الاختلافات بين إدارة الموظفين داخل الشركة وعن بعد

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية للعمل في الموقع في قضاء الوقت مع زملائك في العمل ، والتعرف على بعضهم البعض ، ومعرفة المزيد عن عادات عملهم. بالنسبة لقادة الفريق ، يتيح لهم هذا الإعداد إدارة موظفيهم بسهولة. ومع ذلك ، لن يكون هذا هو الحال عند قيادة فريق بعيد.

عند مواجهة تغييرات معينة في بيئة العمل ، سيتعين على القادة تعديل طريقة عملهم. على سبيل المثال ، عندما يحتاج المديرون إلى التحول إلى قيادة جهاز تحكم عن بُعد ، بدلاً من فريق مكتب. وفقًا لاستطلاع حديث أجرته شركة التدريب VitalSmarts ، فإن 20٪ من القادة غير مستعدين أو غير مستعدين تمامًا لقيادة فريق العمل عن بُعد.

عادةً ما يتضمن هذان الإعدادان للعمل مجموعة متنوعة من القواعد. في هذه المقالة ، سوف نتعمق في هذا الموضوع من خلال توضيح:

• الفرق بين النموذج الداخلي والنموذج البعيد ،
• الفرق بين إدارة الموظفين داخل الشركة وعن بُعد ، و
• نصائح لإدارة فريق بعيد بشكل فعال.

الفرق بين النموذج الداخلي والنموذج البعيد

قبل أن نبدأ في استكشاف الاختلافات بين إدارة الفرق الداخلية والفرق البعيدة ، دعنا أولاً نحدد هاتين الفئتين من بيئات العمل.

نموذج فريق داخلي

النموذج الداخلي هو نموذج حيث يكون الموظفون مسؤولين فقط عن أنشطة ومشاريع المنظمة التي يعملون فيها . في هذه الحالة ، يقوم العمال بمواءمة عملهم مع أهداف الشركة وقيمها.

فوائد تعيين موظفين داخليين هي:

• الملكية الفكرية آمنة.

في كل شركة ، توجد بعض البيانات الحساسة حول العمليات التجارية والعملاء وما إلى ذلك. إذا تم إصدار هذه المعلومات ، فسيؤثر ذلك على سمعة الشركة. ولكن ، تقل احتمالية حدوث هذه المواقف المحفوفة بالمخاطر عندما يقوم أصحاب الأعمال بتوظيف عمال داخليين.

• التواصل المستمر داخل المنظمة.

القدرة على التواصل وجهًا لوجه يمكن أن تعزز العلاقة بين الموظفين والمديرين. إلى جانب ذلك ، فإن مشاركة نفس بيئة العمل يمكن أن تجعل عملية التدريب أسهل بكثير عندما يكون هناك موظفين جدد.

• مسؤولية أفضل.

عند اتخاذ قرار بشأن تعيين موظفين داخليين أو عن بُعد ، يختار العديد من أصحاب الأعمال فرق المكاتب ، لأن النموذج الداخلي في كثير من الأحيان يضمن مستوى أعلى من مسؤولية الموظف.

من ناحية أخرى ، هناك بعض عيوب النموذج الداخلي أيضًا:

• وجود تكاليف عامة.

إذا اختاروا تعيين فريق داخلي ، فسيتعين على أصحاب العمل دفع مصاريف إلزامية إضافية. عند إجراء تقديرات تكلفة الموظف ، سيتعين على أصحاب العمل تضمين النفقات العامة أيضًا. تتكون التكاليف العامة من المدفوعات مثل تكاليف البناء والمعدات.

• يستغرق التوظيف وقتًا وجهدًا أطول من تعيين موظفين عن بُعد.

نظرًا لتوظيف العمال الداخليين على أساس طويل الأجل ، سوف يسعى أصحاب العمل جاهدين للعثور على المرشحين الأكثر ملاءمة. لذلك ، ستستغرق هذه العملية وقتًا أطول في بعض الأحيان. لذلك ، لن يكون تعيين فريق داخلي خيارًا لأي مشاريع عاجلة.

• العثور على المرشحين المناسبين محدود.

عند توظيف عمال عن بعد ، يمكن لأصحاب الأعمال النظر في المرشحين من جميع أنحاء العالم ، طالما أنهم يستوفون معايير محددة مسبقًا. ولكن عندما يتعلق الأمر بفريق داخلي ، يتعين على أصحاب العمل العثور على شخص من نفس المدينة أو نفس البلد.

نموذج فريق بعيد

بصرف النظر عن توظيف فريق داخلي ، يمكن لأصحاب العمل اختيار توظيف عمال عن بعد. نموذج الفريق البعيد هو نوع من الاستعانة بمصادر خارجية. في هذه الحالة ، تختار الشركات تعيين موظفين عن بُعد لإنشاء فريق بعيد أو موزع.

المزايا الرئيسية لوجود فريق بعيد هي:

• توظيف المواهب من جميع أنحاء العالم.

نظرًا لأن الموظفين عن بُعد يعملون من مسافة بعيدة ، يمكن لأصحاب العمل اختيار المرشحين الأكثر ملاءمة من جميع أنحاء العالم.

• توظيف الناس بالسعر المناسب.

للحصول على مزايا تكلفة أقل للموارد ، يمكن للشركات توظيف موارد من بلدان المستوى 2 والمستوى 3. بينما تنتمي أغنى البلدان إلى فئة Tier 1 ، فإن المستوى 2 هي بلدان ذات متوسط ​​دخل أقل للفرد. بالنسبة لفئة المستوى 3 ، فهذه بلدان نامية ذات قوة شرائية منخفضة.

• نفقات أقل لكل موظف.

عند وجود فريق عمل عن بعد ، لا يلتزم أصحاب العمل بتغطية التأمين الصحي ونفقات السفر والتكاليف الأخرى. وبالتالي ، سيكون هناك تكاليف أقل لكل عامل. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن الموظفين يعملون عن بُعد ، فلن تكون هناك حاجة إلى مكتب ، لذلك لن تكون هناك تكاليف عامة.

ومع ذلك ، هناك بعض عيوب تعيين فريق عمل عن بُعد:

• نقص التواصل وجهاً لوجه.

ليس أمام العاملين عن بعد خيار سوى التواصل مع بعضهم البعض عبر البريد الإلكتروني والمحادثات ومؤتمرات الفيديو. بدون التواصل الشخصي ، قد يشعر الكثير من الناس بالعزلة عن زملائهم في العمل. والعزلة هي واحدة من أكثر التحديات التي يواجهها العمال عن بعد شيوعًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يتعين على أصحاب العمل والمديرين قيادة الفريق بنفس الطريقة ، الأمر الذي يتطلب المزيد من الوقت والجهد. على الرغم من أن الفريق المتمرس لن يواجه أي مشكلات في التواصل ، إلا أن اتباع نهج وجهاً لوجه يعد أمرًا ضروريًا أثناء عملية التدريب.

• إدارة المنطقة الزمنية

إذا كان الموظفون يأتون من أنحاء مختلفة من العالم ، فقد يكون فارق التوقيت عقبة رئيسية. سيكون جمع أعضاء الفريق لمكالمة يومية أو أسبوعية دائمًا مهمة صعبة للمدير.

• احتمال فشل المشروع

يمكن أن يكون تعيين موظفين عن بُعد لمشروع معين مهمة غير مؤكدة. حتى عندما يتمتع العمال عن بُعد بمستوى عالٍ من الخبرة والخبرة ، فهناك احتمال ألا يسلموا العمل في الوقت المحدد. لذلك ، يمكن أن تؤثر هذه التأخيرات على نجاح المشروع.

خلاصة القول ، كل نموذج يأتي مع امتيازاته وعيوبه. يعتمد تحديد النموذج الذي يجب اختياره لشركتك في الغالب على احتياجات شركتك وأهدافها.

الفرق بين إدارة الموظفين داخل الشركة وعن بُعد

"العمل عن بعد هو المستقبل ، لكنك تحتاج إلى وجود مادي على الأقل مرتين في السنة لإنشاء فريق رائع حقًا." - ريكاردو فرنانديز

ريكاردو فرنانديز ، أحد المتحدثين في TEDxIESEBarcelona ، يعمل عن بعد لأكثر من 10 سنوات مع العديد من الشركات. في الخطاب الذي قدمه لمحادثات Tedx ، أشار ريكاردو إلى أنه يمكنك إقامة نوع من العلاقة مع فريقك عبر مؤتمرات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني. لكنه يدعي أن الوجود الجسدي ضروري "لإضافة التعاطف إلى فريقك".

إذا تساءلت يومًا عن شكل قيادة فريق بعيد ، فنحن نراهن على أن المسافة المادية كانت إحدى العقبات الرئيسية التي تتبادر إلى ذهنك. بعد كل شيء ، عندما لا يكون هناك تقارب جسدي ، يكون من الصعب تحقيق العمل الجماعي في مكان العمل.

الآن ، إذا قارنا إدارة الفرق الداخلية بالفرق البعيدة ، فسنلاحظ ثلاثة تحديات خطيرة تتعلق بالأخير:

1. وقت،
2. الفضاء و
3. الثقافة.

فارق التوقيت

لقد ذكرنا بالفعل أنه ضمن فريق العمل عن بُعد ، يوجد عادةً أشخاص من مناطق زمنية مختلفة. بصفتك مديرًا لهذا الفريق ، فأنت بحاجة إلى جدولة اجتماعات الفريق والمكالمات الأخرى خلال الفترات التي يعمل فيها كل عضو في الفريق. يُعرف هذا باسم "عدالة الوقت". وكما يمكنك أن تتخيل ، لن تكون هذه مهمة سهلة.

بصرف النظر عن اجتماعات الفريق ، ستحتاج إلى التفكير في الاختلافات الزمنية عند تحديد المواعيد النهائية. يجب أن يحصل زميلك الذي يعيش في سنغافورة على عدد متساوٍ من الأيام لإنهاء مهمته مثل زميله في الفريق من سياتل.

من ناحية أخرى ، ربما لن تواجه هذه المشكلات عند قيادة فريق داخلي. بغض النظر عما إذا كانت ساعات عملك ثابتة أو مرنة ، ستقضي أنت وفريقك ما لا يقل عن ساعتين يوميًا معًا في المكتب. وبالتالي ، بصفتك قائدًا ، يمكنك التواصل معهم شخصيًا وإدارة مهامهم ومواعيدهم النهائية بسهولة.

فرق الفضاء

التحدي الآخر للعمل عن بعد هو المسافة المادية بين أعضاء الفريق. عند قيادة فريق بعيد ، يؤثر اختلاف المساحة في الغالب على:

• التواصل داخل الفريق.

تتمثل ميزة العمل في فريق داخلي في أنك تصل إلى زملائك متى احتجت إلى المساعدة أو المشورة. إذا كنت مديرًا ، فيمكنك جمع الفريق على الفور متى كانت هناك أية مشكلات ملحة أو آخر تحديثات على المشروع.

ثم مرة أخرى ، لن يكون هذا هو الحال مع الموظفين عن بعد. نظرًا لأنهم لا يجلسون بجانب بعضهم البعض ، لا يمكن لزملائهم التواصل شخصيًا. لذلك ، يظلون على اتصال عبر أدوات الاتصال عبر الإنترنت.

علاوة على ذلك ، لا توجد اجتماعات وجهًا لوجه كما هو الحال مع فريق داخلي. لذلك ، بصفتك قائدًا عن بُعد ، عليك ترتيب مكالمات فيديو متكررة مع الفريق بأكمله. لكن ، حاول عدم جدولة اجتماعات كثيرة. وفقًا لتقرير كلية هارفارد للأعمال الأخير ، بدءًا من أبريل من هذا العام ، هناك زيادة بنسبة 13 ٪ في الاجتماعات لكل شخص ، مقارنة بالربع الأول من هذا العام

(قبل حدوث عمليات إغلاق في جميع أنحاء العالم بسبب جائحة COVID-19). لحسن الحظ ، هناك انخفاض في متوسط ​​مدة هذه الاجتماعات - بنسبة 20٪. جمع هذا الاستطلاع 3.1 مليون عامل من أمريكا الشمالية وأوروبا والشرق الأوسط.

لتعزيز التواصل والتعاون بشكل أفضل داخل الفريق ، يجب أن تحاول استخدام برنامج إدارة الفريق. على سبيل المثال ، يعد Twist تطبيق اتصال للفرق البعيدة ، بينما يساعدك Asana في إدارة المهام.

• عملية تتبع توظيف الأداء.

يعد تحليل أداء الموظف مناسبًا عند قيادة فريق داخلي. نظرًا لأنك في نفس بيئة العمل مع فريقك ، فلديك نظرة عامة على عادات وأخلاقيات عملهم. ومع ذلك ، في حالة وجود فريق موزع ، قد تكون مراقبة عملهم صعبة.

فكيف نتعامل مع هذه القضية؟ أحد الحلول الأكثر عملية هو الجدول الزمني لفريق المكتب. ملء الجدول الزمني بسيط للغاية. يحتاج فريقك إلى إدخال ساعات العمل في مشاريع معينة خلال الأسبوع. بعد ذلك ، في لوحة معلومات الفريق ، يمكنك مشاهدة تقسيم مرئي لأسبوعهم. بالإضافة إلى ذلك ، هناك تقرير أسبوعي ، حيث يمكنك إلقاء نظرة على من قام بتسجيل عدد الساعات كل يوم.

الاختلاف الثقافي

عند الحديث عن الاختلافات الثقافية ، يحتاج المديرون عن بُعد إلى توجيه انتباههم إلى:

• حواجز اللغة وكيفية كسرها ،
• فهم الرسائل بشكل صحيح ،
• التعرف مع الأطر الثقافية والسياقات للزملاء الآخرين ، و
• كيفية إيجاد أرضية مشتركة بين الخلفيات الثقافية المتنوعة.

من خلال تنظيم برامج تدريبية متكررة عبر الثقافات للفريق بأكمله ، ستصبح أكثر دراية بالثقافات المتنوعة. لذلك ، سيشعر موظفوك عن بعد براحة أكبر أيضًا. ولكن ، إذا كنت قائدًا لفريق داخلي ينتمي أعضاؤه إلى ثقافات متعددة ، فتأكد أيضًا من إعداد هذه الجلسات التعليمية.

الآن ، هذه حقيقة مثيرة للاهتمام - يمكن أن يكون للثقافات المختلفة مفاهيم مختلفة للوقت. على سبيل المثال ، في جنوب إفريقيا ، هناك نوعان من التعبيرات الشائعة الاستخدام:

• "الآن - الآن" - سيحدث قريبًا ، و
• "فقط الآن" - سيحدث في المستقبل القريب (في الساعات القليلة القادمة).

لذا ، ضع ذلك في اعتبارك إذا كان لديك زميل في العمل من جنوب إفريقيا.

نظرًا لوجود العديد من الأعراف الثقافية المميزة في جميع أنحاء العالم ، يجب عليك تزويد موظفيك ببعض المنشورات الشيقة حول هذا الموضوع. على سبيل المثال ، يمكنك البدء بكتاب The Culture Map ، وهو كتاب من تأليف Erin Meyer. تؤكد هذه المقالة على الاختلافات الثقافية وكيفية تأثيرها على الأعمال التجارية الدولية.

نصائح الخبراء حول كيفية إدارة فريق بعيد بشكل فعال

لقد تواصلنا مع العديد من الخبراء في مجال الإدارة والتطوير التنظيمي ، لمعرفة المزيد عن استراتيجياتهم المفضلة لإدارة الفرق الموزعة. هذه هي اقتراحاتهم لأي شخص يقود فريقًا بعيدًا.

اجعل أعضاء فريقك البعيدين يشعرون بالاتصال والالتزام

الدكتورة كريستينا جيبسون هي أستاذة الإدارة المتميزة لدى العميد في كلية Pepperdine Graziadio للأعمال ، في ماليبو ، كاليفورنيا. بالإضافة إلى ذلك ، فهي مؤلفة مشاركة لكتاب " الفرق الافتراضية التي تعمل: تهيئة الظروف لفعالية الفريق الافتراضي" .

إنها تعتقد أن هناك العديد من المكونات الأساسية اللازمة للفرق الداخلية والفرق البعيدة. هؤلاء هم:

• أهداف واضحة
• الادوار والمسؤوليات؛
• ردود فعل منتظمة و
• مناخ مفتوح وشامل.

ولكن ، يضيف الدكتور جيبسون أنه في الفرق البعيدة ، هناك حاجة متزايدة لضمان شعور الأعضاء بالارتباط والالتزام.

"يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى الشعور بالعزلة والتشتيت أيضًا ، نظرًا للإعدادات التي نعمل فيها غالبًا عندما لا نكون في المنزل. لذلك ، من المهم بذل جهد إضافي بحيث تكون الاجتماعات وتسجيل الوصول متفاعلة وداعمة وتنطوي على تفاعل اجتماعي وشخصي ، بالإضافة إلى نشاط يركز على المهمة ".

ابتعد عن نهج "مقاس واحد يناسب الجميع"

وفقًا للدكتور جيبسون ، فإن الخطأ الذي يرتكبه المدراء غالبًا هو تطبيق نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" على العاملين عن بُعد.

"من المحتمل جدًا أن يكون لكل عضو في الفريق موقف فريد في موقعه البعيد ، وبالتالي سيستغرق المدير الذكي وقتًا لفهم احتياجات وأولويات كل عضو ، من أجل معرفة أفضل لكيفية دعمهم بالطريقة التي من شأنها أن تكون مواتية على أفضل وجه لمساهماتهم في الفريق ".

وأوضحت أن هذا قد يعني بالنسبة لبعض الموظفين تعظيم المرونة من حيث ساعات العمل. لكن بالنسبة للآخرين ، قد يعني ذلك اجتماعات أكثر انتظامًا وروتينية ، بينما قد يحتاج بعض العمال إلى تقنيات معينة.

"في الفريق الداخلي ، قد تكون هذه الاحتياجات الفريدة أكثر وضوحًا أو حدسية ، لكن فهم ما يحتاجه كل موظف ليكون منتجًا قد يتطلب عملية اكتشاف أكثر تضافرًا من جانب المدير."

تواصل مع العاملين عن بعد لديك على المستوى الشخصي

جو هوبكنز حاصل على درجة الدكتوراه في القيادة والتطوير التنظيمي مع تركيز بحثي على العمل عن بعد. أمضى السنوات الأربع الماضية في البحث والكتابة عن القيادة في بيئات العمل الافتراضية.

يدعي هوبكنز أن هناك العديد من أوجه التشابه بين أعضاء الفريق التقليديين داخل الشركة وأولئك الذين يعملون عن بُعد. ومع ذلك ، فإن الاختلاف الأكثر أهمية هو القصد.

"مع العاملين في المنزل ، تتشكل العديد من العلاقات عضوياً من خلال المحادثات المرتجلة" نافورة المياه "واستراحة القهوة. يتطلب قادة العمال عن بعد مستوى أعلى من مهارات الاتصال المترابطة التي تحتاج إلى القصد. يجب أن يكون القائد مقصودًا في فهم السمات الشخصية واحتياجات كل فرد وما الذي يلهمهم أو يستنزفهم ".

مثل الكثير من الدكتور جيبسون ، يشير هوبكنز إلى أن الحجم الواحد لا يناسب الجميع. بالإضافة إلى ذلك ، يضيف أن اجتماعات الفريق المنظمة ضرورية ، ولكن هناك حاجة أيضًا لفرص الاتصال على المستوى الشخصي.

"العامل المنطوي ، الذي يشكل 40٪ من السكان ، لن يجد استراحة افتراضية لتناول القهوة أو تمرين لبناء الفريق أمرًا مفعمًا بالحيوية. يحتاج العمال ذوو المستويات الأعلى من الانطوائية إلى مجموعات صغيرة أو محادثات فردية ".

لذلك ، وفقًا للدكتور جيبسون وجو هوبكنز ، يحتاج المديرون الذين يقودون الفرق البعيدة إلى التواصل كثيرًا مع الفريق. بهذه الطريقة ، سيتعرف القادة على عمالهم بشكل أفضل. علاوة على ذلك ، سوف يفهم المديرون الاحتياجات والأولويات الفردية لكل عضو في الفريق.

تغليف

قد تكون قيادة فريق يأتي أعضاؤه من جميع أنحاء العالم ومن خلفيات ثقافية متنوعة مهمة صعبة. على عكس الإعدادات الداخلية التقليدية ، يجب أن يكون التواصل والتعاون مع فريق موزع عبر القنوات عبر الإنترنت. أيضًا ، يجب أن يتم تتبع تقدم الموظف بشكل مختلف عن قيادة فريق داخلي.

لذا ، كيف يجب أن تدير الموظفين عن بعد بنجاح؟ بادئ ذي بدء ، يقترح الخبراء أنه لا ينبغي أن يكون لديك نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" لفريقك البعيد. بدلاً من ذلك ، تعرف على العاملين لديك واحتياجاتهم وأولوياتهم ، حتى يشعروا بالارتباط بالفريق.

بالإضافة إلى هذه النصيحة ، تحتاج إلى التواصل مع أعضاء فريقك على المستوى الشخصي. على سبيل المثال ، يمكنك تنظيم مباني الفريق عبر الإنترنت أو استراحات القهوة للفريق بأكمله. ولكن تأكد من عدم شعور جميع الموظفين بالراحة في حضور تجمع افتراضي. بالنسبة للبعض منهم ، قد تكون المكالمات الفردية هي فكرة أفضل.