7 طرق لتحسين الاتصال الداخلي في مكان العمل
نشرت: 2022-10-20التواصل الداخلي في مكان العمل هو ببساطة وظيفة تسهل جميع الاتصالات في مؤسستك.
إنه مهم لعدة أسباب ، مثل إبقاء الأشخاص على اطلاع والسماح لك بمشاركة المعلومات حول الشركة لمساعدة جميع الموظفين على أداء وظائفهم بشكل جيد.
ينطبق الاتصال الداخلي أيضًا على الموظفين الذين يتفاعلون مع بعضهم البعض داخل الشركة ، مما يعني أن نظام الاتصال الداخلي القوي يساعد على تعزيز ثقافة الشركة ، وتعزيز مشاركة الموظفين ، وتعزيز مناصرة الموظفين .
اقرأ بقية هذه المقالة للتعرف على بعض أكثر المخاطر شيوعًا التي تواجهها الشركات فيما يتعلق بالتواصل مع موظفيها.
ستكتشف أيضًا حلولًا واستراتيجيات لعلاج طرق الاتصال الفاشلة ، بالإضافة إلى بعض الرسوم التوضيحية للفوائد عندما تفعل ذلك.
1. استخدم لغة بسيطة ومحددة
تحتاج القيادة إلى استخدام لغة بسيطة وواضحة وموجزة في مذكرات الموظفين وغيرها من الاتصالات حتى لا يكون هناك مجال للارتباك أو سوء الفهم.
عندما يعرف الموظفون بالضبط ما هو متوقع منهم ، فإنه يسهل عليهم أداء مهامهم أو تقديم ملاحظات كلما ظهرت أي مشاكل حول ما هو متوقع منهم.
أيضًا ، من المرجح أن يتواصل موظفوك جيدًا إذا شعروا أن لديهم فهمًا راسخًا للرسالة التي تحاول نقلها إليهم ، وعندما تستخدم لغة بسيطة وملموسة ، فمن السهل على الجميع فهم جوهر رسالة. يساعد هذا في تشجيع الأفكار والأسئلة والتعليقات وردود الفعل من موظفيك.
استخدم هذا النوع من اللغة في كل مكان ، حتى عند توصيل رؤية شركتك ورسالتها (سواء كجزء من تدريب شركتك أو عن طريق جعلها تذكيرًا منتظمًا للموظفين).
عندما تكون مهمتك ورؤيتك واضحة ، فإنه يسهل على الجميع العمل معًا لتحقيق أهداف مشتركة. هذا يجعل من السهل على الموظفين التواصل بشكل فعال مع بعضهم البعض ومع الإدارة للعمل من أجل تحقيق تلك الأهداف المهمة.
2. خلق حوار مفتوح
سيسمح لك الاتصال الداخلي بإبقاء موظفيك على اطلاع دائم بأي تغييرات في شركتك ، والتقدم الذي تحرزه ، وخططك. سواء كان ذلك من خلال رسالة إخبارية أسبوعية أو اجتماعات ربع سنوية للشركة ، فأنت بحاجة إلى إنشاء حوار مفتوح.
تسبب الوباء في قيام الكثير من المؤسسات بإعادة التفكير في الطريقة التي تجري بها اتصالات داخلية ، حيث صرح 68٪ من المستجيبين أنه قد حسن طريقة تواصل الإدارة والموظفين.
المصدر: توقعات الرئيس التنفيذي لشركة KPMG
يبدأ التواصل الرائع بقادة عظماء مثلك. ولضمان التواصل الجيد ، يجب على القيادة أن تنشئ ثقافة اتصالات داخلية مفتوحة بحيث تضع معيارًا لكل نوع آخر من الاتصالات داخل الشركة.
إذا شعر الموظفون أنه يمكنهم التواصل بسهولة مع الإدارة العليا ، بالإضافة إلى أعضاء الفريق الآخرين ، فهذا يساهم في زيادة الإنتاجية وزيادة المشاركة وتحسين النتائج الإجمالية.
هناك طريقة رائعة أخرى لإنشاء حوار مفتوح وهي إبقاء بابك مفتوحًا أو تحديد موعد للتحدث.
في كلتا الحالتين ، يشجع هذا الموظفين على الشعور بالراحة في لفت انتباهك إلى أي مشكلات عند الضرورة.
يمكن لسياسة الباب المفتوح ، على وجه الخصوص ، أن تكون مفيدة للغاية للتواصل الداخلي لشركتك وتحفيز الموظفين مع تصويرك في الوقت نفسه كقائد ودود.
3. توفير أدوات الاتصال المناسبة
يجب على الشركات أيضًا توفير القيادة على جميع المستويات باستخدام أدوات الاتصال الداخلية لتوصيل الرسائل المهمة إلى فرقهم.
تحتاج إلى اعتماد نهج متعدد القنوات يساعدك في الوصول بفعالية إلى جميع الموظفين بغض النظر عن مكان وجودهم. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل مع فريق خارجي من منشئي الويب في مشروع ما ، فأنت بحاجة إلى التفكير في وسائل الاتصال الخاصة بهم: هل يستخدمون برامج معينة؟ هل لديهم شبكة WiFi جيدة وجهاز كمبيوتر محمول للعمل عن بُعد ؟
لقد ولت الأيام التي كان يمكنك فيها ببساطة نسخ الرسائل ولصقها للنشر على قنوات متعددة. اليوم ، يحتاج القادة إلى التواصل عبر قنوات متعددة مدفوعة بالتكنولوجيا المناسبة حتى يتمكنوا من تحويل وتعزيز وإضفاء القيمة في استراتيجيات الاتصالات الخاصة بهم.
لحسن الحظ ، هناك الكثير من منصات اتصالات القوى العاملة التي يمكنك استخدامها لتسهيل التواصل الفعال في مؤسستك.
تتيح لك هذه الأدوات عن بُعد توفير الوقت من خلال تبسيط سير العمل وأتمتة العديد من المهام الشاقة المتضمنة مثل إدارة النفقات أو معالجة كشوف المرتبات ، فضلاً عن المساعدة في توثيق اتصالاتك.
كما أنها تتكامل بسهولة عبر قنوات مختلفة ، مع تطبيقات الهاتف المحمول ذات العلامات التجارية والمواد المطبوعة واللافتات الرقمية والمراسلة عبر الإنترنت تعمل جميعها في انسجام مما يسمح للقادة بالتواصل مع جميع رسائل البريد الإلكتروني والإبلاغ عنها والاحتفاظ بها في مكان واحد وبناء الثقة بين قوتهم العاملة.
باستخدام أدوات الاتصالات الداخلية هذه ، ستتمكن من الوصول إلى موظفيك بالطريقة الأسهل والأكثر ملاءمة ، وفقًا لشروطهم ، باستخدام أجهزتهم المفضلة.
أفضل ما في الأمر هو أن الاستراتيجيات متعددة القنوات توفر لك أيضًا أدوات قياس الأداء الحاسمة التي تحتاجها للنجاح كمتواصل.
4. تسهيل الوصول إلى المعلومات
هناك إجراء آخر يمكنك اتخاذه لتحسين الاتصال الداخلي في عملك وهو إتاحة الوصول إلى المعلومات اللاصقة.
تمتلك معظم المنظمات مجموعتها الخاصة من المعلومات "الثابتة" أو المعرفة الداخلية التي يتعلمها ويفهمها جميع الموظفين ، بما في ذلك بروتوكول إجراءات معينة ، وأنواع مختلفة من أفضل الممارسات ، ومهارات وعمليات أخرى. تتمثل إحدى طرق مساعدتهم في تعلم هذه المعلومات بشكل أسرع في تضمينها كجزء من تدريبك ، وإنشاء مقاطع فيديو ووثائق داخلية يمكنهم الوصول إليها بسهولة لاستخدامها كمرجع.
ومع ذلك ، فإن التواصل الفعال يعني أيضًا التواصل بطرق تصل إلى موظفيك وزملائك بشكل فعال. بدلاً من إنشاء مقاطع فيديو تدريبية مملة وطويلة المدى ، يمكنك إنشاء ملفات بودكاست بأي طول لتقديم مفاهيم يمكن لموظفيك تعلمها أثناء التنقل دون الحاجة إلى الجلوس والتحديق في الشاشة.
سيفيد ذلك المنظمة من خلال تسهيل عمل الموظفين الجدد بفعالية وبالتالي يصبحون أكثر إنتاجية بشكل أسرع .
5. تقوية الاتصالات
تحتاج إلى المساعدة في بناء تواصل قوي بين الموظفين ومديريهم ، بالإضافة إلى الاتصالات بين أعضاء الفريق الذين يعملون معًا.
هذا شيء يمكنك معالجته أثناء برامج التدريب على الإدارة ، وإعداد الموظفين ، واجتماعات الشركة ، وما إلى ذلك حتى تتمكن من إيجاد وتنفيذ طرق تسهل على الجميع التواصل.
إذا كانت هناك أي مخاوف فردية ، فمن الأسهل الاعتناء بها حتى يشعر الموظفون بالتواصل.
هناك طريقة أخرى لتقوية الروابط وهي تشجيع الحديث عن مبردات المياه.
على الرغم من أن بعض المديرين قد ينظرون إلى هذا على أنه تراخي ، إلا أنه طريقة رائعة لتسهيل إنشاء روابط مثمرة بين الموظفين ، وكذلك مع أولئك الموجودين في الإدارة.
6. تشجيع تبادل المعلومات
إذا لم تكن قد أنشأت بعد منصة عبر الإنترنت للاتصال الداخلي ، فقد حان الوقت الآن للقيام بذلك. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المنصة لتشجيع الموظفين على مشاركة المعرفة والمعلومات.
على سبيل المثال ، قد يشارك الموظفون اتجاهات وأخبار الصناعة بانتظام ، ومن خلال إتاحة الفرصة لعرض ما يعرفونه ، من المرجح أن يكون الموظفون أكثر حرصًا على المشاركة في هذا المسعى.
لن يؤدي هذا فقط إلى خلق المزيد من الأغراض والطاقة وراء الاتصال ، ولكن من المحتمل أن تكون مشاركة هذه الأفكار مفيدة للغاية لعملك ، خاصة عندما تفكر في أن غالبية الموظفين يقولون إنهم يشعرون أنهم يفوتون أخبار الشركة.
أثناء الحديث عن موضوع التشجيع على مشاركة المعلومات ، يجب عليك أيضًا تثبيط الاتصال أحادي الاتجاه حيث تتخذ منهجًا متتاليًا للطريقة التي تشارك بها المعلومات.
تتميز طريقة التواصل هذه من أعلى إلى أسفل بعنصر تحكم معين يجعلها غير فعالة لخلق بيئة يمكن فيها للموظفين تحفيزهم للمشاركة والدفاع عن علامتك التجارية.
يمكنك أيضًا استخدام صندوق الاقتراحات كطريقة لجمع الأفكار والتعليقات بشكل مجهول. على الرغم من أن هذا قد يبدو قديمًا بعض الشيء ، إلا أنه طريقة سريعة وبسيطة (لكنها فعالة للغاية) لتحسين التواصل في العمل.
بعد كل شيء ، لا يشعر الجميع بالراحة في طرح مخاوفهم علنًا ، ولكن قد تتمكن فقط من تسهيل التعليقات الصادقة والمفتوحة باستخدام مربع اقتراح مجهول.
يمكنك إما استخدام صندوق حقيقي ووضع ورقة بجانبه ، أو يمكنك توجيه موظفيك إلى أداة عبر الإنترنت ، مثل تطبيق الموظف. هذه النسخة الافتراضية من صندوق الاقتراحات ستخدم نفس الغرض.
7. استخدام الأحداث الخارجية لتحسين الاتصال الداخلي
غالبًا ما تكون فكرة جيدة التخطيط لأحداث خارجية تسمح للموظفين بالالتقاء والاختلاط بعيدًا عن المكتب. عندما يكون هناك موظفون في الشركة لم يلتقوا ببعضهم البعض ، فقد يؤدي ذلك إلى إعاقة عملية الاتصال.
تتمثل إحدى طرق تجنب ذلك في التخطيط لحدث ما ، مثل ساعة سعيدة بعد العمل ، أو حفلة عطلة ، وما إلى ذلك لمنح موظفيك شيئًا يتطلعون إليه ويساعدون في تسهيل الارتباطات المحسنة ، فضلاً عن التواصل الأقوى بين الجميع.
يمكنك أيضًا استخدام هذه الأحداث للتعرف على الموظفين الذين يظهرون أداءً استثنائيًا ومكافأتهم.
ومع ذلك ، من المهم أيضًا احترام المساحة الشخصية لموظفيك ووقتهم الخاص. قد لا يرغبون في الذهاب إلى الأحداث خارج العمل ، خاصةً إذا لم يحصلوا على أجر مقابل التواجد هناك.
لحسن الحظ ، لا تزال هناك طرق للتواصل مع الموظفين خارج المكتب. تعد الشبكات الاجتماعية طريقة رائعة لمشاركة المعلومات مع الموظفين مع توفير مساحة يمكنهم من خلالها تطوير مجتمع حقيقي مع زملائهم في العمل.
بالإضافة إلى ذلك ، إنها طريقة رائعة لاستخدام أدوات تصميم الرسوم لإنشاء ميمات مليئة بجميع النكات الداخلية المشتركة حول المكتب. شاركها مع مجموعة Facebook الخاصة بالشركة واطلب من الآخرين إنشاء مجموعة خاصة بهم. إنها طريقة رائعة لتحويل جلسة Hangout افتراضية بين زملاء العمل إلى مساحة إبداعية حقًا مليئة بالأصدقاء.
استنتاج
سيكون لممارسات الاتصال الداخلي القوية تأثير مباشر على مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم ، بالإضافة إلى النتيجة النهائية ، مما يعني أنه يمكن أن يكون محركًا للإيرادات لمؤسستك ، بدلاً من مجرد مصروفات تجارية أخرى.
من خلال تنفيذ هذه الطرق السبعة لتحسين الاتصال الداخلي في مكان العمل ، ستحقق لك الكثير من الفوائد ، بما في ذلك تحسين التوافق بين الموظفين وزيادة المشاركة وتحسين أداء الموظفين.
ستتمكن أيضًا من بناء الثقة وتعزيز ثقافة الشركة وتحسين صورة علامتك التجارية العامة. علاوة على ذلك ، يعمل نظام الاتصال الداخلي القوي على تحسين إدارة الأزمات وتقليل المخاطر الأمنية وزيادة التعليقات التي ستساعدك على دفع شركتك إلى الأمام.
لذلك ، استخدم النصائح الموضحة في هذه المقالة لبدء تحسين الاتصالات الداخلية لمؤسستك حتى تتمكن من البدء في الاستمتاع بكل هذه المزايا والعديد من المزايا الأخرى.
هل لديك أي أفكار عظيمة خاصة بك لتحسين الاتصالات الداخلية في مؤسستك؟ شارك هذا المقال على LinkedIn وقدم لنا أفكارك!