4 خطوات لزيادة الإنتاجية باستخدام برامج إدارة المشاريع

زيادة الإنتاجية من خلال العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.

إليكم حقيقة الأمر: أنت منتج لمدة ثلاث ساعات فقط في اليوم ، أو 40٪ من أسبوع عملك.

معظم العمال مشغولون طوال اليوم ، فما الذي يستهلك كل وقتنا مع تقليل إنتاجيتنا أيضًا؟

الجناة الرئيسيون هم البريد الإلكتروني والاجتماعات (تستغرق قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وحدها حوالي 30٪ من أسبوع عملك) ، ولكن هناك أيضًا اللحاق بزملائك في العمل بشأن الأشياء غير المتعلقة بالعمل ، والتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي ، وتناول الوجبات الخفيفة والقهوة في الاستراحة مجال.

بالطبع ، نحن لا نوصي بالتخلي عن اللحاق بركب يوم الاثنين مع عملك BFF أو رفض المشاركة في نزهات القهوة لفريقك - فهذه جوانب مهمة لبناء رأس المال الاجتماعي وهو أمر ضروري للفرق عالية الأداء.

ومع ذلك ، هناك إجراءات محددة يمكنك اتخاذها لزيادة إنتاجيتك واستعادة جزء من 60٪ من أسبوع عملك الذي تفقده عادةً بسبب "الانشغال".

في هذه المقالة ، سنسلط الضوء على أربع طرق يمكنك من خلالها استخدام أدوات إدارة المشاريع (PM) لتكون أكثر إنتاجية.

4 طرق لتحسين أداء العمل

1. ضع مربّعًا زمنيًا لعملك (في جلسات مدتها 90 دقيقة)

يتصدر Timeboxing باستمرار قوائم نصائح الإنتاجية (لسبب وجيه) ، ومع ذلك يتم تعليم القليل منا للعمل بهذه الطريقة. تتضمن هذه التقنية تعيين فترة زمنية محددة لمهمة ما ، وجدولتها ، ثم التركيز على أي شيء آخر خلال تلك الفترة (المزيد عن ذلك في النصيحة الثالثة). هذا يعني عدم تعدد المهام!

تساعدك هذه الطريقة على التخطيط الفعال لعملك خلال يوم عمل مدته ثماني ساعات ، وهو شيء لا تنجزه قائمة المهام. يوفر Timeboxing تفصيلاً مرئيًا لما يمكنك تحقيقه بشكل معقول خلال أسبوع العمل ، مما يساعد في تحديد أولويات المهام للوفاء بالمواعيد النهائية مع العمل أيضًا كسجل لما كنت تعمل عليه.

يمكنك استخدام تقويم العمل الرقمي الخاص بك لتنظيم يومك عن طريق تخصيص وقت للعمل في مهام محددة.

مثال على الملاكمة الزمنية من SPICA ( المصدر )

أو ، إذا كنت تعمل بشكل أفضل من خلال تدوين المهام الخاصة بك ، يمكنك تنزيل نموذج الملاكمة الخاص بنا.

سواء اخترت Timebox على تقويم رقمي أو نموذجنا ، خطط للعمل في جلسات مدتها 90 دقيقة ، ثم حدد استراحة قصيرة بعد ذلك. دفع نفسك للعمل في مهمة أطول من 90 دقيقة (المدة التي تكون فيها الإنتاجية في ذروتها) يؤثر سلبًا على إيقاعك الفائق ويعيق الأداء فعليًا. عندما يتعلق الأمر بمستويات الإنتاجية ، فإن البطء والثبات يفوزان بالفعل بالسباق!

2. الحد من العمل الجاري

وفقًا لبحث أجراه المعهد الأمريكي للإجهاد ، يشعر أكثر من 80٪ من الموظفين بالتوتر في العمل ويستشهدون بأعباء العمل المفرطة كعامل رئيسي. عبء العمل الزائد يعني أن مقدار الوقت اللازم لإكمال المهام اليومية يتجاوز الساعات المتاحة في اليوم. هذا يمكن أن يؤدي إلى توازن غير صحي في الحياة العملية ، والإرهاق ، وانخفاض معنويات الموظفين.

ما الذي يسبب الحمل الزائد؟ عادةً ما يكون عبارة عن مجموعة من العوامل مثل عدد عناصر العمل المفتوحة ، وتنوع عناصر العمل ، واستخدام الموارد بشكل كبير. يزيد وقت انتظار المهام في قائمة الانتظار بالنسبة إلى هذه الأشياء الثلاثة.

ولكن ما هو الاستخدام المرتفع للموارد؟ يشير إلى مقدار العمل المعطى للموظفين لإكماله. تكمن الحيلة في إيجاد التوازن الصحيح للحفاظ على الإنتاجية: توقع معدل استخدام مرتفعًا للغاية وتعرض عمالك للإرهاق. توقع معدل استخدام منخفض للغاية وقلة استخدام فريق الموظفين لديك (بالإضافة إلى أنهم قد يشعرون بالملل).

وفقًا لمحلل Gartner Robert Handler ، فإن النقطة المثالية لتحسين الإنتاجية هي استخدام ما بين 70٪ و 80٪. هذا يعني أنه لتحسين الإنتاجية ، يجب على أصحاب العمل تشجيع الموظفين على تحقيق أهداف واقعية والعمل بنسبة 70٪ إلى 80٪ من الحد الأقصى للإنتاج. تبدأ أوقات الانتظار في الزيادة بشكل كبير بمجرد أن يتجاوز هذا 80٪.

عند العمل بنسبة 70٪ من الحد الأقصى للإنتاج ، ستنتظر المهمة المقدر أن تستغرق ساعتين حتى تكتمل في قائمة الانتظار لمدة 0.9 ساعة وتستغرق إجمالي 2.9 ساعة حتى تكتمل (وقت الانتظار + الوقت المقدر لإكمالها). عند 80٪ ، سينتظر في قائمة الانتظار لمدة 1.5 ساعة وسيستغرق إجمالي 3.5 ساعة ليكتمل. لكن بنسبة 99٪؟ ستنتظر هذه المهمة التي تستغرق ساعتين في قائمة الانتظار لمدة 37.1 ساعة ، ويستغرق إكمالها إجمالي 39.1 ساعة.

عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية المستدامة في مكان العمل بمرور الوقت ، أحيانًا يكون القليل أكثر. من خلال الانتباه إلى عبء عمل موظفيك ، لن ترى مستويات إنتاجية أعلى فحسب ، بل ستزيد أيضًا من معنويات الموظفين ومشاركتهم.

3. إيقاف الإخطارات

هل تعلم أن الأمر يستغرق في المتوسط ​​23 دقيقة للعودة إلى المهمة بعد انقطاع؟

تكون بعض المقاطعات في مكان العمل خارج نطاق سيطرتك ، مثل عندما يتوقف شخص ما لإجراء محادثة سريعة في مكتبك (أحيانًا حول مهمة متعلقة بالعمل ، ولكن في كثير من الأحيان حول حلقة الليلة الماضية من "Whatever We All Watch Now"). لكن غالبية المقاطعات التي نواجهها خلال يوم العمل مفروضة ذاتيًا: إشعارات من البريد الإلكتروني ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، وهواتفنا ، والأدوات الآلية التي نستخدمها.

في كل مرة تتوقف فيها عما تفعله لقراءة أحد هذه الإشعارات ، فإن إنتاجيتك تأخذ نجاحًا هائلاً (الوقت الذي تقضيه في الرد على الإشعار + 23 دقيقة للعودة إلى المهمة).

من خلال إيقاف تشغيل الإشعارات (أو على الأقل تأجيلها) ، يمكنك التخلص من الإلهاء ويمكنك إعادة استثمار بعض ذلك الوقت في مهامك.

4. عرض العمل بصريا

وجدت دراسة بلانفيو أن العمال يكونون أكثر إنتاجية بنسبة 20٪ عندما يتم عرض المعلومات التي يحتاجون إليها بصريًا.

يساعدك تصور البيانات على استيعاب المعلومات في لمحة ويمكن أن تنقل معنى أكثر من الكلمات وحدها (على سبيل المثال ، استخدام اللون الأصفر للإبلاغ عن مجالات الاهتمام في تقرير حالة المشروع لتنبيه أصحاب المصلحة إلى أن العناصر بحاجة إلى الاهتمام). يتم استخدام تصور البيانات بشكل شائع لإعداد التقارير ولكن لا يتم استخدامه بشكل كافٍ لإدارة سير العمل اليومية.

كيف يمكن أن يساعد برنامج PM

يقدم كل خيار برنامج PM تقريبًا ميزات يمكن أن تساعد في عرض المعلومات بشكل مرئي (مثل استخدام اللون لتمثيل حالات مختلفة أو تسمية مشاريع مختلفة).

ومع ذلك ، هناك أداة بسيطة لإدارة المهام يمكن أن تساعد في زيادة الإنتاجية على مستوى الفريق: لوحة مهام (تسمى أيضًا لوحات كانبان). تحتوي لوحات المهام على أعمدة تمثل مراحل مختلفة لسير العمل (على سبيل المثال ، مهام ، قيد التقدم ، وتم إنجازه). يتم عرض المهام كبطاقات تقوم بنقلها إلى أعمدة مختلفة أثناء تحرك المهمة خلال سير العمل.

يمكن للفرق أن تعرف ، في لمحة ، حالة كل عنصر عمل على اللوحة. تسمح لك اللوحات الأكثر تقدمًا بتعيين حدود العمل قيد التقدم لتنظيم عدد عناصر العمل المفتوحة ، مما يساعد الفرق على الحفاظ على وتيرتها المثلى.

مثال على لوحة كانبان على سويفت كانبان ( المصدر )

يمكن للفرق أن تعرف ، في لمحة ، حالة كل عنصر عمل على اللوحة. تسمح لك اللوحات الأكثر تقدمًا بتعيين حدود العمل قيد التقدم لتنظيم عدد عناصر العمل المفتوحة ، مما يساعد الفرق على الحفاظ على وتيرتها المثلى.

هل تريد المزيد؟

لقد وجدنا الكثير من الأبحاث الشيقة حول نصائح الإنتاجية عند كتابة هذه المقالة ، ولم تركز جميعها على استخدام البرامج لتعزيز الكفاءة. فيما يلي بعض النصائح حول نمط الحياة التي يجب أن تدمجها في حياتك اليومية بينما تسعى جاهدًا لتقديم قدمك الأكثر إنتاجية:

• خذ جولات. لا تقدم التمارين الرياضية فقط زيادة بنسبة 15٪ في الإنتاجية الإجمالية ، ولكن هناك أدلة قوية على أن المشي يمكن أن يساعدك في التخلص من التوتر ومحاربة الاكتئاب. عند القيام بذلك ، يمكن أن يعزز التعلم والذاكرة والإدراك.
• الحصول على قسط كاف من النوم. يكلف الحرمان من نوم الموظف أرباب العمل ما يصل إلى 65 مليار دولار سنويًا. تعاني من نقص بنسبة 40٪ في قدرتك على تكوين ذكريات جديدة دون نوم ، بالإضافة إلى انخفاض نشاط الخلايا المناعية بنسبة 70٪. كيكر؟ ترتبط قلة النوم ارتباطًا مباشرًا بالتدهور المعرفي المبكر ومرض الزهايمر.

للبقاء على اطلاع دائم بأحدث أخبار الصناعة والاتجاهات ، تأكد من متابعة مدونة PM الخاصة بنا!

خذني هناك