها هنا ، بما في ذلك:

• الفواتير للإيداع
• مسح يظهر معلومات الاتصال وتفاصيل المشروع ومعلومات الرسوم المتأخرة
• السماح للعملاء بالدفع الفوري عبر الإنترنت
• التحويل إلى عملة مختلفة

بالإضافة إلى ذلك ، تدعي الأبحاث الخاصة بـ FreshBooks أن برامجهم توفر متوسط ​​مالك الأعمال الصغيرة 192 ساعة كل عام. مع خطة الطبقة المتوسطة الخاصة بهم بسعر 25 دولارًا أمريكيًا شهريًا ، يعد خيارًا معقولًا جدًا لفواتير العملاء.

إذا كنت ترغب في تجنب الدفع مقابل برامج المحاسبة السحابية ، ففكر في إرسال الفواتير عبر PayPal:

تقدم بوابة الدفع عبر الإنترنت الشهيرة قوالب فواتير مجانية مع الكثير من خيارات التخصيص ، بما في ذلك سهولة تحويل العملات للعملاء الدوليين. العيب؟ لا يزال PayPal يأخذ الرسوم الصغيرة المعتادة من الدفعة النهائية (0.30 دولار + 2.9٪ من الإجمالي).

9. حساب الرسوم وأسعار الصرف عند إصدار الفواتير للعملاء الدوليين

من المحتمل أن تلعب أسعار الصرف والضرائب والرسوم الأخرى دورًا عند إصدار فواتير للعملاء الدوليين. تجنب أي مفاجآت من خلال مناقشة الموضوع في نفس الوقت الذي توضح فيه توقعات الدفع أثناء عملية إعداد العميل.

من المفيد إجراء بحث حول البروتوكولات الخاصة بدولة معينة ، أو يمكنك كتابة الفواتير باستخدام البرنامج. العديد من أدوات المحاسبة السحابية تجعل تحويلات العملات في غاية السهولة. يوفر لك Zoho ، على سبيل المثال ، القدرة على إنشاء قوالب فاتورة بلغة أخرى:

10. بناء علاقات قوية مع العملاء

من المرجح أن يميل العملاء الذين يشعرون بقيمة تتجاوز الإيرادات التي يقدمونها لشركتك إلى الدفع في الوقت المحدد. هناك عدة طرق للقيام بذلك ، مثل تقديم خصم لهم ، أو مساعدتهم في حل مشكلة ، أو حتى إرسال هدية غير متوقعة لهم.

ومع ذلك ، إذا اتبعت النصائح التي تمت مشاركتها هنا ، فأنت بالفعل في منتصف الطريق نحو إنشاء علاقة رائعة مع عملائك. توفر عملية الفواتير المتسقة العديد من الفرص للتواصل الواضح وبناء الثقة وتبسيط حياة العميل من خلال خدمة عملاء ممتازة.

ابدأ في الحصول على أموال بسرعة وسهولة

يمكن أن يكون إصدار الفواتير للعملاء صعبًا. يستغرق إنشاء وإرسال الفواتير وقتًا ، بل وحتى مزيدًا من الوقت للمتابعة والتأكد من سداد الفواتير بحلول الموعد النهائي. إن وجود عملية فواتير متسقة وواضحة يمكن أن يمنع الكثير من الإحباط لدى كلا الجانبين.

من خلال تحديد توقعات واضحة متى وكيف يمكن الدفع للوكالة ، فإن تقديم طرق دفع بسيطة وفورية تجعل حياة العملاء أسهل يمكن أن يدفع لك بشكل أسرع ويعزز علاقاتك. يمكن أن تصبح مطاردة العملاء للحصول على فواتير غير مدفوعة شيئًا من الماضي.

لمزيد من التفاصيل حول كيفية تنمية وكالتك ، اشترك في عرض Instapage Enterprise اليوم.