10 طرق سريعة لتحسين إنتاجية الموظفين في مكان العمل

هل لاحظت تحولًا في إنتاجية العاملين لديك أم أنك تبحث فقط عن طرق لزيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى في شركتك؟

أهم عنصر في الشركة هم موظفيها. بعد كل شيء، الموظفون المنتجون هم ما يجعل الشركة ناجحة في المقام الأول.

لذلك، تابع القراءة لتتعلم:

• ما هي إنتاجية الموظف
• كيف يمكنك قياس الإنتاجية، و
• كيف يمكنك زيادة إنتاجية الموظف في مكان عملك.

ما هي إنتاجية الموظف؟

إنتاجية الموظف، والمعروفة أيضًا بالإنتاجية في مكان العمل أو إنتاجية مكان العمل، هي مقياس لمخرجات كل موظف .

يعرّف رئيس شركة فلوريدا للتأمين الصحي، إيفان تونس، الإنتاجية في مكان العمل بأنها تتسم بالكفاءة والفعالية لتحقيق النجاح في العمل:

"إنه مزيج من مدى كفاءة وفعالية قيام فريقك بإكمال المهام التي تؤدي إلى نتائج ناجحة."

على سبيل المثال، قد ترغب الشركة التي تنتج الزجاجات الفنية في معرفة عدد الزجاجات الفنية التي يمكن لموظف واحد تصنيعها في فترة زمنية محددة. يعرض هذا الرقم مخرجات الموظف الفردي.

يخلط الكثير من الناس بين إنتاجية الموظف وإنتاجية العمل (القوى العاملة). لكن هذه المصطلحات ليست هي نفسها.

وفقًا لتعريف مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل، فإن إنتاجية العمل هي الناتج الاقتصادي الحقيقي لدولة أو شركة لكل ساعة عمل .

كيفية قياس إنتاجية الموظفين

لقياس إنتاجية الموظف، أول شيء عليك القيام به هو تحديد معيار في الربح أو الأهداف أو الجودة، والذي ستقارن به نتائج الموظفين الفردية.

يمكنك تحديد إنتاجية الموظف من خلال قياس عناصر مختلفة، مثل:

• تم تحقيق الاهداف ,
• ربح،
• كمية العمل المنجز،
• جودة العمل المنجز، و
• قضاء الوقت.

يمكنك قياس الإنتاجية من خلال فحص واحد أو مجموعة من هذه العناصر. دعونا نستكشف كل طريقة بمزيد من التفاصيل.

الطريقة رقم 1: قياس الأهداف التي تم تحقيقها

دليل على أن لديك إنتاجية عالية: تم تحقيق عدد كبير من الأهداف.

كيف يمكنك قياس ذلك؟ أنت تحدد عدد الأهداف شهريًا التي يحتاج موظفوك إلى تحقيقها، ثم تقارن نتائجهم الشهرية بعدد الأهداف التي حددتها مسبقًا. يمكنك أيضًا تحديد أهدافك وغاياتك يوميًا أو أسبوعيًا.

على سبيل المثال، قررت أن يقوم كل موظف في فريق المبيعات الخاص بك بإجراء 100 مكالمة شهريًا، و20 جهة اتصال، و10 مبيعات. إذا كان الموظف يجري 120 مكالمة، ولكن 5 مبيعات فقط، فهو لا يصل إلى المعيار. في حالة قيام الموظف بإجراء 80 مكالمة، ولكن 15 عملية بيع، فإنه يفوق معيار المبيعات المحدد. وعلى الرغم من قيامهم بإجراء مكالمات أقل مما كان متوقعا، وصل الموظف إلى هدف المبيعات المحدد.

يعتقد مدرب إدارة الوقت والإنتاجية والقيادة، ألكسيس هاسيلبرجر، أن قياس الأهداف هو أفضل طريقة لتحديد مستويات الإنتاجية:

"أعتقد أن أفضل طريقة لقياس الإنتاجية هي أن تتعارض مع الأهداف. تحديد أهداف ونتائج واضحة وقياس الأداء والإنتاجية مقابل هذه الأهداف.

الطريقة رقم 2: قياس الربح

الدليل على أن لديك إنتاجية عالية: الربح المرتفع.

كيف يمكنك قياس ذلك؟ أنت تحدد الربح السنوي المثالي لشركتك. بمجرد أن تصل إليه أو تتفوق عليه، تكون قد أثبتت إنتاجية موظفيك. إذا قصرت، فإن موظفيك لا يصلون إلى نسبة الإنتاجية المتوقعة.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام الأرباح السنوية التي حققتها في السنوات السابقة والتقديرات للعام الحالي لتحديد الربح السنوي المثالي لعملك. لا ينبغي أن يكون ربحك المثالي ثابتًا لأنه من الحكمة دائمًا ترك مجال لعدم اليقين. وبعد ذلك، بمجرد انتهاء العام، يمكنك مقارنة الأرقام الفعلية بالأرقام المثالية. ضع في اعتبارك أن الربح يعتمد على عوامل مختلفة بخلاف إنتاجية العاملين لديك.

في حال وجدت صعوبة في قياس وتتبع الأرباح التي يحققها موظفوك، يمكنك دائمًا الاعتماد على أداة لجعل الأمور أكثر بساطة.

على سبيل المثال، تتيح لك ميزات تكلفة العمالة والأرباح في Clockify إمكانية تتبع الأرباح والتكاليف، بالإضافة إلى إنشاء تقارير لعرض تقدمك.

مع Clockify، يمكنك الحصول على لمحة شاملة عن عمل فريقك. تتيح لك الأداة رؤية تقدم كل موظف والأرباح الناتجة بشكل واضح وسهل.

الطريقة رقم 3: قياس حجم العمل المنجز

دليل على أن لديك إنتاجية عالية: أنجزت عددًا كبيرًا من المهام.

كيف يمكنك قياس ذلك؟ يمكنك تحديد عدد المهام الأسبوعية التي يحتاج موظفوك إلى إكمالها، ثم تقوم بمقارنة نتائجهم الشهرية بهذا العدد.

ويوصي الخبير الذي ساعدنا في تعريف الإنتاجية، تونس، باستخدام صيغة "إجمالي الإنتاج في الساعة":

"هناك صيغ لحساب إنتاجية الموظف. الأكثر شيوعًا هي صيغة "إجمالي الإنتاج في الساعة" التي تأخذ في الاعتبار عدد عناصر العمل المكتملة في عدد معين من الساعات. وهذا يساعد أصحاب العمل على قياس أداء فريقهم وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

بعد كل شيء، الهدف هو استكمال جميع المهام في متناول اليد. إذا فشل الموظفون في القيام بذلك، فقد يواجهون صعوبة في الوصول إلى مستويات الإنتاجية المطلوبة.

الطريقة رقم 4: قياس جودة العمل المنجز

دليل على أن لديك إنتاجية عالية: جميع المشاريع، مهما كان عددها، يتم إنجازها بطريقة عالية الجودة.

كيف يمكنك قياس ذلك؟ اخترت المعلمات التي تحدد المشروع المكتمل باعتباره مشروعًا عالي الجودة وناجحًا. بعد ذلك، يمكنك تحديد عدد مشاريعك النهائية التي تتوافق مع هذه المعايير.

على سبيل المثال، عندما يقوم موظفوك بتطوير تطبيق ما، يعتبر المشروع ناجحًا إذا كان التطبيق فعالاً، ويلبي جميع متطلبات العميل، وكان العميل راضيًا.

الطريقة رقم 5: قياس الوقت المستغرق

دليل على أن لديك إنتاجية عالية: قضاء وقت أقل في العمل على المشروع.

كيف يمكنك قياس ذلك؟ يمكنك تعيين تقديرات للوقت اللازم للموظفين لإنهاء جميع المهام المتعلقة بالمشروع وتزويد العميل بموعد نهائي للمشروع بناءً على تلك التقديرات.

على سبيل المثال، يمكنك توجيه موظفيك لتتبع الوقت الذي يقضونه في مهامهم. إذا انتهوا قبل الموعد النهائي، كان فريقك منتجًا بوقتهم (والجدول الزمني).

ما هي العوامل الرئيسية التي تؤثر على إنتاجية الموظف؟

إذا كنت تتطلع إلى زيادة إنتاجية الموظفين، فيجب أن تكون هذه العوامل الخمسة الرئيسية هي محور تركيزك الأساسي، لأنها هي التي تؤثر في الغالب على الإنتاجية في مكان العمل.

العامل رقم 1: التواصل

يعد التواصل الواضح والمحترم بين أصحاب العمل وموظفيهم من أهم عوامل إنتاجية الموظف. يعد عدم الاحترام أحد العلامات الواضحة على مكان العمل السام، ولهذا السبب يجب أن تضع في اعتبارك دائمًا كيفية تواصلك مع موظفيك.

بالإضافة إلى ذلك، فإن تعلم كيفية شرح المهام والتعبير عن أفكارك بوضوح يسمح للعاملين لديك بفهم مسؤولياتهم بشكل كامل، مما يسهل عليهم أداء وظائفهم كثيرًا.

يوضح تونس أن التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية للإنتاجية، بغض النظر عما إذا كان ذلك شخصيًا أو عبر الإنترنت:

"يعد التواصل الواضح بين أعضاء الفريق والمديرين أمرًا ضروريًا لتحقيق أهداف الإنتاجية. سواء كان ذلك من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو مؤتمرات الفيديو أو الاجتماعات الشخصية، يمكن للتواصل الفعال أن يبقي الجميع على نفس الصفحة ويضمن تنفيذ المهام بكفاءة.

العامل رقم 2: المعرفة والتدريب

عندما يعرف الموظفون كيفية أداء وظائفهم، يصبحون أكثر إنتاجية.

تنصح مستشارة العمليات التجارية في Nina Ross Business Consulting، نينا روس، أصحاب العمل بتوظيف أشخاص ذوي خبرة وإنشاء عملية تأهيل مدروسة جيدًا:

"قم بفحص وتوظيف الموظفين ذوي الخبرة في الوظيفة التي تم تعيينهم فيها. قم بإنشاء توجيه توظيف جديد وعمليات تأهيل لتقديم الموظفين الجدد إلى الشركة ومنصبهم الوظيفي. وينبغي أن يشمل ذلك، من بين أمور أخرى، تدريب الموظفين الجدد على كيفية تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في بداية فترة عملهم.

وتسلط تونس الضوء أيضًا على أهمية التدريب المناسب لتحقيق الكفاءة والإنتاجية:

"إن توفير التدريب المناسب للموظفين يساعدهم على أن يصبحوا مجهزين بشكل أفضل لأداء وظائفهم بفعالية. ومن خلال الاستثمار في التدريب، يمكن لأصحاب العمل ضمان حصول فريقهم على المهارات والمعرفة التي يحتاجونها للقيام بعملهم بثقة وكفاءة.

العامل رقم 3: الدافع

الموظفون المتحمسون هم موظفون منتجون!

تشير تونس إلى أن المزايا والتقدير ضروريان لتحفيز الموظفين:

"إن وجود قوة عاملة متحمسة هو المفتاح لتعزيز الإنتاجية. وقد يعني هذا تقديم حوافز مثل المكافآت أو ترتيبات العمل المرنة، أو ببساطة تكريم الموظفين على العمل المتميز.

العامل رقم 4: التركيز

غالبًا ما يكون انخفاض الإنتاجية نتيجة لضعف التركيز.

يعتقد المالك والمستشار الرئيسي في شركة Tribble and Associates، لاري تريبل، أن إنشاء بيئة عمل خالية من التشتيت أمر بالغ الأهمية لزيادة الإنتاجية:

"نحن نعلم أن أعداء الاهتمام هم التشتيت والانقطاع. لذا، عندما أنصح مدراء العاملين في مجال المعرفة، فإنني أشير إلى أن أفضل ما يمكننا فعله حاليًا هو خلق بيئة تحد من التشتيت والمقاطعة.

العامل رقم 5: الرفاهية

الموظفون السعداء والراضون هم أكثر إنتاجية.

وفي هذا الصدد، يوضح تونس أنه يجب على أصحاب العمل التركيز على السلامة الجسدية والعقلية لموظفيهم:

"إن الاهتمام بالصحة الجسدية والعقلية للموظفين أمر ضروري لضمان إنتاجيتهم. ويمكن أن يتراوح ذلك بين تزويدهم بإجازات منتظمة إلى توفير إمكانية الوصول إلى المزايا الصحية أو برامج العافية.

كيفية تحسين إنتاجية الموظف في مكان العمل؟

يمكن عادةً زيادة إنتاجية الموظف من خلال التركيز على العوامل الخمسة التي ذكرناها سابقًا. أسهل طريقة لتحسين عوامل الإنتاجية هذه هي دمج بعض أو كل النصائح التالية:

• تحسين ظروف مكان العمل،
• تحسين البريد الإلكتروني،
• تحسين الاجتماعات،
• السماح بجداول زمنية مرنة،
• إزالة الانحرافات التقنية،
• التوصل إلى حوافز أفضل،
• توفير تدريب أفضل للموظفين،
• الامتناع عن الإدارة الجزئية ،
• تحسين الاتصالات المكتبية، و
• تشجيع الرعاية الذاتية.

دعونا نقسم كل نصيحة إلى مزيد من التفاصيل.

نصيحة رقم 1: تحسين ظروف مكان العمل

استكشفت دراسة نشرت عام 2020 في Cogent Business & Management (مجلة الوصول المفتوح) العلاقة بين ظروف العمل والرضا الوظيفي. وجد الباحثون علاقة إيجابية بين ظروف العمل والأداء الوظيفي. أي أن ظروف العمل الإيجابية تؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي مما يؤدي إلى تحسين أداء الموظفين نتيجة لذلك.

يعتقد رئيس شركة WorkSmart Systems، مات توماس، أن المكاتب يجب أن تكون ملهمة للموظفين:

"نظرًا لأن معظم الموظفين يقضون ثماني ساعات أو أكثر يوميًا في المكتب، فمن المهم للشركات أن تكون على دراية بكيفية تأثير إعداد المكتب على العاملين لديهم وإلهامهم."

لذا، إذا كنت تريد أن تجعل موظفيك منتجين، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنهم يعملون في الظروف المثالية. وهنا بعض الأفكار.

أضف الضوء الطبيعي

وفقا لدراسة أجراها الدكتور آلان هيدج، فإن الموظفين الذين يعملون في مكتب به الكثير من الضوء الطبيعي يحققون زيادة في الإنتاجية بنسبة 2٪. على الرغم من أن الأمر قد يبدو غير مهم للوهلة الأولى، إلا أن قيمة ذلك تبلغ 100000 دولار لكل 100 عامل سنويًا!

علاوة على ذلك، تظهر نفس الدراسة للموظفين الذين يعملون في مكاتب ذات إضاءة طبيعية:

• الصداع أقل
• إجهاد أقل للعين، و
• انخفاض التعب.

تشمل الحياة النباتية في المكتب

تجعل المكاتب الخضراء الموظفين أكثر راحة وبالتالي أكثر إنتاجية في عملهم.

أظهر استطلاع أجراه عام 2021 نشره مجلس الزهور الهولندي أن 70% من الناس يعتقدون أن النباتات تعمل على تحسين أجواء مكان العمل.

علاوة على ذلك، يقول 63% من المشاركين في الاستطلاع أن النباتات تعمل على تحسين البيئة المحيطة بمكان عملهم، بينما يقول 58% أن لها "تأثيرًا مهدئًا على أعينهم". علاوة على ذلك، يعتقد 31% من الأشخاص أن النباتات تزيد من تركيزهم.

إعادة طلاء جدران المكاتب

أظهرت الدراسات أن الألوان يمكن أن يكون لها تأثير على مزاجنا أيضًا.

دراسة معروفة تسمى لون جدار المكتب: تقييم الرحابة والتفضيل استكشفت أفضل خيارات الألوان للمساحات المكتبية. وأظهرت أن اللون الأحمر هو الخيار الأسوأ لجدران المكاتب، إذ وجده معظم المشاركين في الدراسة غير سار.

من ناحية أخرى، كان اللون الأبيض هو الخيار الأكثر شعبية، حيث وجده 53.2% من المشاركين مناسبًا للمكاتب. وكانت البدائل البيضاء الشائعة هي اللون البيج، الذي اختاره 14.7% من المشاركين، والرمادي، الذي اختاره 7.3% من المشاركين.

في حال كنت تتطلع إلى إضافة المزيد من الألوان إلى المساحة، تقترح الدراسة النظر في اللون الأزرق أو الأخضر لجدران المكاتب أيضًا.

تقليل الضوضاء

وجدت دراسة حديثة حول الأنماط الارتباطية بين مستوى الصوت في مكان العمل والرفاهية الفسيولوجية أن ضجيج المكتب له تأثير سلبي على صحة العمال ورفاهيتهم. وبحسب الدراسة فإن بيئة العمل الصاخبة يمكن أن تؤثر على:

• إنتاجية،
• المزاج، و
• حالة نفسية.

باعتبارك صاحب عمل، يمكنك إنشاء إرشادات رسمية تحدد القواعد المتعلقة بالضوضاء في مكان العمل. يمكنك حظر الاجتماعات في المناطق المشتركة أو حث الموظفين على تجنب جدولة الاجتماعات خلال ساعات محددة للسماح للموظفين الآخرين بالعمل في صمت خلال تلك الفترة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك جعل المكاتب عازلة للصوت لضمان عدم تشتيت انتباه الموظفين الآخرين بالأصوات الصادرة من الغرف الأخرى. إذا كان هذا استثمارًا كبيرًا جدًا، فقد تقوم آلة الضوضاء البيضاء بالمهمة.

تحديث المعدات

من المؤكد أن تحديث معدات مكتبك والتأكد من حصول موظفيك على الإمدادات الكافية سيساعد موظفيك على أداء وظائفهم بكفاءة أكبر.

تعتقد تونس أن الاستثمار في التكنولوجيا يؤثر على الإنتاجية والتعاون ونجاح الأعمال:

"تلعب التكنولوجيا دورًا حيويًا في مكان العمل، حيث توفر للموظفين إمكانية الوصول إلى الأدوات والموارد المناسبة التي تمكنهم من العمل بكفاءة. ومن تطبيقات البرمجيات المتقدمة إلى أحدث المعدات، فإن وجود البنية التحتية التكنولوجية المناسبة يمكن أن يعزز بشكل كبير الإنتاجية والتعاون ونجاح الأعمال بشكل عام.

أظهرت دراسة أجريت عام 2015 حول تأثير اللوازم المكتبية على الفعالية والإنتاجية وجود علاقة بين الفعالية والإنتاجية وجودة اللوازم المكتبية.

أي أن العاملين في المكاتب المجهزة جيدًا يتمتعون بمستويات أعلى من الإنتاجية والفعالية. ويتجلى هذا الارتباط بشكل خاص في الشركات الصغيرة والمتوسطة.

بالإضافة إلى ذلك، وجدت دراسة أخرى حول موضوع مماثل أن الإنتاجية تصل إلى الحد الأقصى في المساحات المجهزة بالمعدات المكتبية الحديثة. ولاحظت أيضًا أن المكاتب التي تتمتع بإمدادات كافية وعالية الجودة لديها موظفون لديهم موقف أكثر إيجابية تجاه العمل.

إنشاء منطقة مشتركة

إن وجود مساحة خارج منطقة العمل العادية يوفر تغييرًا لطيفًا في المشهد لموظفيك. يمكنهم استخدام هذه المساحة للترجيع والتواصل مع زملائهم في العمل في بيئة أقل رسمية.

يوصي توماس أصحاب العمل بجعل هذه المنطقة المشتركة مريحة ومريحة:

"إن إنشاء مساحات مخصصة حول المكتب تخدم مجموعة متنوعة من الأغراض يمكن أن يساعد الموظفين على الخروج من فترة الركود بعد الظهر. يجب أن تشتمل هذه المساحات المحددة أيضًا على قطع أثاث مريحة مثل الأرائك أو كراسي الجلوس للمساعدة في خلق مساحة مريحة وممتعة.

نصيحة رقم 2: تحسين البريد الإلكتروني

رسائل البريد الإلكتروني تضيع وقتًا أكثر مما تعتقد! أظهر استطلاع حديث أجرته شركة Atlassian أن الموظفين يحتاجون إلى 16 دقيقة لاستعادة التركيز بعد التعامل مع رسالة البريد الإلكتروني التي تلقوها.

وبالتالي، من الضروري أن تقوم بتحسين البريد الإلكتروني لتجنب إضاعة الوقت. اليك بعض الاشياء التي يمكنك القيام بها.

حافظ على رسائل البريد الإلكتروني منظمة وقصيرة وفي محلها

اطلب من موظفيك تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم لتجنب الانحرافات.

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، يجب أن تكون دقيقًا ومباشرًا قدر الإمكان.

كما ترون من لقطة الشاشة أعلاه، يتضمن هذا المثال جميع المعلومات ذات الصلة (سبب كتابة رسالة بريد إلكتروني، وسطر الموضوع الإعلامي، والمرفق)، مع كونه موجزًا.

نصيحة رقم 3: تحسين الاجتماعات

وفقاً لاستطلاع Atlassian الذي ذكرناه، يقضي الموظفون 31 ساعة شهرياً في اجتماعات غير منتجة.

ووجد الاستطلاع نفسه أن العمال يعتقدون أن نصف الوقت الذي يقضونه في الاجتماعات يضيع.

ينصح هاسيلبرجر بإزالة اجتماعات "المعلومات فقط":

"في معظم الأوقات، لا يتم إنجاز العمل الحقيقي في الاجتماعات وتكون الاجتماعات غير فعالة. ابدأ بإزالة كافة الاجتماعات "للمعلومات فقط"، مثل تحديثات الحالة. ويمكن نشر هذا النوع من المعلومات بشكل غير متزامن.

فيما يلي بعض الأشياء السهلة التي يمكنك القيام بها لتحسين الاجتماعات في مؤسستك.

قم بالتبديل إلى رسائل البريد الإلكتروني عندما يكون ذلك ممكنًا

البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال أسرع وأكثر دقة.

لذا، بدلًا من عقد عدد لا يحصى من الاجتماعات، قم بإرسال بريد إلكتروني جماعي خلال الساعة المخصصة لرسائل البريد الإلكتروني.

تقليل عدد الاجتماعات والوقت الذي تقضيه

عقد الاجتماعات الضرورية فقط.

علاوة على ذلك، تأكد من أن اجتماعاتك فعالة وطويلة بما يكفي لتغطية أهم النقاط.

تقليل عدد الحاضرين في الاجتماع

قد يكون بعض الموظفين ضروريين لاجتماعاتك، ولكن لا ينبغي إلزام الآخرين الذين لا يكونون كذلك بالحضور في كل مرة.

وبدلاً من ذلك، فإن الحل الأكثر إنتاجية هو جعلهم يواصلون عملهم المعتاد.

نصيحة رقم 4: السماح بجداول زمنية مرنة

يتمتع الأشخاص المختلفون بأوقات إنتاجية مختلفة خلال اليوم.

لذا، فإن الالتزام بجدول زمني صارم من الساعة 9 إلى 5، أو العمل الجاد منذ الساعات الأولى من الصباح قد لا يناسب الجميع.

أظهر استطلاع أجرته شركة ماكينزي للفرص الأمريكية مؤخرًا أن 65٪ من الموظفين الأمريكيين يرغبون في العمل عن بعد بدوام كامل. بالإضافة إلى ذلك، يشعر 58% من الموظفين بأنهم أكثر إنتاجية عندما يعملون خارج المكتب.

إذا كنت تشك في أن هذا النوع من المرونة سيكون من الصعب جدًا إدارته، فيمكنك دائمًا استخدام أداة تتبع الوقت مثل Clockify، والتي تتيح لك بسهولة تتبع ساعات عمل موظفيك.

وبصرف النظر عن تتبع ساعات العمل، Clockify يسمح لك بما يلي:

• ضبط توقيت العمل،
• تنظيم المشاريع، و
• إنشاء وتصدير تقارير الوقت المسجل.

الآن بعد أن عرفت مدى سهولة تقديم المزيد من المرونة في عملك، دعنا نتناول بعض الخيارات التي يمكنك تقديمها لموظفيك.

جعل ساعات العمل مرنة

بدلًا من العمل 8 ساعات متواصلة يوميًا، اسمح لموظفيك بالعمل في كتلتين زمنيتين أصغر.

على سبيل المثال، اسمح لهم بالدخول من الساعة 7 صباحًا حتى 1 ظهرًا، والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية / تناول وجبة غداء طويلة، ثم إنهاء يوم عملهم من 3 مساءً إلى 5 مساءً

سيشعرون بمزيد من الإنتاجية والكفاءة لأنهم سيحصلون على دفعة جديدة من الطاقة بعد فترة راحة طويلة مدتها ساعتين، وسيتجنبون الركود المروع الذي يشعر به الموظفون بعد الظهر قبل وقت "الإغلاق".

وجدت مؤسسة SpareMyTime، ميليسا غوج، أن المرونة تؤدي إلى الولاء وتقليل معدل دوران الموظفين:

"يقدر موظفونا المرونة في تحقيق التوازن بين التزامات العمل والحياة الشخصية. لقد وجدنا أنه يساعد على تعزيز الولاء ويقلل من معدل دوران الموظفين.

السماح بالعمل عن بعد

وعلى الرغم من بعض تحديات العمل عن بعد، فإن 87% من العمال الأمريكيين ينتهزون فرصة العمل المرن، وفقًا لاستطلاع ماكينزي الذي ذكرناه. يمكنك منح موظفيك فرصة العمل عن بعد بدوام كامل، أو يمكنك تقديم جدول عمل مختلط بديل.

على سبيل المثال، وجد الاستطلاع نفسه أن 23% من الموظفين الأمريكيين لديهم خيار العمل جزئيًا أو كليًا عن بعد في عام 2022.

النصيحة رقم 5: إزالة الانحرافات التقنية

سلطت دراسة قديمة ولكن ذات صلة أجريت عام 2016 بواسطة CareerBuilder الضوء على استخدام الهاتف الخليوي باعتباره القاتل رقم 1 للإنتاجية.

وفقاً لهذه الدراسة، فإن 55% من الموظفين يتشتت انتباههم بسبب هواتفهم. يؤدي قضاء الوقت على الإنترنت إلى تشتيت انتباه 41% من الموظفين، بينما تشكل وسائل التواصل الاجتماعي مصدر إلهاء لـ 37% من الموظفين.

ستساعدك النصائح التالية على التعامل بسهولة مع الانحرافات التقنية في مكان عملك.

أبقِ موظفيك على اطلاع بشأن الانحرافات التقنية

قد لا يكون موظفوك على دراية بمدى تشتيت انتباه هواتفهم.

بدلاً من حظر استخدام الهواتف المحمولة بشكل كامل، يمكنك مشاركة بعض إحصائيات الإلهاء في مكان العمل حتى يتمكن العاملون لديك من فهم مدى تشتيت وسائل التواصل الاجتماعي واستخدام الإنترنت. يمكنك أيضًا تشجيع موظفيك على تحديد أوقات محددة خلال أيام عملهم لفحص هواتفهم.

جرب أدوات حظر مواقع الويب

تمكنك أدوات حظر مواقع الويب من إنشاء قائمة سوداء لمواقع الويب المختلفة التي قد تشتت انتباه موظفيك وتعطل إنتاجيتهم.

يمكنك اختيار منع العاملين لديك من الوصول إلى مواقع معينة بشكل كامل أو تعيين وقت محدد من اليوم لن يتمكنوا فيه من الوصول إليها.

النصيحة رقم 6: توصل إلى حوافز أفضل

الحوافز تبقي موظفيك متحمسين ومتحمسين لأداء وظائفهم بكفاءة. كما أنها طريقة رائعة لجذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها.

يمكن أن تكون الحوافز أي شيء بدءًا من المكافآت المالية وحتى أيام العطلات والهدايا.

في دراسة أجرتها مؤسسة أبحاث الحوافز، صنف الموظفون المكافآت الملموسة الأكثر ملاءمة لهم. القائمة كالتالي:

1. نقدي،
2. بطاقات الهدايا،
3. الهدايا,
4. السفر الفردي
5. مصاريف غير السفر، و
6. السفر الجماعي.

إذا لم تكن متأكدًا من نوع الحوافز التي يمكنك تقديمها، فيمكنك دائمًا أن تسأل موظفيك!

أظهر تقرير أفضل ممارسات التعويض لعام 2019 أن المنظمات ذات الأداء الأفضل تنظم في كثير من الأحيان دراسات السوق لضمان رضا موظفيها. وفي الواقع، أكمل 58% من أصحاب الأداء العالي دراسة السوق في العام الماضي.

في حال كنت منفتحًا على تقديم المزيد من المزايا، فلديك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها. إليك ما يقوله البحث عن كل واحد منهم.

تقديم مكافآت على أساس الأداء

وأظهر نفس التقرير عن التعويضات وأفضل الممارسات أن المنظمات ذات الأداء الأفضل تمنح المكافآت بشكل متكرر أكثر من أصحاب الأداء المنتظم. ما يصل إلى 34% من تلك المنظمات تقدم حوافز أو مكافآت كل ثلاثة أشهر.

علاوة على ذلك، يختار 64% من أصحاب الأداء العالي زيادات أكبر في الأجور كمكافأة لأفضل موظفيهم.

تحسين الفوائد

وبصرف النظر عن الحوافز المالية، يمكنك أن تقدم لموظفيك امتيازات كبيرة لزيادة رضاهم.

قد تشمل فوائد العمل الشائعة ما يلي:

• أيام عطلة إضافية،
• بضائع الشركة،
• مكافآت شخصية،
• معدات للمكاتب المنزلية، أو
• تعويض الصحة والعافية.

التعرف على إنجازات الموظفين

تشير الدراسات إلى أن الموظفين يحبون أن يعرفوا أن عملهم الشاق موضع تقدير.

في الواقع، وجد استطلاع أجرته شركة Bonusly أن 46% من الموظفين الأمريكيين استقالوا لأنهم لم يشعروا بالتقدير في وظائفهم. علاوة على ذلك، فإن 65% من المشاركين في الاستطلاع سيكونون متحمسين للعمل بجدية أكبر إذا كان عملهم موضع تقدير من قبل الإدارة.

علاوة على ذلك، سلط تقرير حول رفاهية الموظفين الصادر عن Workhuman وGallup الضوء على الاعتراف باعتباره أحد أفضل الطرق لتحسين رفاهية العمال. ووفقا لهذا التقرير فإن الاعتراف:

• يقلل من مستويات الإرهاق،
• يزيد المشاركة، و
• يحسن الولاء للشركة.

لذا، فإن الاعتراف بالعمل الجاد الذي يقوم به موظفوك وتقدير مدخلاتهم أمر ضروري لزيادة الإنتاجية.

نصيحة رقم 7: توفير تدريب أفضل للموظفين

يساعد التدريب والتطوير على تحسين معرفة الموظفين وأدائهم في العمل، وبالتالي.

وجدت الأبحاث التي نشرتها مجلة نوبل الدولية لأبحاث الأعمال والإدارة أن الموظفين يعتقدون أن التدريب الوظيفي:

• يحسن المهارات،
• يزيد المعرفة والقدرات ، و
• يؤدي إلى الرضا الوظيفي.

يجب أن تولي اهتماما خاصا لتدريب قيادتك. يعتقد المؤسس المشارك والمدير التنفيذي للتسويق في NCHC، لوغان نجوين، أن توفير التدريب لمديريك يؤثر على إنتاجية جميع موظفيك، من بين أمور أخرى:

"القيادة الجيدة لها تأثير على إنتاجية الموظفين. تؤثر كيفية تفاعل المديرين مع الموظفين على أداء الموظف. يمكن أن تؤدي علاقة العمل الجيدة بين الطرفين إلى تحسين الأداء ومستويات المشاركة العالية وزيادة الرضا الوظيفي. يمكن للشركات أن تساعد القادة على أن يصبحوا مديرين أفضل من خلال تزويدهم بالأدوات والتدريب اللازم لتحقيق النجاح.

توفير التدريب العملي

يتيح هذا النوع من التدريب للموظفين اختبار فعالية بعض المهام التدريبية من خلال منحهم الفرصة لتجربتها أثناء تعلمهم عنها.

على الرغم من عدم وجود العديد من الدراسات التي تثبت أهمية التدريب العملي على العمل، فقد ثبت أن التعلم العملي فعال للغاية.

على سبيل المثال، أظهرت دراسة حول التعلم النشط أن الطلاب الذين لم يشاركوا في التعلم العملي لديهم فرصة أكبر بمقدار 1.5 مرة للفشل في الدورة التدريبية مقارنة بأولئك الذين شاركوا فيها.

السماح للموظفين بالتعلم بالسرعة التي تناسبهم

لقد ثبت أن التعلم الذاتي يزيد من أداء الذاكرة بشكل ملحوظ. إن التسرع في المواضيع المعقدة لن يسمح للمعرفة الجديدة بالبقاء، ولن يسمح للموظفين باختبار مهاراتهم المكتشفة حديثًا.

لذا، يجب عليك منح موظفيك بعض الوقت لمعالجة كل ما تعلموه واختباره عمليًا.

نصيحة رقم 8: توقف عن الإدارة التفصيلية

لا يستطيع العديد من المديرين التخلي عن المهام التي أعطوها للآخرين. لذلك، فإنهم يديرون كل التفاصيل الدقيقة، مما يجعل تفويض المهام بلا معنى.

وفقًا لاستطلاع العمل في أمريكا لعام 2023، يشعر 42% من العمال بالإدارة الدقيقة في مكان عملهم. الموظفون الذين يخضعون لإدارة دقيقة هم أكثر عرضة بنسبة 28% للشعور بالتوتر أو التوتر خلال يومهم.

فيما يلي كيفية منع الإدارة التفصيلية في شركتك.

إدارة التوقعات والمتطلبات

إذا كنت تبحث عن نتيجة محددة، فسيتعين عليك تقديم إرشادات لموظفيك. تحتاج أيضًا إلى السماح لموظفيك بمعرفة ما تتوقعه منهم.

إذا كان موظفوك يركزون على أهدافهم أكثر من التركيز على وسائل الوصول إليها، فلن يكون لديك ما يدعو للقلق أو الإدارة الدقيقة.

بمجرد التفويض، غادر الغرفة

أجرت منى العنزي، مديرة الموارد البشرية في مدرسة سيتي سكول السعودية، بحثًا وجد أن الإدارة الجزئية سيئة للغاية للأعمال، لأنها تقلل من معنويات الموظفين وكفاءتهم.

سيشعر موظفوك بمزيد من الاستقلالية والاسترخاء والثقة في مهاراتهم عندما لا يلوح المشرف في الأفق باستمرار فوق رؤوسهم.

تتفق Gauge مع هذا لأن اعتقادها هو أن الموظفين يعملون بشكل أفضل عند منحهم الاستقلالية:

"معظم الموظفين يزدهرون من خلال قدر أكبر من الاستقلالية. عندما يشعر الموظفون بالقدرة على العمل بطريقة تناسب تفضيلاتهم واحتياجاتهم، فمن المرجح أن يتم تحفيزهم وتقديم أفضل ما لديهم.

نصيحة رقم 9: تحسين الاتصالات المكتبية

ينبع التعاون الجيد من التواصل الجيد بين الفريق والتواصل والتعليقات (بما في ذلك مراجعات الأداء). في العمل الجماعي، يؤدي التعاون الجيد إلى الإنتاجية والفعالية المثلى.

وجدت دراسة حديثة أجرتها شركة Forbes Advisor أن ضعف التواصل يؤثر بشكل كبير على الموظفين. وفي واقع الأمر، يعتقد 49% من العمال أن ذلك يؤثر على إنتاجيتهم، بينما يزعم 42% أن ذلك يؤثر على مستويات التوتر لديهم.

يمكنك تحسين الاتصالات المكتبية باستخدام طرق مختلفة. وهنا أسهل منها.

بناء العمل الجماعي بشكل هادف

العمل الجماعي الغني بالإنتاجية لا يحدث بالصدفة. عليك أنت وفريقك بذل جهد لتصبحوا فريقًا فعالاً.

يمكنك البدء باستضافة لقاءات غير رسمية من وقت لآخر - إقامة حفلة في المكتب، أو بدء نزهة للموظفين، أو تنظيم مباراة كرة الطلاء لبناء الفريق.

عند وصول الموظفين الجدد، تأكد من أنهم يشعرون بالترحيب في مكان العمل، وعلى قدم المساواة مع زملائهم الجدد.

العثور على وسائل الاتصال المثالية

قد تستخدم شركتك طرق اتصال مختلفة. مهمتك هي معرفة كيف يستجيب كل موظف بشكل أفضل.

قد يرد البعض بسرعة على الرسائل، والبعض الآخر على رسائل البريد الإلكتروني، والبعض الآخر سريع في الرد على هواتفهم.

نصيحة رقم 10: تشجيع الرعاية الذاتية

إن تشجيع الموظفين على الاعتناء بأنفسهم يقطع شوطا طويلا في تشجيع الموظفين على الاهتمام بمهامهم ومشاريعهم.

أظهر بحث نُشر عام 2022 في مجلة العمل وعلم النفس التنظيمي وجود علاقة إيجابية بين الرعاية الذاتية والرضا الوظيفي. وأظهرت أن الموظفين الذين استمتعوا بأنشطة الرعاية الذاتية كانوا أقل توتراً وكانوا أكثر رضا في العمل وفي الحياة بشكل عام.

كان لدى تونس ما تشاركه في هذا الشأن أيضًا وسلطت الضوء على أهمية رفاهية الموظف من أجل الإنتاجية:

"إن تشجيع الموظفين على أخذ فترات راحة منتظمة، والمغادرة في الوقت المحدد، وتحقيق توازن صحي بين العمل والحياة يمكن أن يقطع شوطا طويلا في تحسين الروح المعنوية والإنتاجية بشكل عام."

دعنا نتعرف على أبسط الطرق لتعزيز الرعاية الذاتية لموظفيك.

تشجيع استخدام مزايا التأمين الصحي

وجد استطلاع العمل في أمريكا المذكور أعلاه أن 92% من الموظفين يعتقدون أنه من المهم العمل في منظمة تهتم برفاهتهم وصحتهم العقلية. بالإضافة إلى ذلك، يعتقد 72% من الموظفين في الولايات المتحدة أن صاحب العمل يساعدهم على تطوير نمط حياة صحي والحفاظ عليه.

إن تحقيق أقصى استفادة من فوائد شركتك يقطع شوطا طويلا في منع الإرهاق. مهمتك كصاحب عمل هي التأكد من عدم تثبيط العاملين لديك من استخدام المزايا المتاحة لهم.

لذا، يجب عليك التأكد من أن الموظفين على دراية بجميع الفوائد الصحية التي تقدمها الشركة. علاوة على ذلك، قم بتشجيع موظفيك بشكل متكرر على استخدام الفحوصات الطبية الكاملة المتاحة والتطعيمات والمزايا الأخرى.

التشجيع على استغلال الإجازة

وفقاً لأحدث إحصائيات PTO، فإن ما يصل إلى 46% من الموظفين في الولايات المتحدة لا يستخدمون إجازة العمل التي يكسبونها.

تسمح الإجازة لموظفيك بأخذ استراحة مناسبة بالإضافة إلى تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة، مما يجعلهم أكثر رضا وإنتاجية. وبالتالي، قم بتتبع وقت الإجازة الذي أخذه موظفوك بانتظام وشجعهم على استخدام المزيد من أيام الإجازة إذا لم يفعلوا ذلك لفترة من الوقت.

تقديم دورات مفيدة للرعاية الذاتية

أظهر البحث نفسه الذي أجرته مجلة العمل وعلم النفس التنظيمي أن الموظفين الذين شاركوا في برنامج اليقظة الذهنية شهدوا نموًا في سعادتهم وأدائهم ومشاركتهم في العمل.

لذا، قم بتسجيل موظفيك في دورات مختلفة للعناية الذاتية. وهذا يساعدهم على تعلم كيفية التخفيف من التوتر اليومي، أو إدارة وقتهم بشكل أفضل، أو تعلم أي تقنيات أخرى مفيدة للرعاية الذاتية.

ما أهمية زيادة إنتاجية الموظفين؟

الغرض من أي شركة هو النجاح - وقد أثبتنا بالفعل أن إنتاجية الموظفين يمكن أن تؤدي إلى نجاح الشركة أو فشلها.

هناك عاملان يحددان مدى نجاح الموظفين في عملهم:

1. الإنتاجية - مقدار العمل المنجز، و
2. الفعالية – مقدار الجهد المبذول في هذا العمل.

قد يقضي بعض الأشخاص الكثير من الوقت في إنهاء قدر صغير من العمل. هؤلاء الناس أكثر فعالية من الإنتاجية.

قد ينهى أشخاص آخرون الكثير من العمل في فترة زمنية قصيرة. هؤلاء الناس هم أكثر إنتاجية من فعالة.

في الوضع المثالي، يحقق الموظف أقصى استفادة من إنتاجيتك وفعاليتك. وهذا يعني أن تهدف إلى بذل أقصى جهد في العمل وإنهاء أكبر قدر ممكن من العمل في أقصر فترة زمنية ممكنة.

هناك العديد من الفوائد لإنتاجية الموظفين العالية التي تثبت أهميتها في الشركة. إذا كان الموظفون منتجين، فإن الشركة:

• يصبح أكثر ربحية،
• ينمو،
• يلبي طلب المستهلك، و
• لا تزال قادرة على المنافسة.

في الخلاصة، تضمن الإنتاجية العالية للموظفين بقاء شركتك ناجحة.

الخلاصة: إن إنتاجية الموظفين العالية أمر ضروري لنجاح أي عمل تجاري

إنتاجية الموظف أمر بالغ الأهمية لنجاح شركتك.

لتحقيق مستويات عالية من إنتاجية الموظفين، ستحتاج إلى إيلاء اهتمام متساو لما هو مفيد لشركتك وما هو مفيد لموظفيك. لذا، تأكد من تنفيذ الخطوات الصحيحة لقياس وحساب، والأهم من ذلك، زيادة مورد الأعمال القيم هذا.

ولحسن الحظ، فإن معظم نصائحنا سهلة التنفيذ وستقطع شوطا طويلا في ضمان حصولك على مكان عمل منتج وصحي.

⁉️هل لديك أي نصائح لزيادة إنتاجية الموظف؟ لا تتردد في مشاركة رؤيتك معنا على [email protected]. أيضًا، إذا أعجبك هذا المقال، تأكد من نشر الخبر بين أصدقائك وزملائك!