إدارة المخزون للشركات الصغيرة: 5 نصائح تحتاج إلى معرفتها

عندما تكون شركة صغيرة ، تصبح إدارة المخزون بسرعة باهظة ومكلفة.

شحنة لم تكن تتوقعها حتى يوم الثلاثاء القادم تظهر على عتبة داركم ، وعليك أن تعرف أين تضع العشرات من الصناديق التي يبلغ وزنها 50 رطلاً من المنتجات ، كل ذلك دون التدخل مع العاملين لديك أو عملية النقل والإمداد التي تم ضبطها بدقة.

يمكن أن تؤدي الفواق في إدارة المخزون إلى زيادات في تكلفة الحمل ، واستهلاك المنتج ، وتأمين أعلى ، والمزيد من العمل الإضافي للعمال ، والفوضى في أرض المصنع.

الخبر السار هو أن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للتعامل بشكل أفضل مع المشكلات التي تظهر وتجنب المشكلات المتعلقة بالمخزون الزائد.

إدارة أفضل للمخزون للشركات الصغيرة أمر لا بد منه

يدفع أصحاب الأعمال الصغيرة الذين لديهم مخزون فائض 30٪ إضافية في التكاليف سنويًا مقارنة بالشركات التي تعمل بمستويات المخزون المثلى. اتبع النصائح الخمس التالية لخفض التكاليف عبر أعمالك الصغيرة بنسبة 10٪ خلال العامين المقبلين.

5 نصائح لتحسين إدارة المخزون في الشركات الصغيرة

1. تعيين مستويات التكافؤ

تشير المستويات الاسمية إلى الحد الأدنى من كمية المنتج التي تحتاجها في متناول اليد في أي وقت. سيساعدك تحديد مستويات التكافؤ الدقيقة على زيادة كفاءة عملياتك اللوجستية بشكل كبير. تمنعك المستويات الاسمية من رد الفعل ، لذا فأنت لا تشتري طنًا من المنتج في شهر واحد ثم تتدافع لإعادة ملء مخزونك في اليوم التالي.

تحدد المستويات الاسمية معيارًا يجعل قرار طلب المزيد من المخزون تلقائيًا ، بدلاً من الاعتماد على التخمين. بمجرد انخفاض المخزون إلى ما دون مستوى تكافؤ معين ، فأنت تعلم أن الوقت قد حان لطلب المزيد وتجنب وجود مخزون كبير جدًا أو قليل جدًا.

يتطلب إنشاء مستويات تكافؤ دقيقة تحليلاً شاملاً من جانبك ؛ خلاف ذلك ، فهي مجرد قواعد تعسفية لن تساعد عملك. تحتاج إلى القيام بالعمل الجاد في البحث عن مستوى المخزون المثالي لكل منتج.

هل تبيع 400 أداة في المتوسط ​​في شهر مارس؟ هذا هو مستوى التكافؤ الذي يمكن تعيينه شهريًا. إذا طلب العملاء عشرة من نوع واحد من الأدوات في اليوم وتلقيت شحنة أسبوعية ، ففكر في تعيين مستوى يساوي 80 ، على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن تكاليف تخزينها منخفضة وأن الطلب في بعض الأسابيع يكون أكثر من غيرها .

2. ضع خطة احتياطية

إحدى القواعد الأساسية حول أعمال إدارة المخزون: توقع ما هو غير متوقع. يجب أن يكون لديك خطة احتياطية عندما تسير الأمور بشكل جانبي.

يمكن أن تظهر العديد من القضايا المختلفة. يمكنك بيع المخزون. يمكن أن يصل تسليم ضخم في وقت مبكر. يمكنك نفاد النقود مؤقتًا ولن تتمكن من الدفع مقابل المنتج. يمكنك أن تخطئ في الحسابات وتجد أنك تعاني من نقص في المخزون.

مرة أخرى ، عليك إجراء البحث للتنبؤ بهذه المشكلات. من المحتمل أن تظهر المشكلات نفسها مرارًا وتكرارًا. تعمق في سجل الطلبات ، والتدفقات النقدية ، والتغييرات الرئيسية في المخزون وحدد الأماكن الأكثر تعرضًا للخطر.

ثم اجلس وضع خطة احتياطية لكل منطقة محددة. إشراك العاملين لديك في العملية ؛ سيعرفون بشكل أفضل المشاكل التي تنشأ وسيكونون هم الذين ينفذون خطتك.

3. قضاء بعض الوقت في التنبؤ

أنت شخص مشغول ، وهذا يعني أحيانًا أن التنبؤ متروك لك. قاوم هذا الاتجاه.

عليك أن تتجاوز تجنب المشاكل وأن تكون استباقيًا بما يكفي للاستثمار في التنبؤ. قد يكون التنبؤ هو المجال الذي تعاني منه أكثر من غيره ، لأن معظم مديري الخدمات اللوجستية لا يفعلون ذلك.

يتضمن التنبؤ البحث عن الاتجاهات في السوق ، ومراقبة الاقتصاد الكلي ، والعمل على مبيعات مضمونة من العقود والاشتراكات في خطتك ، واستخدام كل هذه المعلومات لتوقع المبيعات المستقبلية.

من خلال الجمع بين بيانات المبيعات التاريخية والأداء المستقبلي المتوقع ، يمكنك منح نفسك دفعة في العام المقبل (أو العام الخامس) من خلال وضع مخزونك لتحقيق النجاح.

4. تطبيق إثبات التسليم المحمول

لقطات شاشة لإثبات الهاتف المحمول من سكانديت لنظام التسليم (المصدر)

هذه طريقة رائعة لإدخال التكنولوجيا إلى عملياتك ، خاصةً إذا كنت مترددًا في القيام بذلك أو كانت لديك شكوك حول كيف يمكن أن تساعد.

إثبات التسليم عبر الهاتف المحمول مفيد لعملائك ومورديك ؛ يوفر تنبيهات في الوقت الفعلي حول مكان وجود الحزم. يمكن للموصل التقاط صورة للتسليم وإجراء تحديث سريع في ثوانٍ ، مما يقلل من الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على مسح الأجهزة وتتبعها مع زيادة الإنتاجية من خلال السماح بإنجاز المزيد في وقت أقل.

من المهم أيضًا إثبات أن المنتج قد تم تسليمه بشكل صحيح. إذا تم إرسال منتج إلى الشخص أو الشركة الخطأ ، فإنه يخلق صداعا للمورد والعميل على حد سواء وينتج عنه تأخيرات مكلفة لعملك.

5. البحث عن برامج لوجستية جديدة

يمكن لبرامج الخدمات اللوجستية الجيدة أن تبسط عملياتك وتساعدك على تحديد المدخرات التي لم تكن تعلم بوجودها. هناك الكثير من خيارات البرامج اللوجستية ، وكلها لها ميزات فريدة يمكن أن تساعد عملك.

فيما يلي بعض الأمثلة على الوظائف:

• تتيح لك بعض خيارات البرامج مقارنة الشحنات الخاصة بشركات الشحن ومعالجتها وتتبعها وتحليلها ، حتى تتمكن الشركات من تحديد أفضل أسعار شركات النقل ومعالجة الشحنات بسرعة.
• بعض خيارات برامج إدارة النقل قادرة على إنشاء بوالص شحن (BOLs) وملصقات منصات نقالة ، مما يلغي الحاجة إلى برامج متخصصة.
• لا يزال هناك المزيد من خيارات البرامج التي تعمل على دمج سجلات العملاء بحيث تكون جميع بيانات العملاء في مكان واحد.

مثال على وظائف سجلات العملاء / الملفات الشخصية في Tailwind (المصدر)

تحقق من دليل البرامج اللوجستية Capterra - والذي يقدم 233 خيارًا حتى كتابة هذه السطور - للعثور على الخيار المناسب لعملك. استخدم أداة التصفية القوية لتضييقها حسب الميزات المطلوبة وإنشاء قائمة مختصرة لبرامجك.

ملاحظة: تم الحصول على المعلومات الواردة في هذه المقالة من مصادر يعتقد أنها موثوقة. التطبيقات المختارة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق ، وليس المقصود منها أن تكون موافقات أو توصيات.