ما هي الفاتورة؟ تعريف الفاتورة ووظيفتها

عند دراسة الأعمال التجارية ، قد ترى مصطلح "فاتورة" يتكرر بشكل كبير. عند استلام صندوق التسليم ، سترى أيضًا ورقة بعنوان "فاتورة" ، مع قائمة بالمنتجات التي طلبتها من الموردين. قد تستغرق عملية إعداد الفواتير وقتًا طويلاً ، ولكن لا يمكن تخطيها أو تجاهلها بأي ثمن.

في هذه المقالة ، سنتناول مفهوم الفاتورة للحصول على فهم متعمق لأهمية الفاتورة ووظائفها وقابليتها للتطبيق في المعاملات العامة .

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي مستند يسجل المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركات لعملائها ويحدد الالتزامات التي يتعين على العملاء دفعها مقابل تلك المنتجات والخدمات. بعبارة أخرى ، تصادق الفاتورة على الاتفاقية بين المزودين والعملاء بشأن شراء السلع والخدمات ، وستنشئ حسابًا مستحقًا لمقدمي الخدمة.

أنواع الفواتير

هناك عدة أنواع من الفواتير بناءً على حجم عملك أو منتجاتك وخدماتك المقدمة.

• الفاتورة القياسية - هذا هو الشكل الأكثر شيوعًا للفواتير المطبقة في كل صناعة تقريبًا ، وغالبًا ما يتم إنشاؤه بواسطة الشركات الصغيرة لخفض تكاليف إعداد الفاتورة. تتضمن الفاتورة القياسية العناصر الأساسية للفاتورة ، مثل الاسم وعناوين الاتصال ورقم الفاتورة ومبلغ الدفع المستحق.
• فاتورة الخصم - يتم استخدام فاتورة الخصم عندما تنشأ زيادة في المبلغ الذي يدين به العملاء للأعمال. بمعنى آخر ، يسهل هذا النوع من الفاتورة ضبط الفاتورة الحالية. على سبيل المثال ، أنت تعمل بالقطعة. لقد أرسلت إلى عميلك فاتورة تقدر ساعات عملك في مشروع معين ، لكنك عملت بالفعل ساعات إضافية في النهاية. في هذه الحالة ، يمكنك إرسال فاتورة خصم لساعات العمل الإضافية التي تم تحرير فاتورة بها إلى العميل. ستتضمن فاتورة الخصم دائمًا عددًا إجماليًا موجبًا.
• فاتورة الائتمان - يتم إصدار فاتورة ائتمان ، تُعرف أيضًا باسم مذكرة الائتمان ، من قبل الشركات عندما يطلب العملاء خصمًا ، أو استرداد الأموال ، أو عندما يطلبون إصلاح الأخطاء في الفواتير السابقة. ستتضمن فاتورة الائتمان دائمًا عددًا إجماليًا سالبًا. على سبيل المثال ، عندما يطلب عملاؤك استرداد 100 دولار على منتج معين ، فإن الرقم المعروض في فاتورة الائتمان سيكون - 100 دولار.
• الفاتورة التجارية - على عكس أي فواتير أو فواتير يتم استلامها عادةً في متاجر البيع بالتجزئة أو المطاعم ، يتم إصدار الفواتير التجارية خصيصًا من قبل الشركات للتجارة الخارجية. تحتوي الفواتير التجارية الأساسية على التفاصيل المطلوبة للتحقق من المبيعات الدولية النموذجية ، بما في ذلك كمية الشحنة والحجم وشكل التغليف ووصف المنتج وطريقة الدفع وأجزاء الماكينة. بالنسبة للعناصر المخصصة ، قد تكون هناك بعض العناصر الإضافية مثل البلد الأصلي ورقم معرف الناقل وملاحظات / توقيعات التحقق من الأصالة.
• فاتورة سجل الدوام - يستخدم هذا النوع من الفاتورة بانتظام في صناعة التوظيف. يتم استخدام فاتورة الجدول الزمني عندما يتم تقييم الموظف في فترة زمنية (عادةً في الساعة) من قبل صاحب العمل. يُفضل نوع الفاتورة في المهن الفكرية بخلاف المهن الفنية ويتم توفيرها في الغالب لعلماء النفس أو مستشاري الأعمال أو الوكالات الإبداعية أو المحامين. يتم أيضًا تطبيق فاتورة الجدول الزمني بشكل شائع لخدمات التأجير ، مثل إيجارات السيارات أو الملابس أو أدوات الطهي.
• فاتورة متأخرة الاستحقاق - عندما يحين تاريخ الدفع (المذكور في الفاتورة الأولية) ولا يزال العميل لم يقدم الدفعة ، ستصدر الشركات فاتورة متأخرة السداد كطريقة لتجديد الدفع. يجب إرسال الفاتورة التي فات موعد استحقاقها مباشرة بعد أن يفوت العملاء تاريخ استحقاق الدفع. وبصرف النظر عن الخدمات المشتراة والتكاليف الإجمالية ، يتم تضمين رسوم الفائدة أو رسوم التأخير / التأخير أيضًا.
• الفاتورة المتكررة - يتم إصدار الفاتورة المتكررة من قبل الشركات لمطالبة العملاء بنفس المبلغ المستحق بشكل دوري. للوهلة الأولى ، قد يبدو الأمر مشابهًا للفاتورة المؤقتة ، ولكن هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين التمييز. بينما يسمح لك المؤقت بتقسيم إجمالي المدفوعات إلى فترات صغيرة لمشروع كبير بنهاية محددة ، يتم إصدار الفاتورة المتكررة إلى أجل غير مسمى. يُفضل هذا النوع من الفاتورة من قبل الشركات التي تقدم خدمات الحزمة الشهرية ، مثل برامج تكنولوجيا المعلومات أو حلول التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
• فاتورة أولية - سيتم إرسال فاتورة أولية إلى عملائك قبل تقديم الخدمات. إنه ليس طلبًا للدفع ولكنه أشبه بتذكير بالدفع أو تقدير للتكاليف النهائية للعمل المنجز. ومع ذلك ، فإن التقدير دقيق إلى حد ما وعادة ما يكون هناك بالكاد أي تغييرات يتم إجراؤها في المعاملة النهائية.
• الفاتورة المؤقتة - تُستخدم الفاتورة المؤقتة عادةً للمشاريع الكبيرة والمستهلكة للوقت ذات المراحل الرئيسية المتعددة. سيرسل صاحب العمل المستقل أو العمل فواتيرهم إلى العملاء بمجرد الانتهاء من إنجاز رئيسي. ستقسم هذه الفواتير مبلغ الدفع إلى أجزاء أصغر ، مما سيكون مفيدًا لإدارة التدفق النقدي لعملك.
• الفاتورة النهائية - كما يوحي الاسم ، الفاتورة النهائية هي آخر فاتورة يتم إرسالها إلى عملائك عند اكتمال مشروع معين لطلب السداد. ستكون هذه الفاتورة أكثر تفصيلاً من الفاتورة الأولية أو الفاتورة المؤقتة حيث سيتعين عليك تضمين كل ما قدمته لعملائك وإجمالي الرصيد المستحق أيضًا.

المنشورات ذات الصلة:

• أشهر أنواع مواقع الويب العشرة على الإنترنت
• كيف تكتب ورقة بيضاء؟

الفواتير مقابل الفواتير

يكمن الفرق بين الفواتير والفواتير في وجهة نظر الموردين والعملاء . الفاتورة ، كما هو مذكور في القسم السابق ، هي تسجيل المستند الذي يتم فيه إنتاج المنتجات والخدمات وإرسالها إلى العملاء. يمكن تسليمها قبل أو بعد استلام المنتجات. عادة ، تقوم شركات الشحن بتضمين الفاتورة في صندوق التسليم بحيث يمكن للعملاء التحقق مرة أخرى من العناصر التي يطلبونها.

ومع ذلك ، فإن الفاتورة تشبه إلى حد كبير طلب الدفع . بشكل عام ، تتم طباعة الفاتورة وتسليمها للعملاء قبل الدفع للمطالبة بالدفع الفوري. يتم تضمين هذا النوع من الوثائق في الغالب بدون فاتورة في المطاعم أو متاجر البيع بالتجزئة غير المتصلة بالإنترنت.

الفواتير مقابل الإيصالات

تُستخدم الفواتير لطلب الدفع من المشترين ، وتتبع المبيعات ، والمساعدة في التحكم في المخزون وتسهيل تسليم السلع والخدمات. في بعض الحالات الخاصة ، تصدر الشركات فاتورة لتقدير إيراداتها بالإضافة إلى اقتراح خيارات الدفع لعملائها ، مثل المدفوعات النقدية ، وخصومات "الطيور المبكرة" ، ودفعات الأقساط أو السداد لفترات طويلة.

الإيصال هو توثيق بأن الدفع قد تم لإنهاء البيع. في بعض الأحيان ، قد يثبت الاحتفاظ بإيصال أنك مالك منتج معين. يسرد السلع أو الخدمات والأسعار والائتمانات والخصومات والضرائب والمبلغ الإجمالي المدفوع وطريقة الدفع. يستخدم المشترون أو العملاء الإيصالات لإثبات أنهم دفعوا مقابل أحد العناصر ، خاصة في المواقف التي يطالبون فيها باسترداد الأموال مقابل المنتجات المعيبة أو المعيبة.

عادةً ما يكون مستلمو الفواتير والإيصالات من العملاء ، لكن المحاسبين أو أصحاب الدفاتر أو الأطراف الثالثة سيتلقون الإيصالات على وجه الخصوص كدليل على دفع العميل للأغراض المالية والمحاسبية المستقبلية.

الفواتير مقابل أوامر الشراء

عادة ما يتم الخلط بين الناس في التمييز بين الفواتير وأوامر الشراء (POs) ، ولكن الفرق كبير بالفعل. أكثر ما يمكن التعرف عليه هو أن أوامر الشراء يتم إجراؤها قبل المعاملات ، بينما يتم إصدار الفواتير بعد المعاملات. يتم عمل أمر شراء للتحقق من الطلبات الواردة من العملاء ، ثم يتم إرسالها إلى مقدمي الخدمة. تستخدم الشركات أيضًا أوامر الشراء للموافقة على كمية محددة من المنتجات والخدمات اللازمة للتزويد أيضًا.

من ناحية أخرى ، تسجل الفاتورة استلام المنتجات والخدمات ، إلى جانب أسعارها وشروط الدفع. بمعنى آخر ، الفاتورة هي "الاستجابة" النهائية لأمر الشراء ؛ وأثناء طلب الشراء تفاصيل عقد البيع ، هناك فاتورة تؤكد ذلك.

ما هو رقم الفاتورة؟

رقم الفاتورة ، المعروف أيضًا باسم معرف الفاتورة ، هو رمز فريد يتم تعيينه لكل فاتورة. يعد رقم الفاتورة أحد أهم عوامل إعداد الفواتير حيث تم توثيقه لتوضيح المعاملات الفردية بين الشركات وعملائها وتسهيل تتبع المدفوعات وإجراء المهام المحاسبية أيضًا.

بدون رقم الفاتورة ، لن يكون للفاتورة صلاحية قانونية. يمكن أن يتضمن رقم الفاتورة كلاً من الأرقام والأحرف. تذكر أنه حتى عندما لا يتم إنشاء رقم الفاتورة بشكل تسلسلي بالضرورة ، تأكد من عدم تكرار الأرقام الواحدة تلو الأخرى.

ماذا تتضمن الفاتورة؟ - عينة من الفاتورة

تشمل الأنواع المختلفة من الفواتير عناصر مختلفة. ومع ذلك ، هناك بعض المكونات الإلزامية لتفعيل الفاتورة بشكل قانوني:

التواريخ

هناك ثلاثة أنواع من التواريخ التي يجب وضعها في الفاتورة: تاريخ التوريد وتاريخ الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع . في حين أن تاريخ التوريد وتاريخ الفاتورة لهما وظيفة فقط تتمثل في الإبلاغ عن وقت إصدار المنتجات والخدمات وعندما يتم إنشاء فاتورة ، فإن تاريخ استحقاق الدفع له أهمية أكبر بكثير. بدون تاريخ الاستحقاق ، ليس هناك ما يضمن أنه سيتم الدفع لك في الوقت المحدد والحصول على مستحقات الحساب.

الأسماء والعناوين

سيتعين عليك إضافة أسماء وعناوين عملك وعملائك. إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة لإنشاء فواتير ، فستكون هناك حاجة فقط إلى عناوين البريد الإلكتروني للعملاء ، ولكن لا يزال من الضروري جمع العنوان الفعلي في حال طلب عملاؤك إرسال مستند دون اتصال إليهم.

أسماء جهات الاتصال

تأكد من تضمين أسماء جهات الاتصال لكل من الشركات والأفراد وتهجئتها بشكل صحيح. قد يؤدي التهجئة غير الصحيحة إلى إحباط غير مرغوب فيه وتفاقم تجربة العميل.

رقم الفاتورة

يعد رقم الفاتورة ضروريًا للغاية لتتبع سجل الشراء وحفظ قاعدة البيانات ، لذا تأكد من تضمين رقم واحد فريد لتحسين عملية إدارة الفواتير. لمزيد من اليقين ، ضع في اعتبارك استخدام نظام ترقيم لاحق.

تفاصيل العناصر المشتراة

تشمل العناصر المشتراة كلاً من المنتجات والخدمات. سيساعد الوصف التفصيلي لأسماء المنتجات وكمياتها في تجنب الخلط غير الجدير بالاهتمام بين الموردين والعملاء. بدون هذه المعلومات ، قد لا يعرف العملاء الغرض من فاتورتهم المستلمة ، وقد لا يقومون بالدفع.

المبلغ المستحق

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن هذا العنصر له دور حاسم في تجنب تأخير الدفع. حدد أسعار الأصناف المشتراة والوحدات والتكاليف الإجمالية ولا تنسى وضعها في المجموع.

شروط الدفع

عادةً ما يتم تمييز هذه الشروط في أسفل الفاتورة لإعلام العملاء بطول الفترة الزمنية للدفع. على سبيل المثال ، يمكنك التحديد باستخدام "صافي 30 يومًا" ، مما يعني أن الدفعة يجب أن تتم في غضون 30 يومًا.

يمكنك إلقاء نظرة على نموذج الفاتورة المعياري هذا للحصول على مظهر أكثر واقعية.

ما هي الفاتورة المستخدمة؟

تحتاج الشركات إلى تسليم الفواتير للمطالبة بالمدفوعات. الفاتورة هي وثيقة ملزمة قانونًا تقدم اتفاق الطرفين على السعر المحدد وشروط وأحكام الدفع. إلى جانب ذلك ، يمكن أن يساعد استخدام الفواتير في أكثر من ذلك.

الاحتفاظ بالسجلات

للفاتورة دور محدد في الاحتفاظ بسجلات المبيعات. هذا يجعل من الممكن معرفة البضائع المباعة ومن يشارك في المعاملات.

مراقبة الدفع

للفاتورة أيضًا دور لا غنى عنه للأغراض المحاسبية. يساعد كلاً من البائع والمشتري على تتبع مدفوعاتهما والمبالغ المستحقة.

الحماية القانونية

الفاتورة المناسبة هي دليل على الاتفاق على مشاركة السعر بين البائع والمشتري. لذلك ، لها صلاحية قانونية لحماية التجار من ارتكاب دعاوى احتيالية.

التصريح عن الضريبة

يساعد تسجيل جميع فواتير البيع والحفاظ عليها الشركة في الإبلاغ عن دخلها والتأكد من أنها دفعت المبلغ المناسب من الضرائب.

تحليل الأعمال

يمكن أن يساعد تحليل الفاتورة الشركات في جمع البيانات من سلوكيات الشراء لدى عملائها وتحديد اتجاهات الاستهلاك ، والمنتجات الشائعة ، وشراء التوقيت الرئيسي ، وغيرها الكثير. سيساعد هذا عملك على التوصل لاحقًا إلى استراتيجيات التسويق النهائية.

كيف تصدر فاتورة لعملائك؟

يمكن للشركات استخدام كل من مولدات الفواتير عبر الإنترنت أو فاتورة ما قبل الطباعة للاستخدام لاحقًا. سوف تقوم بإنشاء فاتورة فقط بعد تسليم المنتجات أو الخدمات لعملائك ، أو عند الانتهاء من مشروع. هذا عندما تحافظ على تفاصيل العمل جديدة في الاعتبار ، ويمكنك الحصول على فرصة أكبر للحصول على أموال في الوقت المناسب. لفاتورة عملائك بسلاسة ، يمكنك اتباع هذا التوجيه:

الخطوة 1: توضيح توقعات العملاء في العقد

لضمان حصولك على مستحقاتك على الفور ، قم بتوضيح شروط الدفع الخاصة بك قبل أن يوقع العميل على العقد. يجب إجراء عملية "التوضيح" كمحادثة شاملة بخلاف مناقشة ما قبل الطباعة. من خلال معرفة توقعاتهم ، يمكنك أيضًا اكتشاف ما إذا كان لديهم أي طلبات خاصة ، وسيساعد ذلك في تقليل معدل الفواتير غير المدفوعة وإثبات رغبتك في استيعاب تفضيلات الدفع للعملاء.

الخطوة 2: تحديد العناصر للتسليم

سيتعين عليك تضمين أسماء المنتجات والخدمات بكميتها أو سعرها. إذا كنت تستخدم برنامجًا عبر الإنترنت ، فسيتم حساب إجمالي كل عنصر. يحصل كل عنصر على سطر خاص به ، ويتم إضافة إجمالي كل البنود.

الخطوة 3: اطلب الإيداع

بالنسبة لعملية شراء كبيرة ، من الضروري الحصول على وديعة لضمان قيام عملائك بدفع الفاتورة في الوقت المحدد. عادة ، يميل العميل الجديد إلى التردد بشأن السعر مما يشكل فرصة كبيرة لتأخير تاريخ استحقاق السداد. طلب إيداع في هذا الوقت هو الأنسب لتجنب الإحباط في المستقبل.

بمجرد أن يدفع عملاؤك للإيداع ، قم بتضمين المعلومات في الفاتورة. لا تتردد في إضافة أي معلومات الخصم كذلك.

الخطوة 4: توضيح شروط الدفع وتقديم طرق دفع مختلفة

إذا كنت تريد التأكد من حصولك على مستحقاتك في الوقت المحدد ، فيجب عليك توضيح شروط الدفع بدقة في أسفل الفواتير. يميل العملاء إلى إهمال أو تجاهل قسم شروط الدفع قبل المطالبة بالفاتورة ، لذلك يجب عليك تضمين شروط الدفع المتأخر للتأكد من أن عملائك سيدفعون في الوقت المحدد وتجنب المواقف غير المرغوب فيها حيث يدعي العملاء أنهم لم يكونوا على دراية بتاريخ استحقاق الدفع أو رسوم التأخير الإضافية.

عندما يدفع العميل ، يجب تدوين رقم الفاتورة في إيصال المبيعات ومطابقته بإيصال المبيعات في برنامج المحاسبة الخاص بك ، لذلك من الواضح أنه تم دفع الفاتورة. يأخذ الدفع المبلغ المستحق من حساب الذمم المدينة الخاص بك.

الخطوة الخامسة: إرسال الفاتورة على الفور

يمكن إرسال الفواتير بالبريد أو بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس إلى العميل. للحصول على الدفعات بسرعة ، قم بتسليم الفاتورة في أسرع وقت ممكن. هذا يبقي عملك في مقدمة أذهان عميلك. يُظهر أيضًا أنك مهتم بالتفاصيل ، مما يضمن مرة أخرى أن عملك هو الخيار الأفضل للخدمات المختارة.

الفواتير عبر الإنترنت على الفواتير الورقية

تم استبدال طريقة إنشاء الفواتير بالأوراق والأقلام تدريجيًا بالفوترة عبر الإنترنت بمساعدة التكنولوجيا. من المقدر أن تكلف الفاتورة الورقية الشركات ما يصل إلى 30 دولارًا من التحضير والطباعة والمعالجة إلى تقديم خدمة العملاء وما بعد البيع.

ومع ذلك ، فإن تجربة الشركات وعملائها لا تعادل التكلفة العالية - تأخر تسليم الفواتير ، وصعوبة إدارة الفواتير ، والأخطاء الناشئة غير المرغوب فيها. بسبب هذا الإزعاج ، استخدمت العديد من الشركات بشكل قاطع أساليب الفوترة المستندة إلى السحابة لخفض التكاليف وتسريع عملية الفوترة. في الوقت الحاضر ، يتم إنشاء معظم الفواتير وإرسالها على المنصة الرقمية.

كيف تصنع فاتورة؟

الخطوة 1: حدد طريقة إنشاء الفاتورة

كما ذكرنا في القسم السابق ، لا تزال كل من طرق إنشاء الفواتير التقليدية والتقنية قيد الاستخدام في الوقت الحاضر. ولكن من الواضح أن نهج الفوترة الرقمي يتمتع بميزة أكبر على فواتير تتبع النظام الورقي. استخدم برنامج قاعدة بيانات أو برنامج لإنشاء الفواتير إذا كنت تخطط لاستخدام جهاز كمبيوتر للفواتير.

تعرف على المزيد حول AVADA PDF Invoice

تعرف على المزيد حول فاتورة Mageplaza PDF لـ Magento 2

الخطوة 2: قم بإنشاء نموذج لفواتيرك.

يجب ترك بعض المساحات الفارغة في الجزء الأول من الفواتير لتضمين عناوين جهات اتصال عملائك وأسماء شركاتهم. يجب أن تحتوي الفاتورة الموحدة على بعض المعلومات الأساسية مثل تاريخ شراء العميل ، وقائمة العناصر المشتراة مع كميتها وأسعارها الإجمالية ، ووصف اختياري للعناصر أيضًا.

الخطوة 3: أضف اسم شركتك وعنوانها

اترك مساحة أعلى ورقة الفاتورة الخاصة بك لشعار شركتك عند استخدام برنامج إنشاء الفاتورة التلقائي. يتم تطبيق القاعدة بالمثل على الفواتير الورقية - الصق بطاقة عمل في الجزء العلوي من نسخة الفاتورة. تساعد الأوراق ذات الرأسية الخاصة بالفاتورة عملاءك على تحديد شركتك والاستفادة من عملية التسجيل.

الخطوة 4: قم بإنشاء مساحة توقيع في أسفل الفاتورة

التواقيع هي أدلة على التحقق لمساعدة عملك على تجنب المشاكل القانونية في المستقبل. على سبيل المثال ، في حالة قيام عملائك بتقديم أي شكاوى حول الأسعار بعد تقديم الخدمات ، يمكنك إظهار توقيعهم على الفاتورة التي تشير إلى الاتفاقية الأولية.

الخطوة 5: أدخل رقم الفاتورة في الأعلى

تحتاج كل فاتورة إلى رقم فاتورة فريد لتتبعها وحفظها بشكل أفضل. إذا كانت لديك مشكلة مع أحد العملاء ، فيمكنك البحث عن نسخة فاتورته من ملفات قاعدة البيانات الخاصة بك عن طريق مسح رقم الفاتورة أعلى نسخ الفواتير.

الكلمات الأخيرة

بمجرد أن تصبح على دراية بتعريف الفاتورة ووظيفتها ، ستجد أن العملية سهلة بما يكفي لمساعدتك على الظهور بمظهر أكثر احترافًا نيابة عن عملك ، والحصول على أموال بشكل أسرع ، والتعامل مع الأخطاء أو المشكلات بطريقة أكثر منطقية وإدارة منتجاتك وخدماتك بكفاءة أكبر.

إلى جانب فهم المفهوم الأساسي للفوترة ، فإن وضع العملية موضع التنفيذ لا يقل أهمية عن ذلك. أفضل طريقة هي الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة ، باستخدام مولدات الفواتير عبر الإنترنت أو الفواتير الإلكترونية ، لتقليل الجهود غير الضرورية والحصول على نتائج نهائية محسّنة.

اقرأ أكثر:

• ما هي المدفوعات المتكررة؟ 6 أفضل مزودي الدفع المتكرر لكي تفكر فيهم
• أفضل بوابات الدفع لـ Shopify (لدروبشيبينغ ، الولايات المتحدة ، المملكة المتحدة ، الهند ، أستراليا)