ما هو رقم الفاتورة؟

كل فاتورة فريدة من نوعها ولذلك تحتاج إلى رقم معرف فريد (رقم فاتورة).

إن وجود نظام ترقيم فواتير منظم جيدًا وفعال سيساعد في نهاية المطاف عملك على الحصول على أموال بشكل أسرع.

تتمثل الخطوة الأولى لتحقيق ذلك في ابتكار نظام ترقيم فواتير واضح وفعال.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على أرقام الفواتير وأفضل الممارسات لتكوينها.

ما هو رقم الفاتورة؟

رقم الفاتورة هو رمز فريد يتم تعيينه لفاتورة معينة من أجل تسجيلها وتحديدها. يمكن أن تتضمن أحرفًا وأرقامًا وأحرفًا خاصة مثل الشرطة المائلة والواصلات.

أرقام الفواتير متتالية أو متسلسلة (أي تتبع تسلسل منطقي). كما أنها مطلب قانوني لجميع الفواتير.

تظهر عادةً بالقرب من أعلى الفاتورة (إذا كانت بتنسيق رقمي) كاسم ملف خاص بها.

فوائد أرقام الفاتورة

تساعد أرقام الفواتير البشر والبرامج على تسجيل الفواتير وتنظيمها والتعرف عليها بسرعة.

ينطبق هذا على كل من المرسل والمستلم للفواتير. على سبيل المثال ، أثناء عملية المطالبة ، يمكّن رقم الفاتورة العملاء من استرداد فواتير معينة بسرعة أكبر.

تُعد أرقام الفواتير مفيدة بشكل خاص لوجهين من جوانب إدارة الفواتير.

1. التتبع

قد يكون من الصعب مواكبة الفواتير الصادرة.

هذا مهم سواء كنت صاحب شركة صغيرة تدير حساباتك الخاصة أو جزءًا من قسم حسابات مشغول ومخصص.

يعد الفشل في تتبع الفواتير بدقة أمرًا مهمًا بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالفواتير المتأخرة .

يمكن أن يؤدي بسرعة إلى مشاكل التدفق النقدي التي سيكون لها آثار غير مباشرة على جوانب أخرى من العمليات التجارية.

تساعد أرقام الفواتير في تتبع الدفع ومعلومات المشروع. يعد هذا جزءًا أساسيًا من عملية إعداد الفواتير ، سواء كان ذلك في إصدار الفاتورة أو معالجة الفواتير.

2. المراجعة

تجعل أرقام الفواتير مراجعة الفواتير والحسابات بشكل عام أسهل كثيرًا.

يمكن تصميم نظام الترقيم المتسلسل مع وضع عملاء محددين أو أنواع معينة من العملاء في الاعتبار ، بالإضافة إلى الأطر الزمنية وحتى جداول المشروع. يمكنك ، على سبيل المثال ، تحديد جميع فواتير الحد الأدنى للرسوم مع قسم معين من الكود.

إذا تم إجراؤه بالطريقة الصحيحة ، فإن ترقيم الفواتير يجعل مراجعة قطاعات الأعمال المختلفة أو الفترات الزمنية أو العلاقات التجارية أسهل بكثير وأكثر كفاءة.

كيفية إنشاء رقم فاتورة

تعتمد كيفية إنشاء رقم الفاتورة جزئيًا على عدد الفواتير التي تصدرها. سيكون نظام ترقيم الفاتورة البسيط كافياً إذا كان لديك مجموعة صغيرة من العملاء.

ولكن يجب دائمًا مراعاة إمكانات التوسع المستقبلية. لن يعمل نظام الترقيم المصمم لعدد قليل من العملاء بشكل جيد عندما تتوسع قاعدة عملائك.

قبل أن نقدم بعض الطرق الممكنة لإنشاء أرقام الفواتير ، يجب أن نؤكد أولاً أنه بشكل عام ، لا توجد قاعدة محددة بشأن نظام الترقيم الذي يجب أن تستخدمه بخلاف أنه لا يجب أن يحتوي على فجوات .

قد تحدث استثناءات في ولايات قضائية محددة. على سبيل المثال ، في المملكة المتحدة ، يجب أن تكون الفواتير التي تتضمن ضريبة القيمة المضافة متسلسلة.

بخلاف ذلك ، هناك أفضل الممارسات ومعايير العمل العامة ، ولكن في النهاية يعود الأمر لشركتك بشأن نظام الترقيم الذي تختاره.

1. باستخدام الأرقام فقط

واحدة من أبسط الطرق لإنشاء رقم فاتورة هي حسب التاريخ ثم رقم الفاتورة في تسلسلها. فمثلا:

• 202301 2022

إذا كان هناك عدد كبير من الفواتير كل شهر ، فمن المفيد إضافة تاريخ أكثر تفصيلاً:

• 20230701 2022

هذه الطريقة مفيدة لتتبع وقت إرسال الفواتير. يمكن أيضًا تحديثها كل عام (وشهر) ، مما يجعل استرداد فواتير معينة أسهل من مجرد استخدام السنة.

يساعد تنسيق التاريخ أعلاه (YYYY / MM) في الحفاظ على الملفات منظمة ترتيبًا زمنيًا ، ولكن يمكنك استخدام أي تنسيق تاريخ تفضله ، بما في ذلك تنسيق الأيام.

تتمثل إحدى مشكلات التسلسلات أعلاه في أن رقم التسلسل للفاتورة (01) قد يتم الخلط بينه وبين الشهر أو اليوم. كما أنه يفشل في تحديد الشركة المرتبطة بكل شركة.

يمكنك تخصيص رقم العميل وحتى رقم المشروع لكل رقم فاتورة. فمثلا:

• 202307010101 2022

2. استخدام الأرقام والحروف

الحصول على رقم فاتورة فريد مفيد. لكن إضافة أحرف لتمثيل اسم الشركة المستلمة يجعلها أكثر ملاءمة للرجوع إليها في المستقبل.

على سبيل المثال ، إذا كانت الفواتير المرسلة إلى "الشركة أ" و "الشركة ب" قد تبدو على النحو التالي:

• CA202301 [واصف الشركة (الشركة أ) ، السنة ، المركز التسلسلي للفاتورة]
• CB20230701 [واصف الشركة (الشركة ب) ، السنة ، الشهر ، المركز التسلسلي للفاتورة]

هنا ، تم اختزال كل منها إلى الاختصار "CA" و "CB".

لا يجب أن تكون الرسائل محدودة بهذا الشكل. في الواقع ، هذه الأرقام النموذجية ليست مميزة بشكل خاص.

قد يكون لدى الشركات العميلة الأخرى أيضًا أسماء تبدأ بحرف C. لذلك ، يُنصح باختصار وصفي أكثر ، مثل CMYA و CMYB.

يمكن أيضًا استخدام الرسائل لتمييز الفواتير عن المستندات الأخرى ، مثل الإشعارات الدائنة أو عروض الأسعار.

• INVCB20230701 [واصف المستند (فاتورة) ، واصف الشركة (الشركة ب) ، السنة ، الشهر ، الموضع التسلسلي للفاتورة]

3. استخدام الأرقام والحروف والأحرف الفاصلة

تعتبر الأحرف الفاصلة مثل الواصلة (-) أو الشرطة المائلة للأمام (/) أو الشرطة السفلية (_) مفيدة جدًا لتسهيل قراءة أرقام الفواتير من قبل البشر.

ضع في اعتبارك الاختلاف المرئي بين ما يلي:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

تساعد الأحرف الفاصلة أيضًا في تجنب الأخطاء التي يسببها نوع الأخطاء التي يمكن أن تسببها الأرقام والحروف المتسلسلة.

على سبيل المثال ، إذا كان رقم العميل هو نفسه أو مشابهًا لجزء من رقم التاريخ ، فقد يتم خلط الاثنين إذا تم سردهما جنبًا إلى جنب بدون فاصل.

كيف يعمل ترقيم الفواتير مع الفواتير غير الصحيحة أو التي تم تغييرها؟

عندما تقوم بإصدار الفواتير بانتظام ، يمكن أن تحدث أخطاء.

قد تطلب بطريق الخطأ دفعات مكررة ، وتعيين شروط دفع خاطئة ، وما إلى ذلك. في هذه الحالات ، هناك حل بسيط: إصدار إشعار دائن.

ملاحظات الائتمان هي مستندات يمكنك إصدارها لفواتير خاطئة أو تم تغييرها. يسردون المبلغ المستحق للعميل ، والذي يمكن للعميل استرداده في تاريخ لاحق.

باستخدام الإشعارات الدائنة ، يمكنك الاحتفاظ بسجل ترقيم فاتورة واضح ومتسق.

ما هي المعلومات الأخرى الضرورية للفواتير؟

إلى جانب تعيين أرقام الفواتير لكل فاتورة ، فإن المعلومات التالية ضرورية لإضافتها إلى كل فاتورة.

• اسم شركتك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك
• اسم شركة العميل وعنوانه ومعلومات الاتصال به
• تفاصيل المنتجات و / أو الخدمات المقدمة ، بما في ذلك الأوصاف وتواريخ التوريد وتكاليف كل عنصر
• تاريخ إصدار الفاتورة
• المبلغ الإجمالي المستحق (بما في ذلك أي معلومات متعلقة بالضرائب إن وجدت)

استنتاج

تعد أرقام الفواتير جزءًا لا يتجزأ من عملية إعداد الفواتير.

يجب أن يكون لكل فاتورة رقم فاتورة فريد خاص بها ، وهو نوع من معرف الفاتورة الفردية. هذا ليس مفيدًا فقط للمحاسبة ولكنه أيضًا مطلب قانوني.

من المهم كيفية تعيين أرقام الفواتير. سيساعدك إنشاء نظام ترقيم فواتير واضح ومنطقي على تتبع المدفوعات ومراجعة فواتيرك وحساباتك بشكل عام.

هناك العديد من الطرق التي يمكنك اتباعها. ستساعدك مجموعة من الأرقام والحروف والأحرف الفاصلة على تنفيذ نظام ترقيم يمكنه التحجيم بشكل فعال.

يمكن أن تتضمن المعلومات الواردة في رقم الفاتورة التاريخ واسم العميل ورقم المشروع ورقم التسلسل الزمني للفاتورة.

بمجرد أن يكون لديك نظام رقم فاتورة جيد ، سيستفيد عملك وعملائك من الوضوح والراحة التي يوفرها.