جدول العمل المختلط: كيف تجعله يعمل

كيف يشعر فريقك تجاه العمل في الموقع؟ ماذا عن إعداد العمل عن بعد بالكامل؟

إذا لاحظت أن موظفيك في عقلين أو غير قادرين على الاستقرار في أي من الخيارين ، فمن المحتمل أنهم قد ينتمون إلى عدد متزايد من العمال الذين سيذهبون على الفور إلى جدول عمل مختلط.

ولكن ، كيف يعمل جدول العمل المختلط بالفعل؟ وهل يجب عليك تغيير بيئة عمل فريقك على الفور؟

اجلس جيدًا واقرأ لأننا على وشك استعراض كل ما تحتاج لمعرفته حول هذا النوع من جدول العمل - من فوائده وعيوبه إلى النصائح المنسقة بعناية لمساعدتك في تنفيذ جدول عمل مختلط بنجاح.

ما هو جدول العمل المختلط؟

جدول العمل المختلط هو نموذج عمل يسمح للموظفين بإنهاء مهام عملهم عن بعد وفي الموقع ، وعادة ما يتم التبديل بين هذين الخيارين.

من خلال الجمع بين أفضل ما في العالمين ، يوفر جدول العمل المختلط لأعضاء فريقك خيار التعاون في إعداد مكتب تقليدي مع عدم التخلي عن مرونة نموذج العمل عن بُعد.

أربعة أنواع من جداول العمل المختلطة

في اللحظة التي دخل فيها العمل عن بعد إلى المشهد ، تغير تصورنا لمكان ووقت العمل. قمنا بتبادل المقصورات للمكاتب المنزلية والمقاهي أثناء الخروج من 9 إلى 5 للانتقال إلى جدول أكثر مرونة.

أدى هذا التحول إلى ظهور نماذج عمل مختلفة يمكن أن تشمل تعقيدات مكان العمل المعاد تصميمه وجدول العمل المعاد تشكيله.

بطبيعة الحال ، ظهرت عدة أنواع مختلفة من جداول العمل المختلطة إلى السطح ، لذلك يمكن للشركات الآن تحديد نموذج يناسب سير عمل فرقهم بشكل أفضل والاستقرار فيه.

اكتب رقم 1: جدول العمل الجماعي المختلط

إذا كنت ترغب في تجنب تحويل المكتب إلى مصدر مزدحم للإلهاءات ، فقد يكون جدول العمل الجماعي الهجين هو الحل لك ولفريقك.

جدول العمل الجماعي عبارة عن نموذج عمل مختلط منظم بعناية مصمم للشركات التي ترغب في تنظيم ساعات عملهم بناءً على جدول زمني مُعد مسبقًا.

بهذه الطريقة ، يمكنك إما:

• جدولة أقسام مختلفة للعمل من المكتب في أيام مختلفة من الأسبوع ، أو
• ضع خطة عمل مكتبية جديدة كل أسبوع.

ما يهم هو أن هناك خطة مرتبة مسبقًا حتى يعرف أعضاء فريقك بالضبط متى يتوقع أن يأتوا إلى المكتب.

الأفضل لـ: الشركات الكبيرة التي يعمل بها أكثر من مائة موظف

الجانب السلبي المحتمل: عدم مرونة الموظف

النوع رقم 2: جدول عمل هجين مرن

جدول العمل الهجين المرن هو عكس جدول العمل الهجين للمجموعة. يتم تشجيع الموظفين على إكمال مهامهم في الموقع من حين لآخر ، ولكن يُسمح لهم بترتيب جدول عمل مكتبهم واختيار وقت العمل من المكتب.

الأفضل لـ: الشركات الصغيرة التي يعمل بها أقل من مائة موظف

الجانب السلبي المحتمل: عدم وجود هيكل. خطر نفاد مساحة المكتب

اكتب # 3: جدول العمل الهجين الأول عن بعد

على الرغم من أن نموذج جدول العمل المختلط هذا يفضل العمل عن بُعد ، إلا أنه لا يلغي تمامًا العمل في الموقع أيضًا.

عادة ما يُسمح للموظفين باختيار بيئة العمل الخاصة بهم. قد يكون هذا خيارًا رائعًا لأعضاء الفريق الذين يرغبون في تغيير مشهد عملهم من وقت لآخر أو الالتقاء بفريقهم دون ضغط الجدول الزمني المحدد مسبقًا.

الأفضل لـ: الشركات التي تعمل على مستوى العالم أو الشركات التي ترغب في الاحتفاظ بالخيار المحلي في متناول اليد

الجانب السلبي المحتمل: عدم المشاركة الشخصية

اكتب رقم 4: جدول عمل مختلط من Office-first

إذا كان فريقك يحتاج عادةً إلى أن يكون حاضرًا فعليًا أو يتعاون بشكل شخصي ، ولكنك لا تزال ترغب في منحهم خيار العمل من المنزل بين الحين والآخر ، فقد يكون جدول العمل المختلط الأول للمكتب هو خيارك الأفضل.

على الرغم من أن ساعات عملهم قد تكون مرنة ، إلا أن الموظفين عادةً ما يحصلون على عدد محدود من الأيام شهريًا يمكنهم قضاء العمل عن بُعد.

الأفضل لـ: الشركات التي تعمل في الغالب في الموقع

الجانب السلبي المحتمل: مرونة الموظف المحدودة

مزايا جدول العمل المختلط

من خلال المزج بين مرونة العمل عن بُعد وخيار التعاون الشخصي ، فإن العمل الهجين يشتمل على حصة عادلة من فوائد كلا نموذجي العمل.

لقد حددنا 3 مزايا يجب أن تكتشفها على الفور بغض النظر عن نموذج جدول العمل المختلط الذي تختار تنفيذه.

ميزة # 1: تحسين التوازن بين العمل والحياة

مع منظور جديد تمامًا للعمل ، جاءت رؤية متغيرة للحياة خارج العمل أيضًا. لذلك ، لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن 61٪ من الموظفين الأمريكيين يبدون مستعدين لتغيير وظائفهم لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.

ومع ذلك ، فإن جداول العمل المختلطة تستوعب احتياجات منظور العمل المتحول هذا من خلال تعزيز المرونة والاختيار.

من خلال السماح للموظفين بالعمل من حين لآخر من أي مكان ، تساعدهم جداول العمل المختلطة في التغلب على التوتر وجدولة الأنشطة خارج العمل بسهولة في جميع أنحاء ساعات العمل. هذا شائع بشكل خاص مع الموظفين الذين لوحوا وداعًا للتنقلات اليومية بعد التحول إلى بيئة بعيدة.

ميزة # 2: الوصول إلى تجمع المواهب العالمي

على غرار الجدول الزمني البعيد ، يسمح جدول العمل المختلط للشركات بتوسيع نطاق التوظيف وتوظيف المواهب من جميع أنحاء العالم.

من خلال خطة عمل مختلطة مدروسة بعناية تسمح بمرونة كافية ، يمكن للشركات الوصول بسهولة إلى أكثر الأشخاص المؤهلين وتوظيفهم.

يمكن أن يكون خيار البحث عن موظفين على مستوى العالم مفيدًا أيضًا للشركات التي تتطلع إلى التوظيف في مجال يعاني من نقص كبير في المواهب ، مثل صناعة تكنولوجيا المعلومات.

ميزة # 3: مساحة للتعاون المثمر

يؤدي الانتقال من إعداد المكتب التقليدي إلى نموذج العمل المختلط إلى ترك مساحة كافية للشركات لتحقيق أقصى استفادة من كلا إعدادات العمل.

بدلاً من قضاء ساعات عملهم في محاولة لتفادي الانحرافات ، يمكن للموظفين الذين يعملون من المكتب في أيام محددة استخدام هذه الساعات للتعاون المثمر.

وبهذه الطريقة ، يمكن عقد الجلسات مثل الاجتماعات الشهرية ، والعصف الذهني ، وتسجيل الوصول للفريق خلال ساعات العمل في الموقع - مما يترك الوقت البعيد مخصصًا حصريًا للعمل الفردي والمهام التي تتطلب بيئة خالية من الإلهاء.

مساوئ جدول العمل المختلط

على غرار مزاياها ، تنبع عيوب جدول العمل الهجين من علاقاتها مع كل من جدول 9 إلى 5 التقليدي ونموذج العمل عن بعد.

ومع ذلك ، من خلال النظر في 3 من أكثر الجوانب السلبية شيوعًا التي قد تواجهها إذا كنت على وشك البدء في قيادة فريق هجين ، فإنك تزيد من فرصك في الابتعاد عنها.

العيب الأول: ارتفاع مخاطر الإرهاق

على الرغم من أن جدول العمل المختلط يمكن أن يساعد في تحقيق توازن مثالي بين العمل والحياة ، فكلما كانت هناك مرونة على الطاولة ، فهناك دائمًا خطر الإفراط في العمل أيضًا.

بدون حدود وقواعد واضحة للانفصال عن العمل ، يميل الموظفون عادةً إلى العمل لساعات أطول ، وينتهي بهم الأمر بالإرهاق والإرهاق.

وبالمثل ، إذا قررت التبديل إلى نموذج عمل مختلط دون تكييف سير العمل الخاص بك وفقًا لذلك ، فقد ينتهي الأمر بفرقك بإحراق شمعة منتصف الليل يومًا بعد يوم.

لتجنب ارتفاع مستويات الإجهاد لدى فريقك المختلط ، قدم سياسة عمل مختلطة واضحة وحدد توقعات واضحة ومؤشرات أداء رئيسية بدلاً من زيادة الضغط على العمل الزائد.

العيب # 2: زيادة عدم المساواة في مكان العمل

تأتي إدارة فريق مختلط مع مخاطر تفضيل موظفين معينين بناءً على موقع العمل المفضل لديهم.

هذه الظاهرة تسمى التحيز التقريبي. على الرغم من أنه ساعد البشر على اختيار الخيار الأكثر أمانًا والأكثر شيوعًا لعدة قرون ، إلا أنه يمكن أن يؤدي إلى محاباة غير واعية وفرص غير متكافئة للترقية في مكان العمل.

لذلك ، بدلاً من منح الموظفين فرصًا متساوية للترقية ، يميل المديرون إلى تقديم فرص تقدم للموظفين الذين يعملون من المكتب لمجرد أنهم يرونهم كثيرًا.

لتجنب منح امتياز للموظفين الذين يعملون في المبنى مع استبعاد أولئك الذين يعملون من المنزل ، ستحتاج إلى إيجاد طريقة لسد فجوة المسافة ومنح الجميع فرصًا متساوية للمضي قدمًا.

إذا كنت تدير فريقًا مختلطًا ، فابدأ باختيار الأدوات المناسبة التي تمكنك من البقاء على اتصال مع الجميع. تأكد أيضًا من أنك تحتفظ بجميع المعلومات ذات الصلة في متناول كل عضو من أعضاء الفريق ، بغض النظر عن موقع مكان العمل.

العيب # 3: تصاعد مخاطر الأمن السيبراني

بمجرد أن تصبح المؤسسات مختلطة ، فإنها تخاطر بحدوث خرق محتمل لأمن البيانات الآن حيث تحتاج فرقهم إلى التعامل مع بيانات الشركة أثناء العمل خارج المكتب.

لا تزال هناك طرق لمنع شركتك من مواجهة حوادث البيانات. أنها تشمل:

• وضع إجراءات تفصيلية للتعامل مع المعلومات والوصول إليها خارج مباني الشركة
• تنفيذ الحلول البرمجية التي تضمن أمن البيانات.

إذا قررت أنت وفرقك مؤخرًا فقط التبديل إلى جدول عمل مختلط ، فتأكد من أنك:

• تأكد من أن كل شخص لديه اتصال آمن بالإنترنت ،
• أدخلت جدران الحماية و / أو شبكات VPN ، و
• الوصول المحدود إلى المعلومات السرية.

6 نصائح لتنفيذ جدول عمل مختلط

على الرغم من أن التحول إلى جدول عمل مختلط هو عملية تتطلب تخطيطًا وإعدادًا مفصلاً وطويل الأمد ، إلا أن هناك طرقًا لتخطي بعض الخطوات.

لقد قمنا بإدراج 6 نصائح لتمهيد طريقك إلى تنفيذ ناجح لجدول عمل مختلط.

النصيحة رقم 1: ضع قواعد أساسية للعمل المختلط

إذا كنت تريد التأكد من أن مهام سير العمل الخاصة بك تحافظ على نفس المستوى من الشفافية والكفاءة من أيام المكتب ، فستحتاج إلى إنشاء عمليات وإجراءات واضحة مسبقًا.

على الرغم من أن إجراءات العمل المختلطة قد تختلف اعتمادًا على حجم الشركة والعمليات اليومية ، إلا أن هناك بعض القواعد الأساسية العالمية التي يجب أن تحاول وضعها على الفور:

• ابدأ بتحديد الشروط الدقيقة التي يجب تلبيتها للعمل خارج المكتب . ربما يحتاج بعض موظفيك إلى البقاء في أماكن العمل بسبب طبيعة عملهم ، لذا كن واضحًا بشأن معايير التحول إلى بيئة بعيدة.
• قم بصياغة جدول عمل مختلط مفصل يوضح متى يتوقع أن يكون الموظفون في الموقع . سواء كان الأمر يتعلق بالتحضير أو الاجتماعات الفردية أو أنشطة بناء الفريق ، يجب أن يكون العمال واضحين بشأن توقعات الإدارة فيما يتعلق ببيئة عملهم.
• إبلاغ القواعد المتعلقة بساعات عمل الموظفين . في حال قررت تقديم جدول عمل مرن ، تأكد من تحديد الساعات الأساسية التي يُتوقع أن يكون جميع الموظفين فيها متصلين بالإنترنت أثناء العمل عن بُعد.

نصيحة رقم 2: اختر الأدوات بعناية

سواء كان الموظفون يفضلون العمل من المكتب أو قمت بتقديم جدول عمل مختلط لأول مرة عن بعد ، يجب أن يكون الجميع قادرين على التعاون بكفاءة على الرغم من المسافة المادية.

ابدأ بتحديد تطبيق دردشة جماعي موثوق به سيمكنك أنت وزملاءك في العمل من الاحتفاظ بسير عمل فعال من خلال السماح لك بما يلي:

• مشاركة الملفات،
• قفز في مكالمة فيديو سريعة ، و
• حتى تخزين البيانات.

لزيادة شفافية سير العمل ، يمكنك تقديم تطبيق لتتبع الوقت يسمح لك ولفريقك بتصور تقدم المهمة والبقاء على رأس إنتاجية زملائك في العمل.

لا تنس تخصيص وقت كافٍ لاختبار كل تطبيق تنوي إدخاله في سير العمل المختلط لفريقك. بهذه الطريقة سوف تتأكد من أن كل شيء يعمل قبل التحول رسميًا إلى جدول عمل مختلط.

نصيحة رقم 3: فكر في تقييمات الإنتاجية

عندما يغير فريق ما بيئة عمله ، يميل المديرون إلى مواجهة صعوبات في تقييم مستويات إنتاجية كل موظف في الظروف المتغيرة. بدون القدرة على إلقاء نظرة خاطفة على مكتب الموظف ، قد يقعون فريسة للإدارة التفصيلية.

لتجنب تأجيج ضغط أعضاء فريقك ، حاول وضع توقعات واضحة ونظام تقييم إنتاجية يتسم بالشفافية منذ البداية.

بدلاً من التركيز على حجم رسائل البريد الإلكتروني المرسلة أو الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات ، جرب ما يلي:

• تحليل النتائج النهائية ،
• شجع تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أهداف أصغر قابلة للقياس ، و
• حدد مؤشرات أداء رئيسية واضحة.

يمكنك أيضًا الانتقال إلى برنامج جدولة المشروع الذي يمكن أن يساعدك في تعيين المهام ومتابعة تقدمها.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه مهما تعاملت بعناية مع عملية صياغة نظام تقييم الإنتاجية ، فلن تتمكن أبدًا من استخدام نفس المقاييس لكل قسم.

في بعض الأحيان ، ستنظر في عدد من الصفقات المغلقة ، بينما في أحيان أخرى ، سيكون مؤشر كفاءة الموظف هو مستوى ابتكاره.

نصيحة رقم 4: دع المكتب يطابق نيتك

بغض النظر عن عدد الساعات التي يقضيها الموظفون في العمل من المكتب بعد التبديل إلى جدول عمل مختلط ، من المهم جعل هذا الوقت مهمًا.

قبل إعداد جدول المكتب ، فكر في متى ولماذا تريد أن تأتي الفرق إلى المكتب. هل ترغب في استخدام هذا الوقت للتنشئة الاجتماعية والترابط الجماعي ، أم سيتم حجز ساعات العمل لإكمال المهام؟

أيًا كان الخيار الذي تختاره ، فكر في كيفية توافق بيئة العمل مع نيتك لتحقيق أقصى استفادة من وقت المكتب.

إذا كنت ترغب في تشجيع تفاعل الفريق وتعاونه ، ففكر في إعادة تنظيم المكتب لترك أكبر مساحة مفتوحة قدر الإمكان. بهذه الطريقة ، ستوفر للموظفين ظروفًا للتواصل الاجتماعي والتعاون مع بعضهم البعض بشكل طبيعي.

إذا كنت ترغب في التأكد من أن الموظفين يقضون ساعات عملهم في مكان العمل بشكل منتج ، فحاول تقليل عوامل التشتيت ، وتزويدهم بمساحة هادئة مع الكثير من الضوء الطبيعي - لتعزيز مزاجهم وإنتاجيتهم.

نصيحة رقم 5: ابق على اتصال مع فريقك

بعد أن قررت تنفيذ جدول عمل مختلط ، ستحتاج إلى تحسين عمليات مؤسستك وأدواتها وساعات عملها. ولكن ، ستحتاج أيضًا إلى إجراء تعديلات على جدولك الخاص وإفساح المجال للتواصل في الوقت الفعلي مع فريقك.

يجب أن يكون التواصل مع الفريق أكثر تعمقًا نظرًا للمسافة المادية التي ينطوي عليها الأمر - لذا تأكد من ذكر ساعات العمل والتوافر.

قدم لفريقك خيارًا للوصول إلى التقويم الخاص بك وشجعهم على جدولة اجتماع معك من وقت لآخر.

بهذه الطريقة ، لن تكون قادرًا على منح كل عضو في الفريق تركيزك واهتمامك غير المجزأ فحسب ، بل ستحصل أيضًا على فرصة لـ:

• تلقي ملاحظات مباشرة حول جدول عملك الجديد ،
• سماع مخاوف الموظفين ، و
• قم بإجراء التعديلات المناسبة عند جدولة مهامهم.

نصيحة رقم 6: خذها يومًا واحدًا في كل مرة

قبل إنشاء جدول عمل مختلط رسميًا ، ابدأ صغيرًا وافتح مساحة لفترة التكيف لضمان أن كل شيء يسير وفقًا للخطة.

إذا كان زملاؤك في العمل يعملون عن بُعد بشكل كامل لفترة من الوقت الآن ، وترغب في التبديل إلى جدول مختلط أول مكتب ، فابدأ بدعوتهم للحضور إلى المكتب مرة واحدة في الأسبوع.

وينطبق الشيء نفسه على العاملين في أماكن العمل الذين هم على وشك التحول إلى جدول هجين عن بعد - لأن البشر مخلوقات معتادة.

في الواقع ، لقد أثبت العلم بالفعل أن السلوك البشري مرتبط ارتباطًا وثيقًا ببيئتهم المادية. لذلك إذا حثت الموظفين على تغيير بيئة عملهم فجأة ، فقد تلاحظ انخفاضًا كبيرًا في الإنتاجية.

لتجنب هذا من إحداث فوضى في سير عمل مؤسستك ، أدخل جدول عمل جديدًا تدريجيًا - وحاول أن تفهم ما إذا كان لا يعمل كالساعة في البداية.

الختام: يعد إعداد جدول عمل مختلط جهدًا جماعيًا

كما لاحظت بالفعل ، فإن تنفيذ جدول عمل مختلط بعيد كل البعد عن وظيفة لشخص واحد.

لجعل نموذج هجين يعمل ، ستحتاج إلى مراعاة عادات فريقك وتشجيعهم على التعبير عن آرائهم ومخاوفهم على طول الطريق.

ستحتاج أيضًا إلى:

• حدد مجموعة من الأدوات التي ستعمل مع الجدول الزمني المحدد حديثًا ،
• فكر في إرشادات العمل المختلط لمؤسستك ، و
• كن مستعدًا لإجراء تغييرات أثناء تقدمك ، بغض النظر عن مدى نجاحك في التخطيط لعملية الانتقال.

ضع في اعتبارك أن الأخطاء التي تواجهها على طول الطريق يمكن أن تساعدك على ضبط جدول عملك الجديد - وستقوم بسرعة بإعداد فريقك المختلط لتحقيق النجاح.

️ هل تحول فريقك بالفعل إلى جدول عمل مختلط؟ ما هي التحديات التي واجهتها على طول الطريق؟ أخبرنا على [email protected] ، وقد نقوم بتضمين تجربتك في هذه المقالة أو إحدى مقالاتنا المستقبلية. وإذا أعجبك منشور المدونة هذا ، فشاركه مع شخص تعتقد أنه سيكون مهتمًا بقراءته.